Izvješće o provedenom savjetovanju - Javno savjetovanje o Pravilniku o evidencijama u arhivima

Redni broj
Korisnik
Područje
Komentar
Status odgovora
Odgovor
1 Hrvatsko arhivističko društvo PRAVILNIK, Članak 16. Stavak 2., "u roku od godine dana od stupanja..." I ovaj definirani rok je nespretan – arhivi su dužni kontinuirano podnositi prijedloge sve dok se takvi vlasnici/posjednici pojavljuju na području njihove nadležnosti Prihvaćen Prihvaćeno.
2 Hrvatsko arhivističko društvo PRAVILNIK, Članak 16. Stavak 1., "podatke iz članka 10. stavka 2." A zašto samo podatke iz toga članka i što znači rok od 6 mjeseci? Državni arhivi su za registar fondova i zbirki dužni kontinuirano dostavljati podatke temeljem svake nastale izmjene. Prihvaćen Preformulirano.
3 Hrvatsko arhivističko društvo PRAVILNIK, Članak 15. Ovo je zapravo trebao biti neki početni članak. Prihvaćen Prihvaćeno
4 Hrvatsko arhivističko društvo PRAVILNIK, Članak 12. Stavak 2., "te rješenja ministarstva..." Potrebno je u odredbe navesti i kako nadležno ministarstvo rješenje obavezno dostavlja HDA. Prihvaćen Prihvaćeno
5 Hrvatsko arhivističko društvo PRAVILNIK, Članak 10. Stavak 1. U prijedlogu Pravilnika treba ujednačeno navoditi istu stvar: „informacijski sustav“ ili „nacionalni arhivski informacijski sustav“ ili „elektronički oblik“ ili „mrežni katalog“. Prihvaćen Prihvaćeno.
6 Hrvatsko arhivističko društvo PRAVILNIK, Članak 7. Stavak 2, pod r.br. 10. Ovakva definicija zbunjuje, sugeriramo: „Datumi akvizicija“ jer se jedan fond/zbirka mogu dopunjavati brojnim akvizicijama. Uz to, ovdje se prvi puta u Pravilniku uvodi pojam „akvizicija“ dok se do ovoga članka konstantno rabi „primopredaja“ – potrebno je ujednačiti. Prihvaćen Prihvaćeno.
7 Hrvatsko arhivističko društvo PRAVILNIK, Članak 6. Stavak 3. Opet opaska slične naravi kao nekoliko prethodnih: ukoliko bi intencija Pravilnika bila da se u nekom prijelaznom razdoblju evidencije još vode u konvencionalnome obliku, onda formulacija mora biti "vode se dosjei primopredaje", a ne "može se voditi". Prihvaćen Prihvaćeno.
8 Hrvatsko arhivističko društvo PRAVILNIK, Članak 6. Članak 6., pod r.br. 5. Što je konkretno ugovor o primopredaji? Tri su načina preuzimanja gradiva: javni stvaratelji gradivo predaju temeljem zakonske obveze i tu transakciju prati primopredajni zapisnik. Privatno se gradivo preuzima darovanjem ili otkupom, što prati darovni ili kupoprodajni ugovor. Pohranu gradiva prati ugovor o pohrani. Slijedom toga imamo primopredajni zapisnik, ugovor o darovanju/kupoprodaji/pohrani te je potrebno ili taksativno navesti sve četiri vrste dokumenta o preuzimanju, ili koristiti općenito "dokument o predaji gradiva". Prihvaćen Prihvaćeno
9 Hrvatsko arhivističko društvo PRAVILNIK, Članak 5. Stavak 3, redak 2; "kutlure" Zatipak. Prihvaćen Prihvaćen.
10 Hrvatsko arhivističko društvo PRAVILNIK, Članak 5. Stavak 1., redak 4; "a prema obrascu..." Potpuno je nejasna svrha obrasca (a i u kakvome bi on obliku bio?) ako se u čl. 4. st. 2. definira jedinstveni unos podataka u informacijski sustav. Prihvaćen U odredbi je izmijenjena formulacija.
11 Hrvatsko arhivističko društvo PRAVILNIK, Članak 5. Stavak 1., redak 3-4; "Sukladno svojem općem aktu..." Nejasno je o kakvom se općem aktu radi? Zar će svaki arhiv samostalno utvrđivati koje sve evidencije vodi i kako one trebaju izgledati?Kojim se zakonom definira ta obveza? Radi li se možda o Pravilima kako ih u čl. 5. definira Pravilnik o upravljanju dokumentarnim gradivom izvan arhiva? Ovo se pitanje odnosi na sva mjesta u Pravilniku gdje se spominje opći akt. Prihvaćen Odredba je izmijenjena.
12 Hrvatsko arhivističko društvo PRAVILNIK, Članak 17. Izgledi evidencija se utvrđuju provedbenim propisima temeljenima na zakonskom aktu. Stoga bi i izgled evidencija iz čl. 5 trebao biti ukorporiran u ovaj Pravilnik, a ne naknadno utvrđivan i objavljivan. Iako i ovdje valja spomenuti informacijski sustav, koji se „priziva“ ali većina odredbi vezana je uz konvencionalne evidencije. Nije prihvaćen Nejasna je intencija prijedloga.
13 Hrvatsko arhivističko društvo PRAVILNIK, Članak 12. Stavak 4., "dosje arhiva..." Opet opaska slične naravi kao nekoliko prethodnih: ukoliko bi intencija Pravilnika bila da se u nekom prijelaznom razdoblju evidencije još vode u konvencionalnome obliku Nije prihvaćen Dosje je sastavni dio evidencije.
14 Hrvatsko arhivističko društvo PRAVILNIK, Članak 12. Stavak 3., r.br. 9. Nedostaje stavka o promjeni nadležnosti, pa onda i stavka o rješenju u izmjeni upisa. Nije prihvaćen Podrazumijeva se da sve ulazi u točku 9. stavka 3.
15 Hrvatsko arhivističko društvo PRAVILNIK, Članak 11. Stavak 2., "Uz Upisnik se vodi dosje..." Opet opaska slične naravi kao nekoliko prethodnih: ukoliko bi intencija Pravilnika bila da se u nekom prijelaznom razdoblju evidencije još vode u konvencionalnome obliku Nije prihvaćen Pravilnik ne propisuje oblik nego sadržaj.
16 Hrvatsko arhivističko društvo PRAVILNIK, Članak 11. Stavak 1., r.br. 4. Ovdje bi odredba trebala biti da se radi o opisu definiranome u čl. 7. Nije prihvaćen Nejasan prijedlog.
17 Hrvatsko arhivističko društvo PRAVILNIK, Članak 10. Stavak 2., "drugi podaci iz dosjea arhivskoga fonda/zbirke" Koji su to drugi podaci? Opet se vraćamo na opasku po kojoj je bitno utvrditi radi li se o prijelaznome razdoblju evidencija u konvencionalnome obliku i prijelaz u elektronički oblik. Ako se radi o konvencionalnom, onda pravilnik mora specificirati „druge“ podatke. Nije prihvaćen Ostali podaci podrazumijevaju podatke koji bi se mogli radi određenih potreba navesti.
18 Hrvatsko arhivističko društvo PRAVILNIK, Članak 9. "Zahtjev za pristup gradivu sadrži :", pod r.br. 5. Korisnik koji prvi put dolazi u arhiv ne zna postoji li kopija izvornoga gradiva. Nadalje, ako korisnik naručuje gradivo za snimanje onda ne ispunjava zahtjev za pristup gradivu. Nije prihvaćen Nejasan prijedlog.
19 Hrvatsko arhivističko društvo PRAVILNIK, Članak 9. Iz kojega se razloga kod evidencija vezanih uz korištenje gradiva ne spominje informacijski sustav? Nije prihvaćen U uvodnim člancima navodi se da se sve evidencije vode u nacionalnom arhivskom informacijskom sustavu.
20 Hrvatsko arhivističko društvo PRAVILNIK, Članak 7. Stavak 2, pod r.br. 8. Nepotreban podatak – on je sadržan već u opisu stupnja sređenosti gradiva Nije prihvaćen Ova dva pojma nisu istoznačnice.
21 Hrvatsko arhivističko društvo PRAVILNIK, Članak 6. Stavak 2., redak 2. Kazala su doista relikt iz vremena postojanja isključivo konvencionalnih evidencija i mišljenja smo da ih je nepotrebno navoditi kao obvezu. Nije prihvaćen I u elektroničkom obliku postoji kazalo.
22 Hrvatsko arhivističko društvo PRAVILNIK, Članak 6. Članak 6., pod r.br. 11. Nejasno je što se ovdje smatra smještajem? Ustrojbeni, geografski / lokacijski, topografski, ... smještaj? Nije prihvaćen Odredba je jasna u stručnom smislu.
23 Hrvatsko arhivističko društvo PRAVILNIK, Članak 6. Članak 6., pod r.br. 10. Oznaka se u arhivskoj terminologiji, u ovom kontekstu, zove signatura. Također, preuzeto gradivo ne mora nužno biti pripojeno, ono može tvoriti korpus novoga fonda ili zbirke. U tom slučaju se u Općem inventaru otvara novi fond ili zbirka, temu/joj se dodjeljuje nova signatura. Nije prihvaćen Nije u duhu hrvatskog jezika.
24 Hrvatsko arhivističko društvo PRAVILNIK, Članak 5. Stavak 2, redak 3; "Evidenciju arhivskog gradiva za koje je utvrđeno svojstvo kulturnog dobra" Ukoliko bi intencija Pravilnika bila da se u nekom prijelaznom razdoblju evidencije još vode u konvencionalnome obliku, onda Evidenciju arhivskog gradiva za koje je utvrđeno svojstvo kulturnog dobra kao posebnu treba uvrstiti i u čl. 4. st. 1. , a ne je kao sporednu navoditi tek u ovome članku. Nije prihvaćen Radi se dvije različite kategorije evidencija.
25 Hrvatsko arhivističko društvo PRAVILNIK, Članak 4. Registar arhivskih fondova i zbirki nije drugo do objedinjeni popis fondova i zbirki svih arhiva – znači svi opći inventari iz čl. 3, a u čl. 3. informacijski se sustav u kojega bi se unosili odnosni podaci, uopće ne spominje. Informacijski se sustav spominje tek kasnije, u članku 15., koji bi trebao biti među uvodnim člancima. U tom slučaju nepotrebno je specificiranje većine navedenih evidencija, jer se one generiraju iz opisa jedinice gradiva ili osoba, temeljenoga na suvremenim normama opisa. Djelomično prihvaćen Članak 15. prebačen je među uvodne članke.
26 Hrvatsko arhivističko društvo PRAVILNIK, Članak 3. "- Popisi arhivskih fondova i zbirki u arhivu (Opći inventar)" "- Popisi arhivskog gradiva za pojedine fondove i zbirke u arhivu" Vjerojatno se radi o slučajnoj pogrešci – treba biti jednina u oba slučaja Djelomično prihvaćen Prva kategorija mora biti u jednini jer je samo jedan takav popis, a druga je u množini jer takvih popisa je više.
27 Hrvatsko arhivističko društvo PRAVILNIK, Članak 15. Stavak 3., "...javno se objavljuju." Ako se evidencije vode u elektroničkome obliku, onda je ispravnija definicija da moraju biti javno dostupne, a ne da se objavljuju. Primljeno na znanje Odredba je jasno definirana.
28 Hrvatsko arhivističko društvo PRAVILNIK, Članak 13. Stavak 12., "Obavijesna pomagala se izrađuju i objavljuju u elektroničkom obliku," Kakvom elektroničkom obliku? Primljeno na znanje Postavljeno pitanje je nejasno.
29 Hrvatsko arhivističko društvo PRAVILNIK, Članak 13. Stavak 4. Kako je već više puta navedeno, iz mrežnoga kataloga (informacijskoga sustava) moguće je izgenerirati sve u ovome članku zasebno navedene oblike obavijesnih pomagala. Primljeno na znanje Nejasan prijedlog.
30 Hrvatsko arhivističko društvo PRAVILNIK, Članak 13. Stavak 1., "upute, pravilnici i smjernice koje donosi Hrvatski državni arhiv." HDA nema status državnoga upravnog tijela, te ne može donositi pravilnike. Primljeno na znanje Nema jasnog prijedloga.
31 Hrvatsko arhivističko društvo PRAVILNIK, Članak 13. Stavak 1., "međunarodnim arhivističkim normama opisa." Koje su to norme? Primjerice, cijeli je prijedlog Pravilnika zanemaruje posljednji standard Međunarodnoga arhivskoga vijeća Records in Context (RiC). Riječ je o konceptualnome modelu arhivističkog opisa (uz definiranu web ontologiju). Primljeno na znanje Nema jasnog prijedloga.
32 Hrvatsko arhivističko društvo PRAVILNIK, Članak 13. Razvojem novih stručnih standarda kao i primjenom informacijskih tehnologija teško je a i nepotrebno obavijesna pomagala definirati na tradicionalan, jednoznačan način Primljeno na znanje Nema jasnog prijedloga.
33 Hrvatsko arhivističko društvo PRAVILNIK, Članak 11. Stavak 3., "Državni arhivi obvezni su Hrvatskome državnom arhivu dostavljati sve izmjene podataka..." U kojem formatu i u kojemu roku valja dostavljati te izmjene? Primljeno na znanje Propisano u članku 16.
34 Hrvatsko arhivističko društvo PRAVILNIK, Članak 7. Stavak 4. „redovito“ je neodređen pojam, potrebno je neko razumno vremensko ograničenje, pr. 30 dana. Primljeno na znanje Redovito znači da se upisuje čim nastane promjena.
35 Hrvatsko arhivističko društvo PRAVILNIK, Članak 6. Stavak 5. Obveza vođenja Knjige primljenog arhivskog i Knjige pohranjenoga arhivskog gradiva elektroničkom obliku uvodi se tek ovdje, iako se navedene evidencije spominju već u č. 3. – vidjeti komentar kod čl. 4. Primljeno na znanje Ova odredba se odnosi na način vođenja knjige u elektroničkom obliku.
36 Hrvatsko arhivističko društvo PRAVILNIK, Članak 6. Stavak 4. Odredbe stavaka 4. i 5. u suštini znače isto, osim ako se odredbe st. 4. opet ne odnose samo na konvencionalni oblik evidencije. Primljeno na znanje Ovi stavci se odnose na vođenje navedenih Knjiga u različitim oblicima.
37 Hrvatsko arhivističko društvo PRAVILNIK Generalna napomena: ovaj prijedlog Pravilnika o evidencijama u arhivima, propisuje da se evidencije vode u elektroničkom obliku, ali u njihovoj definiciji i u pristupu organizaciji podataka on zapravo pripada svijetu tradicionalnih obavijesnih pomagala definiranih tijekom dvadesetoga stoljeća. Naime, sve opisane evidencije (uključivši i obavijesna pomagala) definiraju se kao zasebni, zatvoreni skupovi podataka, za kojima nema potrebe ako su podaci u elektroničkom obliku. Kod nekih evidencija čak se traži vođenje određenih kazala, što je nepotrebno ako su podaci u strukturiranom elektroničkom obliku i pretraživi. S druge strane, u prijedlogu Pravilnika nema odredaba koje bi potaknule ili obvezale arhive da podatke o svome gradivu stvaraju u obliku koji je prikladan za povezivanje i dijeljenje podataka na portalima i u skupnim mrežnim katalozima, za strojno pobiranje radi ponovne uporabe ili za obogaćivanje metapodataka. Zaključno: ovaj je nacrt „zapeo“ negdje između tradicionalnih (konvencionalnih) i evidencija u elektroničkome obliku. Stav je Hrvatskoga arhivističkog društva da se dokument – ako već i određene momente definira na tradicionalni način – mora korigirati i doraditi u smislu propisivanja roka u kojemu valja u potpunosti prijeći na evidencije u elektroničkome obliku, uvjetujući definiranje početka računanja roka izradom i verifikacijom nacionalnoga arhivskog informacijskog sustava. Primljeno na znanje Pravilnikom se ne definira oblik evidencija već samo sadržaj.