Izvješće o provedenom savjetovanju - PRAVILNIK O KORIŠTENJU JAVNOG ARHIVSKOGA GRADIVA

Redni broj
Korisnik
Područje
Komentar
Status odgovora
Odgovor
1 Hrvatsko arhivističko društvo VII. OVJEROVLJENI PRIJEPISI I PRESLICI, Članak 27. U stavku 1. propisuje se da arhivi izdaju ovjerovljene prijepise i preslike za potrebe državnih tijela i za potrebe ostvarivanja prava građana i pravnih osoba. Znači li to da se ova odredba ne odnosi na tijela jedinica lokalne i područne (regionalne) samouprave? Prihvaćen Preuređeno
2 Hrvatsko arhivističko društvo VI. OBVEZE KORISNIKA, Članak 26. Zakon o arhivskom gradivu i arhivima ne sadrži odredbu sličnu odredbama o obveznom primjerku u Zakonu o knjižnicama i knjižničnoj djelatnosti, temeljem koje bi netko bio obvezan dostaviti arhivu primjerak publikacije. Ovim se člankom uvodi određeni oblik naplate korištenja gradiva kada je ono imalo za posljedicu objavu znanstvenoga rada ili druge publikacije. Nije prihvaćen Intencija ove odredbe je unapređenje arhivske djelatnosti.
3 Hrvatsko arhivističko društvo VI. OBVEZE KORISNIKA, Članak 25. Predlaže se dopuniti tako da se ova odredba ne odnosi na gradivo koje je stavljeno u javnu domenu ili je označeno licencom (ili drugim oblikom navoda o pravima korištenja) kojom se dopušta namjeravana uporaba gradiva. Nije prihvaćen Članak se odnosi na gradivo koje nije stavljeno u javnu domenu ili je označeno licencom (ili drugim oblikom navoda o pravima korištenja) kojom se dopušta namjeravana uporaba gradiva, što nije potrebno propisati.
4 Hrvatsko arhivističko društvo VI. OBVEZE KORISNIKA, Članak 24. Predlaže se formulirati sljedeće: „Korisnik je obvezan u svojim radovima … navesti signaturu i naziv arhiva, arhivskog fonda ili zbirke, te signaturu arhivske jedinice korištenoga gradiva.“ Nije prihvaćen Odredba članka 24. je točna i razumljiva.
5 Hrvatsko arhivističko društvo V. POSUDBA ARHIVSKOGA GRADIVA, Članak 17. Ovo bi se trebalo odnositi na svo arhivsko gradivo, a također i audiovizualno. Predlaže se stoga umjesto „Audiovizualna djela…“ navesti „Arhivsko gradivo, poglavito audiovizualna djela, …“ Prihvaćen Prihvaća se
6 Hrvatsko arhivističko društvo V. POSUDBA ARHIVSKOGA GRADIVA, Članak 15. U stavku 1. Predlaže se ispred riječi: „Arhivsko“ staviti riječ: „Izvorno“ jer primjena odredbe na preslike gradiva nema smisla. Također se predlaže dodati: „… obvezu da se gradivo zaštitno snimi te po potrebi restaurira o trošku posuditelja, …“ Primljeno na znanje Preuređeno
7 Hrvatsko arhivističko društvo V. POSUDBA ARHIVSKOGA GRADIVA, Članak 15. Odredba stavka 3. može se tumačiti tako da ograničava i prejudicira mogućnosti ponovne uporabe arhivskog gradiva i informacija koje sadrži. Primljeno na znanje Predlagatelj nije dao prijedlog.
8 Hrvatsko arhivističko društvo IV. NAČIN I UVJETI KORIŠTENJA ARHIVSKOGA GRADIVA U ČITAONICI, Članak 12. U postupcima iz stavka 4. stranke mogu tražiti da im se izradi vrlo velik broj preslika jer im je često praktičnije zatražiti preslike čitavih arhivskih cjelina, umjesto da dolaze istraživati u čitaonicu arhiva i da ondje odaberu za snimanje samo ono gradivo koje im doista treba. Zato predlažem da se ovaj stavak dopuni tako da se arhivima omogući da ograniče ili odbiju snimanje bez naknade čitavih cjelina gradiva ili velikih količina gradiva. Nije prihvaćen Zakonom je propisana odredba o oslobođenju od plaćanja naknade za preslike a što se primjenjuje u svezi s Zakonom o upravnim pristojbama. Međutim, preslikavanje velike količine dokumenata bez naknade mora biti opravdano, svrsishodno i sukladno mogućnostima arhiva.
9 Hrvatsko arhivističko društvo IV. NAČIN I UVJETI KORIŠTENJA ARHIVSKOGA GRADIVA U ČITAONICI, Članak 10. Vezano uz stavak 1., u današnje vrijeme možda nije uputno korištenje gradiva vezati prvenstveno za čitaonicu. U suvremenim arhivima znatno više gradiva koristi se izvan čitaonice nego u njoj: ima arhiva u kojima gradivo korišteno u čitaonici čini manje od 1% ukupno korištenoga gradiva. Mnogi arhivi nude mogućnost digitalizacije na zahtjev umjesto posjeta čitaonici. Prijedlog: „Arhivsko gradivo koristi se u čitaonici arhiva, kao i izvan nje.“ Nije prihvaćen Prema podacima o količini digitaliziranog gradiva u arhivima u Republici Hrvatskoj, korištenje gradiva u čitaonici još uvijek je prevladavajući oblik korištenja, a u IV. glavi Pravilnika propisuje se korištenje arhivskog gradiva u čitaonici.
10 Hrvatsko arhivističko društvo III. ZAHTJEV ZA PRISTUP GRADIVU, Članak 8. Budući se od arhivskih ustanova učestalo traže statistike raznih vrsta s raznih javnih razina, no također i u svrhu poboljšanja i proširenja lepeze usluga korisnicima, predlaže se u stavku 1 dodati: Svrha korištenja treba biti adekvatno obrazložena: - korištenje u službene svrhe ili korištenje u svrhu ostvarenja ili zaštite osobnih prava (navesti o čemu je riječ) - korištenje u svrhu znanstvenog ili drugog istraživanja (navesti naslov/temu te mjesto objave rada ili rezultata istraživanja, bilo da je riječ o seminarskom, maturalnom, diplomskom, doktorskom radu, projektnom istraživanju, osobnom ili drugom istraživanju) - korištenje u svrhu izlaganja na izložbi ili drugdje (navesti naslov/temu izložbe ili drugog mjesta objave) - korištenje u bilo koju drugu svrhu, interes ili pobudu također je potrebno obrazložiti u jasnom i sažetom obliku. Nije prihvaćen U članku 8. stavku 1 propisano je upisivanje svrhe korištenja, a daljnja razrada svrhe korištenja ne smatra se nužnom za propisivanje.
11 Hrvatsko arhivističko društvo III. ZAHTJEV ZA PRISTUP GRADIVU, Članak 8. Postupak korištenja koji se propisuje stavcima 1. i 2. mogao bi izrazito otežati i usporiti korištenje gradiva. Naime, propisuje se da se gradivo koristi temeljem pisanoga zahtjeva o kojem se, sukladno odredbi članka 22. st. 5. Zakona o arhivskom gradivu i arhivima, odlučuje rješenjem. Takav postupak ima smisla samo ako se radi o gradivu koje je nedostupno. Za gradivo, koje je dostupno prema Zakonom utvrđenim uvjetima, suvišno je to isto utvrđivati još i posebnim rješenjem. U 2017. godinu čitaonice državnih arhiva u RH posjetilo je 9.928 fizičkih osoba ukupno 23.421 put, dok im je na korištenje izdano 62.611 jedinica gradiva. Pored toga, arhivi su odgovorili i na 17.133 pisana zahtjeva. Ovakav opseg kroištenja gradiva ne bi bio moguć da se za svaki zahtjev korisnika – uklčjučujući i zahtjeva za korištenje dostupnoga gradiva – provodi upravni postupak i donosi odgovarajuće rješenje. U suvremenim arhivima najveći udio u korištenju gradiva u arhivima ima pristup mrežnim putem preko kataloga, digitalnih repozitorija ili drugih mrežnih usluga, kako za registrirane, tako osobito i za neregistrirane korisnike. U arhivima koji su digitalizirali nešto više gradiva korisnici na ovaj način koriste nekoliko desetaka ili nekoliko stotina puta više jedinica gradiva nego u čitaonici arhiva ili preko službe za obradu pisanih zahtjeva korisnika. Postupak korištenja koji se propisuje Pravilnikom ne uzima u obzir ovaj danas dominantan način korištenja gradiva u arhivima. Nije prihvaćen Ova odredba propisana je Zakonom o arhivima i arhivskom gradivu. Prema podacima o količini digitaliziranog gradiva u arhivima u Republici Hrvatskoj, korištenje gradiva na predloženi način još uvijek nije moguće.
12 Hrvatsko arhivističko društvo II. DOSTUPNOST, Članak 6. Odredbom stavka 2. arhivi se obvezuju da prije davanja na korištenje gradiva koje sadrži osobne podatke prije isteka rokova iz stavka 1. anonimiziraju takve podatke. U nekim slučajevima, bez pažljivog pregleda i čitanja sadržaja gradiva prije izdavanja na korištenje nije moguće sa sigurnošću utvrditi sadrži li gradivo takve podatke. Kada korisnik traži veću količinu gradiva, pregled gradiva, kopiranje stranica i anonimiziranje podataka nije moguće obaviti u kratkom roku i bez nerazmjernog trošenja resursa arhiva. U takvim slučajevima, ako je sigurno da u gradivu nema posebno zaštićenih kategorija osobnih podataka, korisniku se iznimno može omogućiti uvid u izvorno arhivsko gradivo, uz potpisanu izjavu iz ovoga stavka, bez mogućnosti samostalnog fotografiranja od strane korisnika te uz anonimiziranje podataka od strane Arhiva na naručenim preslikama gradiva. Primljeno na znanje Predlagatelj nije iznio prijedlog.
13 Hrvatsko arhivističko društvo II. DOSTUPNOST, Članak 6. U stavku 3 je nejasno tko će provjeriti jesu li podaci već bili dostupni javnosti. Predlažemo novi stavak 4. koji je primjenjiv na sve razloge moguće prijevremene dostupnosti: (4) Korisnik sam dokazuje kriterije iz prethodnoga stavka Dosadašnji stavak 4. postaje stavak 5. , a stavak 5. Postaje stavak 6. Nije prihvaćen Opće poznate činjenice se ne utvrđuju.
14 Hrvatsko arhivističko društvo I. OPĆE ODREDBE, Članak 2. Predlaže se izmjena tako da članak 2. glasi: “Korištenjem arhivskog gradiva smatra se pregled gradiva i uvid u podatke koje sadrži, prepisivanje, objavljivanje, izlaganje, izrada preslika, posudba, izdavanje ovjerovljenih prijepisa odnosno preslika i bilo koji drugi oblik ponovnog korištenja informacija u gradivu.” Nije prihvaćen Ne prihvaća se. Pitanje ponovnog korištenja informacija regulirano Zakonom o pravu na pristup informacijama ("Narodne novine", broj 25/13 i 85/15).
15 Hrvatsko arhivističko društvo I. OPĆE ODREDBE, Članak 1. U članku 1. Predlaže se preoblikovati stavak 2. na način: "Odredbe ovog Pravilnika primjenjuju se i na zbirke javnoga arhivskog gradiva koje se trajno čuvaju izvan arhiva." Naime, člankom 21., stavkom 13. Zakona o arhivskom gradivu i arhivima propisano je da se ovim Pravilnikom uređuju uvjeti i način korištenja gradiva u državnim arhivima i u arhivima jedinica lokalne i područne (regionalne) samouprave, ali ne i ukupnoga gradiva koje se nalazi izvan arhiva. Primjena ovog Pravilnika na gradivo koje se nalazi kod tijela javne vlasti mogla bi dovesti do nejasnoća oko toga treba li u pojedinim zahtjevima stranaka primjenjivati odredbe ovog Pravilnika ili Zakona o pravu na pristup informacijama. S druge pak strane, dio se javnoga arhivskog gradiva nalazi u trajnom fundusu baštinskih ustanova (muzeji, knjižnice, zavičajne zbirke, …), te bi se ovaj stavak odnosio na njih. Nije prihvaćen Odredbom članka 1. stavka 2. Nacrta pravilnika obuhvaćeno je gradivo koje nije preuzeto u arhiv bez obzira gdje se čuva i koji je razlog da gradivo nije preuzeto.
16 Hrvatsko arhivističko društvo PRAVILNIK Cijeli je Pravilnik potrebno lektorirati – već je u naslovu pogrešna uporaba navezaka u genitivu Prihvaćen Prihvaćen
17 Martina Krivić Lekić V. POSUDBA ARHIVSKOGA GRADIVA, Članak 15. čl. 15. st. 3. predlažem da priređivač izložbe preda jedan primjerak kataloga izložbe na kojoj je koristio gradivo arhiva. Usporedimo li odredbu u čl. 26. koja propisuje tek jedan primjerak za znanstveni i stručni rad temeljen na arhivskom gradivu, čini se nepotrebnim gomilanje kataloga koji će opterećivati arhivske knjižnice. Prihvaćen Prihvaća se
18 Martina Krivić Lekić V. POSUDBA ARHIVSKOGA GRADIVA, Članak 17. AV gradivo nije potrebno odvajati od svog ostalog gradiva. U čl. 22 stoji odredba koja se veže na autorska prava pa predlažem da se ovaj članak briše. Nije prihvaćen Članak je preuređen.
19 Martina Krivić Lekić VII. OVJEROVLJENI PRIJEPISI I PRESLICI, Članak 27. Ovaj članak treba spojiti s korištenjem gradiva jer se stvarno radi o korištenju, samo u drugačijem postupku. Zahtjevi za korištenje gradiva, u čitaonici ili poštom, trebali bi proći preko arhivista koji radi s korisnicima pa tako nema smisla da se ovjereni preslici tretiraju drugačije i odvojeno od postupka korištenja. Ujedno ostaje otvoreno pitanje plaćanja kako je propisano u članku 12. Nije prihvaćen Nije jasan prijedlog. Naime, predmetno poglavlje odnosi se na ovjerovljene prijepise i preslike.
20 Martina Krivić Lekić IV. NAČIN I UVJETI KORIŠTENJA ARHIVSKOGA GRADIVA U ČITAONICI, Članak 12. Moram napomenuti da se odredbom iz st. 4. značajno umanjuju prihodi arhiva koji su preuzeli arhivsko gradivo do 1990. godine. Smatram da se u slučaju arhiva ne može primjenjivati oslobađanje od plaćanja u postupcima upravnih i sudskih pristojbi. Prema važećem Zakonu o upravnim pristojbama, ˝Pristojbena obveza nastaje u trenutku zaprimanja zahtjeva za izdavanje akta ili druge isprave˝. Arhivi nisu stvaratelji akata i drugih isprava koje su potrebne u postupcima. Arhivska djelatnost je čuvanje i davanje na korištenje jednog primjerka tog dokumenta. Svaka stranka u prvotnom postupku dobila je svoj primjerak rješenja, projektnu dokumentaciju, svjedodžbe i slično te smatram da nemamo temelj za oslobođenje stranke, osim ako stranka nije sljednik gradiva arhivskog fonda iz kojega se traže podaci. To je zapravo jedino realno oslobođenje koje bi trebalo propisati. Na koncu, ostali korisnici koji nisu izuzeti ovim stavkom, a traže preslike gradiva ne plaćaju upravnu pristojbu. Ukoliko se ne ostavi mogućnost naplate istraživanja u ovim postupcima kao što sam predložila u prethodnom komentaru, predlažem da se ovaj stavak briše. Primljeno na znanje Zakonom je propisana odredba o oslobođenju od plaćanja naknade za preslike a što se primjenjuje u svezi s Zakonom o upravnim pristojbama. Međutim, preslikavanje velike količine dokumenata bez naknade mora biti opravdano, svrsishodno i sukladno mogućnostima arhiva.
21 Martina Krivić Lekić IV. NAČIN I UVJETI KORIŠTENJA ARHIVSKOGA GRADIVA U ČITAONICI, Članak 12. st. 4. Nije jasno da li se plaća naknada za istraživanje ukoliko je ono bilo potrebno izvršiti za preslike korištene za ostvarivanje prava u postupcima oslobođenim od plaćanja pristojbi. Gotovo je pravilo da arhivisti moraju provesti istraživanje i pretraživanje gradiva jer korisnici nemaju podatke s kojima bi arhivist preko obavjesnih pomagala jednostavno moga pronaći ono što korisnik traži. Isto tako preslike gradiva često nisu dovoljne i krajnji korisnici ih ne žele prihvatiti kao pravovaljane jer ih ne mogu pročitati ili ih ne znaju protumačiti (rukopis iz matične knjige, kopiju matične knjige učenika i sl.) U tom slučaj radimo prijepise za koje je potrebno više znanja i sposobnosti, a svakako i vremena koje arhivist utroši na rad. Stoga predlažem da se u stavak 4. doda napomena da se izrada prijepisa plaća prema cjeniku usluga. Nije prihvaćen U stavku 4. predmetnog članka propisano je samo oslobođenje od plaćanja izrade preslika, a svako istraživanje na zahtjev korisnika, naplaćuje se sukladno stavku 3. istog članka.
22 Nenad Bukvić PRAVILNIK, IV. NAČIN I UVJETI KORIŠTENJA ARHIVSKOGA GRADIVA U ČITAONICI U nekom od postojećih članaka u glavi IV. ili kao zasebni članak predlažem predvidjeti mogućnost arhiva da korisnicima odobavaju samostalno umnažavanje arhivskoga gradiva njihovim vlastitim tehničkim sredstvima za osobne potrebe. Nije prihvaćen Navedeno pitanje se ne rješava ovim Pravilnikom ali se može riješiti aktom kojim se uređuje rad čitaonice u arhivu.
23 Nenad Bukvić IV. NAČIN I UVJETI KORIŠTENJA ARHIVSKOGA GRADIVA U ČITAONICI, Članak 13. Predlaže se odrediti rok u kojem se donosi Cjenik iz stavka 2. Nije prihvaćen Ministarstvo kulture donosi predmetni cjenik na prijedlog Hrvatskog državnog arhiva te će postupak donošenja biti pokrenut po zaprimanju prijedloga.
24 Nenad Bukvić IV. NAČIN I UVJETI KORIŠTENJA ARHIVSKOGA GRADIVA U ČITAONICI, Članak 12. Predlažem dopunu članka 12. odredbom da arhivi imaju pravo naplatiti naknadu za izdavanje korisničke iskaznice (identifikacijske kartice). Nije prihvaćen Predlagatelj nije obrazložio svrhu prijedloga.
25 Nenad Bukvić III. ZAHTJEV ZA PRISTUP GRADIVU, Članak 8. Člankom 22. Zakona o arhivskom gradivu i arhivima na koji se upućuje stavkom 2. Pravilnika, između ostaloga je određeno da o zahtjevu za pristup gradivu arhiv odlučuje rješenjem. Doslovna primjena te odredbe podrazumijevala bi donošenje rješenja o svakom zaprimljenom zahtjevu za korištenje (u čitaonici arhiva, pisanom zahtjevu zaprimljenom npr. poštom ili e-mailom), čime bi se nepotrebno administrativno opteretio rad arhiva. Ukoliko je prema nomotehničkim pravilima moguće, predlažem dopuniti ovaj članak Pravilnika odredbama o slučajevima u kojima o zahtjevu za pristup gradivu arhiv nije obvezan donijeti rješenje (npr. kada korisniku u potpunosti/bez ograničenja odobrava korištenje traženoga gradiva). U takvim slučajevima korištenje gradiva odobravalo bi se potpisom ovlaštene osobe arhiva na samom obrascu zahtjeva za korištenje. Nije prihvaćen Prijedlog nije moguć jer je donošenje rješenja propisano Zakonom o arhivskom gradivu i arhivima.