Izvješće o provedenom savjetovanju - Savjetovanje o Prijedlogu pravilnika o sadržaju i načinu vođenja evidencije o radnicima zaposlenim kod poslodavca

Redni broj
Korisnik
Područje
Komentar
Status odgovora
Odgovor
1 Rene Veronek PRAVILNIK O SADRŽAJU I NAČINU VOĐENJA EVIDENCIJE O RADNICIMA ZAPOSLENIM KOD POSLODAVCA, Članak 9.     U odnosu na st. 4., po GDPR-u podaci se moraju nepovratno brisati ili se mogu anonimizirati. GDPR ne poznaje neki drugi način "uklanjanja". Trebalo bi uskladiti izričaj s GDPR-om pa reći da se podaci moraju brisati ili se mogu anonimizirati u skladu s pravilima iz GDPR-a. Nije prihvaćen Izričaj „uklanjanje“ se koristi i u Zakonu o radu na temelju kojeg se donosi ovaj podzakonski propis. S obzirom na izravnu primjenu Opće uredbe o zaštiti podataka, poslodavci su dužni uskladiti svoje poslovne procese s odredbama te Uredbe, a što će moći i primjenom odredbe članka 9. stavka 6. Nacrta prijedloga pravilnika.
2 Rene Veronek PRAVILNIK O SADRŽAJU I NAČINU VOĐENJA EVIDENCIJE O RADNICIMA ZAPOSLENIM KOD POSLODAVCA, Članak 6. Potrebno je imati u vidu da se sama pohrana podataka o radnicima smatra obradom po GDPR-u pa bi bilo preciznije propisati da se evidencija treba voditi, pohranjivati u skladu s propisima kojima se uređuje zaštita osobnih podataka. Nije prihvaćen Pod pojmom vođenja evidencije podrazumijeva se i svaki postupak obrade podataka iz takve evidencije, a vođenje se mora provoditi u skladu s propisima kojima se uređuje zaštita osobnih podataka.
3 Rene Veronek PRAVILNIK O SADRŽAJU I NAČINU VOĐENJA EVIDENCIJE O RADNICIMA ZAPOSLENIM KOD POSLODAVCA, Članak 20.   kroz pravilnik nije definirano tko su to ovlaštene osobe. jesu li to ovlaštene osobe po nekim posebnim propisima? Naime, davati na uvid osobne podatke se može samo ako za takvu obradu imamo nužnu i opravdanu svrhu te zakoniti temelj za obradu. Prihvaćen Komentar je prihvaćen.
4 Rene Veronek PRAVILNIK O SADRŽAJU I NAČINU VOĐENJA EVIDENCIJE O RADNICIMA ZAPOSLENIM KOD POSLODAVCA, Članak 18.   komentar u odnosu na st. 3. ovog članka, sukladno GDPR-u, stručnim člancima i praksi regulatora, po mojem mišljenju, predviđeni rok čuvanja ne bi bio u skladu s GDPR-om jer se postavlja pitanje koja je nužna i opravdana svrha čuvanja evidencija o radnom vremenu 6 godina nakon prestanka rada kod poslodavca. Naime, to bi značilo da će poslodavci za neke radnike morati čuvati evidencije 30 i više godina, a za što nema nužne svrhe sukladno GDPR-u. Protekom roka za zastaru iz radnopravnih sporova čuvanje takvih evidencija nema svrhu jer radnik ne može uspješno ostvariti zaštitu svojih prava protekom roka za zastaru. Ako je svrha čuvanja tih evidencija nešto drugo onda bi takvu svrhu trebalo specificirati GDPR, osim zakonitog temelja, traži da i obrada ima nužnu i opravdanu svrhu. U koju svrhu će se koristiti evidencije nakon primjerice 10, 20 ili više godina. Svrhovito je čuvati evidencija 6 godina od godine nastanka, a ne 6 godina od završetka radnog odnosa. Treba imati u vidu i to da čuvanje evidencija u za neke radnike i u vrlo dugom periodu dodatno opterećuje računalne resurse poslodavca, ali bitnije od toga povećava mogućnost data breach-a jer iz godine u godinu povećava količina podataka pa onda i potrebe za dodatnim tehničkim zaštitnim mjerema ako koje za sobom povlače dodatne troškove za poslodavce. GDPR zahtjeva da se podaci čuvaju smo onoliko dugo koliko postoji nužna i oporavdana svrha za čuvanje, pa nakon što nema svrhe za obradu potrebno je podatke brisati. Predlažem navedeno uzeti u obzir prilikom stipuliranja konačne verzije ove odredbe. Prihvaćen Komentar je prihvaćen.
5 Rene Veronek PRAVILNIK O SADRŽAJU I NAČINU VOĐENJA EVIDENCIJE O RADNICIMA ZAPOSLENIM KOD POSLODAVCA čuvanje dokumentacije do pravomoćnog okončanja spora nije dostatno jer bi se dokumentaciju trebalo odnosno moralo čuvati do konačnog okončanja spora po izvanrednim pravnim lijekovima ako je neka od strana u sporu podnijela izvanredni pravni lijek. čak i da se to u ovom propisu ne dopuni poslodavac ima svakako legitimni interes (po GDPR-u) da čuva osobne podatke sve do konačnog okončanja spora po izvanrednom pravnom lijeku. Ne bi trebalo razlikovati pravne temelje za obradu u fazi do pravomoćnog okončanja spora od faze po izvanrednom pravnom lijeku nego bi to sve trebalo potpasti pod isti temelj odnosno pod obvezu po propisu ili sve podvesti pod legitimni interes. Radi dodatnog pojašnjenja spor je pravomoćno okončan nakon isteka roka za žalbu ili nakon što drugostupanjski sud donese odluku o žalbi ali to počesto nije kraj spora jer strane mogu uložiti izvanredni pravni lijek na pravomoćnu odluku. Nije prihvaćen Zakonom o parničnom postupku, za parnice iz radnih odnosa propisano je hitno rješavanje radnih sporova, što proizlazi i iz službenih podataka o trajanju takvih parnica u kojima se rješavaju radni sporovi. Budući da su da takvi postupci u 2023. godini trajali prosječno 873 dana, ocijenjeno je da je to daleko kraće od predloženog roka čuvanja.
6 SNJEŽANA BUDIĆ PRAVILNIK O SADRŽAJU I NAČINU VOĐENJA EVIDENCIJE O RADNICIMA ZAPOSLENIM KOD POSLODAVCA, Članak 18.   Rok čuvanja evidencije radnog vremena 6 godina računajući od odlaska pojedinog radnika iz tehničkih razloga bi bio neprovediv za poslodavca jer : • povećava se količina podataka koji se čuvaju, za neke radnike i više od 40 godina za isto obračunsko razdoblje, • opterećenje računalnih sustava i/ili fizičke arhive • neprekidno izlučivanje podataka po isteku 6 godina od odlaska pojedinog radnika Upitna je svrha čuvanja evidencije o radnom vremenu dulje od 6 godina računajući od odlaska pojedinog radnika s obzirom na zastaru potraživanja iz radno pravnih odnosa prema članku 139 Zakona o radu koji iznosi pet godina. Prihvaćen Komentar je prihvaćen.
7 SONJA JURIČIĆ CVITAN PRAVILNIK O SADRŽAJU I NAČINU VOĐENJA EVIDENCIJE O RADNICIMA ZAPOSLENIM KOD POSLODAVCA, Članak 3. U članku, 3. predlaže se izmjena stavka 4. tako da glasi „(4) Poslodavac je dužan, radi osiguravanja dokaza o točnosti podataka iz stavaka 1. i 2. ovoga članka zaštititi, pohraniti i čuvati presliku osobne iskaznice radnika te druge isprave, dokumente i akte na temelju kojih unosi, mijenja ili briše podatke u evidenciji o radnicima.“ Temeljem članka 1. stavka 1. Zakona o osobnoj iskaznici (NN 62/15, 42/20, 144/20, 114/22 i 18/24) osobna iskaznica je elektronička javna isprava kojom hrvatski državljanin dokazuje identitet, hrvatsko državljanstvo, spol, datum rođenja i prebivalište u Republici Hrvatskoj. S obzirom na to da se u evidenciji radnika obvezno vode podaci o imenu i prezimenu, osobni identifikacijski broj, spol, dan, mjesec i godina rođenja, državljanstvo, prebivalište, odnosno boravište očito se radi o ispravi koja sadrži velik broj podataka koji se vode u evidenciji radnika i o kojima ovisi ostvarivanje prava i obveza iz radnog odnosa. Nadalje, sukladno članku 3. stavku 4. ovog prijedloga Pravilnika poslodavac je dužan, radi osiguravanja dokaza o točnosti podataka zaštititi, pohraniti i čuvati isprave, dokumente i akte na temelju kojih unosi, mijenja ili briše podatke u evidenciji o radnicima. Iz navedenog nesporno proizlazi da je preslika osobne iskaznice takva isprava koju je poslodavac dužan pohraniti radi osiguravanja dokaza o točnosti podataka. Pozdravlja se utvrđivanje pravnog temelja za zaštitu, pohranu i čuvanje isprava na temelju kojih unosi, mijenja ili briše podatke u evidenciji o radnicima, što bi onda svakako uključivalo i zaštitu, pohranu i čuvanje preslike osobne iskaznice. Međutim, s obzirom na mišljenje Agencije za zaštitu osobnih podataka kako, sukladno propisima o radu, nije razvidna pravna obveza poslodavca da traži, a time i prikuplja kopiju osobnih iskaznica radnika te da se prikupljanje kopija osobne iskaznice s obzirom na sadržaj podataka može se smatrati prekomjernom obradom osobnih podataka, predlaže se presliku osobne iskaznice izričito navesti u ovom Pravilniku, kako ne bi dolazilo do daljnjih dvojbi oko toga postoji li pravni temelj za prikupljanje preslika osobnih iskaznica ili ne i time otežalo primjenu ovog Pravilnika u praksi. Jasno je da fotografija na osobnoj iskaznici nije potreban podatak, te bi se, sukladno propisima o zaštiti osobnih podataka, ista mogla zacrniti ili prekriti kod izrade preslika, što je i obuhvaćeno odredbom članka 6. ovog Pravilnika, ali to ne umanjuje potrebu čuvanja ove isprave kao dokaza o točnosti podataka o identitetu, hrvatskom državljanstvu, spolu, datumu rođenja i prebivališta u Republici Hrvatskoj na temelju kojih unosi, mijenja ili briše podatke u evidenciji o radnicima. Nije prihvaćen Dužnost pohrane i čuvanja osobne iskaznice u svrhu osiguravanja dokaza o točnosti podataka o identitetu radnika je ocijenjena nepotrebnom, budući da je dovoljan uvid u isprave kojima radnik dokazuje svoj identitet.
8 Ured pučke pravobraniteljice PRAVILNIK O SADRŽAJU I NAČINU VOĐENJA EVIDENCIJE O RADNICIMA ZAPOSLENIM KOD POSLODAVCA, Članak 8. S obzirom da se u odredbi članka 8. Prijedloga pravilnika navode isprave, dokumenti i akti iz članka 3. stavka 4. Prijedloga Pravilnika s podacima vezanima za radni odnos ili za ostvarivanje pojedinih prava iz radnog odnosa odnosno u vezi s radnim odnosom, predlažemo da se isti nadopuni navođenjem isprava kojima se osiguravaju dokazi o točnosti podataka o osobnom identifikacijskom broju, spolu, danu, mjesecu i godini rođenja, državljanstvu i prebivalištu, odnosno boravištu. Slijedom navedenoga, predlažemo novu točku 4. na način da glasi: „4. javne isprave kojima se dokazuje identitet, osobni identifikacijski broj, državljanstvo, spol, datum rođenja i prebivalište, odnosno boravište u Republici Hrvatskoj“ Točke 4. – 11. Prijedloga Pravilnika postale bi točke 5. – 12. Prijedloga Pravilnika. Nije prihvaćen U odnosu na prijedlog o obvezi čuvanja dokumenata vezanih uz identitet, spol, datum rođenja, državljanstvo te prebivalište odnosno boravište radnika, ocijenjeno je da je za prikupljanje istih dovoljan uvid u isprave kojima radnik dokazuje navedene činjenice.
9 Ured pučke pravobraniteljice PRAVILNIK O SADRŽAJU I NAČINU VOĐENJA EVIDENCIJE O RADNICIMA ZAPOSLENIM KOD POSLODAVCA, Članak 3. U članku 3. stavku 1. točki 10. Prijedloga Pravilnika navedena je, između ostaloga, dužnost poslodavca voditi u evidenciji o radnicima za svakog radnika podatak o naziv radnog mjesta, odnosno naravi ili vrsti rada na koje se radnik zapošljava. S obzirom da formulacija navedene točke upućuje na odredbu članka 15. stavka 1. točke 3. Zakona o radu (Narodne novine, br. 93/14., 27/17., 98/19., 151/22. i 64/23. – Odluka Ustavnog suda), skrećemo pozornost da poslodavac može ispuniti obvezu o obvezatnom sadržaju ugovora o radu i ako navede podatak o kratkom popisu ili opisu poslova. Stoga predlažemo da se članak 3. stavak 1. točka 10. Prijedloga Pravilnika nadopuni na način da glasi: „10. naziv radnog mjesta, odnosno narav ili vrsta rada na koje se radnik zapošljava ili kratak popis ili opis poslova“ Nije prihvaćen Ocijenjeno je da je za potrebe vođenja evidencije dovoljno voditi podatak o nazivu radnog mjesta.
10 Ured pučke pravobraniteljice PRAVILNIK O SADRŽAJU I NAČINU VOĐENJA EVIDENCIJE O RADNICIMA ZAPOSLENIM KOD POSLODAVCA Želimo ukazati kako je u opisu savjetovanja navedeno da se Prijedlogom Pravilnika vrši usklađivanje s Uredbom (EU) 2016/679 Europskog parlamenta i Vijeća od 27. travnja 2016. o zaštiti pojedinaca u vezi s obradom osobnih podataka i o slobodnom kretanju takvih podataka te o stavljanju izvan snage Direktive 95/46/EZ (Opća uredba o zaštiti podataka). Međutim, isto nije navedeno u samom Prijedlogu pravilnika. Stoga skrećemo pozornost na odredbu članka 8. Jedinstvenih metodološko-nomotehničkih pravila za izradu akata koje donosi Hrvatski sabor (Narodne novine, br. 74/15.) prema kojoj se u slučaju preuzimanja direktive, odnosno drugog obvezujućeg pravnog akta Europske unije u hrvatsko zakonodavstvo, isto navodi u članku 2. propisa, uz obvezu da se točno navede koje se direktive, odnosno akti prenose, odnosno koji njihovi dijelovi. Nije prihvaćen Povodom mišljenja Agencije za zaštitu osobnih podataka, prema kojem nisu razvidni razlozi koji opravdavaju neophodnost i proporcionalnost zaštite i čuvanja svih podataka o radnicima kao dokumentacije trajne vrijednosti na način kako se to propisuje Pravilnikom o sadržaju i načinu vođenja evidencije o radnicima (Narodne novine, broj 73/17), utvrđena je nesukladnost članka 5. stavka 1. toga Pravilnika s načelom „ograničenja pohrane“ iz Uredbe (EU) 2016/679 Europskog parlamenta i Vijeća od 27. travnja 2016. o zaštiti pojedinaca u vezi s obradom osobnih podataka i o slobodnom kretanju takvih podataka te o stavljanju izvan snage Direktive 95/46/EZ (Opća uredba o zaštiti podataka). U skladu s Općom uredbom o zaštiti podataka koja je izravno primjenjiva i po svojoj pravnoj snazi iznad propisa nacionalnog zakonodavstva te u skladu sa Zakonom o provedbi Opće uredbe o zaštiti podataka, bilo je potrebno novim pravilnikom usuglasiti odredbe o rokovima pohrane podataka o radnicima u skladu sa svrhom koja se određuje nacionalnim propisom, poštujući pri tome načelo iz navedene Uredbe.