Izvješće o provedenom savjetovanju - Nacrt Pravilnika o izmjeni i dopuni Pravilnika o zaštiti i čuvanju arhivskog i registraturnog gradiva izvan arhiva

Redni broj
Korisnik
Područje
Komentar
Status odgovora
Odgovor
1 Arian Rajh PRAVILNIK O IZMJENI I DOPUNI PRAVILNIKA O ZAŠTITI I ČUVANJU ARHIVSKOG I REGISTRATURNOG GRADIVA IZVAN ARHIVA, Članak 1. Predložio bih (iz perspektive imatelja gradiva) doradu procedure u kojoj bi nadležni arhiv tražio informacije od samog stvaratelja o njegovom gradivu bez obzira gdje se ono nalazi i provodio nadzor nad gradivom bez obzira gdje se ono nalazi, a da se za pružatelje usluge pohrane jasno propišu uvjeti i kriteriji koje oni moraju zadovoljiti za čuvanje gradiva stvaratelja I. i II. kategorije (za konvencionalno i elektroničko gradivo). (Dobar dio stvaratelja zaista nema mogućnost osigurati vlastiti prostor za gradivo koje može sadržavati i nekoliko dkm jedinica.) Ukoliko se prilikom nadzora pokaže da su prostor i uvjeti pružatelja usluge neadekvatni, stvaratelju gradiva nadležni arhiv bi mogao naložiti da gradivo izmjesti u prikladan prostor s prikladnim uvjetima u razumnom roku (treba uzeti u obzir novi natječaj, sklapanje novog ugovora, vrijeme za izmjestiti gradivo). Stvaratelji bi trebali pripaziti da se mogućnost raskida ugovora zbog neadekvatne pohrane i uvjeta stavi u ugovore i osigurati budžetsku rezervu zbog eventualno drugačije (veće) cijene pohrane kod novog pružatelja usluge. Ostaje otvoreno pitanje kako može stvaratelj biti u većoj mjeri siguran da će prostor i uvjeti odgovarati, a rješenje toga bi mogla biti posebna komisija iz komentara od 18.8. (kako ne bi isto tijelo odobravalo i provjeravalo prostore i uvjete). Stvaratelji bi svakako trebali zaštititi informacije o gradivu ugovorima o čuvanju poslovne tajne (što je i bila praksa do sada, zato bi nadležni arhiv trebao informacije o gradivu tražiti od stvaratelja, ne od pružatelja usluge jer se time krše ti ugovori). Za pohranu elektroničkog gradiva u sustavima pružatelja usluga bi, smatram, za stvaratelje I. kategorije bilo dobro ići sa strogo definiranim uvjetima i mehanizmima zaštite, zbog zaštite poslovne i druge tajnosti informacija u gradivu. Mislim da bi ovdje prije propisivanja uvjeta bilo uputno napraviti detaljnu analizu rizika i posljedica neovlaštenog pristupa tom gradivu od trećih strana, uz analizu i usporedbu ekonomske isplativosti tržišne pohrane i na druge načine organizirane i financirane modele virtualnog prostora pohrane (na Infuture2013 je bilo izlaganje S. McKemmish „Recordkeeping and Archiving in the Cloud. Is There a Silver Lining?“ s takvim jednim alatom za analizu rizika). Primljeno na znanje Zahvaljujemo na dostavljenom komentaru te Vas obavještavamo da se iz objektivnih razloga odustalo od donošenja Pravilnika o izmjeni i dopuni Pravilnika o zaštiti i čuvanju arhivskog i registraturnog gradiva izvan arhiva.
2 Jozo Ivanović PRAVILNIK O IZMJENI I DOPUNI PRAVILNIKA O ZAŠTITI I ČUVANJU ARHIVSKOG I REGISTRATURNOG GRADIVA IZVAN ARHIVA, Članak 1. Prema predloženom novom tekstu članka 11. stavka 3. gradivo stvaratelja I. i II. kategorije nije dopušteno smjestiti u spremišni prostor u vlasništvu druge pravne ili fizičke osobe. Neki imatelji ovakvog gradiva nemaju nikakav prostor u svome vlasništvu, tj. rade u unajmljenom prostoru, pa se postavlja pitanje kako će uskladiti način smještaja svoga gradiva s predloženom izmjenom Pravilnika. Prema članku 2. imatelj arhivskog i registraturnog gradiva koji koristi spremišni prostor "u vlasništvu druge pravne ili fizičke osobe", za usklađivanje ima rok od šest mjeseci. Znači li to da u tome roku treba kupiti odgovarajući prostor? Stvaratelja I. i II. kategorije ima oko 5.600, među njima su, pored gotovo svih javnih tijela i ustanova, i brojne udruge, trgovačka društva, vjerske zajednice, političke stranke i dr. Predloženi tekst ne razlikuje stvaratelja javnog od stvaratelja privatnog gradiva, niti arhivsko od registraturnog gradiva, pa se može tumačiti da se njegove odredbe odnose podjednako na sve. Odredba prema kojoj se gradivo stvaratelja I. i II. kategorije ne može čuvati u prostoru u vlasništvu druge pravne ili fizičke osobe, bez dodatnih pojašnjenja može se tumačiti restriktivno i u slučaju da više tijela javne vlasti koristi isti spremišni prostor koji je u vlasništvu jednoga od njih, tako da ostali formalno krše odredbu premaq kojoj se gradivo ne može čuvati u prostoru u vlasništvu druge pravne ili fizičke osobe. Ovakva odredba može se tumačiti restriktivno i u odnosu na državne arhive koji prema njoj ne bi mogli pružati uslugu smještaja gradiva drugih imatelja, što se povremeno radi. Predloženi tekst odnosi se na arhivsko i registraturno gradivo općenito, što znači i na javno i privatno gradivo, gradivo na papiru i gradivo u elektroničkom obliku. Gradivo u elektroničkom obliku vrlo je često smješteno u prostoru druge osobe, tj. na poslužiteljima ili informacijskom sustavu u vlasništvu druge osobe. U mnogim je slučajevima nemoguće osigurati da se elektroničko gradivo čuva u vlastitom prostoru, niti bi bilo racionalno tomu težiti. primjerice, škole svoje e-imenike "čuvaju" u prostoru koji je "u vlasništvu druge pravne ili fizičke osobe", slično je i s informacijskim sustavima u zdravstvu, javnim financijama i drugdje. Većina naprednih e-usluga u javnom sektoru bila bi praktički nemoguća ako bi se inzistiralo na tome da tijela koja ih pružaju vlastito elektroničko "registraturno" gradivo koje pri tome nastaje, čuvaju u vlastitom prostoru. Stoga predlažem da se ovo pitanje uredi malo preciznije. Primljeno na znanje Zahvaljujemo na dostavljenom komentaru te Vas obavještavamo da se iz objektivnih razloga odustalo od donošenja Pravilnika o izmjeni i dopuni Pravilnika o zaštiti i čuvanju arhivskog i registraturnog gradiva izvan arhiva.
3 Maja Pleskalt PRAVILNIK O IZMJENI I DOPUNI PRAVILNIKA O ZAŠTITI I ČUVANJU ARHIVSKOG I REGISTRATURNOG GRADIVA IZVAN ARHIVA, Članak 1. Sukladno članku 43. Zakona o arhivskom gradivu i arhivima arhivi između ostaloga obavljaju stručni nadzor nad čuvanjem i odabiranjem arhivskoga gradiva koje se nalazi izvan arhiva i određuje mjere njegove zaštite. Prilikom provođenja stručnog nadzora nad zaštitom i čuvanjem gradiva nadležni arhiv predlaže samo mjere za čuvanje, ali nije ovlašten bilo što odobravati . Postupak prethodnog odobravanja smještaja gradiva kod fizičkih i pravnih osoba nije reguliran. Također nije određen formalni akt koji se donosi prilikom odobrenja i postavlja se pitanje da li se provodi upravni postupak , s obzirom da zakon decidirano navodi u kojim se slučajevima donosi rješenje. Najveći problem ovako koncipiranog Pravilnika je što nadležni arhivi su tijela koja daju odobrenja i onda ta ista tijela nadziru pravne osobe kojima su dali odobrenja. Takva praksa pokazala se veoma upitna. Predlažem da se osnuje neovisna Komisija stručnjaka iz područja arhivske djelatnosti koji bi utvrđivali uvjete smještaja i davali odobrenje, a da arhivi kao i do sada nadziru sve. Zakonom o arhivskom gradivu i arhivima je određeno da stvaratelji i imatelji javnoga arhivskog i registraturnoga gradiva obvezni su osigurati primjeren prostor i opremu za smještaj i zaštitu gradiva. Slijedom navedenoga, cjelokupna problematika prostornih kapaciteta za smještaj gradiva nije problem arhivske djelatnosti niti arhiva već stvaratelja koji te prostore trebaju osigurati. Takvi prostori trebaju biti primjereni i ispunjavati uvjete iz Pravilnika, a arhivska služba ih treba samo nadzirati i predlagati mjere za čuvanje gradiva. Nadalje, Uredba o uredskom poslovanju uređuje se uredsko poslovanje u tijelima državne uprave. Člankom 2. Uredbe je određeno da se odredbe uredbe primjenjuju i na uredsko poslovanje stručnih službi Hrvatskoga sabora i Vlade Republike Hrvatske, Ureda predsjednika Republike Hrvatske i drugih državnih tijela, tijela i službi jedinica lokalne i područne (regionalne) samouprave te pravnih osoba koje imaju javne ovlasti, ako za uredsko poslovanje nisu doneseni posebni propisi. Pravne osobe kod kojih će biti spremljeno arhivsko gradivo nemaju javne ovlasti niti su tijela državne uprave pa se na njih ne može primjenjivati Uredba , a niti se Pravilnikom koji je podzakonski akt može proširivati primjena Uredbe. Primljeno na znanje Zahvaljujemo na dostavljenom komentaru te Vas obavještavamo da se iz objektivnih razloga odustalo od donošenja Pravilnika o izmjeni i dopuni Pravilnika o zaštiti i čuvanju arhivskog i registraturnog gradiva izvan arhiva.
4 D.E.T.A. IN d.o.o. PRAVILNIK O IZMJENI I DOPUNI PRAVILNIKA O ZAŠTITI I ČUVANJU ARHIVSKOG I REGISTRATURNOG GRADIVA IZVAN ARHIVA, Članak 1. Članak 1. PRIJEDLOGA O IZMJENI ,,.,.,. u stavku 3 treba dodati = vlasništvu drugih fizičkih i pravnih osoba pod uvjetom da taj spremišni prostor udovoljava uvjetima utvrđenim ovim Pravilnikom; KAO I PROVJERU ZAKONITOG VLASNIŠTVA TAKVIH SPREMIŠNIH PROSTORA I IZBJEGAVANJA POVEZANIH DRUŠTAVA ; . Primljeno na znanje Zahvaljujemo na dostavljenom komentaru te Vas obavještavamo da se iz objektivnih razloga odustalo od donošenja Pravilnika o izmjeni i dopuni Pravilnika o zaštiti i čuvanju arhivskog i registraturnog gradiva izvan arhiva.
5 Silvija Babić PRAVILNIK O IZMJENI I DOPUNI PRAVILNIKA O ZAŠTITI I ČUVANJU ARHIVSKOG I REGISTRATURNOG GRADIVA IZVAN ARHIVA Većinu krucijalno točnih komentara dao je već g. Ivanović, ali dodajem još jedno vrlo slično mišljenje. Predložene izmjene površne su i preekstenzivne. Osim što predlagatelj ne luči arhivsko i registraturno, javno i privatno, konvencionalno i nekonvencionalno gradivo (odnosno, odredbe odražavaju stav da je upitan isključivo smještaj konvencionalnoga gradiva /onoga na papiru/), na pretjerano se restriktivan način definiraju mehanizmi utvrđivanja primjerenosti prostora koje iznajmljuje/ustupa druga pravna osoba (opet samo za konvencionalno gradivo). Utvrđivanje/konstatiranje primjerenih uvjeta smještaja gradiva od strane nadležnoga arhiva, za razliku od drugih vidljivih komentara, smatram da nije sporno, jer u suprotnom se dovode u pitanje i sve druge upute i stručna mišljenja koja nadležni arhiv, sukladno svojim zakonskim ovlastima daje stvarateljima u sustavu nadzora. Međutim, to utvrđivanje stvar je redovnoga nadzora, a ne nekih posebnih dozvola, odobrenja, i sl. … . Mišljenja sam da treba dozvoliti mogućnost smještanja registraturnoga gradiva i kod drugih vlasnika prostora, ali da stvaratelji/imatelji s navedenim davateljima usluge trebaju precizno regulirati sva pitanja koja se navode kao sporna (klasificirani podatci – postoje zakonske odredbe tko je s njima ovlašten rukovati; osobni podatci, poslovno povjerljivi podatci, …). Kad govorimo o elektroničkom gradivu, regulativa se mora temeljiti na definiranju minimalnih standarda zahtjeva koje sustavi za njihovo upravljanje i (dugoročnu) pohranu moraju zadovoljavati Naglašavanje da je imatelj/stvaratelj odgovoran za izvršavanje ostalih obveza koje proizlaze iz arhivskih propisa nepotrebno je. Dapače, imatelj/stvaratelj odgovoran je jednako i za izvršavanje obveze osiguravanja odgovarajućih fizičkih uvjeta smještaja gradiva, ali mu moraju biti definirani jasni uvjeti pod kojima će navedeno moći osiguravati. Glede rokova za izvršenje ovih odredbi, 6 mjeseci je zbog drugih propisanih procedura kod javnih stvaratelja, nerealan rok. Primljeno na znanje Zahvaljujemo na dostavljenom komentaru te Vas obavještavamo da se iz objektivnih razloga odustalo od donošenja Pravilnika o izmjeni i dopuni Pravilnika o zaštiti i čuvanju arhivskog i registraturnog gradiva izvan arhiva.
6 BOŽANA BRZOVIĆ PRAVILNIK O IZMJENI I DOPUNI PRAVILNIKA O ZAŠTITI I ČUVANJU ARHIVSKOG I REGISTRATURNOG GRADIVA IZVAN ARHIVA Pravilnikom o izmjeni i dopuni Pravilnika o zaštiti i čuvanju arhivskog i registraturnog gradiva izvan arhiva trebalo je urediti pohranu i čuvanje gradiva koju je imatelj povjerio drugoj pravnoj osobi, a predloženim nacrtom je to pravo samo ograničeno. Umjesto isključivanja arhivskog i registraturnog gradiva I. i II. kategorije ( a to je i nemoguće zbog gradiva u elektroničkom obliku) trebalo bi za tu kategoriju gradiva odrediti da pohranu i čuvanje mogu povjeriti drugoj pravnoj osobi koja ima odobrenje Ministarstva kulture , a uvjete koje treba ispunjavati pravna osoba urediti posebnim pravilnikom. Tu osim prostora uključiti i obvezu zaposlenih stručnih osoba, kaznenih odredbi za nepridržavanje čuvanja poslovnih tajni i informacija, uništenja gradiva… Primljeno na znanje Zahvaljujemo na dostavljenom komentaru te Vas obavještavamo da se iz objektivnih razloga odustalo od donošenja Pravilnika o izmjeni i dopuni Pravilnika o zaštiti i čuvanju arhivskog i registraturnog gradiva izvan arhiva.