Izvješće o provedenom savjetovanju - SAVJETOVANJE O PRAVILNIKU O UPRAVLJANJU DOKUMENTARNIM GRADIVOM IZVAN ARHIVA
|
Redni broj
|
Komentar | Odgovor | |||
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Državni arhiv u Rijeci | PRAVILNIK O UPRAVLJANJU DOKUMENTARNIM GRADIVOM IZVAN ARHIVA | Svi komentrai dani pod "Državni arhiv u Rijeci" stavovi su voditelja vanjske arhivske službe u DARI, Zorana Stankovića, arhivskog savjetnika, i nisu službeni stav ustanove. | Primljeno na znanje | Nema prijedloga |
| 2 | Koprivničko-križevačka županija | PRAVILNIK O UPRAVLJANJU DOKUMENTARNIM GRADIVOM IZVAN ARHIVA | Radi pravne dosljednosti molimo da uvažite sljedeće: 1. U članku 6. stavku 1. iza riječi: „stvaratelj“ treba dodati riječ: „gradiva“ jer je člankom 3. točkom a. ovog prijedloga Pravilnika i člankom 3. točkom j. Zakona o arhivskom gradivu i arhivima („Narodne novine“, broj 61/18. i 98/19.) utvrđeno značenje pojma „stvaratelj gradiva“ i u tom ga se obliku mora koristiti i ne bi ga se smjelo kratiti u „stvaratelj“ jer se tada to može tumačiti kako nije riječ o istom pojmu. 2. U članku 7. stavku 3. iza riječi: „stvaratelja“ i riječi:„stvaratelj“ treba dodati riječ: „gradiva“ jer je člankom 3. točkom a. ovog prijedloga Pravilnika i člankom 3. točkom j. Zakona o arhivskom gradivu i arhivima („Narodne novine“, broj 61/18. i 98/19.) utvrđeno značenje pojma „stvaratelj gradiva“ i u tom ga se obliku mora koristiti i ne bi ga se smjelo kratiti u „stvaratelj“ jer se tada to može tumačiti kako nije riječ o istom pojmu. 3. U članku 8. stavcima 1. i 2. iza riječi: „Stvaratelj“ treba dodati riječ: „gradiva“ jer je člankom 3. točkom a. ovog prijedloga Pravilnika i člankom 3. točkom j. Zakona o arhivskom gradivu i arhivima („Narodne novine“, broj 61/18. i 98/19.) utvrđeno značenje pojma „stvaratelj gradiva“ i u tom ga se obliku mora koristiti i ne bi ga se smjelo kratiti u „stvaratelj“ jer se tada to može tumačiti kako nije riječ o istom pojmu. 4. U članku 9. stavku 4. iza riječi: „Stvaratelj“ treba dodati riječ: „gradiva“ jer je člankom 3. točkom a. ovog prijedloga Pravilnika i člankom 3. točkom j. Zakona o arhivskom gradivu i arhivima („Narodne novine“, broj 61/18. i 98/19.) utvrđeno značenje pojma „stvaratelj gradiva“ i u tom ga se obliku mora koristiti i ne bi ga se smjelo kratiti u „stvaratelj“ jer se tada to može tumačiti kako nije riječ o istom pojmu. 5. U članku 10. stavcima 1., 2., 3. i 4. iza riječi: „stvaratelj“ treba dodati riječ: „gradiva“ jer je člankom 3. točkom a. ovog prijedloga Pravilnika i člankom 3. točkom j. Zakona o arhivskom gradivu i arhivima („Narodne novine“, broj 61/18. i 98/19.) utvrđeno značenje pojma „stvaratelj gradiva“ i u tom ga se obliku mora koristiti i ne bi ga se smjelo kratiti u „stvaratelj“ jer se tada to može tumačiti kako nije riječ o istom pojmu. 6. U članku 13. stavku 4. iza riječi: „Stvaratelj“ treba dodati riječ: „gradiva“ jer je člankom 3. točkom a. ovog prijedloga Pravilnika i člankom 3. točkom j. Zakona o arhivskom gradivu i arhivima („Narodne novine“, broj 61/18. i 98/19.) utvrđeno značenje pojma „stvaratelj gradiva“ i u tom ga se obliku mora koristiti i ne bi ga se smjelo kratiti u „stvaratelj“ jer se tada to može tumačiti kako nije riječ o istom pojmu. 7. U članku 16. stavku 1. iza riječi: „stvaratelj“ treba dodati riječ: „gradiva“ jer je člankom 3. točkom a. ovog prijedloga Pravilnika i člankom 3. točkom j. Zakona o arhivskom gradivu i arhivima („Narodne novine“, broj 61/18. i 98/19.) utvrđeno značenje pojma „stvaratelj gradiva“ i u tom ga se obliku mora koristiti i ne bi ga se smjelo kratiti u „stvaratelj“ jer se tada to može tumačiti kako nije riječ o istom pojmu. 8. U članku 19. stavku 1. iza riječi: „Stvaratelj“ treba dodati riječ: „gradiva“ jer je člankom 3. točkom a. ovog prijedloga Pravilnika i člankom 3. točkom j. Zakona o arhivskom gradivu i arhivima („Narodne novine“, broj 61/18. i 98/19.) utvrđeno značenje pojma „stvaratelj gradiva“ i u tom ga se obliku mora koristiti i ne bi ga se smjelo kratiti u „stvaratelj“ jer se tada to može tumačiti kako nije riječ o istom pojmu. 9. U članku 29. stavcima 1. i 5. iza riječi: „stvaratelj“ treba dodati riječ: „gradiva“ jer je člankom 3. točkom a. ovog prijedloga Pravilnika i člankom 3. točkom j. Zakona o arhivskom gradivu i arhivima („Narodne novine“, broj 61/18. i 98/19.) utvrđeno značenje pojma „stvaratelj gradiva“ i u tom ga se obliku mora koristiti i ne bi ga se smjelo kratiti u „stvaratelj“ jer se tada to može tumačiti kako nije riječ o istom pojmu. 10. U članku 30. stavku 1. iza riječi: „stvaratelj“ treba dodati riječ: „gradiva“ jer je člankom 3. točkom a. ovog prijedloga Pravilnika i člankom 3. točkom j. Zakona o arhivskom gradivu i arhivima („Narodne novine“, broj 61/18. i 98/19.) utvrđeno značenje pojma „stvaratelj gradiva“ i u tom ga se obliku mora koristiti i ne bi ga se smjelo kratiti u „stvaratelj“ jer se tada to može tumačiti kako nije riječ o istom pojmu. 11. U članku 31. stavcima 1. i 4. iza riječi: „stvaratelj“ treba dodati riječ: „gradiva“ jer je člankom 3. točkom a. ovog prijedloga Pravilnika i člankom 3. točkom j. Zakona o arhivskom gradivu i arhivima („Narodne novine“, broj 61/18. i 98/19.) utvrđeno značenje pojma „stvaratelj gradiva“ i u tom ga se obliku mora koristiti i ne bi ga se smjelo kratiti u „stvaratelj“ jer se tada to može tumačiti kako nije riječ o istom pojmu. 12. U članku 32. stavcima 1. i 3. iza riječi: „stvaratelj“ treba dodati riječ: „gradiva“ jer je člankom 3. točkom a. ovog prijedloga Pravilnika i člankom 3. točkom j. Zakona o arhivskom gradivu i arhivima („Narodne novine“, broj 61/18. i 98/19.) utvrđeno značenje pojma „stvaratelj gradiva“ i u tom ga se obliku mora koristiti i ne bi ga se smjelo kratiti u „stvaratelj“ jer se tada to može tumačiti kako nije riječ o istom pojmu. 13. U članku 34. stavku 2. iza riječi: „Stvaratelj“ treba dodati riječ: „gradiva“ jer je člankom 3. točkom a. ovog prijedloga Pravilnika i člankom 3. točkom j. Zakona o arhivskom gradivu i arhivima („Narodne novine“, broj 61/18. i 98/19.) utvrđeno značenje pojma „stvaratelj gradiva“ i u tom ga se obliku mora koristiti i ne bi ga se smjelo kratiti u „stvaratelj“ jer se tada to može tumačiti kako nije riječ o istom pojmu. 14. U članku 39. stavku 6. iza riječi: „stvaratelj“ treba dodati riječ: „gradiva“ jer je člankom 3. točkom a. ovog prijedloga Pravilnika i člankom 3. točkom j. Zakona o arhivskom gradivu i arhivima („Narodne novine“, broj 61/18. i 98/19.) utvrđeno značenje pojma „stvaratelj gradiva“ i u tom ga se obliku mora koristiti i ne bi ga se smjelo kratiti u „stvaratelj“ jer se tada to može tumačiti kako nije riječ o istom pojmu. 15. U članku 40. stavku 3. iza riječi: „Stvaratelj“ treba dodati riječ: „gradiva“ jer je člankom 3. točkom a. ovog prijedloga Pravilnika i člankom 3. točkom j. Zakona o arhivskom gradivu i arhivima („Narodne novine“, broj 61/18. i 98/19.) utvrđeno značenje pojma „stvaratelj gradiva“ i u tom ga se obliku mora koristiti i ne bi ga se smjelo kratiti u „stvaratelj“ jer se tada to može tumačiti kako nije riječ o istom pojmu. 16. U članku 41. stavcima 2. i 3. iza riječi: „stvaratelj“ u odgovarajućem padežu treba dodati riječ: „gradiva“ jer je člankom 3. točkom a. ovog prijedloga Pravilnika i člankom 3. točkom j. Zakona o arhivskom gradivu i arhivima („Narodne novine“, broj 61/18. i 98/19.) utvrđeno značenje pojma „stvaratelj gradiva“ i u tom ga se obliku mora koristiti i ne bi ga se smjelo kratiti u „stvaratelj“ jer se tada to može tumačiti kako nije riječ o istom pojmu. 17. U članku 42. stavku 2. iza riječi: „stvaratelj“ treba dodati riječ: „gradiva“ jer je člankom 3. točkom a. ovog prijedloga Pravilnika i člankom 3. točkom j. Zakona o arhivskom gradivu i arhivima („Narodne novine“, broj 61/18. i 98/19.) utvrđeno značenje pojma „stvaratelj gradiva“ i u tom ga se obliku mora koristiti i ne bi ga se smjelo kratiti u „stvaratelj“ jer se tada to može tumačiti kako nije riječ o istom pojmu. | Prihvaćen | Prihvaćeno |
| 3 | Koprivničko-križevačka županija | PRAVILNIK O UPRAVLJANJU DOKUMENTARNIM GRADIVOM IZVAN ARHIVA | Prijedlog Pravilnika zbog davanja prednosti pojmovima dokumentarno gradivo i arhivsko dokumentarno gradivo te nekorištenja pojmova javno dokumentarno gradivo i javno arhivsko gradivo nije pojmovno usklađen sa Zakonom o arhivskom gradivu i arhivima („Narodne novine“, broj 61/18. i 98/19.). Kako spomenuti Zakon u svojim odredbama koje su trebale biti razrađene ovim prijedlogom Pravilnika dosljedno koristi pojmove javno dokumentarno gradivo i javno arhivsko gradivo, stoga ih je na isti način trebalo koristiti i u ovom prijedlogu Pravilnika. Najveći broj stvaratelja gradiva su javnopravna tijela i pravne osobe s javnim ovlastima čije dokumentarno i arhivsko gradivo spada u javno dokumentarno gradivo i javno arhivsko gradivo, sukladno članku 3. točkama c. i g. Zakona o arhivskom gradivu i arhivima („Narodne novine“, broj 61/18. i 98/19.). | Prihvaćen | Prihvaćen |
| 4 | DOMAGOJ ZOVAK | I. OPĆE ODREDBE, Članak 1. | U stavku 2. ovoga članka bi trebalo stajati Upisnik vlasnika ili posjednika privatnoga..., (dakle vlasnika ili posjednika, a ne vlasnika i posjednika), jer u čl. 36. st. 2. Zakona o arhivskom gradivu i arhivima (NN 61/18, 98/19) stoji kako je taj Upisnik obvezna evidencija HDA. | Prihvaćen | Prihvaćeno |
| 5 | Kristijan Karajić | I. OPĆE ODREDBE, Članak 1. | u čl. 1. (novi stavak) predlažem dodati: Popis stvaratelja dokumentarnog i arhivskog gradiva državni arhivi objavljuju na svojim mrežnim stranicama. | Nije prihvaćen | Navedena evidencija je regulirana člankom 36. stavkom 2. Zakona arhivskom gradivu i arhivima ("Narodne novine", broj 61/18 i 98/19). |
| 6 | DOMAGOJ ZOVAK | I. OPĆE ODREDBE, Članak 3. | U čl. 5., 40. i 43. koristi se pojam POBIRANJE koji se ne spominje niti u jednom provedbenom aktu Zakona o arh. gradivu i arhivima (NN 61/18, 98/19), a niti u samom Zakonu, pa mislim da bi bilo dobro definirati taj pojam i uvrstiti ga u ovaj članak. | Nije prihvaćen | Općepoznate pojmove nije potrebno definirati. |
| 7 | Tomislav Car | I. OPĆE ODREDBE, Članak 3. | Nedostaje pojam Pravila za upravljanje dokumentarnim gradivom Prijedlog: Pravila za upravljanje dokumentarnim gradivom uređuju sva pitanja organizacije, upravljanja, obrade, odlaganja i čuvanja, izlučivanja i odabiranja, predaje i pobiranja dokumentarnog i arhivskog gradiva, infrastrukturi informacijskog sustava, njegovom upravljanju i vanjskim uslugama Nedostaje definicija/pojam posjednik odnosno posjednik gradiva Prijedlog: Posjednicima gradiva smatraju se pravne i fizičke osobe koje su vlasnici ili posjednici gradiva, koje njime upravljaju ili ga drže s bilo kojeg naslova | Nije prihvaćen | Navedeno je definirano u članku 5. stavku 1. Pravilnika. |
| 8 | Koprivničko-križevačka županija | I. OPĆE ODREDBE, Članak 3. | U članku 3. točki a. se nalazi značenje pojma: „stvaratelja gradiva“ identično onom iz članka 3. točke j. Zakona o arhivskom gradivu i arhivima („Narodne novine“, broj 61/18. i 98/19.) i stoga je nepotrebno i može se brisati jer se u Prijedlogu Pravilnika ne navodi ni značenje ostalih pojmova | Nije prihvaćen | Točno, međutim za ovaj Pravilnik stvaratelj gradiva je ključan pojam te je iz tog razloga pojam ponovljen. |
| 9 | Koprivničko-križevačka županija | I. OPĆE ODREDBE, Članak 3. | U članku 3. predlaže se promjena riječi: „Definicije pojmova u smislu ovoga Pravilnika imaju sljedeće značenje:“, jer su riječ: definicija“ i riječ: „značenje“ u ovom kontekstu sinonimi i kad se koristi samo jedna od njih lako je uočljiva nelogičnost i apsurd u tome što „Definicije pojmova u smislu ovog Pravilnika imaju slijedeće definicije:“ ili „Značenja pojmova u smislu ovog Pravilnika imaju slijedeća značenja:“. Sukladno prethodno navedenom predlažemo da se riječi: „Definicije pojmova u smislu ovoga Pravilnika imaju sljedeće značenje:“ zamijene s riječima: „U smislu ovoga Pravilnika pojedini pojmovi imaju sljedeća značenja:“, a za što analogni primjer postoji u članku 3. Zakona o arhivskom gradivu i arhivima („Narodne novine“, broj 61/18. i 98/19.): „U smislu ovoga Zakona pojedini pojmovi imaju sljedeća značenja:“. | Prihvaćen | Prihvaćen |
| 10 | Branka Molnar | I. OPĆE ODREDBE, Članak 3. | Ne pojavljuje se pojam "opisna jedinica". Možemo li pretpostaviti da ga je u ovome prijedlogu zamijenio pojam "informacijski objekt" ? | Primljeno na znanje | Primjedba je nejasna i nema prijedloga. |
| 11 | Branka Molnar | I. OPĆE ODREDBE, Članak 3. | ad m) tehnička jedinica gradiva, dodati i : "kompaktni i drugi diskovi" | Nije prihvaćen | Pojmovi u zagradama nabrojeni su primjerice. |
| 12 | Branka Molnar | I. OPĆE ODREDBE, Članak 3. | ad f) izraz "autentičnost" nije jasan, razmisliti o izrazu "vjerodostojnost" dodati "čitljivost zapisa" - to je jedno od najvažnijih svojstava koje treba očuvati sa svakom pretvorbom gradiva | Nije prihvaćen | Pojam iz Zakona o arhivskom gradivu i arhivima. |
| 13 | Branka Molnar | I. OPĆE ODREDBE, Članak 3. | ad f) umjesto"postupak prebacivanja gradiva iz jednog oblika ili sustava u drugi" : "promjena formata, nosača zapisa i sustava" | Nije prihvaćen | Radi se o sintagmi iz Zakona o arhivskom gradivu i arhivima. |
| 14 | Branka Molnar | I. OPĆE ODREDBE, Članak 3. | ad f) pretvorba gradiva, razmisliti o opravdanosti izraza "prebacivanje" , što podrazumijeva fizičku radnju, a e-zapisi su logički entiteti, gdje migracija podataka većinom podrazumijeva njihovo kopiranje ili konverziju. | Nije prihvaćen | Radi se o sintagmi iz Zakona o arhivskom gradivu i arhivima. |
| 15 | Branka Molnar | I. OPĆE ODREDBE, Članak 3. | ad c) ogledni popis gradiva (...), dopuniti na kraju: , kojega na svojim mrežnim stranicama objavljuje Hrvatski državni arhiv | Nije prihvaćen | Regulirano Zakonom o arhivskom gradivu i arhivima. |
| 16 | Kristijan Karajić | I. OPĆE ODREDBE, Članak 3. | Predlaže se uvesti i značenje pojma: "Sukladnost pravila, tehnologije i postupaka pretvorbe i čuvanja gradiva" i "Popis stvaratelja dokumentarnog i arhivskog gradiva u nadležnosti arhiva" kao temeljnog popisa nadzorne i akvizicijske politike arhiva. Pojam "informacijski objekt" bi trebalo dodatno pojasniti. | Nije prihvaćen | Prijedlog je nejasan. |
| 17 | EDVIN BURŠIĆ | I. OPĆE ODREDBE, Članak 3. | Nedostaje definicija autentičnosti i kako se ona mjeri. Nije jasna definicija Informacijskog objekta, definira li se sustav, objekt, sadržaj, podaci, ... ? | Nije prihvaćen | Opće poznati pojmovi se ne definiraju. |
| 18 | Branka Molnar | I. OPĆE ODREDBE, Članak 4. | Nejasno su definirana načela upravljanja gradivom. Načelo nije svojstvo . Nije potrebno "gradivo" kao objekt upravljanja zamjenjivati s izrazom "dokumenta ili druge jedinice gradiva". U opisu načela cjelovitosti trebalo bi naglasiti da se provedbom toga načela nastoji očuvati nedjeljivost gradiva. Povjerljivost ne može biti opće načelo upravljanja gradivom. Povjerljivi su samo neki dokumenti, u skladu sa specifičnim propisima. Vjerodostojnost se ne može odnositi na "podrijetlo" dokumenta nego isključivo na njegov sadržaj i elemente pravovaljanosti. Pojam prenosivosti potrebno je jasnije opisati. Gradivo na papiru se također prenosi s mjesta na mjesto, a da ostaje unutar istog informacijskog sustava. Ovdje je potrebno uzeti u obzir da se u članku 3, ad f) navodi da se pretvorba gradiva provodi uz "očuvanje autentičnosti, integriteta, pouzdanosti i iskoristivosti". Jesu li i to načela? | Primljeno na znanje | Nema konkretnog prijedloga. |
| 19 | Kristijan Karajić | I. OPĆE ODREDBE, Članak 4. | e) "bued" tipfeler | Prihvaćen | Prihvaćeno |
| 20 | DOMAGOJ ZOVAK | II. NASTAJANJE I VREDNOVANJE GRADIVA, Članak 5. | Predlažem dodavanje stavka 3. koji bi glasio: "Ako nadležni arhiv ne izda ili ne uskrati odobrenje iz stavka 2. ovoga članka u roku trideset dana od dana zaprimanja zahtjeva, smatra se da je ovo odobrenje izdano". | Prihvaćen | Prihvaćeno. |
| 21 | DOMAGOJ ZOVAK | II. NASTAJANJE I VREDNOVANJE GRADIVA, Članak 5. | Predlažem novi tekst: "Tijela javne vlasti i druge osobe obuhvaćene Popisom stvaratelja dokumentarnog i arhivskoga gradiva u nadležnosti arhiva dužni su izraditi pravilnik za upravljanje svojim dokumentarnim gradivom. Pravilnikom se naročito utvrđuju pitanja organizacije, upravljanja, obrade, odlaganja i čuvanja, korištenja, zaštite, izlučivanja, uništavanja, odabiranja, predaje i pobiranja dokumentarnog i arhivskog gradiva, infrastrukturi informacijskog sustava, njegovom upravljanju, vanjskim uslugama, i s njima upoznati zaposlenike koji sudjeluju u obradi gradiva. Pravilnikom se uređuju i zaduženja te odgovornost u rukovanju gradivom. | Nije prihvaćen | Postojeća odredba pravilnika dovoljno definira materiju. |
| 22 | DOMAGOJ ZOVAK | II. NASTAJANJE I VREDNOVANJE GRADIVA, Članak 5. | 1. Predlažem korištenje pojma PRAVILNIK umjesto PRAVILA jer se, na prvu, čini kako će tijela javne vlasti i druge osobe donositi, po svom nahođenju, vlastita pravila (koja mogu bit rastezljiva), a ne akt (pravilnik) u koji će inkorporirati zadane odredbe iz arhivskih provedbenih propisa. 2. Mislim da je potrebno u stavku 1. dopuniti što bi sve taj akt o upravljanju dokumentarnim gradivom tijela javne vlasti trebao sadržavati i to način da se unesu i odredbe o zaštiti, korištenju, uništavanju gradiva te zaduženja i odgovornosti u rukovanju dokumentarnim i arhivskim gradivom. | Nije prihvaćen | Člankom 5. je definirano što Pravila moraju sadržavati. |
| 23 | Tomislav Car | II. NASTAJANJE I VREDNOVANJE GRADIVA, Članak 5. | Sukladno čl. 10 Zakona o arhivskom gradivu (NN 61/2018, 98/2019) dodati st 3. Prijedlog: nadležni državni arhiv odobrava rješenjem Pravila za upravljanje dokumentarnim gradivom i Popis dokumentarnog gradiva s rokovima čuvanja iz stavka 1. i 2. ovoga članka | Nije prihvaćen | Sadržaj prijedloga je već reguliran Zakonom o arhivskom gradivu i arhivima. |
| 24 | IGOR BARLEK | II. NASTAJANJE I VREDNOVANJE GRADIVA, Članak 6. | S obzirom da zadnji važeći Opći popis gradiva s rokovima čuvanja datira iz 2012. godine i s obzirom da je u međuvremenu stupila na snagu Opća uredba o zaštiti podataka (GDPR) koja u svojoj uvodnoj izjavi 39. utvrđuje obvezu svakog voditelja obrade osobnih podataka "Osobni podaci trebali bi biti primjereni, bitni i ograničeni na ono što je nužno za svrhe u koje se podaci obrađuju. Zbog toga je osobito potrebno osigurati da je razdoblje u kojem se osobni podaci pohranjuju ograničeno na strogi minimum.", smatramo da je neophodno revidirati rokove pohrana gradiva koje u sebi sadrži osobne podatke čija svrha pohrane više ne postoji, odnosno, da postoji neophodnost za izradom novog Općeg popisa gradiva s rokovima čuvanja. GDPR u svom članku 5. stavak 1. točki e. daje mogućnost da se osobni podaci mogu pohraniti na dulja razdoblja ako će se osobni podaci obrađivati isključivo u svrhe arhiviranja u javnom interesu, ali je za takve konkretne slučajeve važno utvrditi javni interes. Posebno predlažem reviziju pojedinih kategorija gradiva, posebice pod točkama 2.2.4.3., 5.1.2.8., 5.1.2.9. i 5.2.4.5. Općeg popisa gradiva s rokovima, s obzirom na danas važeće propise u području zaštite osobnih podataka. Također, slobodni smo predložiti da u postupak donošenja ovog Pravilnika i procjenu opravdanosti komentara bude uključena i Agencija za zaštitu osobnih podataka kao nadležno nadzorno tijelo u RH. | Nije prihvaćen | Zakon o arhivskom gradivu i arhivima regulira ovu materiju. |
| 25 | ANA BUBAŠ | II. NASTAJANJE I VREDNOVANJE GRADIVA, Članak 7. | Prema čl.7. st.1. tijela su dužna dostaviti popis dokumentarnog gradiva s rokovima čuvanja nadležnom arhivu na odobrenje. Trenutno se za slaganje Posebnog popis gradiva s rokovima čuvanja koristi Opći popis gradiva s rokovima čuvanja koji je donesen 2012. godine i poziva se na stari Zakon o arhivskom gradivu i arhivima, hoće li biti donesen novi? Ako da do kada i koji će skup podataka sadržavati, odnosno koji minimalni podaci će biti obuhvaćeni popisom gradiva koji se predaje na odobrenje nadležnom arhivu? | Primljeno na znanje | Predlagateljica nije definirala prijedlog. |
| 26 | Tomislav Car | II. NASTAJANJE I VREDNOVANJE GRADIVA, Članak 7. | Sukladno čl. 10 Zakona o arhivskom gradivu (NN 61/2018, 98/2019) dodati st. 4. Prijedlog: Nadležni državni arhiv odobrava rješenjem Popis dokumentarnog gradiva s rokovima čuvanja iz stavka 1., 2. i 3 ovoga članka | Nije prihvaćen | Prijedlog već regulira Zakon o arhivskom gradivu i arhivima. |
| 27 | Koprivničko-križevačka županija | II. NASTAJANJE I VREDNOVANJE GRADIVA, Članak 7. | Naslov iznad članka 7. i članak 7. u kojima se navodi: „popis dokumentarnog gradiva“ nije pojmovno usklađen s naslovom i sadržajem članka 10. Zakona o arhivskom gradivu i arhivima („Narodne novine“, broj 61/18. i 98/19.), te pitanje o kojem popisu se točno radi može zbunjivati adresate ovog prijedloga Pravilnika. Naime, prema članku 10. stavku 1. Zakona o arhivskom gradivu i arhivima („Narodne novine“, broj 61/18. i 98/19.): „Tijelo javne vlasti dužno je za sve vrste gradiva koje nastaje njegovim radom odrediti rok čuvanja te takav popis javnog dokumentarnoga gradiva s rokovima čuvanja dostaviti nadležnom državnom arhivu na odobrenje“, a prema članku 10. stavku 2. istog Zakona: „Tijelo javne vlasti u čijem se posjedu nalazi i drugo javno dokumentarno gradivo, koje nije na popisu iz stavka 2. ovoga članka, dužno je izraditi i nadležnom državnom arhivu dostaviti na odobrenje popis s rokovima čuvanja toga gradiva.“. Pri čemu valja napomenuti da se u članku 10. stavku 4. spomenutog Zakona i popis iz njegovog stavka 1. i popis iz njegovog stavka 3. smatraju popisima s rokovima čuvanja javnog dokumentarnoga gradiva. | Primljeno na znanje | Nije jasno izražen prijedlog. |
| 28 | ANA BUBAŠ | II. NASTAJANJE I VREDNOVANJE GRADIVA, Članak 9. | Prema čl.9 st.4 kako se postupa u slučaju pogreške prilikom evidencije jedinice gradiva u sustav, (npr. ukoliko netko odabere pogrešnu oznaku iz popisa dokumentarnog gradiva s rokovima čuvanja pri evidenciji i istu je potrebno ispraviti ili dođe do promjene roka čuvanja)? Predlažemo da se promjene omoguće, ali se moraju pratiti (logirati). | Primljeno na znanje | Navedena odredba ne ograničava ispravak pogreški. |
| 29 | ANA BUBAŠ | II. NASTAJANJE I VREDNOVANJE GRADIVA, Članak 9. | Prema čl.9 st.2 podaci o nastanku jedinice gradiva trebaju sadržavati i podatak o predviđenom roku čuvanja. Prema čl.7 st.1 definirano je da tijelo mora odrediti popis dokumentarnog gradiva s rokovima čuvanja. Sukladno tome, da li se pod „predviđeni rok čuvanja“ smatra rok koji je definiran popisom dokumentarnog gradiva za svaku stavku gradiva te će se isti preuzeti temeljem povezivanja jedinice gradiva s odgovarajućom stavkom iz popisa dokumentarnog gradiva s rokovima čuvanja ili se očekuje da se rok svaki put proizvoljno upisuje u trenutku evidencije jedinice gradiva? Dodatno, kako se postupa u slučaju promjene roka čuvanja u popisu dokumentarnog gradiva s rokovima čuvanja? Je li potrebno automatski pomaknuti sve rokove čuvanja na gradivu koje je još uvijek evidentirano u sustavu tijela na novi rok ili se na postojećem evidentiranom gradivu ništa ne mijenja? | Primljeno na znanje | Nema konkretnog prijedloga. |
| 30 | ANA BUBAŠ | III. OBRADA GRADIVA, Članak 11. | U čl.11 st.1 što se misli pod „čim nastanu, odnosno čim ih se zaprimi“? Odnosi li se to na trenutak kreiranja dokumenta u transakcijskom sustavu (npr. primanje/urudžbiranje u tijelo ili kreiranje dokumenta od strane djelatnika tijela) ili trenutak kada je postupanje po dokumentu dovršeno i isti je poslan na arhiviranje u sustav za upravljanje gradivom (primanje u pismohranu)? U pravilniku je općenito nejasna terminologija kada se govori o kojoj vrsti sustava. | Primljeno na znanje | Nema konkretnog prijedloga. |
| 31 | ANA BUBAŠ | III. OBRADA GRADIVA, Članak 12. | U čl.12 st.2 što znači i na koji način se utvrđuje odgovornost za jedinicu? | Primljeno na znanje | Nema konkretnog prijedloga. |
| 32 | Kristijan Karajić | III. OBRADA GRADIVA, Članak 13. | U čl. 13., predlažem novi stavak: Za tijela javne vlasti koje djeluju na čitavom području države i čije ustrojstvene jedinice spadaju u nadležnost više arhiva, može se izraditi jedinstveni popis cjelokupnog gradiva. | Nije prihvaćen | Popis je obveza stvaratelja gradiva. |
| 33 | DOMAGOJ ZOVAK | III. OBRADA GRADIVA, Članak 15. | Predlažem dodati stavak 3.: "Na tehničkim se jedinicama, na vidnom mjestu, navodi: naziv dokumentacijske zbirke ili cjeline, naziv stvaratelja, redni broj tehničke jedinice, godina ili raspon godina nastanka gradiva i oznake ili raspon oznaka arhivskih jedinica koje se nalaze u tehničkoj jedinici". Navedena odredba postoji u važećem Pravilniku o čuvanju i zaštiti arhivskog i reg. gradiva izvan arhiva | Nije prihvaćen | Navedenim prijedlogom bi se prenormirala materija. |
| 34 | ANA BUBAŠ | III. OBRADA GRADIVA, Članak 16. | Čl.16 st.1 opisuje da djelomično ili potpuno podudarne jedinice moraju biti upisane u popis dokumentarnog gradiva, prema tome su st.1 i st.2 isti, osim u slučaju ako se stavak 1 referencira na „Popis cjelovitog gradiva“. Potrebno je razjašnjenje komentara na st.1. | Primljeno na znanje | Nejasna primjedba. |
| 35 | DOMAGOJ ZOVAK | IV. PRETVORBA GRADIVA, Članak 17. | U čl. 12. st. 2. Zakona o arhivskom gradivu i arhivima (NN 61/18, 98/19) stoji: "Javno dokumentarno gradivo iz stavka 1. ovoga članka koje je pretvoreno u digitalni oblik u skladu s ovim Zakonom može se izlučiti i uništiti i prije isteka rokova čuvanja, osim ako ovim Zakonom ili drugim propisom nije drukčije određeno". Ako dobro iščitavam stavak 3. ovoga članka ispada da ako pretvorimo npr. ulazne račune u digitalni oblik da svejedno moramo te račune u fizičkom obliku čuvati najmanje 11 godina (kako kaže Zakon o računovodstvu). Malo mi je čudna ta konstrukcija rečenice "Pretvorba gradiva iz jednog oblika u drugi ne utječe na rok čuvanja", jer prema toj odredbi analogni ulazni računi koji su pretvoreni u digitalni oblik neće se moći izlučiti, recimo nakon 3 godine od nastanka, već će se morati i u dig. i u fizičkom obliku čuvati 11 god. Čini mi se da je ova odredba u suprotnosti sa čl. 12. st. 2. Zakona o arhivskom gradivu i arhivima (NN 61/18, 98/19). | Nije prihvaćen | Ako se gradivo digitalizira, ne mora se čuvati u fizičkom obliku, ali je rok čuvanja kao da nije digitalizirano. |
| 36 | EDVIN BURŠIĆ | IV. PRETVORBA GRADIVA, Članak 17. | Nedostaje pretvorba koja čuva autentičnost. Je li moguće digitalizirati gradivo koje nije u informacijskom sustavu za upravljanje gradivom i što se tada čini? Je li moguće digitalizirati gradivo koje nije pravilno popisano i opisano? | Prihvaćen | Prihvaćeno |
| 37 | Koprivničko-križevačka županija | IV. PRETVORBA GRADIVA, Članak 18. | U članku 18. stavku 2. treba označiti podstavke ili točke. | Prihvaćen | privhaćeno |
| 38 | EDVIN BURŠIĆ | IV. PRETVORBA GRADIVA, Članak 19. | Postoji li mogućnost da stvaratelj gradiva ocjeni gradivo umjerenog rizika i takvo ga digitalizira, a radi se o gradivu koje je vrlo visokog rizika i trebala bi se primijeniti druga pravila, a u među vremenu dovodi do gubitka informacija? Prijedlog je napraviti listu ili treća strana od povjerenja pregledati ocjene za svu dokumentaciju? | Primljeno na znanje | Nije predmet ovog Pravilnika. |
| 39 | Kristijan Karajić | IV. PRETVORBA GRADIVA, Članak 20. | Unutar ovog članka, ali i općenito unutar ovog poglavlja ne spominju se osnovni kriteriji koje moraju zadovoljavati vanjski pružatelji usluga u dijelu pretvorbe gradiva, a koje eventualno mogu angažirati stvaratelji radi manjka (vlastitih) kadrovskih i tehničkih kapaciteta. Od čl. 17 na dalje govori se o uvjetima pretvorbe i provjeri sukladnosti koje trebaju zadovoljiti stvaratelji. Vanjski pružatelji usluga izrijekom se ne navode, iako bi slučaj bio da za njih vrijede ta ista pravila ako ih angažira neki od stvaratelja. | Primljeno na znanje | Ovaj Pravilnik se odnosi na stvaratelje gradiva, a vanjske pružatelji usluga nisu predmet pravilnika. |
| 40 | Kristijan Karajić | IV. PRETVORBA GRADIVA, Članak 20. | U stavku 4 predlažem dodati: Za provedbu navedenih postupaka imenuje se odgovorna osoba. | Primljeno na znanje | Neće biti premetom ovog Pravilnika. |
| 41 | EDVIN BURŠIĆ | IV. PRETVORBA GRADIVA, Članak 22. | Postoji li mogućnost da u digitalizaciju uđe gradivo koje nije pravilno popisano i da nije prethodno obavljena provjera ispravnosti popisanog gradiva? Tko obavlja provjeru svih zahjteva na gradivo koje ulazi u proces digitalizacije? | Primljeno na znanje | Nejasan komentar. |
| 42 | Kristijan Karajić | IV. PRETVORBA GRADIVA, Članak 23. | Nedostaju upute oko preporučljivih formata za dugoročno očuvanje. Predlažem sljedeću dopunu: Formati za dugoročno očuvanje se trebaju temeljiti na međunarodnim, državnim i općeprihvaćenim otvorenim standardima koji nisu zaštićeni pravima intelektualnog vlasništva i koji su međusobno interoperabilni unutar različitih sustava. Prijedlog trenutnih preporučljivih formata za dugoročno očuvanje (prema vrstama gradiva) mogu biti opisani i unutar posebnog priloga ovom Pravilniku. | Primljeno na znanje | Ovakve upute će biti u nadležnosti Hrvatskog državnog arhiva. |
| 43 | EDVIN BURŠIĆ | IV. PRETVORBA GRADIVA, Članak 23. | Je li ovaj članak u skladu s očuvanjem autentičnosti gradiva? Što je prikladan način sažimanja? Kako se mjeri prikladnost? | Primljeno na znanje | Navedena pitanja nisu predmet rasprave u e-savjetovanju. |
| 44 | EDVIN BURŠIĆ | IV. PRETVORBA GRADIVA, Članak 24. | Budući da autentičnost nije definirana, iz ovog članka proizlazi kako je potpuno u redu izgubiti podatke radi naknadne obrade slike. Bez obzira na dokumentiranost promjena, nakon obavljenih provjera nije moguće utvrditi stanje originala jer povratne funkcije nema, što se obriše, zauvijek ostaje obrisano. | Primljeno na znanje | Autentičnost je naknadno definirana. |
| 45 | EDVIN BURŠIĆ | IV. PRETVORBA GRADIVA, Članak 25. | Postoji li mogućnost da nastane situacija gubitka podataka zbog krive procjene rizika i krive procjene kontrole cjelovitosti pretvorbe, a da se tvrtku oslobodi odgovornosti za taj gubitak zato što je koristila ovaj članak? | Primljeno na znanje | Pitanje nije predmet rasprave u e-savjetovanju. |
| 46 | ANA BUBAŠ | IV. PRETVORBA GRADIVA, Članak 26. | Prema dodatnoj mjeri „za osiguranje cjelovitosti gradiva pretvorenog u digitalni oblik koriste se kriptografske tehnike, uključujući vremenski žig, osim ako je analizom rizika utvrđeno da su dovoljna druga sredstva koja se koriste“ iz čl.26 st.1 može se zaključiti da vremenski žig nije obavezan ukoliko se ne radi o gradivu za koje je utvrđena visoka razina rizika? Znači da se za niže razine rizika ne treba koristi vremenski žig? Koja su druga moguća sredstva koja se mogu koristiti za osiguranje cjelovitosti gradiva, spomenuta u istom članku i stavku? | Primljeno na znanje | Pitanja nisu predmet e-savjetovanja. |
| 47 | Koprivničko-križevačka županija | IV. PRETVORBA GRADIVA, Članak 27. | U članku 27. stavku 1. treba označiti podstavke ili točke. | Prihvaćen | Prihvaćeno |
| 48 | Kristijan Karajić | IV. PRETVORBA GRADIVA, Članak 29. | Predlažem dopunu stavka 3. "... da mu omogući uvid u način rada sustava i ostalih postupaka pretvorbe i čuvanja gradiva". Dodati novi stavak: "Hrvatski državni arhiv vodi evidenciju odobrenih potvrda o sukladnosti pravila, tehnologije... u elektroničkom obliku" | Nije prihvaćen | Zakon o arhivskom gradivu i arhivima ne propisuje navedenu evidenciju. |
| 49 | EDVIN BURŠIĆ | IV. PRETVORBA GRADIVA, Članak 29. | U koliko HDA ne mora tražiti uvid u način rada sustava kako može sastaviti kvalitetnu ocjenu? Za davanje ocjene trebalo bi se istražiti i dokumentirati i provjeriti cjelokupni proces, alate i resurse. U suprotnom postoji mogućnost da stvaratelj gradiva ne bude odgovoran za gubitak podataka. | Nije prihvaćen | Stvaratelj gradiva je uvijek odgovoran za gradivo. |
| 50 | Državni arhiv u Rijeci | IV. PRETVORBA GRADIVA, Članak 30. | Cijela procedura vezana za oscjenu sukladnosti predviđena je u realizaciji HDA. U praksi to znači da će se formirati ili novi odjel HDA, ili će se dodatno educirati postojeći arhivisti ili će se zapošljavati novi arhivisti koji će raditi ovaj posao. Nije teško zamisliti koliki će troškovi biti kada se iz Zagreba pokriva cijeli prostor RH, umjesto da se odrdi da taj posoa na području svoje nadležnosti rade područni državni arhivi. Na ovaj način jaz između HDA i područnih arhiva biti će hoš veći. Treba stvoriti uvjete da svaki područni arhiv ima specijalistu za ove poslove, a neka educiranje organizira HDA. | Primljeno na znanje | Ne postoji prijedlog vezan uz Pravilnik. |
| 51 | Kristijan Karajić | IV. PRETVORBA GRADIVA, Članak 30. | Predlažem novi stavak: Hrvatski državni arhiv na svojim mrežnim stranicama objavljuje iznose naknada troškova za izdavanje potvrda o sukladnosti i provjere sukladnosti. | Nije prihvaćen | Nije potrebno dodavati takvu odredbu jer odredba na jasan način određuje troškove potvrde i provjere sukladnosti. |
| 52 | Patricija Žužić | PRAVILNIK O UPRAVLJANJU DOKUMENTARNIM GRADIVOM IZVAN ARHIVA, V. POHRANA I ZAŠTITA GRADIVA | U poglavlju V. Pohrana i zaštita gradiva trebalo bi staviti zaseban članak koji će regulirati pohranu gradiva kod drugih osoba (pružatelja usluga) na način da se ta usluga regulira ili ugovorom ili nekim drugim pravnim aktom te da je nadležni državni arhiv dužan nadzirati uvjete pohrane i zaštite gradiva te zapisnički konstatirati nadzor. Važno je regulirati predmetnu pohranu obzirom da dio takvog pohranjenog gradiva nosi oznaku različitih stupnjeva tajnosti (vrlo tajno, tajno, povjerljivo i ograničeno). Člankom 5. st.1 koji regulira pravila za upravljanje svojim dokumentarnim gradivom utvrđeno je da se istima uređuje i pitanje vanjskih usluga u koje spada i pohrana gradiva kod drugih osoba pa se samim time nameće obaveza bolje regulacije predmetne usluge. Osim pohrane potrebno je regulirati i druge usluge:sređivanje gradiva, digitalne pismohrane, usluge sustava za skeniranje i mikrofilmiranje, kao i integraciju s različitim sustavima za digitalno arhiviranje i upravljanje dokumentima, pretvorbe elektronskih zapisa, pohrane big data, sigurnosnog snimanja i sl. | Prihvaćen | Za gradivo odgovara stvaratelj gradiva, a pružatelja usluga ovaj Pravilnik ne poznaje. |
| 53 | HRVATSKA UDRUGA BANAKA | V. POHRANA I ZAŠTITA GRADIVA, Članak 31. | U Pravilniku o dopunama Pravilnika o zaštiti i čuvanju arhivskog i registraturnog gradiva izvan arhiva (NN106/2007) koji će usvajanjem novog Pravilnika o upravljanju dokumentarnim gradivom izvan arhiva prestati biti važeći., navedeno je u članku 2. : „Imatelji arhivskog gradiva mogu pohranu i čuvanje svoga gradiva povjeriti drugoj osobi pod uvjetom da prostor u koji će se to gradivo smjestiti udovoljava uvjetima za smještaj i čuvanje koji su utvrđeni ovim Pravilnikom. Utvrđivanje postojanja uvjeta za čuvanje javnoga arhivskog gradiva kategoriziranih stvaratelja i imatelja, kao i gradiva privatnih imatelja koji su upisani u Upisnik vlasnika arhivskog gradiva Republike Hrvatske u privatnom vlasništvu, koje je smješteno izvan prostora stvaratelja, odnosno imatelja toga gradiva provodi Hrvatski državni arhiv.«“ Pitanje: Na koji način i gdje će biti regulirana pohrana gradiva stvaratelja kod druge osobe s obzirom da se stavlja van snage postojeći Pravilnik o dopunama (NN106/2007)? Hoće li Hrvatski državni arhiv provoditi utvrđivanje postojanja uvjeta pohrane i zaštite gradiva u prostorima druge osobe? | Primljeno na znanje | Stvaratelj gradiva je odgovoran za gradivo, a ukoliko pohranjuje gradivo kod druge osobe koja nije arhiv i dalje odgovara za gradivo. |
| 54 | Državni arhiv u Rijeci | V. POHRANA I ZAŠTITA GRADIVA, Članak 31. | Opć: Člankom 31. trebalo bi regulirati uvjete pohrane kod davatelja usluge pohrane na način da prostor u koji se gradivo deponira udovoljava uvjetima za smještaj i čuvanje koji su utvrđeni Pravilnikom, a davatelj usluge mora ispuniti iste uvjete u pogldu stručne osposobljenosti i zaštite gradiva kao i njegov stvaratelj. | Primljeno na znanje | Stvaratelj gradiva je odgovoran za gradivo, a ukoliko pohranjuje gradivo kod druge osobe koja nije arhiv i dalje odgovara za gradivo. |
| 55 | HRVATSKA UDRUGA BANAKA | V. POHRANA I ZAŠTITA GRADIVA, Članak 32. | 1.U prijedlogu novog Pravilnika navodi se: “u kojima temperatura u pravilu ne prelazi 16-20ºC, a relativna vlažnost 45-55%.” Pitanje: koje odstupanje u odnosu na definiciju “u pravilu” se smatra nezadovoljavajuće, odnosno koja maksimalna odstupanja su dozvoljena u pogledu relativne vlažnosti I temperature prostora u kojima je smješteno gradivo, obzirom da međunarodni standard ISO1179:2015 propisuje širi raspon temperature i vlage u odnosu na propisano u prijedlogu novog Pravilnika ? 2. koje su propisno udaljene od proizvodnih i energetskih postrojenja, instalacija i vodova (plinskih, vodovodnih, kanalizacijskih) - Što podrazumijeva 'propisno udaljene'; je li to propisano nekim drugim propisom? 3. u prethodnom Pravilniku članak 15. je glasio: Članak 15. Pristup u prostorije za pohranu arhivskoga gradiva može imati samo osoblje zaduženo za zaštitu i obradu gradiva i ovlaštene osobe. - predlažemo nadodati i u novom paravilniku kao članak 32 | Djelomično prihvaćen | 1. Pitanja nisu predmet e- savjetovanja. 2. riječ "propisno" je uklonjena iz odredbe. 3. prijedlog je normiran stavkom 2. podstavkom 8. |
| 56 | DOMAGOJ ZOVAK | V. POHRANA I ZAŠTITA GRADIVA, Članak 32. | Predlažem dodavanje nekih odredbi koje se nalaze u aktualnom Pravilniku o zaštiti i čuvanju arhivskog i registraturnog gradiva izvan arhiva (NN 63/04), a nisu navedene u ovome prijedlogu Pravilnika. Predlažem dodavanje stavka 7.: "Arhivsko se gradivo ne smije držati na podu, stolovima ili drugim mjestima koja nisu namijenjena za njegovo odlaganje". Predlažem dodavanje stavka 8.: "Pristup u prostorije za pohranu dokumentarnog i arhivskoga gradiva može imati samo osoblje zaduženo za zaštitu i obradu gradiva i ovlaštene osobe". Predlažem dodavanje stavka 9.: "Police trebaju biti odmaknute od zidova tako da se omogući cirkulacija zraka i dovoljno međusobno razmaknute za neometan prolaz i rukovanje gradivom. Najdonja pregrada na polici treba biti odmaknuta najmanje 15 cm od poda". | Prihvaćen | Prihvaćeno |
| 57 | DOMAGOJ ZOVAK | V. POHRANA I ZAŠTITA GRADIVA, Članak 32. | Predlažem dodatak stavku 2.: "-koje su opremljene vatrodojavnim uređajima te uređajima za suho gašenje požara". Kod vatrodojavnih uređaja misli se na obične samostojeće "pištavce" (oglase se kada osjete dim) i koji koštaju par stotina kuna, a ne na vatrodojavni sustav koji može koštati i nekoliko desetaka tisuća kn (potrebno je imati projekt, vatrodojavnu centralu itd.). | Prihvaćen | Prihvaćeno |
| 58 | Kristijan Karajić | V. POHRANA I ZAŠTITA GRADIVA, Članak 32. | Unutar stavka 2., nedostaju preporučljivi mikroklimatski uvjeti i za ostalo specifično gradivo. Navedeni uvjeti mogu biti opisani unutar posebnog priloga ovom Pravilniku. | Primljeno na znanje | Propisano stavkom 3. |
| 59 | Kristijan Karajić | V. POHRANA I ZAŠTITA GRADIVA, Članak 33. | Unutar ovog članka nedostaju dodatne stručno-tehničke upute za stvaratelje u svezi upravljanja gradivom u digitalnom obliku. Navedene upute mogu biti opisane unutar posebnog priloga ovom Pravilniku. | Primljeno na znanje | Propisano člankom 48. Pravilnika. |
| 60 | EDVIN BURŠIĆ | V. POHRANA I ZAŠTITA GRADIVA, Članak 33. | Nedostaje pojam autentičnosti. | Prihvaćen | Prihvaćeno, i definirano. |
| 61 | Tomislav Car | V. POHRANA I ZAŠTITA GRADIVA, Članak 34. | Članak 34. stavak 3. Komentar: 1. Nije precizirano kakvog drugog tijela ? Misli li se pod izrazom tijelo na pravne osobe koje se profesionalno bave skladištenjem i digitalizacijom dokumentacije, pa će se sada moći baviti i tim poslovima ili na srodna tijela instituciji koja povjerava te poslove drugom tijelu (ukoliko je tako nije baš razvidno o kakvim se tijelima radi, trebaju li i u kojoj mjeri biti povezana) 2. Nisu navedeni uvjeti pod kojima se može predati navedene poslove drugom tijelu niti na kome je u konačnosti odgovornost za gradivo (na tijelu koje je vlasnik dokumentacije ili na tijelu kod koje je zaposlena osoba koja se bavi poslovima vezanim uz dokumentarno i arhivsko gradivo). | Primljeno na znanje | 1. u navedenoj situaciji poslove iz stavka 1. može obavljati osoba iz drugog tijela, a ključno je da je stručno osposobljena sukladno propisima iz područja arhivske djelatnosti. 2. Za čuvanje arhivskog gradiva je odgovoran stvaratelj i nitko drugi. |
| 62 | Koprivničko-križevačka županija | V. POHRANA I ZAŠTITA GRADIVA, Članak 34. | Predlažemo da se u članku 34. stavku 4. iza riječi: „arhivskoj struci“ briše točka i dodaju riječi: „ te uvjeti i način provjere stručne osposobljenosti za radnike koji obavljaju poslove upravljanja dokumentarnim gradivom izvan arhiva.“, sukladno članku 1. Pravilnika o stručnim arhivskim zvanjima i drugim zvanjima u arhivskoj struci te uvjetima i načinu njihova stjecanja („Narodne novine“, broj 104/19.), koji glasi: „(1) Ovim Pravilnikom propisuju se stručna arhivska zvanja i druga zvanja u arhivskoj struci te uvjeti i način njihova stjecanja. (2) Ovim Pravilnikom uređuju se uvjeti i način provjere stručne osposobljenosti za radnike koji obavljaju poslove upravljanja dokumentarnim gradivom izvan arhiva.“ Naime budući da se ovaj prijedlog Pravilnika odnosi na upravljanje dokumentarnim gradivom izvan arhiva za predmnijevati je da kod većine tzv. tijela javne vlasti te poslove ne obavljaju radnici sa stručnim arhivskim zvanjem već radnici koji su položili ili su obvezni položiti stručni ispit za provjeru stručne osposobljenosti radnika na poslovima upravljanja dokumentarnim i arhivskim gradivom izvan arhiva, sukladno člancima 46. do 58. Pravilnika o stručnim arhivskim zvanjima i drugim zvanjima u arhivskoj struci te uvjetima i načinu njihova stjecanja („Narodne novine“, broj 104/19.). | Nije prihvaćen | Dovoljno je jasno na način koji je regulirano. |
| 63 | Zvonko Lovrek | V. POHRANA I ZAŠTITA GRADIVA, Članak 34. | Stavak 4 Stručna usavršavanja SPISOVODSTVA odnosno upravljanja zapisima od strane Hrvatskog državnog arhiva potrebno je dodati. SPISOVODSTVENI SPECIJALIST, SPISOVODSTVENI ADMINISTRATOR Stručno usavršavanje i osposobljenost iz područja UPRAVLJANJA ZAPISIMA provodio je Hrvatski državni arhiv (bio sam među prvim polaznicima) i izdao Uvjerenja o stručnom usavršavanju. Stručni ispit za djelatnike u pismohranama je niža razina usavršavanja i osposobljenosti. Prihvatljiva je za stvaratelje koji stvaraju manje zapisa te su organizacijski i funkcionalno niža razina. | Nije prihvaćen | Prijedlog nije predmet ovog Pravilnika. |
| 64 | Tomislav Car | VI. KORIŠTENJE GRADIVA, Članak 35. | Članci 18., 19. i 20. odnose se na korištenje javnog arhivskog gradiva stoga predlažemo djelomičnu izmjenu i čl. 35 st. 2. te dopunu s novim stavkom: Prijedlog: (2) Dostupnost javnog arhivskog gradiva izvan arhiva utvrđuje se sukladno odredbama članaka 18., 19. i 20. Zakona o arhivskom gradivu i arhivima i drugim odgovarajućim propisima. (3) Dostupnost arhivskog gradiva privatnih arhiva i drugih posjednika privatnog arhivskog gradiva upisanih u Upisnik iz članka 1. stavka 2. ovog Pravilnika utvrđuju se sukladno odredbama članaka 28. Zakona o arhivskom gradivu i arhivima. | Prihvaćen | Prihvaćeno. |
| 65 | Koprivničko-križevačka županija | VI. KORIŠTENJE GRADIVA, Članak 35. | U članku 35. stavku 2. pri utvrđivanju dostupnosti: „arhivskog gradiva“ poziva na članke 18., 19. i 20. Zakona o arhivskom gradivu i arhivima („Narodne novine“, broj 61/18. i 98/19.), no oni govore samo o „javnom arhivskom gradivu“, a ne o: „arhivskom gradivu“ koje je širi pojam jer uključuje i odabrano javno dokumentarno gradivo koje je nastalo ili prikupljeno djelatnošću fizičkih i pravnih osoba, a ne samo tijela državne vlasti. | Prihvaćen | Prihvaćeno |
| 66 | Koprivničko-križevačka županija | VI. KORIŠTENJE GRADIVA, Članak 35. | U članku 35. stavku 2. pri utvrđivanju dostupnosti: „arhivskog gradiva“ poziva na članke 18., 19. i 20. Zakona o arhivskom gradivu i arhivima („Narodne novine“, broj 61/18. i 98/19.), no oni govore samo o „javnom arhivskom gradivu“, a ne o: „arhivskom gradivu“ koje je širi pojam jer uključuje i odabrano javno dokumentarno gradivo koje je nastalo ili prikupljeno djelatnošću fizičkih i pravnih osoba, a ne samo tijela državne vlasti. | Prihvaćen | Prihvaćeno |
| 67 | DOMAGOJ ZOVAK | VII. IZLUČIVANJE GRADIVA, Članak 36. | U čl. 12. stavak. 4. Zakona o arhivskom gradivu i arhivima (61/18, 98/19) stoji: "Nadležni državni arhiv rješenjem odobrava tijelu javne vlasti izlučivanje i uništavanje gradiva iz stavaka 1. i 2. ovoga članka". U aktualnom arhivskom zakonu nigdje se ne spominje mogućnost koja je navedena u ovome članku: "- odobrenja nadležnog državnog arhiva kojim se odobrava izlučivanje i uništenje određenih kategorija gradiva prema odobrenom popisu gradiva s rokovima čuvanja bez provođenja posebnog postupka za svaki pojedinačni postupak". Ta je mogućnost postojala u jednoj od radnih verzija novoga arhivskog zakona prije nego što je usvojen aktualan tekst. Stoga sam mišljenja kako je mogućnost izlučivanja i uništenja gradiva kod stvaratelja, što daje ovaj 35. članak, bez provođenja posebnog postupka za svaki pojedinačni postupak u suprotnosti sa aktualnim Zakonom o arhivskom gradivu i arhivima (NN 61/18, 98/19) te da je potrebno izbrisati navedenu mogućnost. | Nije prihvaćen | Za navedeno je nadležan Hrvatski državni arhiv. |
| 68 | ANA BUBAŠ | VII. IZLUČIVANJE GRADIVA, Članak 36. | Čl. 36 st.1 opisuje temeljem čega je moguće provesti izlučivanje po isteku rokova čuvanja, međutim što označava „posebni postupak“ te koja je razlika u postupanju sa i bez posebnog postupka? Postoji li definirano za koje gradivo se primjenjuje određeni poseban postupak? | Nije prihvaćen | Pitanja nisu predmet e-savjetovanja nego primjedbe i prijedlozi. |
| 69 | Patricija Žužić | VII. IZLUČIVANJE GRADIVA, Članak 36. | kod odobrenja za izlučivanje i uništenje dokumentarnog gradiva potrebno je precizirati kod kojih kategorija gradiva se neće provoditi poseban postupak za svaki pojedinačni postupak te u kojim će se slučajevima, odnosno kod kojeg gradiva provoditi pojedinačni postupak | Nije prihvaćen | Navedene kategorije će nadležni Državni arhiv ocjenjivati po svakom slučaju posebno. |
| 70 | Koprivničko-križevačka županija | VII. IZLUČIVANJE GRADIVA, Članak 36. | U članku 36. stavku 4. treba brisati riječi: „u roku od trideset dana od dana zaprimanja prijedloga“ jer su rokovi za donošenje rješenja u upravnom postupku propisani člankom 101. Zakona o općem upravnom postupku („Narodne novine“, broj 47/09.) i iznimno ih je moguće mijenjati samo drugim zakonom, a nije ih moguće mijenjati podzakonskim aktima kao što je ovaj prijedlog Pravilnika. Naime člankom 3. stavkom 1. Zakona o općem upravnom postupku („Narodne novine“, broj 47/09.) je propisano: „Ovaj se Zakon primjenjuje u postupanju u svim upravnim stvarima. Samo se pojedina pitanja upravnog postupka mogu zakonom urediti drukčije, ako je to nužno za postupanje u pojedinim upravnim područjima te ako to nije protivno temeljnim odredbama i svrsi ovoga Zakona.“. | Nije prihvaćen | Važno je da rok stoji i na ovom mjestu radi informacije za stvaratelje gradiva. |
| 71 | Koprivničko-križevačka županija | VII. IZLUČIVANJE GRADIVA, Članak 36. | U članku 36. stavku 4. iza riječi: „izlučivanja“ treba dodati riječi: „i uništavanja“, sukladno članku 12. stavku 4. Zakona o arhivskom gradivu i arhivima („Narodne novine“, broj 61/18. i 98/19.), prema kojem nadležni državni arhiv rješenjem odobrava tijelu javne vlasti izlučivanje i uništavanje gradiva. | Prihvaćen | Prihvaćeno |
| 72 | DOMAGOJ ZOVAK | VII. IZLUČIVANJE GRADIVA, Članak 37. | Predlažem dodavanje nekih odredbi koje se nalaze u aktualnom Pravilniku o zaštiti i čuvanju arhivskog i registraturnog gradiva izvan arhiva (NN 63/04), a nisu navedene u ovome prijedlogu Pravilnika. Predlažem dodavanje stavka 4.: "Odluku o izlučivanju donosi odgovorna osoba stvaratelja, u skladu s rješenjem nadležnog arhiva. Ova odluka obvezno sadržava navod o načinu, vremenu, mjestu i izvršitelju izlučivanja i uništavanja izlučenoga gradiva. Odluci se prilaže popis gradiva za izlučivanje koji je odobrio nadležni arhiv." Predlažem dodavanje stavka 5.: "O postupku uništavanja izlučenoga gradiva sastavlja se zapisnik. Jedan primjerak zapisnika dostavlja se nadležnom arhivu". | Nije prihvaćen | Navedena materija je regulirana Pravilnikom. |
| 73 | Koprivničko-križevačka županija | VII. IZLUČIVANJE GRADIVA, Članak 37. | U naslovu iznad članka 37. riječ: „uništenje“ treba zamijeniti s riječju: „uništavanje“, iako je riječ o sinonimima budući da članak 12. Zakona o arhivskom gradivu i arhivima („Narodne novine“, broj 61/18. i 98/19.), koristi riječ: „uništavanje“ njoj treba dati prednost. U 37. stavku 2. riječ: „uništenja“ treba zamijeniti s riječju: „uništavanja“, iako je riječ o sinonimima budući da članak 12. Zakona o arhivskom gradivu i arhivima („Narodne novine“, broj 61/18. i 98/19.), koristi riječ: „uništavanje“ njoj treba dati prednost. | Prihvaćen | Prihvaćeno |
| 74 | ANA BUBAŠ | VIII. PREDAJA GRADIVA ARHIVU, Članak 39. | S obzirom da je Zakonom o arhivskom gradivu i arhivima čl.14. st.1 i 2 definirano da se digitalno gradivo dostavlja nakon 10 godina, a analogno gradivo do 30 godina od nastanka, kako se postupa u slučaju kada postoji javno arhivsko gradivo u fizičkom i digitalnom obliku? Koja verzija arhivskog gradiva će se u tom slučaju predavati nadležnom arhivu? I kako će se arhiv obavijestiti da su predana oba formata gradiva, te koja je veza između njih? Ako je potrebno predati oba formata, hoće li se predavati istovremeno ili odvojeno sukladno propisanom u Zakonu? Ako se predaju odvojeno, mora li tijelo koje predaje digitalno arhivsko gradivo po isteku 10 godina isto uništiti a i dalje čuvati fizičko gradivo do isteka 30 godina? Ovo bi mogao biti problem jer većini tijela digitalna kopija gradiva više koristi u radu nego fizička. | Nije prihvaćen | Ne postoji prijedlog ni primjedba. |
| 75 | ANA BUBAŠ | VIII. PREDAJA GRADIVA ARHIVU, Članak 40. | Čl.10 st.1 što se događa sa digitalnim gradivom kod stvaratelja nakon predaje u nadležni arhiv? Uništava li se digitalni primjerak kod tijela (stvaratelja/posjednika)? Ako da u kojem trenutku se uništava? Kada tijelo zaprimi rješenje o predaji gradiva nadležnom arhivu ili tek nakon što državni arhiv izvrši provjeru ispravnosti zaprimljenog gradiva (npr. da je dostavljeno gradivo čitljivo)? Osim toga kako će se gradivo preuzimati automatiziranim povremenim pobiranjem? Hoće li postojati definirani protokoli za razmjenu gradiva između tijela koja stvaraju gradivo i nadležnih arhiva? Ukoliko se gradivo preuzima automatiziranim pobiranjem, kako se postupa s gradivom u informacijskom sustavu tijela koje je izvor gradiva? Kada će i temeljem kojih pravila isto biti obrisano? | Nije prihvaćen | Ne postoji prijedlog ni primjedba. |
| 76 | EDVIN BURŠIĆ | VIII. PREDAJA GRADIVA ARHIVU, Članak 40. | Nedostaje pojam autentičnosti. | Prihvaćen | Prihvaćeno |
| 77 | ANA BUBAŠ | VIII. PREDAJA GRADIVA ARHIVU, Članak 41. | Čl.41 st.3 što u slučaju da je stvaratelju potrebno gradivo u digitalnom obliku za obavljanje svoje djelatnosti? Ostaje li kopija digitalnog gradiva kod stvaratelja nakon što se obavi predaja nadležnom arhivu? Ili se gradivo mora uništiti bez obzira što je stvaratelju potrebno gradivo za obavljanje svoje djelatnosti? Ako se ne uništava odmah po predaji, je li ga potrebno uništiti u nekom kasnijem trenutku? Koji je postupak (uništenja) kad je arhiv već preuzeo digitalno gradivo u digitalnom obliku, a stvaratelj više ne treba gradivo za obavljanje djelatnosti – predaje li tada i fizičke primjerke arhivu te uništava li digitalne? | Nije prihvaćen | Ne postoji prijedlog ni primjedba. |
| 78 | Tomislav Car | VIII. PREDAJA GRADIVA ARHIVU, Članak 42. | U navedenom stavku nije precizirano tko snosi troškove predaje gradiva stoga predlažemo nadopunu stavka: Prijedlog: Troškove predaje, sređivanja, popisivanja, opremanja i pretvorbe u digitalni oblik gradiva koje je preuzeto u arhiv prema odredbi stavka 1. ovog članka snosi stvaratelj čije je gradivo preuzeto. | Nije prihvaćen | Sve troškove snosi stvaratelj. |
| 79 | Državni arhiv u Rijeci | VIII. PREDAJA GRADIVA ARHIVU, Članak 42. | Iza članka 42. dodati novi članak koji glasi: "1) Stvaratelj koji čuvanje svoga gradiva povjerava drugoj osobi dužan je ugovorom urediti odgovornost za provođenje mjera zaštite gradiva i za štetu koja bi nastala uslijed gubitka, oštećenja ili neovlaštenog pristupa gradivu, gubitka cjelovitosti, vjerodostojnosti podrijetla ili čitljivosti gradiva ili uslijed nesavjesnog upravljanja gradivom. (2) Odredbe vezane za pohranu zaštitu gradiva koje se odnose na stvaratelja jednako se odnose i na drugu osobu kojoj je stvaratelj povjerio svoje gradivo na čuvanje. | Nije prihvaćen | Prijedlog nije predmet ovog Pravilnika. |
| 80 | Koprivničko-križevačka županija | VIII. PREDAJA GRADIVA ARHIVU, Članak 43. | U članku 43. stavku 2. riječi: „Dokumentu o primopredaji“ treba zamijeniti s riječima: „Dokumentu iz stavka 1. ovog članka“ , a riječi: „je predmet primopredaje“ se treba zamijeniti s riječima: „se predaje“. Naime dokument kojim se nadležni arhiv i predavatelj arhivskog gradiva utvrđuju predaju gradiva se uređuje sa stavkom 1. ovog članka, a u člancima 14. do 17. Zakona o arhivskom gradivu i arhivima („Narodne novine“, broj 61/18. i 98/19.) se govori o predaji gradiva, a ne o njegovoj primopredaji i zato se u podzakonskom propisu mora služiti sa zakonskom terminologijom. Dakle Članak 43. stavak 2. prijedloga Pravilnika bi nakon izmjene trebao glasiti: „Dokumentu iz stavka 1. ovog članka obvezno se prilaže popis gradiva koje se predaje.“. | Prihvaćen | Prihaćeno. |
| 81 | Koprivničko-križevačka županija | IX. PRIJELAZNE I ZAVRŠNE ODREDBE, Članak 47. | U članku 47. riječ: „dužni“ treba zamijeniti s riječju: „dužne“ jer se tijela javne vlasti i pravne osobe pišu u ženskom rodu. | Prihvaćen | Prihvaćeno |
| 82 | Tomislav Car | IX. PRIJELAZNE I ZAVRŠNE ODREDBE, Članak 48. | Dopuna prijedlog: revidirati Opći popis gradiva s rokovima čuvanja odnosno donijeti Ogledni popis administrativnih ili općih poslovnih funkcija s rokovima čuvanja | Nije prihvaćen | HDA je navedena dužnost propisana Zakonom o arhivskom gradivu i arhivima. |