Izvješće o provedenom savjetovanju - Savjetovanje s javnošću o Nacrtu prijedloga Uredbe o sadržaju, načinu prikupljanja i obrade, čuvanju i mjerama zaštite podataka u Registru zaposlenih i centraliziranom obračunu plaća u državnoj službi i javnim službama

Redni broj
Korisnik
Područje
Komentar
Status odgovora
Odgovor
1 DAMIR MIKOLJI UREDBA o sadržaju, načinu prikupljanja i obrade, čuvanju i mjerama zaštite podataka u Registru zaposlenih i centraliziranom obračunu plaća u državnoj službi i javnim službama Nužno je predvidjeti periodična unaprjeđenja sustava Registra na temelju povratnih informacija korisnika, s posebnim naglaskom na optimizaciju za obrazovni sektor (škole). Trenutačna struktura nije optimizirana za zaposlenike koji predaju više nastavnih predmeta, što otežava točnost kadrovskih evidencija. Zakon o sustavu unutarnjih kontrola propisuje odgovornost rukovoditelja za kontinuirano poboljšanje poslovnih procesa u cilju povećanja učinkovitosti i djelotvornosti poslovanja. Budući da sustav obuhvaća velik broj zaposlenika u školama , neprilagođenost sustava stvarnim potrebama korisnika povećava rizik od nepouzdanosti kadrovskih i drugih izvještaja. Redovita ažuriranja temeljena na inputima iz prakse nužna su za ispunjenje svrhe Registra u unapređenju upravljanja ljudskim resursima. Primljeno na znanje Tijekom 2026. godine Ministarstvo pravosuđa, uprave i digitalne transformacije planira provesti istraživanje zadovoljstva ovlaštenih korisnika svim funkcionalnostima Registra zaposlenih i centraliziranog obračuna plaća u državnoj službi i javnim službama. Korisnicima će se omogućiti predlaganje unaprjeđenja postojećih funkcionalnosti sustava ili implementacija novih, a analiza upitnika poslužit će kao osnova za izradu smjernica razvoja sustava.
2 SUZANA ANIĆ-ANTIĆ UREDBA o sadržaju, načinu prikupljanja i obrade, čuvanju i mjerama zaštite podataka u Registru zaposlenih i centraliziranom obračunu plaća u državnoj službi i javnim službama Iako je Nacrt uredbe opsežan i detaljan, pojedini elementi vezani uz praktičnu provedbu nisu dovoljno razrađeni. Posebno bi bilo korisno jasnije definirati rokove čuvanja podataka, postupanje s netočnim ili zastarjelim podacima te način informiranja zaposlenika o obradi njihovih osobnih podataka, kako bi se osigurala veća pravna sigurnost i transparentnost. Primljeno na znanje Rok čuvanja podataka je definiran u članku 10. stavku 1. Nacrta prijedloga Uredbe. Za točnost i promjene podataka odgovorni su ovlašteni korisnici kako je definirano u članku 9. Zakona o Registru zaposlenih i centraliziranom obračunu plaća u državnoj službi i javnim službama („Narodne novine“, br. 59/23.). Uvid u podatke o zaposleniku uređen je člankom 8. stavkom 2. Zakona o Registru zaposlenih i centraliziranom obračunu plaća u državnoj službi i javnim službama („Narodne novine“, br. 59/23.). Zbog trenutnog tehnološkog rješenja, informacije o obradi podataka zaposlenika će se realizirati prilikom izrade smjernica razvoja sustava.
3 DAMIR MIKOLJI Sadržaj podataka u Registru i COP-u, Članak 3.   Vezano za stavak 1. točku 5., kojom se širi obuhvat podataka na materijalna prava, naknade i drugi dohodak, predlaže se implementacija sljedećih funkcionalnosti: 1. Uvođenje oznake „Matični poslodavac“ za zaposlenike koji rade u više institucija. 2. Implementacija sustava automatiziranih notifikacija (podsjetnika) za isplatu materijalnih prava koja dospijevaju periodički (npr. jubilarna nagrada). Obrazloženje: Zaposlenici u nepunom radnom vremenu koji rade kod više poslodavaca ostvaruju materijalna prava samo kod jednog (matičnog) poslodavca. Bez tehničkog rješenja koje određuje matičnog poslodavca, sustav generira rizik od dvostrukih isplata iz proračuna. Prema Zakonu o sustavu unutarnjih kontrola, to predstavlja nepravilnost koju je čelnik dužan spriječiti uvođenjem prethodnih kontrola. Sustav notifikacija služi kao kontrolni mehanizam koji osigurava pravodobno i zakonito postupanje. Primljeno na znanje Budući da je ovdje riječ o funkcionalnostima koje se najvećim dijelom primjenjuju u ustanovama školstva, potrebna je analiza mogućnosti postojećeg sustava za implementaciju navedenih funkcionalnosti. Zakon o radu navodi kako osoba koja radi kod više poslodavaca na nepuno radno vrijeme ima više matičnih poslodavaca. Definiranje samo jedne kategorije matičnog poslodavca potrebno je dodatno definirati s nadležnim ministarstvom za resor obrazovanja. Također kao što je navedeno u primjedbi br. 1, ovaj će se prijedlog također razmotriti prilikom izrade smjernica razvoja sustava.
4 DAMIR MIKOLJI Osobni dosje, Članak 7. U Članku 7. predlaže se izmjena stavka 3. i dodavanje novog stavka 5.: „(3) Iznimno od stavka 2. ovoga članka, ako se provjera podataka o stečenoj kvalifikaciji obavlja uvidom u autentični izvor podataka (Digitalni registar diploma / IseVo), u Osobni dosje se odlaže zapis o obavljenoj provjeri generiran iz sustava, koji ima snagu originala. (5) Osobni dosje može se voditi i u elektroničkom obliku unutar informacijskog sustava Registra ili u drugom sustavu za digitalnu pohranu koji ispunjava tehničke standarde sigurnosti sukladno propisima koji uređuju kibernetičku sigurnost i zaštitu osobnih podataka.“ ________________________________________ 1. Digitalna provjera vjerodostojnosti (IseVo): Trenutačni tekst članka 7. stavka 3. zahtijeva ulaganje "preslike isprave ovjerene od strane službene osobe". S obzirom na to da su visoka učilišta obvezna unijeti sve arhivske diplome u Digitalni registar do kraja 2025. godine potrebno je priznati digitalni "otisak" provjere iz IseVo sustava kao relevantan dokument u dosjeu. 2. Potrebno je jasno propisati da digitalni dosje nije samo "opcija", već ravnopravan oblik zbirke isprava, čime se eliminira potreba za fizičkim arhivama u uredima kadrovskih službi, što je izravno u skladu sa svrhom unaprjeđenja upravljanja ljudskim resursima. Primljeno na znanje Jedno je od načela državne informacijske infrastrukture je načelo jednokratnosti unosa podataka, odnosno „samo jednom“, te će se daljnji razvoj sustava planirati u smjeru osiguranja automatskog povlačenja potrebnih podataka iz matičnih registara koji su spremni za integraciju s ostalim sustavima (uključujući IseVo) putem Državne sabirnice, kao i formiranje digitalnoga osobnog dosjea u uskoj suradnji s resornim ministarstvima te uzimajući u obzir zakonski okvir. Kao što je navedeno u primjedbi br. 1, ovaj će se prijedlog također razmotriti prilikom izrade smjernica razvoja sustava.
5 DAMIR MIKOLJI Korištenje i obrada podataka, Članak 9. Predlaže se dopuna odredbi koje uređuju korištenje i obradu podataka sljedećim stavkom: „Pravodobnim i točnim unosom te održavanjem podataka u Registru i COP-u sukladno odredbama ove Uredbe, smatra se da su javne službe ispunile obvezu vođenja i održavanja evidencije o radnicima propisane općim propisima o radu, u dijelu u kojem su ti podaci sadržani u Registru.“ Obrazloženje: Svrha Registra je upravljanje rashodima za zaposlene kroz standardizaciju obračuna plaća te unaprjeđenje procesa upravljanja ljudskim resursima. Budući da Registar predstavlja centralizirani poslovno-informatički sustav za potporu procesima u javnom sektoru koji već obuhvaća oko 265.000 zaposlenih u 2.003 institucije, on predstavlja najsigurniji i najprecizniji izvor podataka o radnim odnosima. Paralelno vođenje evidencija o radnicima prema općim propisima o radu (Pravilnik o sadržaju i načinu vođenja evidencije o radnicima) stvara nepotrebno administrativno opterećenje i dupliciranje podataka, što je u suprotnosti s ciljem unaprjeđenja procesa upravljanja ljudskim resursima. S obzirom na to da je sustav Registra i COP-a usklađen s najnovijim sigurnosnim normama i Zakonom o kibernetičkoj sigurnosti, on pruža višu razinu zaštite podataka i informacijske sigurnosti od bilo kojih zasebnih internih baza javnih službi. Ovakvom odredbom osigurava se načelo "samo jednom" pri prikupljanju podataka, smanjuje se mogućnost pogreške pri višestrukom unosu te se podiže pravna sigurnost. Primljeno na znanje Jedno je od načela državne informacijske infrastrukture je načelo jednokratnosti unosa podataka, odnosno „samo jednom“, te će se daljnji razvoj sustava planirati u smjeru osiguranja automatskog povlačenja potrebnih podataka iz matičnih registara koji su spremni za integraciju s ostalim sustavima. Kao što je već navedeno u primjedbi br. 1, ovaj će se prijedlog također razmotriti prilikom izrade smjernica razvoja sustava.