OPĆE ODREDBE

Članak 1.

Ovim Pravilnikom propisuje se sadržaj matice zatvorenika, matice istražnih zatvorenika, matice maloljetnika i matice kažnjenika koje se vode u kaznionicama, zatvorima, odgojnim zavodima i Centru za dijagnostiku u Zagrebu (u daljnjem tekstu: kaznena tijela) te središnje matice pri Središnjem uredu za zatvorski sustav uprave nadležne za zatvorski sustav (u daljnjem tekstu: Središnji ured), način vođenja i uvida te čuvanja upisanih podataka, kao i druga pitanja od značaja za praćenje zakonitog izvršavanja kazne zatvora, kazne maloljetničkog zatvora, mjere istražnog zatvora, kazne zatvora izrečene u prekršajnom postupku, novčane kazne zamijenjene kaznom zatvora izrečene u kaznenom, prekršajnom ili drugom sudskom postupku, mjere prekršajnog zadržavanja i odgojne mjere upućivanja u odgojni zavod, te provedbu pojedinačnog programa izvršavanja kazne zatvora (u daljnjem tekstu: program izvršavanja) i pojedinačnog programa postupanja (u daljnjem tekstu: program postupanja).

Članak 2.

Riječi i pojmovni sklopovi koji imaju rodno značenje bez obzira na to jesu li u ovom Pravilniku korišteni u muškom ili ženskom rodu odnose se jednako na muški i ženski rod.

Članak 3.

Radi zakonitog izvršavanja kazne zatvora, kazne dugotrajnog zatvora, kazne maloljetničkog zatvora, mjere istražnog zatvora, kazne zatvora izrečene u prekršajnom postupku, novčane kazne zamijenjene kaznom zatvora, mjere prekršajnog zadržavanja i odgojne mjere upućivanja u odgojni zavod, kaznena tijela prikupljaju, upisuju, objedinjuju i pohranjuju podatke u maticu zatvorenika, maticu istražnih zatvorenika, maticu kažnjenika i maticu maloljetnika.

Članak 4.

Pojedini izrazi u ovom Pravilniku imaju sljedeće značenje:

1. Osoba lišena slobode je osoba kojoj je u kaznenom postupku određen istražni zatvor, osoba kojoj je u prekršajnom postupku određeno prekršajno zadržavanje, osoba kojoj je izrečena kazna zatvora u kaznenom, prekršajnom ili drugom sudskom postupku ili je izrečena novčana kazna zamijenjena kaznom zatvora, osoba kojoj je izrečena kazna maloljetničkog zatvora i osoba kojoj je izrečena odgojna mjera upućivanja u odgojni zavod.
2. Matica zatvorenika je skup pojedinačnih podataka o zatvorenicima na izvršavanju kazne zatvora, kazne dugotrajnog zatvora i kazne maloljetničkog zatvora.
3. Matica istražnih zatvorenika je skup pojedinačnih podataka o istražnim zatvorenicima kojima je određena mjera istražnog zatvora.
4. Matica kažnjeni ka je skup pojedinačnih podataka o kažnjenicima kojima je u prekršajnom postupku izrečena kazna zatvora ili je novčana kazna zamijenjena kaznom zatvora ili je određena mjera prekršajnog zadržavanja.
5. Matica maloljetnika je skup pojedinačnih podataka o maloljetnicima na izvršavanju odgojne mjere upućivanja u odgojni zavod.
6. Središnja matica je skup podataka iz matice zatvorenika, istražnih zatvorenika, maloljetnika i kažnjenika.
7. Osobnik zatvorenika je skup podataka i dokumenata o zatvoreniku i tijeku izvršavanja kazne zatvora.
8. Osobni list kažnjenika je skup podataka i dokumenata o kažnjeniku i tijeku izvršavanja prekršajne kazne zatvora ili novčane kazne zamijenjene kaznom zatvora ili mjere prekršajnog zadržavanja.
9. Očevidnik istražnog zatvorenika je skup podataka i dokumenata o istražnom zatvoreniku i tijeku izvršavanja istražnog zatvora.
10. Osobnik maloljetnika je skup podataka i dokumenata o maloljetniku i tijeku izvršavanja odgojne mjere.
11. Pomoćne evidencije su evidencije koje sadrže podatke o tjeralicama, najavljenim dolascima zatvorenika, neodazivanju na izdržavanje kazne, sudskim ročištima, sprovođenjima osoba lišenih slobode, liječenjima izvan kaznionice odnosno zatvora, premještajima i slično.
12. Evidencija prolaznih je evidencija koja sadrži podatke o osobama lišenim slobode koje su privremeno smještene u drugo kazneno tijelo zbog potrebe liječenja, vještačenja, sudjelovanja na sudskom ročištu ili po tjeralici.
13. Evidencije na poslovima radnih mjesta osiguranja su evidencije koje vode službenici pravosudne policije radi praćenja obavljanja poslova osiguranja i postupanja s osobama lišenim slobode.

MATICE I UPIS PODATAKA

Članak 5.

Matice koje se vode u kaznenim tijelima jesu:

1. Matica zatvorenika

2. Matica istražnih zatvorenika

3. Matica kažnjenika

4. Matica maloljetnika.

Članak 6.

(1) Svaka matica sastoji se od svih pojedinačnih upisa vezanih uz osobu zaprimljenu u kazneno tijelo.

(2) Svaki upis označen je rednim brojem i godinom upisa koji ujedno predstavlja i matični broj upisane osobe.

(3) Svaki upis u maticu mora imati pripadni uredski predmet i nositi oznaku sukladno općem propisu kojim se uređuje uredsko poslovanje.

Članak 7.

Upis u matice obavljaju ovlaštene službene osobe kaznenih tijela sukladno rasporedu na radno mjesto.

Članak 8.

(1) Podaci koji se upisuju u matice jesu službena i profesionalna tajna.

(2) Pristup upisanim podacima iz stavka 1. ovog članka dozvoljen je službenicima sukladno opisu poslova i zadaća radnoga mjesta i ovlaštenim službenim osobama sukladno odredbama Zakona.

(3) Za službene potrebe, osobe iz stavka 2. ovoga članka mogu pribaviti upisane podatke iz matica.

(4) Upisani podaci iz matica dostavit će se na zahtjev državnog odvjetništva, suda, ministarstva nadležnog za unutarnje poslove, drugih tijela, pravnih ili fizičkih osoba sukladno odredbama zakona kojima je uređeno izvršavanje kaznenopravnih sankcija i mjera, prema statusu osobe lišene slobode.

Članak 9.

(1) Matice u kaznenim tijelima vode se u pisanom i elektroničkom obliku.

(2) Pisano vođene matice trajno se čuvaju.

(3) Elektronički podaci pohranjuju se i trajno čuvaju.

(4) Ministarstvo nadležno za poslove pravosuđa osigurava potrebne tehničke preduvjete za sigurnost i pohranu podataka u skladu s propisanim procedurama i standardima struke.

Članak 10.

(1) Postupak upisa u matice je žuran te se obavlja u elektroničkom i pisanom obliku odmah po prijamu, a najkasnije u roku od 72 sata od prijama osobe lišene slobode u kazneno tijelo.

(2) Iznimno, u slučaju tri ili više uzastopnih neradnih dana, zbog čega bi rok iz stavka 1. nastupio na neradni dan, upis se obavlja prvi sljedeći radni dan.

Članak 11.

(1) Središnja matica je skup elektroničkih podataka koji se preuzimaju iz matice zatvorenika, matice istražnih zatvorenika, matice maloljetnika i matice kažnjenika, upisanih u svim kaznenim tijelima.

(2) Pristup upisanim podacima iz stavka 1. ovog članka dozvoljen je službenicima Središnjeg ureda sukladno opisu poslova i zadaća radnoga mjesta i ovlaštenim službenim osobama sukladno odredbama Zakona.

Članak 12.

(1) Od osoba lišenih slobode po prijamu ili tijekom izvršavanja kazne ili mjere uzimaju se biometrijski podaci kao što su otisci papilarnih linija, dlanova, stopala, fotografije, prikazi lica i drugo, sukladno posebnim propisima o obradi biometrijskih podataka.

(2) Do osiguravanja uvjeta za uzimanje biometrijskih podataka iz stavka 1. ovog članka, od osoba lišenih slobode uzimaju se otisci papilarnih linija te se osobe fotografiraju.

(3) Fotografija prikazuje osobu na bijeloj pozadini te ne smije prikazivati druge osobe ili predmete. Osoba se fotografira s neutralnim izrazom lica, jasno prepoznatljivih očiju i zatvorenih usta na frontalnoj snimci.

(4) Pokrivala za glavu nisu dopuštena, osim iz vjerskih razloga. U tom slučaju lice mora biti prepoznatljivo od donjeg ruba brade do čela.  

(5) Fotografiranje se ponavlja svakih pet godina ili po potrebi ranije.

(6) Biometrijski podaci mogu se koristiti za identifikaciju osoba lišenih slobode.

A) MATICA  I OSOBNIK ZATVORENIKA

Matica zatvorenika

Članak 13.

U matičnu knjigu zatvorenika koja se vodi u pisanom obliku upisuje se:

1. naziv kaznionice ili zatvora
2. redni broj upisa i godina upisa
3. datum i sat zaprimanja
4. način dolaska
5. kaznionica/zatvor iz koje je zatvorenik zaprimljen
6. ime
7. prezime
8. nadimak
9. OIB
10. ime oca/majke
11. datum rođenja
12. mjesto, općina i država rođenja
13. adresa prebivališta ili boravišta, mjesto i država
14. stupanj i vrsta obrazovanja
15. rješenje o upućivanju (naziv suda, broj i datum rješenja)
16. presuda prvog stupnja (naziv suda, broj i datum presude)
17. presuda drugog stupnja (naziv suda, broj i datum presude)
18. presuda trećeg stupnja (naziv suda, broj i datum presude)
19. presuda po izvanrednom pravnom lijeku (naziv suda, broj i datum presude)
20. kazneno djelo (članak, stavak, zakon)
21. vrsta i visina kazne
22. vrijeme lišavanja slobode koje se uračunava u kaznu zatvora (istražni zatvor, izdržavanje kazne i dr.)
23. podaci o izmjenama kazne (prekid, bijeg, pomilovanje, obnova kaznenog postupka i dr.)
24. sigurnosna mjera (članak, stavak, zakon)
25. datum početka kazne
26. datum isteka kazne
27. datum uvjetnog otpusta (naziv suda, broj i datum rješenja)
28. datum, sat i osnova otpusta
29. upućen/premješten u drugu kaznionicu/zatvor/Centar za dijagnostiku u Zagrebu (u daljnjem tekstu: Centar), naziv donostitelja rješenja ili odluke, broj i datum
30. napomene.

Članak 14.

U matičnu knjigu zatvorenika koja se vodi u elektroničkom obliku upisuje se:

1. naziv kaznionice/zatvora
2. redni broj upisa
3. godina upisa
4. odjel
5. ime
6. prezime
7. nadimak
8. OIB
9. ime oca/majke
10. spol
11. datum rođenja
12. mjesto rođenja
13. država rođenja
14. državljanstvo
15. nacionalnost (uz privolu)
16. vjeroispovijest (uz privolu)
17. adresa prebivališta ili boravišta
18. mjesto
19. općina
20. županija
21. država
22. bračno stanje
23. broj djece
24. broj maloljetne djece
25. broj punoljetne djece
26. stupanj i vrsta obrazovanja
27. zanimanje
28. ranija osuđivanost na zatvorsku kaznu
29. ranija osuđivanost na nezatvorsku kaznu
30. prekršajna kažnjavanost
31. postupci u tijeku
32. način dolaska
33. došao iz (naziv kaznionice/zatvora od kuda je zatvorenik došao)
34. rješenje o upućivanju (naziv suda, broj i datum rješenja)
35. presuda prvog stupnja (naziv suda, broj i datum presude)
36. datum pravomoćnosti presude
37. presuda drugog stupnja (naziv suda, broj i datum presude)
38. presuda trećeg stupnja (naziv suda, broj i datum presude)
39. presuda po izvanrednom pravnom lijeku (stvaratelj dokumenta, poslovni broj i datum dokumenta)
40. izmjena kazne izdržavanja (upisuju se podaci o rješenju o pomilovanju, podaci o obnovi kaznenog postupka i dr., koji sadrže podatke o stvaratelju dokumenta, poslovnom broju i datumu dokumenta, te podatak o novoj visini kazne-godina/mjesec/dan)
41. prekid kazne (stvaratelj dokumenta, poslovni broj i datum, trajanje prekida kazne)
42. trajanje bijega (podaci iz zapisnika o bijegu)
43. članak, stavak, zakon
44. osnovni članak
45. osnovni stavak
46. zakon
47. glava zakona
48. sigurnosna mjera (članak, stavak, zakon, naziv i trajanje mjere)
49. visina kazne
50. vrijeme lišavanja slobode koje se uračunava u kaznu zatvora (istražni zatvor, izdržavanje kazne i dr.)
51. ukupno trajanje za izdržati
52. datum zaprimanja
53. datum početka kazne
54. datum isteka kazne
55. datum i osnova otpusta
56. trenutni status predmeta
57. upućen/premješten u drugu kaznionicu/zatvor/Centar (naziv donostitelja rješenja ili odluke, broj i datum)
58. vrsta premještaja (iz zatvorenog u zatvoreni, iz zatvorenog u blaže uvjete i dr.)
59. napomene.

Osobnik zatvorenika

Članak 15.

U kaznionicama, zatvorima i Centru vodi se osobnik zatvorenika u elektroničkom i pisanom obliku.

Članak 16.

(1) Osobnik zatvorenika sastoji se od omota osobnika i mapa u koje se upisuju podaci o zatvoreniku i ulaže dokumentacija potrebna za praćenje zakonitog izvršavanja kazne zatvora i provedbu programa izvršavanja.

(2) Osobnik zatvorenika čuva se u prozirnom omotu spisa.

Članak 17.

Na omotu osobnika nalazi se natpis „Osobnik zatvorenika“ i sljedeći podaci: ime i prezime zatvorenika, OIB zatvorenika, matični broj upisa, fotografija zatvorenika, naslov: naziv ministarstva nadležnog za poslove pravosuđa i unutarnje ustrojstvene jedinice nadležne za zatvorski sustav, naziv kaznionice/zatvora/Centra.

Članak 18.

Mapa I. sadrži sljedeće podatke:

a) naziv kaznenog tijela

b) osobni podaci:

- ime i prezime

- ranija imena i prezimena

- nadimak

- OIB

- ime oca

- ime i rođeno prezime majke

- skrbnik

- datum rođenja

- spol

- mjesto, općina i država rođenja

- državljanstvo

- prebivalište

- boravište

- nacionalnost (uz privolu zatvorenika)

- vjeroispovijest (uz privolu zatvorenika)

- bračno stanje

- broj djece

- broj maloljetne djece

- broj punoljetne djece

- stupanj i vrsta obrazovanja

- zanimanje

- radni status prije nastupa na izdržavanje kazne

- zanimanje prije nastupa na izdržavanje kazne

- napomene.

c) podaci o kazni u nastupu:

- vrsta kazne

- visina kazne

- kazna za izdržati

- sigurnosna mjera

- trajanje mjere

- kazneno djelo (članak i stavak zakona)

- supočinitelji

- podaci o presudi (naziv i mjesto suda, broj i datum presude)

- djelomično uvjetovana

- sud upućivanja i broj rješenja

- vrijeme lišavanja slobode koje se uračunava u kaznu zatvora (istražni zatvor, izdržavanje kazne i dr.)

- datum prijama u Centar

- datum i sat prijama u kaznionicu ili zatvor

- način dolaska u kazneno tijelo: sam se javio, premješten, upućen iz Centra, priveden sa slobode, priveden iz istražnog zatvora, izručen/predan

- kazneno tijelo iz kojeg je zaprimljen

- država kod izručenja/predaje

- početak izdržavanja kazne

- istek kazne

- prekid kazne

- trajanje prekida

- bijeg

- trajanje bijega

- pomilovanje, obnova kaznenog postupka i dr.

- datum, sat i osnova otpusta.

d) podaci o osuđivanosti, kažnjavanosti i postupcima u tijeku:

- ranija osuđivanost na zatvorsku kaznu

- ranija osuđivanost na nezatvorsku kaznu

- prekršajna kažnjavanost

- postupci u tijeku.

e) podaci o članovima obitelji:

- ime i prezime, OIB, odnos (bračni ili izvanbračni partner zatvorenika, životni ili neformalni životni partner zatvorenika, sin - godina rođenja, kći - godina rođenja, otac, majka, brat, sestra, usvojitelj, usvojenik, skrbnik i dr.).

f) napomene/primjedbe

g) osobni opis kod nastupa.

Članak 19.

Mapa II. sadrži presude koje se izvršavaju uz pripadajuće pravomoćno rješenje o upućivanju na izvršavanje kazne i izvadak iz kaznene i prekršajne evidencije, pravomoćne odluke kojima se odobrava prekid kazne, uvjetni otpust, pomilovanje, obustava i druga osnova otpusta.

Članak 20.

Mapa III. sadrži: pojedinačne nalaze i izvješće stručnog tima Centra, nalaz psihijatrijskog vještačenja, primijenjene instrumente, odnosno obrasce za procjenu rizika i potreba u Centru, kaznionici ili zatvoru.

Članak 21.

(1) Mapa IV. sadrži sljedeće obrasce i evidencije:

1. obrazac izvješća liječnika o zdravstvenom stanju s mišljenjem liječnika o sposobnosti za rad, zapažanjima liječnika i drugog medicinskog osoblja o poštivanju uputa liječnika te ponašanju i suradnji zatvorenika u postupku liječenja
2. obrazac izvješća o prijamu, s procjenom rizika i prijedlogom programa izvršavanja
3. obrazac programa izvršavanja
4. evidenciju savjetovanja zatvorenika i zapažanja voditelja programa izvršavanja
5. evidenciju provođenja i rezultata provođenja posebnih programa i drugih specijaliziranih tretmanskih intervencija
6. evidenciju provođenja i rezultata provođenja obrazovanja i aktivnosti slobodnog vremena
7. evidenciju rasporeda na rad i zapažanja službenika koji obavljaju poslove rada i strukovnog obrazovanja o motivaciji za rad i rezultatima rada
8. evidenciju zapažanja službenika koji obavljaju poslove osiguranja o ponašanju zatvorenika i poštivanju kućnog reda
9. evidenciju mjesečnih ocjena članova tima tretmanske skupine
10. evidenciju obrazloženih procjena uspješnosti provedbe programa izvršavanja
11. evidenciju utvrđenih pogodnosti
12. evidenciju korištenja pogodnosti izlazaka, pogodnosti godišnjeg odmora u blažim uvjetima ili izvan kaznenog tijela i izvanrednih izlazaka
13. evidenciju molbi i odluka stručnog tima i upravitelja po molbama (telefon, posjeti, posjeti putem audio-video konferencije, novčani polozi i transakcije, sprovođenja, polog stvari i dr.)
14. evidenciju stegovnih postupaka
15. evidenciju posebnih mjera održavanja reda i sigurnosti
16. evidenciju podnesaka, mišljenja i odluka po podnescima (pritužbe sudu, pravobraniteljima, Središnjem uredu i drugim državnim tijelima, molbe i prijedlozi za pomilovanje, prekid kazne, uvjetni otpust i dr.)

Članak 22.

Mapa V. sadrži socijalnu anketu, životopis zatvorenika, dokaze o srodstvu, popis odobrenih posjetitelja, podatke o odobrenim posjetiteljima, podatke o odobrenim posjetiteljima putem audio-video konferencije, popis odobrenih telefonskih brojeva, punomoći odvjetnika, izjavu zatvorenika o obavještavanju obitelji u slučaju teže bolesti, izjavu zatvorenika želi li raditi, mišljenja, provjere i izvješća drugih tijela (suda, odvjetništva, centra za socijalnu skrb, policije, probacije i dr.).

Članak 23.

Mapa VI. sadrži:

- dokumentaciju u vezi s prijamom zatvorenika u Centar i u kaznionicu, odnosno zatvor

- rješenja, odluke i druge akte izdane zatvoreniku tijekom izdržavanja kazne, izvješća Središnjem uredu, sucu izvršenja i dr.

- dokumentaciju u vezi s prekidom kazne, uvjetnim otpustom, objedinjavanjem kazni, odgovore na upite drugih tijela i dr.

- molbe, žalbe i druge podneske upravi Centra, kaznionice ili zatvora, pisma, izjave zatvorenika

- službene bilješke ovlaštenih službenih osoba i drugih osoba koje sudjeluju u provođenju programa izvršavanja

- ostalu popratnu dokumentaciju vezanu uz izvršavanje kazne.

Članak 24.

Mapa VII. sadrži dokumentaciju u vezi s postupcima u tijeku (dostavnice, nalozi za sprovođenje, izvješća nakon obavljenog sprovođenja, presude koje se ne izvršavaju, evidencija postupaka u tijeku i dr.).

Članak 25.

Mapa VIII. sadrži odluke o stegovnoj odgovornosti zatvorenika, dokumentaciju o posebnim mjerama održavanja reda i sigurnosti, zapisnike o testiranju zatvorenika na psihoaktivna sredstva.

B) MATICA I OČEVIDNIK ISTRAŽNIH ZATVORENIKA

Matica istražnih zatvorenika

Članak 26.

(1) Radi zakonitog izvršavanja mjere istražnog zatvora, zatvori, odnosno kaznionice prikupljaju, upisuju, objedinjuju i pohranjuju podatke u maticu istražnih zatvorenika.

(2) Matica istražnih zatvorenika vodi se u elektroničkom i pisanom obliku u zatvoru ili odjelu kaznionice u kojemu se izvršava mjera istražnog zatvora.

Članak 27.

U matičnu knjigu istražnih zatvorenika koja se vodi u pisanom obliku upisuje se:

1. naziv zatvora ili kaznionice
2. redni broj upisa i godina upisa
3. datum i sat zaprimanja u zatvor, odnosno kaznionicu
4. datum i sat početka istražnog zatvora
5. način dolaska
6. kaznionica/zatvor iz koje je istražni zatvorenik zaprimljen,
7. ime
8. prezime
9. nadimak
10. OIB
11. ime oca/majke
12. datum rođenja
13. mjesto, općina i država rođenja
14. adresa prebivališta ili boravišta, mjesto, županija i država
15. stupanj i vrsta obrazovanja
16. rješenje o određivanju istražnog zatvora (naziv suda, broj i datum rješenja)
17. rješenje o produljenju istražnog zatvora (naziv suda, broj i datum rješenja)
18. broj optužnice (tijelo koje je donijelo optužnicu, broj i datum)
19. članak, stavak, zakon
20. datum isteka istražnog zatvora
21. rješenje o ukidanju istražnog zatvora (naziv suda, broj i datum rješenja)
22. datum, sat i osnova otpusta
23. rješenje/odluka o premještaju/upućivanju u drugo kazneno tijelo (naziv donostitelja rješenja ili odluke, broj i datum)
24. napomene.

Članak 28.

U matičnu knjigu istražnih zatvorenika koja se vodi u elektroničkom obliku upisuje se :

1. naziv zatvora ili kaznionice
2. redni broj i godina upisa
3. odjel
4. ime
5. prezime
6. nadimak
7. OIB
8. ime oca/majke
9. spol
10. datum rođenja
11. mjesto, općina rođenja
12. država rođenja
13. državljanstvo
14. nacionalnost (uz privolu)
15. vjeroispovijest (uz privolu)
16. adresa prebivališta ili boravišta
17. mjesto prebivališta ili boravišta
18. općina prebivališta ili boravišta
19. županija prebivališta ili boravišta
20. država
21. stupanj i vrsta obrazovanja
22. zanimanje
23. način dolaska
24. došao iz (naziv kaznionice/zatvora od kuda je zatvorenik došao)
25. kazneno djelo/članak
26. osnovni članak
27. osnovni stavak
28. zakon
29. glava zakona
30. sud koji je odredio istražni zatvor
31. broj rješenja o određivanju istražnog zatvora
32. datum rješenja o određivanju istražnog zatvora
33. optužnica (nadležno državno odvjetništvo, broj optužnice, datum donošenja)
34. sud koji je produljio istražni zatvor
35. broj rješenja o produljenju istražnog zatvora
36. datum rješenja o produljenju istražnog zatvora
37. datum i sat zaprimanja
38. datum početka istražnog zatvora
39. trajanje istražnog zatvora (godina/mjesec/dan)
40. datum isteka istražnog zatvora
41. najdulje trajanje istražnog zatvora
42. datum, sat i osnova otpusta
43. trenutni status
44. posebne oznake
45. rješenje/odluka o premještaju/upućivanju u drugo kazneno tijelo (naziv donostitelja rješenja ili odluke, broj i datum)
46. napomene.

Očevidnik

Članak 29.

(1) U zatvorima i posebnim odjelima za izvršavanje mjere istražnog zatvora u kaznionicama vodi se očevidnik istražnog zatvorenika. 

(2) Očevidnik se sastoji od omota očevidnika i mapa u koje se upisuju podaci o istražnom zatvoreniku i ulaže dokumentacija vezana uz tijek izvršavanja mjere istražnog zatvora.

(3) Očevidnik istražnog zatvorenika čuva se u prozirnom omotu spisa.

Članak 30.

Na omotu očevidnika nalazi se naziv: „Očevidnik“ i sljedeći podaci: ime i prezime istražnog zatvorenika, redni broj upisa u maticu (matični broj), OIB, fotografija zatvorenika , naslov: naziv ministarstva nadležnog za poslove pravosuđa i unutarnje ustrojstvene jedinice nadležne za zatvorski sustav, naziv zatvora odnosno kaznionice.

Članak 31.

(1) Mapa I. sadrži podatke iz članka 28. ovog Pravilnika, a u mapu I. ulažu se rješenja o određivanju, produljenju i ukidanju istražnog zatvora, kao i rješenja donesena povodom izjavljenih žalbi na ta rješenja.

(2) U mapu II. ulažu se nalozi za sprovođenje istražnog zatvorenika na sudsko ročište ili nalozi za održavanje sudskog ročišta putem video linka, nalozi za druga sprovođenja istražnog zatvorenika iz istražnog zatvora.

(3) U mapu III. ulažu se dozvole za posjete istražnom zatvoreniku, dozvole za posjete putem audio-video konferencije, dozvole za telefoniranje i sve ostale dozvole istražnom zatvoreniku tijekom izvršavanja mjere istražnog zatvora te drugi podaci i popratna dokumentacija vezana uz posjete, telefoniranje i dopisivanje.

(4) U mapu IV. ulažu se odluke o premještaju u drugi zatvor odnosno kaznionicu, primjeni stegovnih mjera protiv istražnog zatvorenika, zapisnici o testiranju istražnog zatvorenika na psihoaktivna sredstva, podaci i dokumentacija o radu istražnog zatvorenika, izvješće o ponašanju istražnog zatvorenika, mišljenja i zapažanja službenika koji obavljaju poslove tretmana, mišljenja i zapažanja osoba koje pružaju zdravstvenu zaštitu, zapažanja službenika koji obavljaju poslove osiguranja i ostali podaci i dokumentacija koji se odnose na ponašanje istražnog zatvorenika i tijek izvršavanja mjere istražnog zatvora.

C) MATICA I OSOBNI LIST KAŽNJENIKA

Matica kažnjenika

Članak 32.

U matičnu knjigu kažnjenika koja se vodi u pisanom obliku upisuje se:

1. naziv zatvora ili kaznionice
2. redni broj upisa i godina upisa
3. datum i sat zaprimanja
4. način dolaska
5. došao iz (naziv kaznionice/zatvora od kuda je zatvorenik došao)
6. datum početka kazne/mjere
7. ime
8. prezime
9. nadimak
10. OIB
11. ime oca/majke
12. datum rođenja
13. mjesto, općina i država rođenja
14. adresa prebivališta ili boravišta, mjesto, općina, županija, država
15. stupanj i vrsta obrazovanja
16. rješenje o upućivanju na izvršavanje prekršajne kazne zatvora (naziv suda, broj i datum rješenja)
17. prvostupanjska presuda (naziv suda, broj i datum presude)
18. drugostupanjska presuda (naziv suda, broj i datum presude)
19. rješenje o prekršajnom zadržavanju (naziv suda, broj i datum rješenja)
20. rješenje o produljenju prekršajnog zadržavanja (naziv suda, broj i datum rješenja)
21. rješenje o ukidanju prekršajnog zadržavanja (naziv suda, broj i datum rješenja)
22. vrsta kazne/mjere (kazna zatvora, novčana kazna zamijenjena kaznom zatvora i prekršajno zadržavanje)
23. visina izrečene kazne/mjere
24. vrijeme lišavanja slobode koje se uračunava u kaznu
25. članak zakona
26. datum isteka kazne/mjere
27. izmjene tijekom kazne/mjere (prekid kazne i dr.)
28. datum, sat i osnova otpusta
29. napomene.

Članak 33.

U matičnu knjigu  kažnjenika koja se vodi u elektroničkom obliku upisuje se:

1. naziv zatvora ili kaznionice
2. redni broj upisa i godina upisa
3. odjel
4. ime
5. prezime
6. nadimak
7. OIB
8. ime oca/majke
9. spol
10. datum rođenja
11. mjesto, općina i država rođenja
12. državljanstvo
13. nacionalnost (uz privolu)
14. vjeroispovijest (uz privolu)
15. adresa prebivališta ili boravišta, mjesto, općina, županija i država
16. bračno stanje
17. broj djece
18. broj maloljetne djece
19. broj punoljetne djece
20. stupanj i vrsta obrazovanja
21. zanimanje
22. ranija osuđivanost na zatvorsku kaznu
23. ranija osuđivanost na nezatvorsku kaznu
24. prekršajna kažnjavanost
25. način dolaska
26. došao iz (naziv kaznionice/zatvora od kuda je zatvorenik došao)
27. rješenje o upućivanju na izvršavanje prekršajne kazne zatvora (naziv suda, broj i datum rješenja)
28. prvostupanjska presuda (naziv suda, broj i datum presude)
29. drugostupanjska presuda (naziv suda, broj i datum presude)
30. rješenje o prekršajnom zadržavanju (naziv suda, broj i datum rješenja)
31. rješenje o produljenju prekršajnog zadržavanja (naziv suda, broj i datum rješenja)
32. rješenje o ukidanju prekršajnog zadržavanja (naziv suda, broj i datum rješenja)
33. vrsta kazne (kazna zatvora, novčana kazna zamijenjena kaznom zatvora i prekršajno zadržavanje)
34. visina izrečene kazne/mjere
35. vrijeme lišavanja slobode koje se uračunava u kaznu
36. članak zakona
37. osnovni članak, stavak, zakon
38. datum i sat zaprimanja
39. datum počeka kazne/mjere
40. datum isteka kazne/mjere
41. izmjene tijekom kazne/mjere (prekid kazne i dr.)
42. datum, sat i osnova otpusta
43. trenutni status
44. posebne oznake
45. upućen/premješten u Centar/drugo kazneno tijelo (naziv donositelja rješenja ili odluke, broj i datum)
46. napomene.

Osobni list kažnjenika

Članak 34

(1) Osobni list kažnjenika sastoji se od omota osobnog lista i mapa u koje se upisuju podaci o kažnjeniku i ulaže dokumentacija potrebna za praćenje zakonitog izvršavanja prekršajne kazne zatvora, novčane kazne zamijenjene kaznom zatvora i mjere prekršajnog zadržavanja.

(2) Osobni list kažnjenika čuva se u prozirnom omotu spisa.

Članak 35.

Na omotu osobnog lista kažnjenika nalazi se naziv „Osobni list kažnjenika“ i sljedeći podaci: ime i prezime kažnjenika, OIB, matični broj upisa, fotografija kažnjenika, naslov: naziv ministarstva nadležnog za poslove pravosuđa i unutarnje ustrojstvene jedinice nadležne za zatvorski sustav, naziv zatvora odnosno kaznionice.

Članak 36.

(1) Mapa I. sadrži podatke iz članka 33. ovog Pravilnika.

(2) Mapa II. sadrži presude koje se izvršavaju uz pripadajuće pravomoćno rješenje o upućivanju na izvršavanje prekršajne kazne, odnosno novčane kazne zamijenjene kaznom zatvora ili rješenje o mjeri prekršajnog zadržavanja.

(3) Mapa III. sadrži dokumentaciju u vezi s prijamom kažnjenika u zatvor, odnosno kaznionicu, rješenja, odluke i druge akte izdane kažnjeniku tijekom izdržavanja kazne i mjere prekršajnog zadržavanja te molbe, žalbe i druge podneske kažnjenika.

(4) Mapa IV. sadrži evidenciju stegovnih postupaka, evidenciju posebnih mjera održavanja reda i sigurnosti, zapisnike o testiranju kažnjenika na psihoaktivna sredstva, mišljenja i zapažanja službenika koji obavljaju poslove tretmana, mišljenja i zapažanja osoba koje pružaju zdravstvenu zaštitu, zapažanja službenika koji obavljaju poslove osiguranja i ostale podatke i dokumentaciju koja se odnosi na ponašanje kažnjenika te podatke i dokumentaciju vezanu uz posjete, posjete putem audio-video konferencije i telefoniranje.

D) MATICA I  OSOBNIK MALOLJETNIKA

Matica maloljetnika

Članak 37.

U matičnu knjigu koja se vodi u pisanom obliku upisuje se:

1. naziv odgojnog zavoda
2. redni broj upisa i godina upisa
3. datum zaprimanja
4. ime
5. prezime
6. nadimak
7. OIB
8. ime oca/majke
9. datum, mjesto i država rođenja
10. državljanstvo
11. nacionalnost (uz privolu)
12. adresa prebivališta ili boravišta, mjesto, općina, županija i država
13. stupanj i vrsta obrazovanja
14. sud koji je izrekao odgojnu mjeru, datum i broj rješenja
15. kazneno djelo (članak, stavak, zakon)
16. sud upućivanja
17. promjene tijekom izvršavanja odgojne mjere
18. datum otpusta iz zavoda
19. osnova otpusta (sud, broj i datum rješenja)
20. napomene.

Članak 38.

U matičnu knjigu koja se vodi u elektroničkom obliku upisuje se:

1. naziv odgojnog zavoda
2. redni broj upisa i godina upisa
3. odjel
4. ime
5. prezime
6. nadimak
7. OIB
8. ime oca/majke
9. spol
10. datum rođenja
11. mjesto rođenja
12. općina rođenja
13. država rođenja
14. državljanstvo
15. nacionalnost (uz privolu)
16. vjeroispovijest (uz privolu)
17. adresa prebivališta ili boravišta
18. mjesto prebivališta ili boravišta
19. općina prebivališta ili boravišta
20. županija prebivališta ili boravišta
21. država prebivališta ili boravišta
22. bračno stanje
23. broj djece
24. stupanj i vrsta obrazovanja
25. zanimanje
26. ranije izrečene odgojne mjere
27. ranije izrečene kazne maloljetničkog zatvora
28. ranije izrečene druge institucionalne sankcije
29. prekršajna kažnjavanost
30. postupci u tijeku
31. način dolaska
32. došao iz ( naziv kaznionice/zatvora od kuda je maloljetnik došao)
33. rješenje o upućivanju (naziv suda i broj rješenja)
34. rješenje prvog stupnja
35. rješenje drugog stupnja
36. rješenje trećeg stupnja
37. bijeg (trajanje bijega)
38. kazneno djelo (članak, stavak, zakon)
39. osnovni članak
40. osnovni stavak
41. zakon
42. glava zakona
43. sigurnosna mjera
44. posebne obveze
45. datum zaprimanja
46. datum početka mjere
47. vrijeme lišavanja slobode koje se uračunava u odgojnu mjeru
48. datum uvjetnog otpusta
49. datum obustave
50. datum i osnova otpusta
51. trenutačni status
52. napomene.

Osobnik maloljetnika

Članak 39.

U odgojnim zavodima vodi se osobnik maloljetnika.

Članak 40.

(1) Osobnik maloljetnika sastoji se od omota osobnika i mapa u koje se upisuju podaci o maloljetniku i ulaže dokumentacija potrebna za praćenje zakonitog izvršavanja odgojne mjere i provedbe programa postupanja.

(2) Osobnik maloljetnika čuva se u prozirnom omotu spisa.

Članak 41.

Na omotu osobnika nalazi se natpis: „Osobnik maloljetnika“ i sljedeći podaci: ime i prezime maloljetnika, OIB maloljetnika, matični broj upisa, fotografija maloljetnika, naslov: naziv ministarstva nadležnog za poslove pravosuđa i unutarnje ustrojstvene jedinice nadležne za zatvorski sustav, naziv odgojnog zavoda.

Članak 42.

Mapa I. sadrži sljedeće podatke:
a) naziv odgojnog zavoda

b) osobni podaci:

- ime i prezime

- nadimak

- OIB

- ime oca

- ime i rođeno prezime majke

- centar za socijalnu skrb

- datum i mjesto rođenja

- prebivalište

- boravište

- državljanstvo

- nacionalnost (uz privolu)

- bračno stanje

- stupanj i vrsta obrazovanja

- ranije odgojne mjere/ranije izrečene kazne maloljetničkog zatvora/ranije izrečene druge institucionalne sankcije

- djelo izvršio kao: mlađi maloljetnik, stariji maloljetnik ili mlađi punoljetnik,

- u vrijeme donošenja rješenja: mlađi maloljetnik, stariji maloljetnik ili mlađi punoljetnik

c) podaci o odgojnoj mjeri:

- kazneno djelo (članak, stavak, zakon)

- sud izricanja odgojne mjere prvog stupnja, broj i datum rješenja

- sud drugog stupnja, broj i datum rješenja

- sud trećeg stupnja, broj i datum rješenja

- datum prijama u odgojni zavod

- početak izvršavanja odgojne mjere

- vrijeme lišavanja slobode koje se uračunava u odgojnu mjeru

- bijeg (trajanje bijega)

- istražni zatvor (trajanje istražnog zatvora)

- supočinitelj (maloljetnik ili punoljetnik)

- ime i prezime nadležnog suca

- datum i osnova otpusta.

d) podaci o obitelji:

- ime i prezime oca

- godina i mjesto rođenja oca

- prebivalište/boravište oca

- državljanstvo oca

- nacionalnost oca (uz privolu)

- stupanj i vrsta obrazovanja oca

- zdravstveno stanje oca

- ime, prezime i rođeno prezime majke

- godina i mjesto rođenja majke

- prebivalište/boravište majke

- državljanstvo majke

- nacionalnost majke (uz privolu)

- stpanj i vrsta obrazovanja majke

- zdravstveno stanje majke

- žive li roditelji zajedno

- ime i prezime braće i sestara, godina rođenja

- braća i sestre koji žive s roditeljima

- braća i sestre koji žive odvojeno

- osuđivanost roditelja

- osuđivanost braće i sestara

- je li maloljetniku određen skrbnik

- ime i prezime skrbnika

- srodnik/službena dužnost ili dr.

e) napomene/primjedbe

f) osobni opis kod nastupa.

Članak 43.

Mapa II. sadrži rješenje o upućivanju na izvršavanje odgojne mjere, izvadak iz kaznene evidencije, izvadak iz prekršajne evidencije i pravomoćnu odluku kojom se obustavlja odgojna mjera ili kojom se maloljetnik uvjetno otpušta s izvršavanja odgojne mjere.

Članak 44.

Mapa III. sadrži: pojedinačne nalaze, izvješće o postupanju u prijamnom odjelu, primijenjene instrumente, odnosno obrasce za procjenu rizika i potreba.

Članak 45.

Mapa IV. sadrži sljedeće obrasce i evidencije:

1. obrazac izvješća liječnika o zdravstvenom stanju s mišljenjem liječnika o sposobnosti za rad, zapažanjima liječnika i drugog medicinskog osoblja o poštivanju uputa liječnika i suradnji maloljetnika u postupku liječenja
2. obrazac izvješća o prijamu, s procjenom rizika i prijedlogom programa postupanja
3. obrazac programa postupanja
4. evidenciju savjetovanja maloljetnika i zapažanja voditelja programa postupanja
5. evidenciju provođenja i rezultata provođenja posebnih programa i drugih specijaliziranih tretmanskih intervencija
6. evidenciju provođenja i rezultata provođenja obrazovanja i aktivnosti slobodnog vremena
7. evidenciju rasporeda na rad i zapažanja službenika koji obavljaju poslove rada i strukovnog obrazovanja o motivaciji za rad i rezultatima rada
8. evidenciju zapažanja službenika koji obavljaju poslove osiguranja o ponašanju maloljetnika
9. evidenciju mjesečnih ocjena članova tima tretmanske skupine
10. evidenciju obrazloženih procjena uspješnosti provedbe programa postupanja
11. evidenciju utvrđenih pogodnosti
12. evidenciju korištenja pogodnosti izlazaka, pogodnosti godišnjeg odmora i izvanrednih izlazaka
13. evidenciju molbi i odluka stručnog tima i upravitelja po molbama (telefon, posjeti, posjeti putem audio-video konferencije, novčani polozi i transakcije, sprovođenja, polog stvari i dr.)
14. evidenciju stegovnih postupaka
15. evidenciju posebnih mjera zaštite i smještaja u posebnu prostoriju
16. evidenciju podnesaka, mišljenja i odluka po podnescima (pritužbe sudu, pravobraniteljima,  Središnjem uredu i drugim državnim tijelima, odluke o obustavi ili uvjetnom otpustu i dr.)

Članak 46.

Mapa V. sadrži plan i program prihvata centra za socijalnu skrb, dokaze o srodstvu, popis odobrenih posjetitelja, podatke o odobrenim posjetiteljima, podatke o odobrenim posjetiteljima putem audio-video konferencije, popis odobrenih telefonskih brojeva, punomoći odvjetnika, izjavu maloljetnika o obavještavanju obitelji u slučaju teže bolesti, izjavu maloljetnika želi li raditi, mišljenja, provjere i izvješća drugih nadležnih tijela (suda, odvjetništva, centra za socijalnu skrb, policije, probacije i dr.).

Članak 47.

Mapa VI. sadrži:

- dokumentaciju u vezi s prijamom maloljetnika u zavod

- rješenja, odluke i druge akte izdane maloljetniku tijekom izvršavanja odgojne mjere,
izvješća Središnjem uredu, nadležnom sudu i dr.

- dokumentaciju u vezi s obustavom odgojne mjere, odgovore na upite drugih tijela i dr.

- molbe, žalbe i druge podneske upravi odgojnog zavoda, pisma, izjave maloljetnika

- službene bilješke ovlaštenih službenih osoba i drugih osoba koje sudjeluju u provedbi programa postupanja

- ostalu popratnu dokumentaciju vezanu uz izvršavanje odgojne mjere.

Članak 48.

Mapa VII. sadrži dokumentaciju u vezi s postupcima u tijeku (dostavnice, nalozi za sprovođenje, izvješća nakon obavljenog sprovođenja, rješenja i presude koje se ne izvršavaju, evidencija postupaka u tijeku).

Članak 49.

Mapa VIII. sadrži odluke o stegovnoj odgovornosti maloljetnika, dokumentaciju o posebnim mjerama zaštite i smještaja u posebnu prostoriju, zapisnike o testiranju maloljetnika na psihoaktivna sredstva.