PRIJEDLOG ZAKONA O ARHIVSKOM GRADIVU I ARHIVIMA

I. USTAVNA OSNOVA ZA DONOŠENJE ZAKONA

Ustavna osnova za donošenje ovoga zakona sadržana je u članku 2. stavku 4., članku 52. te članku 69. stavku 3. Ustava Republike Hrvatske (Narodne novine, br. 85/2010 - pročišćeni tekst i 5/2014 - Odluka Ustavnog suda Republike Hrvatske).

II. OCJENA STANJA, OSNOVNA PITANJA KOJA SE UREĐUJU PREDLOŽENIM ZAKONOM TE POSLJEDICE KOJE ĆE DONOŠENJEM ZAKONA PROIST EĆI

1. Ocjena stanja

Zakonom o arhivskom gradivu i arhivima („Narodne novine“ broj 105/97, 64/00 i 65/09)  izvršene su nužne prilagodbe arhivske službe i načina obavljanja arhivske djelatnosti pravnom i društvenom uređenju koje je uspostavljeno osamostaljenjem Republike Hrvatske. Među ostalim, uređeni su režim zaštite javnog i privatnog arhivskog gradiva i pravni status arhivskog gradiva koje je ranije bilo u društvenom vlasništvu. Nekadašnji povijesni arhivi ustrojeni su u mrežu državnih arhiva, a predviđeno je i osnivanje arhiva jedinica lokalne i područne samouprave, specijaliziranih i privatnih arhiva.

Od donošenja navedenog Zakona došlo je do značajnih promjena u okruženju u kojem djeluju arhivi, koje utječu na način na koji arhivsko gradivo nastaje, na mogućnosti njegova korištenja i na njegovo dugoročno očuvanje. Tijela javne vlasti i drugi stvaratelji dokumentarnog i arhivskog gradiva u znatnoj su mjeri digitalizirali svoje poslovanje i usluge koje pružaju građanima i pravnim subjektima te stvaraju izvorno elektroničko gradivo u raznovrsnim informacijskim sustavima i oblicima. Razina umreženosti koju su omogućile informacijske i komunikacijske tehnologije omogućuje povezivanje i integraciju informacijskih sustava, dijeljenje i učinkovito ponovno korištenje informacija u javnom sektoru te osjetno brži i jednostavniji pristup informacijama.

Kao i svako drugo dokumentarno i arhivsko gradivo, i elektroničko je gradivo potrebno primjereno zaštititi te osigurati njegovo trajno očuvanje i iskoristivost. Zakon o arhivskom gradivu i arhivima iz 1997. godine odnosi se i na ovo gradivo, no postupke i obveze stvaratelja gradiva i samih arhiva u očuvanju gradiva uređuje imajući u vidu prvenstveno klasične oblike gradiva na papiru. Gradivo u elektroničkom obliku nastaje i čuva se u uvjetima stalnoga razvoja informacijskih tehnologija i njihova zastarijevanja te je, da bi moglo biti trajno sačuvano u pouzdanome i iskoristivome obliku, nužno urediti posebne zahtjeve i postupke za njegovo čuvanje i obradu prije i nakon predaje arhivu, posebice postupak pretvorbe (konverzije, migracije) gradiva u oblik za dugoročno čuvanje, bilo da se provodi kod stvaratelja gradiva prije predaje arhivu ili u arhivu kao jedna od mjera za dugoročno očuvanje iskoristivosti gradiva. Uređenje postupka pretvorbe gradiva u oblik za dugotrajno čuvanje i pravnog statusa gradiva u obliku u koji je pretvoreno jedan je od preduvjeta za sustavno preuzimanje u arhiv gradiva u elektroničkom obliku, za što još nema odgovarajućih preduvjeta.

U interesu je i korisnika i stvaratelja arhivskog gradiva da arhivi preuzimaju gradivo u razmjerno kratkom roku nakon što prestane biti potrebno u redovitom poslovanju stvaratelja gradiva. U nekim je zemljama uobičajeni rok od trideset godina od nastanka gradiva skraćen na deset do dvadeset godina. Ranije preuzimanje u arhiv gradiva u elektroničkom obliku preporučljivo je i kao mjera zaštite gradiva koja se može provesti neovisno o tome je li ono još uvijek potrebno njegovu stvaratelju. Zbog nedostatka prostora arhivi u Republici Hrvatskoj nisu preuzeli razmjerno veliku količinu gradiva kojemu je istekao rok za preuzimanje u arhiv, tako da trenutno nema uvjeta za skraćivanje ovog roka.

Drugi čimbenik koji usporava i odgađa preuzimanje gradiva u arhive jest to što se ono prije predaje arhivu u većoj mjeri treba dodatno sređivati i popisivati. Uzrok tomu dobrim dijelom leži u slabljenju intelektualne kontrole i iskoristivosti izvornih metapodataka o gradivu u vremenu koje je proteklo od nastanka do trenutka predaje gradiva arhivu. Kao mjera kojom se želi djelovati na ovaj problem, ovim se Zakonom uvodi obveza ranije dostave popisa gradiva nadležnom arhivu i naglašava važnost koju ima kontinuitet intelektualne, a ne samo fizičke kontrole i čuvanja gradiva.

Radi izgradnje fonda nacionalnog filmskog arhiva još je Zakonom o kinematografiji („Narodne novine“   br oj 47/80, 20/90 i 53/90) bila propisana obveza proizvođača i uvoznika filmova da jedan primjerak svakog proizvedenog ili uvezenog filma predaju Hrvatskom državnom arhivu. Ista je obveza propisana i Zakonom o arhivskom gradivu i arhivima iz 1997. godine. U dijelu koji se odnosi na domaću produkciju ovu je obvezu potrebno zadržati jer se time osigurava dugoročna zaštita i očuvanje nacionalne audiovizualne baštine, u skladu sa Zakonom o audiovizualnim djelatnostima („Narodne novine“ broj 76/07 i 90/11). Odredba o obveznoj predaji arhivu svakog uvezenog filma bila je primjerena vremenu u kojem je svega nekoliko ovlaštenih uvoznika uvozilo razmjerno malen broj filmova namijenjenih prikazivanju u javnoj kinoprikazivačkoj mreži, dok je jedini medij za distribuciju bila filmska vrpca. Suvremene tehnologije i kanali za distribuciju audiovizualnih sadržaja – osobito distribucija mrežnim putem – količinom i raznovrsnošću stranih djela koja se mogu smatrati uvezenima čine model obvezne predaje svakog djela praktično neprovedivim i upitnim, osobito ima li se u vidu da ne uključuje pravo prikazivanja.

U odnosu na privatno dokumentarno i arhivsko gradivo Zakon o arhivskom gradivu i arhivima iz 1997. godine polazi od pretpostavke da je sustav zaštite javnog dokumentarnog i arhivskog gradiva jednako primjeren i kada se radi o privatnom arhivskom gradivu. Pojedini instrumenti zaštite javnog dokumentarnog i arhivskog gradiva motivirani su interesom i pravom javnosti na uvid u djelovanje tijela javne vlasti ili se odnose na upravljanje tekućom dokumentacijom kao gradivom u nastajanju. Takve odredbe nisu uvijek primjenljive niti opravdane kada je riječ o privatnom arhivskom gradivu. Sustav zaštite javnog arhivskog gradiva temelji se na sveobuhvatnosti i uključuje sve javno dokumentarno i arhivsko gradivu. Za razliku od toga, sustav zaštite privatnog arhivskog gradiva uputno je usmjeriti prema onom gradivu za koje je utvrđen određen javni interes temeljem kojeg se vlasnicima gradiva određuju neke obveze i djelomično ograničava pravo slobodnog raspolaganja svojim gradivom.

Zakonom o arhivskom gradivu i arhivima iz 1997. godine dostupnost arhivskog gradiva uređena je prema do tada uvriježenim načelima dostupnosti: postavljen je opći rok nedostupnosti od trideset godina od nastanka dokumenta – osim gradiva koje je od početka bilo namijenjeno javnosti – dok su za gradivo koje sadrži osobne ili tajne podatke određeni dulji rokovi nedostupnosti. Za gradivo koje sadrži tajne podatke određeno je da postaje javno dostupnim pedeset godina od nastanka, ako posebnim propisom nije drukčije određeno. Gradivo koje sadrži osobne podatke prema tom je Zakonu dostupno sedamdeset godina od nastanka dokumenta, odnosno sto godina od rođenja osobe na koju se podaci odnose. Ravnateljima arhiva pri tome je ostavljena mogućnost da, pod određenim uvjetima, odobre korištenje gradiva i prije isteka navedenih rokova, ako je to nužno radi provedbe znanstvenog istraživanja.

Nakon donošenja Zakona o arhivskom gradivu i arhivima iz 1997. godine, u Republici Hrvatskoj na snagu je stupilo nekoliko propisa kojima je dostupnost informacija u posjedu tijela javne vlasti uređena na drukčiji način. Zakonom o pravu na pristup informacijama iz 2003. godine („Narodne novine“ broj 172/03, 144/10, 37/11 i 77/11), a potom i Zakonom o pravu na pristup informacijama iz 2013. godine („Narodne novine“ broj 25/13 i 85/15)  uređeno je pravo domaćih i stranih pravnih i fizičkih osoba na slobodan pristup informacijama u posjedu tijela javne vlasti te određeno kada tijela javne vlasti mogu ili moraju ograničiti ili uskratiti pristup informaciji. Osnovno je pravilo da se pristup informaciji može ograničiti samo u slučajevima kada je to određeno zakonom, odnosno kada postoji zakonom određen javni ili privatni interes ili pravo koji opravdava ograničenje prava pristupa informaciji. Pri tome osoba koja traži uvid u informacije nije dužna iznositi svoje razloge ili dokazivati svoje pravo pristupa te ima pravo dobivenu informaciju javno iznositi.

Zakonom o Pravu na pristup informacijama u pravni poredak Republike Hrvatske implementirane su odredbe Direktive 2003/98/EZ Europskog parlamenta i Vijeća od 17. studenog 2003. o ponovnoj uporabi informacija javnog sektora (SL L 345, 17.11.2003.) i Direktive 2013/37/EZ Europskog parlamenta i Vijeća od 26. lipnja 2013. o izmjeni Direktive 2013/37/EZ o ponovnoj uporabi informacija javnog sektora (SL L 175, 27.6.2013.). Nekoliko odredbi ovog Zakona uređuje pravila za ponovnu uporabu informacija knjižnica, muzeja i arhiva te digitalizaciju informacija u području kulture.

Dostupnost osobnih podataka u posjedu tijela javne vlasti uređena je Zakonom o zaštiti osobnih podataka („Narodne novine“ broj 103/03, 118/06, 41/08, 130/11 i 106/12) koji sadrži odredbe Direktive 95/46/EZ Europskog parlamenta i Vijeća od 24. listopada 1995. godine, o zaštiti pojedinaca u vezi s obradom osobnih podataka i slobodnom prijenosu takvih podataka. U svibnju 2018. godine na snagu će stupiti Uredba (EU) 2016/679 Europskog parlamenta i Vijeća od 27. travnja 2016. o zaštiti pojedinaca u vezi s obradom osobnih podataka i o slobodnom kretanju takvih podataka te o stavljanju izvan snage Direktive 95/46/EZ (Opća uredba o zaštiti podataka). Zakon o arhivskom gradivu i arhivima iz 1997. godine polazi od istog osnovnog načela zaštite osobnih podataka, koje je sadržano u navedenim propisima, no postoji nekoliko elemenata zaštite osobnih podataka koje je potrebno uskladiti ili preciznije odrediti, poput primjene testa razmjernosti i zaštite posebno zaštićenih kategorija osobnih podataka.

Nakon stupanja na snagu Zakona o tajnosti podataka iz 2007. godine („Narodne novine“ broj 79/07 i 86/12) za sve posebne odredbe o ograničenju dostupnosti podataka iz arhivskog gradiva postojao je drugi propis koji isto pitanje uređuje na nešto drukčiji način, uključujući i realnu mogućnost, prema mišljenju tijela nadležnog za provedbu propisa o tajnosti podataka, da primjena odredbi jednog zakona bude u suprotnosti s odredbom drugog zakona.

Slijedom navedenih izmjena u pravnom poretku Republike Hrvatske, do kojih je velikim dijelom došlo u postupku usklađivanja propisa s pravnom stečevinom Europske unije, dio odredbi o dostupnosti i načinu korištenja arhivskog gradiva potrebno je uskladiti s navedenim novijim propisima i načelima od kojih oni polaze, osiguravajući pri tome veću dostupnost i jednostavnije korištenje gradiva, no uz primjerenu zaštitu zakonom zaštićenih osobnih i drugih podataka. Pri tome je važno ukloniti sva ograničenja dostupnosti gradiva koje je nastalo do osamostaljenja Republike Hrvatske, za koja nema uporišta u temeljnim, ustavom i zakonom zaštićenim pravima i vrijednostima. Naime, brojni su dokumenti označeni određenim stupnjem tajnosti ili su predani arhivu uz određena ograničenja dostupnosti za koja više nema osnove.

Zakon o arhivskom gradivu i arhivima iz 1997. godine predviđao je da će se, osim državnih, osnivati i arhivi jedinica lokalne i područne (regionalne) samouprave, pa i drugi javni i privatni arhivi. Međutim, temeljem ovog Zakona nije osnovan niti jedan arhiv izvan mreže područnih državnih arhiva. Odredba o osnivanju arhiva isključivo kao (javnih) ustanova pokazala se ograničavajućim čimbenikom za razvoj arhivske službe i djelatnosti i izvan sustava državnih arhiva. Kako bi se jedinicama područne i mjesne samouprave i uprave te drugim osobama, koje to žele, olakšalo obavljanje arhivske djelatnosti u odnosu na svoje gradivo i osnivanje vlastitih arhiva, potrebno je predvidjeti mogućnost osnivanja arhiva u sastavu, kako je isto pitanje uređeno i u muzejskoj i knjižničnoj djelatnosti i kako je uobičajeno u arhivskim službama većine europskih zemalja. Izostanak razvoja arhivske djelatnosti izvan sustava državnih arhiva u obliku kako je Zakonom bilo predviđeno, utjecao je i na uvjete čuvanja gradiva i razinu stručnoga rada u pojedinim sredinama te mogućnost korištenja gradiva u sredini u kojoj je nastalo i na koju se odnosi.

2. Osnovna pitanja koja se trebaju urediti Zakonom

Zakonom je potrebno urediti cjelovit sustav zaštite, obrade i korištenja dokumentarnog i arhivskog gradiva, obveze stvaratelja i vlasnika arhivskoga i dokumentarnog gradiva, sustav javne arhivske službe te nadležnosti i djelatnost arhiva. Sustavom zaštite treba obuhvatiti sve javno arhivsko i dokumentarno gradivo te ono privatno arhivsko gradivo koje može imati određen kulturni, znanstveni ili povijesni značaj za Republiku Hrvatsku.

Zaštitu javnog dokumentarnog i arhivskog gradiva koje nastaje radom tijela javne vlasti potrebno je urediti tako da se osigura da djelatnost tijela javne vlasti bude primjereno dokumentirana, da se gradivom od nastanka upravlja u uređenim dokumentacijskim sustavima koji štite cjelovitost, vjerodostojnost i uporabivost gradiva i da gradivo bude spremno za predaju nadležnom javnom arhivu i dostupno javnosti čim prestanu postojati razlozi za ograničenje dostupnosti sukladno važećim propisima. Pri tome je važno utvrditi da se mjere zaštite ne odnose samo na same jedinice gradiva, nego i na metapodatke koji se stvaraju u upravljanju gradivom od njegova nastanka i koji su nužni za osiguranje dostupnosti i očuvanje iskoristivosti gradiva dok god se čuva, bilo kod stvaratelja gradiva ili u javnom arhivu.

Tijela javne vlasti u sve većoj mjeri stvaraju gradivo u elektroničkom obliku i u pravilu za upravljanje dokumentacijom koju stvaraju koriste određene informacijske sustave i alate. Za očuvanje gradiva i podataka koji se nalaze u ovakvim sustavima nužno je osigurati da dokumentacija – barem kada je riječ o onoj koja ima trajnu vrijednost – nastaje u obliku koji je prikladan za dugoročno očuvanje ili da se na vrijeme pretvori u takav oblik. Zakonom je stoga potrebno propisati obvezu tijela javne vlasti da u oblikovanju i upravljanju svojim informacijskim sustavima vode računa o zahtjevima dugoročnog očuvanja gradiva i njegove uporabivost. U tu svrhu valja urediti osnovna pravila za pretvorbu gradiva u oblik za dugoročno čuvanje, na način koji će jamčiti očuvanje vjerodostojnosti gradiva i u obliku u koji je pretvoreno.

Zakonom treba urediti postupak kojim se utvrđuje koje dokumentarno gradivo ima svojstvo arhivskog gradiva i koje se dokumentarno gradivo, kada i na koji način može izlučiti i uništiti. Imatelji javnoga arhivskog i dokumentarnog gradiva obvezni su nadležnome arhivu dostavljati popise gradiva koje posjeduju te se zabranjuje uništavanje javnoga arhivskog i dokumentarnog gradiva, osim na način i pod uvjetima koji su utvrđeni ovim Zakonom.

Potrebno je urediti rokove u kojima tijela javne vlasti svoje gradivo trebaju predati nadležnom javnom arhivu i sam postupak predaje gradiva. Ovim prijedlogom Zakona posebno se ističe koliko je važno da se pravovremeno predaju cjeloviti i pouzdani popis gradiva pomoću kojih je gradivo moguće pretraživati i identificirati i ako iz određenih razloga nije predano arhivu.

Radi zaštite i očuvanja privatnoga arhivskog gradiva kao kulturnoga dobra određuju se kriteriji i postupak za utvrđivanje svojstva privatnoga arhivskog gradiva od značaja za Republiku Hrvatsku, vođenje evidencije o takvom gradivu, obveze njegovih vlasnika i imatelja te mjere zaštite. Uređuje se pravo prvokupa koje ima Republika Hrvatska te uvjeti i postupak za iznošenje privatnoga arhivskog gradiva iz zemlje.

Odredbe o dostupnosti i korištenju javnoga arhivskog i dokumentarnog gradiva potrebno je uskladiti s odgovarajućim odredbama Zakona o pravu na pristup informacijama, Zakona o zaštiti osobnih podatka i Zakona o tajnosti podataka te ukloniti određena ograničenja dostupnosti gradiva koje je nastalo do 31. prosinca 1990. godine. Ukida se opći rok nedostupnosti u trajanju od trideset godina te utvrđuje da je javno arhivsko i dokumentarno gradivo dostupno od nastanka ukoliko temeljem ovog ili drugog zakona nije utvrđeno drukčije, budući da su ograničenja dostupnosti uređena drugim zakonima. Također je potrebno jasnije definirati obvezu tijela javne vlasti da prije predaje gradiva arhivu provedu postupke kojima se uklanjaju ograničenja dostupnosti temeljem pojedinih propisa koja više nisu nužna. U pogledu gradiva koje ima poseban značaj za jačanje svijesti o totalitarnim i nedemokratskim režimima u prošlosti i kulture sjećanja na njihove žrtve, potrebno je ukloniti sva ograničenja dostupnosti takvog gradiva, vodeći pri tome računa o zaštiti privatnosti žrtava režima i drugih građana koji nisu bili nositelji ili sudionici u aktivnostima koje su te režime činile totalitarnima i nedemokratskima.

Zakonom je potrebno urediti i organizaciju javne arhivske službe i način rada javnih arhiva. Javnu arhivsku službu čine državni arhivi, arhivi jedinica područne i mjesne samouprave i uprave te drugi javni arhivi. Uz mogućnost da se javni arhivi osnivaju kao javne ustanove, kako je bilo uređeno Zakonom o arhivskom gradivu i arhivima iz 1997. godine, potrebno je omogućiti i osnivanje arhiva u sastavu. Zakonom se uređuju nadležnosti i zadaće javnih arhiva, obvezne evidencije koje se vode u arhivima, uvjeti za osnivanje arhiva (javnih i privatnih), osiguranje sredstava za rad arhiva, upravljanje arhivima, postupak za izbjegavanje sukoba nadležnosti javnih arhiva te matični poslovi javne arhivske službe. Određuju se nadležnosti za obavljanje upravnog, stručnog i inspekcijskog nadzora te posebno uređuju postupak i ovlasti u obavljanju stručnoga nadzora, nadležnost, sastav i način rada Hrvatskog arhivskog vijeća, koje pored poslova utvrđenih ovim Zakonom obavlja i poslove kulturnoga vijeća za arhivsku djelatnost.

Budući da ciljevi koji se žele postići ovim Zakonom uključuju i povećanje dostupnosti i iskoristivosti gradiva, što podrazumijeva i povećanje kapaciteta javnih arhiva za preuzimanje arhivskog gradiva te unapređenje sposobnosti javnih arhiva i stvaratelja arhivskog gradiva za zaštitu i očuvanje gradiva u elektroničkom obliku, potrebno je predvidjeti aktivne mjere kojima će se to postići.

3. Posljedice koje će proisteći donošenjem Zakona

Ovim Zakonom unaprijedit će se i osuvremeniti sustav zaštite arhivskog gradiva u Republici Hrvatskoj te osigurati primjeren pravni okvir za dugoročnu zaštitu gradiva u elektroničkom obliku, uz trajno očuvanje pouzdanosti i svih njegovih bitnih svojstava. Pravno uređena mogućnost digitalizacije gradiva doprinijet će digitalizaciji poslovnih procesa i usluga tijela javne vlasti.

Odredbe propisa koji uređuju dostupnost i korištenje javnog dokumentarnog i arhivskog gradiva bit će usklađene s odgovarajućim odredbama novijih propisa koji uređuju pravo pristupa pojedinim kategorijama informacija u posjedu tijela javne vlasti: Zakona o pravu na pristup informacijama, Zakona o zaštiti osobnih podatka i Zakona o tajnosti podataka. Time će se ukloniti određene nejasnoće i moguće proturječnosti do kojih može doći u primjeni propisa.

Korisnicima arhivskoga gradiva pružit će se povoljniji uvjeti u pogledu dostupnosti i mogućnosti korištenja gradiva.

Uvest će se primjereniji i racionalniji sustav zaštite privatnoga arhivskog gradiva koji osigurava zaštitu ovoga gradiva bez nerazmjernog upliva u prava i interese privatnih pravnih i fizičkih osoba.

Olakšat će se osnivanje i drugih arhiva osim državnih te tako potaknuti razvoj arhivske službe i djelatnosti i izvan mreže državnih arhiva.

III. OCJENA SREDSTAVA POTREBNIH ZA PROVOĐENJE ZAKONA

Za provođenje ovoga Zakona potrebno je osigurati dodatna sredstva u državnom proračunu Republike Hrvatske.

PRIJEDLOG ZAKONA O ARHIVSKOM GRADIVU I ARHIVIMA

I. OPĆE ODREDBE

Predmet Zakona

Članak 1.

(1) Ovim Zakonom uređuju se zaštita i obrada javnog dokumentarnog i arhivskog gradiva, dostupnost i korištenje gradiva u arhivima, zaštita privatnog arhivskog gradiva, sustav javne arhivske službe te nadležnosti i djelatnost arhiva.

(2) Arhivsko je gradivo od interesa za Republiku Hrvatsku i ima njezinu osobitu zaštitu.

Cilj

Članak 2.

Cilj je ovog Zakona:

- osigurati očuvanje javnog dokumentarnog i arhivskog gradiva

- podržati tijela javne vlasti u stvaranju i očuvanju cjelovite i pouzdane dokumentacije o svojoj djelatnosti te doprinijeti povjerenju javnosti u njihov rad

- povećati dostupnost i iskoristivost informacija sadržanih u javnom arhivskom i dokumentarnom gradivu

- pružiti potporu u očuvanju i osiguranju dostupnosti privatnog arhivskog gradiva.

Područje primjene

Članak 3.

Odredbe ovog Zakona primjenjuju se na dokumentarno i arhivsko gradivo nastalo djelovanjem ili u posjedu tijela javne vlasti te na privatno arhivsko gradivo za koje je temeljem članka 21. ovoga Zakona utvrđeno da je od značaja za Republiku Hrvatsku.

Temeljni pojmovi

Članak 4.

U smislu ovoga Zakona pojedini pojmovi imaju sljedeća značenja:

- arhiv je pravna osoba ili ustrojstvena jedinica u sastavu pravne osobe čija je temeljna zadaća čuvati, obrađivati i omogućiti korištenje arhivskog gradiva sukladno odredbama ovoga Zakona

- arhivsko gradivo je dokumentarno gradivo koje se čuva radi trajne vrijednosti za kulturu, znanost ili druge djelatnosti, ili za zaštitu i ostvarivanje prava i interesa osoba i zajednica

- dokumentarno gradivo (dokumentacija) su sve informacije zapisane na bilo kojem mediju, koje su nastale, zaprimljene ili prikupljene u obavljanju djelatnosti pravnih i fizičkih osoba te mogu pružiti uvid u aktivnosti i činjenice povezane s njihovom djelatnošću

- javno dokumentarno i arhivsko gradivo je dokumentarno, odnosno arhivsko gradivo nastalo ili prikupljeno djelatnošću tijela javne vlasti, kao i drugo arhivsko gradivo u vlasništvu Republike Hrvatske, jedinica lokalne i područne (regionalne) samouprave ili pravnih osoba čiji su one osnivači

- privatno arhivsko gradivo je arhivsko gradivo nastalo djelovanjem privatnih pravnih i fizičkih osoba, koje nije nastalo u obavljanju javnih ovlasti i javne službe i nije u vlasništvu Republike Hrvatske ili jedinica područne (regionalne) i lokalne samouprave, odnosno pravnih osoba čiji su oni osnivači ili vlasnici

- tijela javne vlasti su tijela državne uprave, druga državna tijela, tijela jedinica lokalne i područne (regionalne) samouprave, pravne osobe s javnim ovlastima i druge osobe na koje su prenesene javne ovlasti, pravne osobe čiji je osnivač Republika Hrvatska ili jedinica lokalne ili područne (regionalne) samouprave i druge osobe koje obavljaju javnu službu, pravne osobe koje se pretežno financiraju iz državnog proračuna ili iz proračuna jedinica lokalne i područne (regionalne) samouprave, kao i trgovačka društva u kojima Republika Hrvatska i jedinice lokalne i područne (regionalne) samouprave imaju zasebno ili zajedno većinsko vlasništvo

- stvaratelj gradiva je pravna ili fizička osoba, grupa osoba ili ustrojstvena jedinica pravne osobe koja obavlja određenu djelatnost i čijim djelovanjem nastaje dokumentarno, odnosno arhivsko gradivo

- vrednovanje je postupak kojim se utvrđuju rokovi čuvanja dokumentarnoga gradiva te koje dokumentarno gradivo ima svojstvo arhivskoga gradiva

- pismohrana je ustrojstvena jedinica u kojoj se odlaže i čuva arhivsko i dokumentarno gradivo do predaje nadležnom arhivu.

II. UPRAVLJANJE JAVNIM DOKUMENTARNIM GRADIVOM

Obveza dokumentiranja djelatnosti

Članak 5.

Tijela javne vlasti dužna su cjelovito i primjereno dokumentirati svoju djelatnost te čuvati vjerodostojnu i pouzdanu dokumentaciju o svome radu, uključujući i poslove koje su povjerila drugoj osobi da ih obavlja za njih.

Obveza sustavnog upravljanja gradivom

Članak 6.

(1) Tijela javne vlasti dužna su:

- osigurati da dokumentarno gradivo koje posjeduju bude primjereno zaštićeno, sređeno i opisano te dostupno ovlaštenim osobama u uređenom dokumentacijskom sustavu u skladu sa odredbama ovog Zakona

- utvrditi pravila i postupke u upravljanju dokumentacijom i odrediti osobu odgovornu za njihovu primjenu

- osigurati da poslove u upravljanju dokumentacijom obavlja stručno osposobljeno osoblje

- organizirati pismohranu za odlaganje i čuvanje arhivskog i dokumentarnog gradiva

- obavještavati nadležni arhiv o svim značajnijim promjenama u svezi s gradivom i  omogućiti mu uvid u stanje gradiva.

(2) Tijelo javne vlasti odgovorno je za ispunjenje obveza utvrđenih ovim Zakonom i kada obavljanje određenih poslova iz stavka 1. ovog članka povjeri drugom tijelu ili drugoj pravnoj ili fizičkoj osobi.

(3) Uvjeti i način čuvanja, obrade, vrednovanja, izlučivanja i predaje javnog arhivskog i dokumentarnog gradiva te način provjere stručne osposobljenosti za obavljanje poslova u upravljanju dokumentacijom utvrdit će se Pravilnikom o upravljanju javnim dokumentarnim i arhivskim gradivom izvan arhiva koji donosi ministar kulture.

Očuvanje cjelovitosti gradiva

Članak 7.

(1) Javno dokumentarno gradivo ne smije se uništavati osim ako je to dopušteno ovim Zakonom i na način koji je određen temeljem ovog Zakona.

(2) Ako je drugim zakonom ili propisom na temelju zakona utvrđena obveza ili mogućnost uništenja javnoga dokumentarnog gradiva ili određenih podataka koje ono sadrži, to će se gradivo, odnosno podaci, sačuvati i zaštititi do isteka roka čuvanja prema odredbama ovog Zakona, na način koji osigurava zaštitu prava i interesa radi kojih je utvrđena obveza ili mogućnost uništenja.

(3) Ispravci i dodavanje podataka, na koje fizičke i pravne osobe imaju pravo temeljem drugih propisa, mogu se u javnom dokumentarnom gradivu obaviti samo na način koji omogućuje pouzdan naknadni uvid u to koji su podaci ispravljeni ili dodani.

Uporabivost gradiva

Članak 8.

(1) Tijela javne vlasti dužna su osigurati da dokumentacija koja nastaje njihovim radom bude u obliku koji je prikladan za uporabu i izvan dokumentacijskog sustava u kojem je nastala, odnosno da se njome upravlja na način koji omogućuje i olakšava njezinu predaju arhivu i ponovnu uporabu.

(2) Tijelo javne vlasti koje čuva gradivo u takvom obliku ili informacijskom sustavu da je uslijed posebnosti oblika gradiva ili zastarijevanja tehnologije ugroženo dugoročno očuvanje gradiva ili je bitno otežana njegova uporabivost, mora obaviti pretvorbu gradiva u drugi oblik ili oblikovati informacijski sustav tako da se osiguraju dugoročno očuvanje i uporabivost gradiva.

Pretvorba gradiva u drugi oblik

Članak 9.

(1) Dokumentarno i arhivsko gradivo može se radi zaštite, dostupnosti i u druge svrhe pretvoriti u drugi oblik (reproducirati, konvertirati, migrirati).

(2) Gradivo je u obliku u koji je pretvoreno jednakovrijedno izvornome gradivu ako je pretvorba u drugi oblik obavljena tako da pruža razumno jamstvo u pogledu pouzdanosti i uporabivosti gradiva, u skladu sa zahtjevima koji su utvrđeni ovim Zakonom.

(3) Pretvorba gradiva u drugi oblik smatra se pouzdanom:

- ako su sačuvana sva bitna svojstva, sastavnice, učinci i uporabivost izvornoga gradiva

- ako je pretvorba izvršena u takvom obliku i pomoću takve tehnologije i postupaka koji pružaju razumno jamstvo da nije bilo neovlaštenog i nedokumentiranoga dodavanja, mijenjanja ili uklanjanja svojstava gradiva, odnosno pojedinih podataka

- ako je postupak pretvorbe obavljen u skladu s utvrđenim pravilima i ako je primjereno dokumentiran

- ako su u postupku pretvorbe ugrađeni, provedeni i primjereno dokumentirani postupci za osiguranje i provjeru ispravnosti i kakvoće pretvorbe

- ako je postupak pretvorbe obavljen u skladu sa zahtjevima drugih zakona i propisa koji uređuju uvjete i postupke pretvorbe određenih vrsta dokumentarnog gradiva.

(4) Način pretvorbe gradiva u drugi oblik i drugi zahtjevi za očuvanje iskoristivosti dokumentarnog i arhivskog gradiva uredit će se pravilnikom iz članka 6. ovog Zakona.

Uništenje izvornika nakon pretvorbe gradiva

Članak 10.

(1) Izvorno dokumentarno gradivo koje je pretvoreno u drugi oblik ili reproducirano temeljem odredbi ovoga Zakona može se uništiti ako je iz njega prethodno izdvojeno arhivsko gradivo te ako ovim ili drugim zakonom nije uređeno drukčije.

(2) Izvorno arhivsko gradivo može se, nakon pretvorbe u drugi oblik prema odredbama ovog Zakona i uz prethodno pribavljenu suglasnost Hrvatskog arhivskog vijeća, izlučiti i uništiti:

- ako izvornik kao takav nema posebnu simboličku, umjetničku ili drugu vrijednost koja se ne može u dovoljnoj mjeri očuvati u obliku u koji je izvornik pretvoren, ili

- ako oblik i stanje izvornika ne osiguravaju njegovo dugoročno očuvanje i iskoristivost, ili

- ako je nastalo nakon 1990. godine.

Stručni nadzor

Članak 11.

(1) Tijelo javne vlasti dužno je nadležnom arhivu omogućiti da obavi stručni nadzor nad upravljanjem dokumentarnim i arhivskim gradivom.

(2) Nadležni arhiv koji obavlja stručni nadzor utvrđuje udovoljava li način upravljanja gradivom odredbama ovoga Zakona i stručnim normama te daje preporuke za unapređenje sustava upravljanja gradivom, odnosno za uklanjanje nedostataka.

(3) Nadležni arhiv izdat će rješenje o otklanjanju nedostataka:

-   ako uočeni nedostaci nisu otklonjeni u određenom roku 

- ako je gradivo izloženo opasnosti od oštećenja, gubitka ili nestanka.

Prestanak rada imatelja gradiva

Članak 12.

U slučaju prestanka rada tijela ili pravne osobe u čijem se posjedu nalazi javno dokumentarno gradivo, tijela i osobe koje nastavljaju njezinu djelatnost ili po bilo kojoj osnovi preuzimaju na korištenje ili upravljanje prostor i opremu u kojima se gradivo nalazi, dužni su osigurati uvjete za očuvanje toga gradiva, njegove cjelovitosti i iskoristivosti.

III. ODABIRANJE I PREDAJA GRADIVA ARHIVIMA

Popis s rokovima čuvanja gradiva

Članak 13.

(1) Tijelo javne vlasti dužno je za sve vrste dokumentacije koja nastaje njegovim radom odrediti rok čuvanja te takav popis s rokovima čuvanja dostaviti nadležnom arhivu na odobrenje.

(2) U popisu s rokovima čuvanja dokumentacije treba, za svako područje djelatnosti ili vrstu poslova:

- navesti i po potrebi opisati dokumente, odnosno vrste dokumentacije koje nastaju ili se može očekivati da bi mogle nastati u obavljanju odgovarajućih poslova

- utvrditi u kojem se obliku i koliko dugo ti dokumenti trebaju čuvati kod tijela javne vlasti

- odrediti koji dokumenti, odnosno vrste dokumentacije imaju svojstvo arhivskog gradiva, a koji se, po isteku utvrđenog roka čuvanja, mogu izlučiti i uništiti.

(3) Tijelo javne vlasti u čijem se posjedu nalazi i drugo javno dokumentarno gradivo, koje nije na popisu iz stavka 2. ovog članka, dužno je izraditi i nadležnom arhivu dostaviti na odobrenje popis s rokovima čuvanja toga gradiva.

(4) Nadležni arhiv odobrava popis s rokovima čuvanja dokumentacije nakon provedenog savjetovanja sa zainteresiranom javnošću.

(5) Nadležni arhiv može naknadno odrediti da se izmijene pojedini rokovi čuvanja koji su prethodno odobreni.

(6) Žalba protiv odluke nadležnog arhiva o odobrenju popisa s rokovima čuvanja izjavljuje se Ministarstvu kulture.

(7) Ogledne popise s rokovima čuvanja za pojedina područja djelatnosti ili pojedine vrste poslova donosi Hrvatsko arhivsko vijeće.

Izlučivanje gradiva

Članak 14.

(1) Tijelo javne vlasti izlučuje dokumentarno gradivo kojemu su istekli rokovi čuvanja prema odobrenome popisu s rokovima čuvanja gradiva i uputama nadležnog arhiva.

(2) Nadležni arhiv može odobriti da se određene vrste ili cjeline gradiva, kojima je istekao određeni rok čuvanja, izlučuju:

 -samo na temelju odobrenog popisa s rokovima čuvanja gradiva, bez obveze tijela javne vlasti da prethodno obavijesti nadležni arhiv ili ishodi kakvu suglasnost, ili

 -uz obvezu da se nadležni arhiv prethodno obavijesti i da se ishodi suglasnost za pojedini postupak izlučivanja.

(3) Tijelo javne vlasti dužno je uništiti izlučeno gradivo na način koji osigurava zaštitu tajnosti podataka i onemogućuje neovlašteni pristup osobnim podacima.

(4) Tijelo javne vlasti dužno je nadležnom arhivu dostaviti podatke o izlučivanju, odnosno o izlučenom i uništenom gradivu.

Izlučivanje gradiva u arhivima

Članak 15.

(1) Gradivo koje je arhiv preuzeo kao arhivsko gradivo može se izlučiti i uništiti ako se utvrdi da ne udovoljava kriterijima vrednovanja koji su utvrđeni temeljem ovoga Zakona ili ako se u arhivu čuva drugo gradivo koje u potpunosti ispunjava svrhu preuzimanja i čuvanja gradiva koje se izlučuje.

(2) Izlučivanje i uništenje gradiva temeljem stavka 1. ovog članka provodi se uz prethodnu suglasnost Hrvatskog arhivskog vijeća.

Predaja popisa gradiva

Članak 16.

(1) Tijelo javne vlasti dužno je nadležnom arhivu dostaviti popise svog dokumentarnog i arhivskog gradiva, odnosno ispravke i dopune popisa za cjeline dokumentacije za koje je popis već dostavljen, do kraja godine koja prethodi godini u kojoj se popisi dostavljaju, osim ako nadležni arhiv nije na zahtjev tijela javne vlasti odobrio dulji rok za dostavu podataka.

(2) U popisima iz stavka 1. ovog članka navode se podaci koji identificiraju jedinice gradiva (identifikator i naziv), podaci o vremenu nastanka, količini, vrsti, obliku i stvaratelju gradiva te podaci o dostupnosti i mogućim ograničenjima prava korištenja.

(3) Nadležni arhiv može odobriti da se za pojedine cjeline ili vrste dokumentacije ne dostavljaju podaci ili da se dostavljaju samo zbirni podaci ako se radi o dokumentaciji za koju je utvrđeno da se neće trajno čuvati.

(4) Ako se u posjedu tijela javne vlasti nalazi gradivo čije bi navođenje na popisima iz stavka 1. ovog članaka bilo protivno odredbama drugog zakona, za takve se jedinice gradiva na popisu navode identifikator i samo oni podaci koje se prema odredbama drugog zakona mogu dostaviti arhivu.

(5) Sadržaj, oblik i način dostave popisa iz stavka 1. ovog članka pobliže će urediti Hrvatski državni arhiv.