Izvješće o provedenom savjetovanju - Savjetovanje sa zainteresiranom javnošću o Prijedlogu uredbe o uredskom poslovanju

Redni broj
Korisnik
Područje
Komentar
Status odgovora
Odgovor
1 Marina Ribić   Nadovezujući se na komentar Grada Umaga o obrazloženju iz kojeg bi možda bilo vidljivo zašto je skraćen rok provođenja savjetovanja te dali će javnost biti informirana i na druge načine jer Zakon o pravu na pristup informacijama kaže da su tijela javne vlasti dužna objaviti na internetskoj stranici nacrt zakona i drugog propisa o kojem se provodi javno savjetovanje sa zainteresiranom javnosti, u pravilu u trajanju od 30 dana, uz objavu razloga za donošenje i ciljeva koji se žele postići savjetovanjem. Primljeno na znanje Odredbe Uredbe primjenjuju se na određeni, odnosno odrediv krug adresata – javnopravna tijela, u obavljanju poslova državne uprave te se u tom smislu rok od 15 dana smatra primjerenim. Zakonom o pravu na pristup informacijama utvrđeno je da se javno savjetovanje, u pravilu, provodi 30 dana.
2 Marina Krajnović   Pozdravljam donošenje nove uredbe, kojom će se normirati i verificirati ionako već uhodana praksa korištenja bar codova i svih ostalih novotarija u uredskom poslovanju. Digitalizacija uredskog poslovanja također se već provodi, te je doista potrebno svemu tome dati neki normativni okvir i ozakoniti postojeću praksu, koja je međutim vrlo šarolika. No valja ukazati na nekoliko moguće spornih situacija: 1. Je li uredba usklađena sa Zakonom o elektroničkom izdavanju računa u javnoj nabavi (NN 94/18)? Naime, svi javni naručitelji, u prijevodu: javnopravna tijela, moraju od 1. 7. 2019. zaprimati posebno strukturirane e-račune, koji su izrađeni u XML formatu i usklađeni s određenom europskom normom. Što s tim računima? Dosadašnja uredba, kao ni ona prije nje, ne propisuje obvezu "urudžbiranja" računa. A u stvarnosti ih svi upisuju u uredske knjige, uključivo i Ministarstvo uprave. Prema trenutno važećoj uredbi, u uredske knjige upisuju se pismena, akti i podnesci. Račun pak nije ništa od toga. A ipak ih svi od reda upisuju, iako postoje posebne financijske evidencije izmišljene upravo zbog računa - tzv. U-RA i I-RA. Trebalo bi već jednom raščistiti pitanje urudžbiranja računa, a osim toga treba se na neki način urediti i što će biti s e-računima, koji se po računovodstvenim propisima moraju čuvati 11 godina, što podrazumijeva i njihovo arhiviranje u digitalnom obliku. Uredbu treba doraditi u tom smislu i urediti postupanje s računima. 2. Je li uredba usklađena sa Zakonom o arhivskom gradivu i arhivima (NN 61/18)? Tim je zakonom predviđena digitalizacija postojećeg arhivskog gradiva, s tim da ministar kulture treba do 19. 7. 2019. donijeti pravilnik kojim će se, između ostalog, urediti tehnikalije vezane uz digitalizaciju gradiva. Čl. 8. st. 4. navedenog zakona propisuje: "Način pretvorbe gradiva u drugi oblik, karakteristike tehnologije i postupaka koji pružaju razumno jamstvo da nije bilo neovlaštenog i nedokumentiranoga dodavanja, mijenjanja ili uklanjanja svojstava gradiva odnosno pojedinih podataka i drugi zahtjevi za očuvanje uporabivosti dokumentarnoga gradiva uredit će se pravilnikom iz članka 6. stavka 2. ovoga Zakona." Dakle, uredba i taj pravilnik koji treba donijeti ministar kulture trebaju biti povezana cjelina, jer skeniranje u pdf možda i neće biti odgovarajući način digitalizacije gradiva prema razmišljanjima iz Ministarstva kulture. Plus već spomenuti XML format e-računa. Treba odrediti neke standarde prema kojima će se postupati kod skeniranja tj. digitalizacije. Osim toga, pdf može biti u obliku slike, te se u tom slučaju sadržaj takvog dokumenta ne može pretraživati tekstualnom tražilicom. Ili dokument može biti skeniran kao tekst, u kojem slučaju ga je moguće pretraživati tekstualno, što je svakako bolji način skeniranja. O svemu tome treba voditi računa prilikom izrade nove uredbe. U uredbi se spominje "optičko prepoznavanje teksta" no je li to dovoljna definicija načina na koji se nešto treba skenirati? 3. Trebaju li se na neki način evidentirati službena glasila u kojima općine, gradovi i županije objavljuju svoje opće akte, i koja čine trajno arhivsko gradivo? Prema uredbi se ne trebaju takva glasila evidentirati, iako su ona veoma važna za arhiviste. Smisao izrade plana klasifikacijskih oznaka je u lakšem snalaženju u arhivskom gradivu, a uredbom se ništa ne govori o evidentiraju službenih glasila u kojim se objavljuju opći akti. Opći akt, prema Ustavu, može stupiti na snagu tek ako je objavljen. Prema tome, opći akt u pismohrani nema nikakvu težinu ako se ne zna je li i gdje je objavljen. Stoga treba dužno poštovanje posvetiti evidenciji vlastitih službenih glasila. 4. Uredbom je potrebno urediti način službene komunikacije između javnopravnih tijela, napose između ministarstava i jedinica lokalne samouprave, kada se dopisuju e-poštom. Naime, nekako se stvorila praksa da pojedina ministarstva pišu općinama i gradovima putem udruga općina odnosno gradova. Praksa je neprimjerna jednako kao što bi bilo neprimjereno da neka općina piše određenom ministarstvu putem ZET-a. Možemo se složiti oko toga da nije lako prikupiti preko 500 adresa e-pošte i zatim svima poslati poruke, no treba tražiti druge načine komunikacije, a ne putem udruga gradova i općina. U praksi je čak zabilježen jedan slučaj da je udruga za zaštitu životinja proslijedila općinama i gradovima dopis ministarstva koji je ono zapravo htjelo općinama poslati putem udruge općina! Kao prvo, nisu sve općine i gradovi učlanjeni u takve udruge, a kao drugo te su udruge osnovane s drugim ciljem a ne da budu pomoćna pisarnica pojedinim državnim službenicima. U tom smislu postoji Zaključak Vlade RH o službenom dopisivanju tijela državne uprave u neupravnim stvarima putem e-maila iz 2016. godine, koji se očito ne primjenjuje u komunikaciji između ministarstava i jedinica lokalne i područne (regionalne) samouprave. 5. Je li Uredba usklađena s odredbama Pravilnika o dokumentaciji o nabavi te ponudi u postupcima javne nabave (NN 65/17) i drugim propisima o javnoj nabavi? Naime, ponude se u postupcima javne nabave podnose putem Elektroničkog oglasnika javne nabave (EOJN), a javnopravna tijela uglavnom su obveznici primjene propisa o javnoj nabavi. Ponuditelji svoje ponude učitavaju u EOJN, zapisnici o otvaranju, upisnici o zaprimanju ponuda i mnoga druga dokumentacija generira se u samom EOJN te ne sadrži ni propisano zaglavlje ni klasu dokumenta, nego neki interno dodijeljeni broj javne nabave. Uredba bi se također trebala dotaknuti i te tematike. Odluke kojima se započinje i završava postupak javne nabave, te ugovor o javnoj nabavi pišu se na tradicionalni način i naravno da bi im trebalo dodijeliti KLASU i URBROJ, a obično sadrže i grb Republike Hrvatske. Međutim, sva ostala prepiska generira se i vodi putem EOJN i onda je nemoguće kronološki pratiti i ispravno urudžbirati svu prepisku, pa pola dokumentacije dobije KLASU i URBROJ, a pola ostane bez valjanih oznaka. 6. Uredbom treba urediti način popunjavanja raznih upitnika koja se dostavljaju ministarstvima. Tako npr. Ministarstvo uprave jednom godišnje prikuplja podatke o provedbi Ustavnog zakona o pravima nacionalnih manjina, putem upitnika u koji JLPRS upisuju tražene podatke. Nakon popunjenog upitnika JLPRS uopće nema mogućnost ispisati podatke koje je unijela u aplikaciju osmišljenu za dostavu podataka, što je neprihvatljivo. Što da osoba koja daje odgovore urudžbira kad ispuni upitnik? Onaj tko daje podatke mora također dobiti primjerak odgovora koje je unio. Neke aplikacije su uspješno dotjerane u tom smislu (npr. Ministarstva financija za predaju izjave o fiskalnoj odgovornosti, koja daje mogućnost ispisa unesenih odgovora i potvrde o uredno predanoj izjavi) ali na žalost ima i aplikacija koje to ne dopuštaju (već spomenuta aplikacija Ministarstva uprave: http://manjine.uprava.gov.hr/#/?_k=dfmhh5 ). Odlučivanje o tome što će se ispisivati a što neće prepušteno je informatičarima koji izrađuju aplikaciju za unos podataka, umjesto da se uredi Uredbom o uredskom poslovanju. Uredba treba predvidjeti da se podaci koje prikupljaju ministarstva mogu unositi primjenom računalnih aplikacija, ali da se tako dostavljeni podaci trebaju moći ispisati u obliku pogodnog izvješća ili strukturirati tako da se mogu arhivirati u digitalnom obliku bez primjene posebnih računalnih programa. Uostalom, takvi „statistički“ podaci čine vrijedno arhivsko gradivo jer daju uvid u razne društvene pojave i kretanja. Na kraju ispada da se ne mogu ispisati jer se informatička služba koja ih je osmislila nije dosjetila da bi možda i strana koja daje podatke trebala imati primjerak onoga što je odgovorila u upitniku. Djelomično prihvaćen Nakon obrade zaprimljenih primjedbi u postupku javnog savjetovanja, Uredba će se slati na mišljenja svim središnjim tijelima državne uprave i tom prilikom će se još jednom preispitati usklađenost odredbi Uredbe sa zakonima i drugim propisima.
3 Grad Umag   Nigdje ne vidimo obrazloženje predloženog akta. Da li je isti upućen na savjetovanje bez obrazloženja? Primljeno na znanje Prijedlog uredbe o uredskom poslovanju (dalje: Uredba) upućen je na javno savjetovanje bez obrazloženja.
4 Koprivničko-križevačka županija  , I. OPĆE ODREDBE Glavna primjedba odnosi se na činjenicu da nemaju svi dostupnu internetsku vezu te nisu svi informatički pismeni! Primljeno na znanje Strategija razvoja javne uprave za razdoblje od 2015. do 2020. godine zahtjeva da se uredska komunikacija uredi na da se način razmjena informacija i dokumenata unutar i između javnopravnih tijela i javnopravnih tijela i korisnika primarno odvija elektroničkim putem, a korisnicima ostavi na izbor mogućnost dobivanja informacija i podnošenja zahtjeva elektroničkim putem, odnosno digitalno ili na klasičan način. Uredba pruža mogućnost da se korisnici tijelima obraćaju osim elektroničkim putem i na klasičan način, odnosno poštom ili osobno dolaskom u javnopravno tijelo.
5 Koprivničko-križevačka županija  , I. OPĆE ODREDBE Definitivno nedostaje članak kako se postupa s upravnim pristojbama kod zaprimanja pismena koja podliježu plaćanju upravne pristojbe (stara uredba čl. 9.) moguć odgovor jer je uvedena e-pristojbe, no sustav nije u potpunosti zaživio. Primljeno na znanje Postupanje u slučaju neplaćanja upravnih pristojbi uređeno je posebnim propisom.
6 Hrvatsko arhivističko društvo I. OPĆE ODREDBE, Članak 2. Stavak br. 2 je posve nejasan: ako se Uredba odnosi „… i na druge poslove … “ - osim uredskoga poslovanja, onda Uredba nosi pogrešan naziv. Formulacija u stavku br. 3 je nedosljedna u smislu općenite uporabe pojmova koji se dalje koriste, pa se predlaže: „… s klasificiranim i neklasificiranim pismenima …“, jer osnovna je sadržajna jedinica Uredbe „pismeno“, a ne „podatak“ Nije prihvaćen NE PRIHVAĆA SE Sukladno Zakonu o sustavu državne uprave uredsko poslovanje uređuje se uredbom Vlade Republike Hrvatske. Pojam „drugi poslovi“ odnosi se na uredsko poslovanje u obavljanju drugih poslova koji nisu poslovi državne uprave, odnosno javnopravna tijela dužna su u obavljanju poslova državne uprave primjenjivati Uredbu o uredskom poslovanju, ali im je ostavljena mogućnost da ju primjenjuju i kod obavljanja drugih poslova, ako posebnim propisom pravila uredskog poslovanja za te poslove nisu uređena drugačije. Također, nije obvezno da naziv nekog općeg akta održava cjelokupni sadržaj tog općeg akata nego da upućuje na njegov bitni i pretežiti sadržaj.
7 Primorsko-goranska županija I. OPĆE ODREDBE, Članak 3. Predlaže se definirati na koji način će javnopravna tijela povezati svoje informacijske sustave uredskog poslovanja i službene evidencije. Također je potrebno definirati načela iz st. 1. i 2. Primljeno na znanje Povezivanje informacijskih sustava i službenih evidencije bit će propisano Standardima tehničkih specifikacija iz članka 65. Uredbe. Članak 3. odgovarajuće je preformuliran.
8 Koprivničko-križevačka županija I. OPĆE ODREDBE, Članak 3. U članku 3. prijedloga Uredbe treba napisati i definicije načela koja se u njemu navode. Prihvaćen PRIHVAĆA SE
9 Arian Rajh I. OPĆE ODREDBE, Članak 4. Donošenje nove Uredbe o uredskom poslovanju je dobra prilika za konačno raspetljati terminologiju koji imamo. Dokument, zapis, elektronički dokument i elektronički zapis, pa pismeno, podnesak, akt i prilog (i to ne samo prilog u fizičkom obliku)… Ovo su samo pojmovi koji se odnose na razinu osnovne jedinice gradiva, prije tvorbe svih viših jedinica gradiva. Ako se već zbog raznih tradicija ne želi izuzeti višak pojmova, što bi možda trebalo, jer mi se čini da je bolje imati siromašniji skup pojmova koji imaju posve jasno značenje, onda bi te pojmove trebalo jako dobro i smisleno usustaviti. Primljeno na znanje PRIMLJENO NA ZNANJE.
10 Hrvatsko arhivističko društvo I. OPĆE ODREDBE, Članak 4. Pojam 1 (dokument): s obzirom na t.14. ovoga članka, predlaže se dodati: „Dokument može biti pismeno (podnesak ili akt) ili prilog pismenu“ Time bi se ova definicija na neki način povezala sa specifičnim pojmovima Uredbe (podnesak, akt, prilog) kako bi korisnicima(obveznicima) bila smislenija. Također, ispravan padež u istoj definiciji je: „čini“ (odnosi se na „zapis“) (u stavku 1 u rečenici: ...zapis podataka koji sadržajem i strukturom >>čine>> određenu povezanu cjelinu) Pojam 4 (elektronički zapis): u skladu s Člankom 3. i Člankom 9. st. 1. predlaže se da se ne uvjetuje ispisivanje elektroničkog zapisa. Njime se mora moći rukovati u e-obliku i on mora biti interoperabilan što ne može ako je na papiru. Osim toga definicija, kako sada stoji, je kontradiktorna – definira se elektronički zapis kao zapis na pismenima koja su ispisana iz informacijskog sustava. To bi značilo da je elektronički zapis zapravo onaj ispisan na papiru što nikako ne stoji. Prijedlog nove definicije: „elektronički zapis je zapis pismena u informacijskom sustavu koji može biti ispisan i koji sadrži skup podataka u skladu s propisom kojim se uređuje povezivanje na državnu informacijsku infrastrukturu“ Pojam 6 (informacijski sustav uredskog poslovanja): Predlaže se dodati „i drugim mjerodavnim zakonima“ (iza "u skladu s pravilima uredskog poslovanja", a ispred "(dalje u tekstu: informacijski sustav)") - pri tome se misli npr. na Zakon o arhivskom gradivu i arhivima Pojam 7 (jedinstveni identifikator pismena): Prijedlog: koristiti hrvatsku terminologiju – QR kôda, crtičnog kôda (umjesto QR code, barcode) Pojam 9 (optičko prepoznavanje teksta): predlaže se brisanje kraja definicije ("pismena i drugih dokumenata") jer se ponavlja Pojam 17 (prilog): "je svaki dokument i fizički..." (umjesto "i" treba pisati "i/ili") Pojam 18 (službena bilješka): Čini se onda da pismeno ipak može biti i službena bilješka, a ne samo podnesak ili akt. Naime, ovako definirani meritum službene bilješke svakako upućuje da ona mora biti evidentirana kao dio poslovnoga procesa. Uredba to mora precizno definirati. Djelomično prihvaćen Pojam 1 - NE PRIHVAĆA SE Predložena odredba smatra se jasnom. Pojam 4 - DJELOMIČNO SE PRIHVAĆA Ne uvjetuje se ispisivanje elektroničkog zapisa već se ovom odredbom u skladu s Uredbom o organizacijskim i tehničkim standardima za povezivanje na državnu informacijsku infrastrukturu (Narodne novine, br. 103/2015) uređuje način provjere. Pojam 6 - NE PRIHVAĆA SE Pravila uredskog poslovanja u obavljanju poslova državne uprave propisana su Uredbom o uredskom poslovanju. Odredbe Uredbe koje se odnose na pripremu predmeta za pismohranu i arhiv upućuju na propise o arhivskoj djelatnosti. Nadalje, ako je uredsko poslovanje javnopravnih tijela za poslove koji ne spadaju u poslove državne uprave posebnim propisom uređeno drugačije tada ona nisu niti dužna uvesti informacijski sustav uredskog poslovanja definiran ovom Uredbom. Pojam 7 - PRIHVAĆA SE Pojam 9 - PRIHVAĆA SE Pojam 18. - NE PRIHVAĆA SE Službene bilješke evidentirati će se u informacijskom sustavu uredskog poslovanja. Odredbama Uredbe propisano je o kojim poslovnim procesima se sastavlja službena bilješka. Sadržaj evidencija poslovnih procesa o kojima se sastavljaju službene bilješke biti će propisane Naputkom o jedinstvenim klasifikacijskim oznakama i sadržaju evidencija i izvješća.
11 Marina Krajnović I. OPĆE ODREDBE, Članak 4. Podržavam ovo što je napisao gosp. Dubravko Čop. Odvjetničke punomoći su doista vrlo osebujna praksa po sistemu da sam odvjetnik svojim pečatom ovjerava punomoć koja mu je dana! A onda ispada da je takva punomoć dogma u koju se ni slučajno ne smije posumnjati. Radi se o dosta raširenom stajalištu, što odvjetnika, što sudova, što javnih bilježnika... Iako nisam potpuno sigurna je li ovo pravo mjesto za uređivanje ove materije jer bi se time trebalo pozabaviti Ministarstvo pravosuđa. Nije prihvaćen NE PRIHVAĆA SE Sastavni dijelovi podneska kao i način potpisivanja stranke i zastupanje stranke uređeni su odredbama Zakona o općem upravnom postupku. Nadalje, sudovi na uredsko poslovanje primjenjuju Sudski poslovnik.
12 Udruga Dar I. OPĆE ODREDBE, Članak 4. Poštovani , komentar uz Članak 4. Pojam 10.POTPIS JE: Predlažem da Uredba obuhvati i POTPISE stranaka na Odvjetničkim punomoćima i drugim podnescima, koje odvjetnici ulažu u upravne i neupravne predmete i STRANKE prema Institucijama. Sada imamo situaciju da Upravni sudovi, Građanski sudovi i drugi Sudovi i institucije u RH ne provjeravaju vjerodostojnost potpisa stranke na Odvjetničkoj punomoći i podnescima. Sada postoji mogućnost da nemoralan odvjetnik zloupotrijebi Odvjetničku punomoć i njome poduzima pravne radnje koje nisu poznate stranci "koju zastupa". Sadašnji sustav kontrole se oslanja na Zakon o odvjetništvu i internim propisima, KODEKS ODVJETNIČKE ETIKE, Hrvatske odvjetničke komore, neprofitne volonterske udruge odvjetnika, što nije dovoljna garancija za poštivanje zakonske forme. Prijedlog je da se pravovaljanost Odvjetničke punomoći provjerava, tj. potpis stranke koju se zastupa, skeniranjem potpisa stranke na Odvjetničkoj punomoći i uspoređivanjem sa potpisom stranke na Osobnoj iskaznici. Skenerom bi trebale biti opremljene sve Pisarnice koje zaprimaju Odvjetničke punomoći i drugi Uredi koji zaprimaju podneske stranaka temeljem kojih se poduzimaju pravne radnje. Nije prihvaćen NE PRIHVAĆA SE Sastavni dijelovi podneska kao i način potpisivanja stranke i zastupanje stranke uređeni su odredbama Zakona o općem upravnom postupku. Nadalje, sudovi na uredsko poslovanje primjenjuju Sudski poslovnik.
13 Hrvatsko arhivističko društvo I. OPĆE ODREDBE, Članak 5. Stavak 1: Ovdje treba koristiti množinu, odnosno, definirati kao: „...koja/koje će unutarnje ...“. Time bi se pokrila opcija navedena u drugome dijelu stavka 2, u kojemu je na sadašnji način pomiješana situacija jednostavne organizacije koja kroz istu službu može pokriti i pisarnicu i pismohranu, sa situacijom izuzetno složene organizacije u kojoj odvijanje poslovanja zahtijeva više „ulaznih“ mjesta. Stavak 2: U slučaju prostorne izdvojenosti ustrojstvenih jedinica se treba uvjetovati isti informacijski sustav uredskoga poslovanja. Prihvaćen PRIHVAĆA SE
14 Hrvatsko arhivističko društvo  , II. PRIMITAK, OTVARANJE I PREGLED PISMENA I DRUGIH POŠILJKI Stavak 1: Nije realno očekivati da svi građani i građanke RH mogu uputiti pismeno u e-obliku. Prijedlog je termin "zaprimaju" zamijeniti terminom "evidentiraju". Stavak 2: Ali u dane kad javnopravno tijelo ne radi je za pretpostaviti da neće pristizati ni fizička pošta. Nejasno je što se ovim stavkom htjelo postići? Nije prihvaćen NE PRIHVAĆA SE Pojam „zaprimanje“ usklađen je sa ZUP-om. Odredba stavka 2. se odnosi na javnopravna tijela koja zbog specifičnosti posla kojeg obavljaju moraju imati organiziranu službu dežurstva i osobu koja zaprima hitne pošiljke (npr. MUP).
15 Hrvatsko arhivističko društvo II. PRIMITAK, OTVARANJE I PREGLED PISMENA I DRUGIH POŠILJKI, Članak 6. Stavak 1: Nije realno očekivati da svi građani i građanke RH mogu uputiti pismeno u e-obliku. Prijedlog je termin "zaprimaju" zamijeniti terminom "evidentiraju". Stavak 2: Za pretpostaviti je da u dane kad javnopravno tijelo ne radi neće pristizati ni fizička pošta. Nejasno je što se ovim stavkom htjelo postići? Također, tko u sustav unosi pošiljke koje nisu pristigle elektroničkim putem u redovno radno vrijeme? Prijedlog za objedinjeni članak 6. i 7.: 1. Javnopravno tijelo na svojoj mrežnoj stranici dužno je objaviti adresu elektroničke pošte za zaprimanje podnesaka. 2. Javnopravno tijelo dužno je osigurati da se podnesak može zaprimiti i u fizičkome obliku. Djelomično prihvaćen NE PRIHVAĆA SE Termin „zaprimanje“ usklađen je sa ZUP-om. Odredba se odnosi na javnopravna tijela koja zbog specifičnosti posla kojeg obavljaju moraju imati organiziranu službu dežurstva i osobu koja zaprima hitne pošiljke (npr. MUP). Primjedba u odnosu na članke 6. i 7. - PRIHVAĆA SE
16 Koprivničko-križevačka županija II. PRIMITAK, OTVARANJE I PREGLED PISMENA I DRUGIH POŠILJKI, Članak 6. Nemaju svi dostupnu internetsku vezu, niti su informatički pismeni. Primljeno na znanje Građanima je i dalje omogućeno podnošenje zahtjeva na više različitih načina.
17 Hrvatsko arhivističko društvo II. PRIMITAK, OTVARANJE I PREGLED PISMENA I DRUGIH POŠILJKI, Članak 8. Stavak 1: Prijedlog za preformuliranje u duhu hrvatskog standardnog jezika: „... vodeći računa o prosječnome broju dnevno primljenih stranaka ...“ Stavak 2: Prijedlog: umjesto „staviti“ koristiti pojam „objaviti“; na kraju stavka 2 ujednačiti font (zadnje tri riječi) i brisati razmak ispred točke. Prihvaćen PRIHVAĆA SE
18 Primorsko-goranska županija II. PRIMITAK, OTVARANJE I PREGLED PISMENA I DRUGIH POŠILJKI, Članak 8. Predlaže se da se radno vrijeme propisuje općim aktima javnopravnih tijela Također, trebalo bi preciznije definirati što su to u konkretnom slučaju „druga područja od posebnog interesa za građane i poslovne subjekte“. Primljeno na znanje Internim općim aktima predmetno se može detaljnije razraditi.
19 Koprivničko-križevačka županija II. PRIMITAK, OTVARANJE I PREGLED PISMENA I DRUGIH POŠILJKI, Članak 8. U članku 8. prijedloga Uredbe propisuje se radno vrijeme javnopravnih tijela (najmanje jednom tjedno se mora raditi do 19 sati). Stava smo da bi radno vrijeme trebalo biti propisano posebnim zakonima i podzakonskim propisima koji uređuju rad javnopravnih tijela te njihovim općim aktima (npr. pravilnikom u unutarnjem redu), a ne ovom Uredbom. Primljeno na znanje Posebnim aktom veće pravne snage od Uredbe predmetno se može drukčije urediti, a internim općim aktima detaljnije razraditi.
20 Hrvatsko arhivističko društvo II. PRIMITAK, OTVARANJE I PREGLED PISMENA I DRUGIH POŠILJKI, Članak 9. Stavak 1: Koje druge pošiljke osim pismena? Možda je bolje onda staviti nešto širi pojam: „dokumenti“ Prijedlog za doradu teksta na kraju stavka: „… ne ispisuju se.“, umjesto „… ne ispisuju..“ Stavak 2: Opet „druge pošiljke“, isto kao i u prvom stavku. Stavak 3: Opet „druge pošiljke“ Također, „… po uputi ovlaštene službene osobe.“ je krajnje subjektivan kriterij i time neprimjeren u javnoj upravi. Pobliže kriterije za evidentiranje u sustav treba definirati ovom Uredbom. Nije prihvaćen NE PRIHVAĆA SE Pojam druge pošiljke odnosi se na sve navedeno u definiciji dokumenta. S obzirom da se u tekstu navodi „evidentiraju se“ smatramo suvišnim ponavljati. Službena osoba odgovorna je za pravilno i savjesno obavljanje poslova na koje je raspoređena, a stavak 3. odnosi se na elektroničku poštu koju službena osoba zaprimi na svojoj službenoj elektroničkoj adresi u javnopravnom tijelu.
21 Hrvatsko arhivističko društvo II. PRIMITAK, OTVARANJE I PREGLED PISMENA I DRUGIH POŠILJKI, Članak 10. Stavak 3: Nejasna odredba. Usmeno izjavljen zapisnik također se mora evidentirati u sustav uredskoga poslovanja, pa nije jasno zašto navedenu stranku treba primiti neka druga službena osoba osim one zadužene za poslove pisarnice. Nije prihvaćen NE PRIHVAĆA SE Sukladno članku 23. ZUP-a u upravnom postupku postupa službena osoba u opisu poslova koje je vođenje tog postupka ili rješavanje o upravnim stvarima, sukladno propisima o ustrojstvu javnopravnih tijela. Službena osoba koja obavlja poslove pisarnice ne može znati niti može prepoznati sve bitne činjenice pa je i u tom smislu svrsishodnije i korisnije za stranku da odmah razgovara sa službenikom koji poznaje materiju o kojoj je riječ.
22 Koprivničko-križevačka županija II. PRIMITAK, OTVARANJE I PREGLED PISMENA I DRUGIH POŠILJKI, Članak 10. Zaprimanje pismena bazira se prvenstveno na informacijskom sustavu. Obrađuje se primitak, otvaranje i pregled pismena kroz elektronski oblik, a poštanski samo primitak čl. 10., No nigdje se ne spominje kako se one zavode u rad odnosno da li se skeniraju ili se zavode na neki drugi način. Dakle članak 10 stavak 2. možda dopuniti rečenicom kako se postupa i kako se stavlja u rad pismeno pristiglo poštanskom službom. Jedina poveznica je članak 4. točka 19. "skeniranje" (što se i sada radi i tako se stvara elektronička slika pismena/dokumenta). Nije prihvaćen NE PRIHVAĆA SE Člankom 15. stavkom 3. Uredbe propisano je da se pismena i drugi dokumenti primljeni u fizičkom obliku, prilikom obrade u informacijskom sustavu, skeniraju te se provodi postupak optičkog prepoznavanja teksta.
23 Koprivničko-križevačka županija II. PRIMITAK, OTVARANJE I PREGLED PISMENA I DRUGIH POŠILJKI, Članak 13. Kod postupanja s posebnim pošiljkama (oštećenim, ako je priložen novac, vrijednosni papiri – u jedinstvenom identifikatoru nema rubrike za vrijednost pa se predlaže uvesti je. Prihvaćen PRIHVAĆA SE Naputkom o jedinstvenim klasifikacijskim oznakama i sadržaju evidencija i izvješća, koji je u pripremi, predviđena je odredba koja propisuje sadržaj evidencije o pošiljkama koje sadrže spomenutu rubriku.
24 Hrvatsko arhivističko društvo III. OBRADA I RAZVRSTAVANJE PISMENA , Članak 15. Stavak 4: Nejasno. Predlaže se: „O pismenima i drugim dokumentima primljenim u fizičkom obliku kojega iz tehničkih razloga nije moguće skenirati, u informacijskom sustavu sastavlja se službena bilješka, kojom se osniva ili novi predmet, ili se veže na neki postojeći predmet, s naznakom sadržaja tog dokumenta“. Stavak 7: prijedlog dorade teksta; umjesto „...informacijskom sustavu se vode...“ ispraviti u „vode se“ Djelomično prihvaćen Uz stavak 4. - NE PRIHVAĆA SE Predložena odredba smatra se jasnom. Uz stavak 7. - PRIHVAĆA SE
25 Hrvatsko arhivističko društvo III. OBRADA I RAZVRSTAVANJE PISMENA , Članak 16. Prijedlog dorade teksta: „ ... ne evidentiraju se ...“ Također, ne bi li bilo primjerenije umjesto pojma „prepisku“ koristiti pojam „ ... komunikaciju“. „Prepiska“ opet prejudicira fizički pisani dokument. Prihvaćen PRIHVAĆA SE
26 Hrvatsko arhivističko društvo III. OBRADA I RAZVRSTAVANJE PISMENA , Članak 17. Stavak 1: Valjda po potrebi uspostavljati evidenciju predmeta upravnog postupka – mogu se zamisliti i javnopravna tijela koja ne provode upravni postupak. Također, te druge evidencije uredskog poslovanja nigdje nisu definirane. Koje druge? U prethodnoj su Uredbi bile definirane glavne i pomoćne uredske evidencije Nije prihvaćen NE PRIHVAĆA SE Smisao odredbe je da se evidencije upravnog postupka i evidencije neupravnog postupka vode zasebno. Neznatan je broj tijela koja ne provode upravni postupak. Sadržaj evidencije uredskog poslovanja bit će propisan Naputkom o jedinstvenim klasifikacijskim oznakama i sadržaju evidencija i izvješća.
27 Hrvatsko arhivističko društvo III. OBRADA I RAZVRSTAVANJE PISMENA , Članak 20. Suvišno je navođenje upravnih i neupravnih postupaka. Također, treba stajati na kraju članka: „vodi se sustavom klasifikacijskih oznaka.“ (umjesto: „vode se po sustavu klasifikacijskih oznaka.“) Nije prihvaćen NE PRIHVAĆA SE Smisao odredbe je da se evidencije upravnog postupka i evidencije neupravnog postupka vode zasebno. Sadržaj evidencije uredskog poslovanja biti će propisan Naputkom o jedinstvenim klasifikacijskim oznakama i sadržaju evidencija i izvješća.
28 Hrvatsko arhivističko društvo III. OBRADA I RAZVRSTAVANJE PISMENA , Članak 21. Stavak 1: Implicira se dosadašnji klasifikacijski sustav koji je zastario i neučinkovit. Primljeno na znanje Primljeno na znanje.
29 Koprivničko-križevačka županija III. OBRADA I RAZVRSTAVANJE PISMENA , Članak 23. Vezano uz članak 23. stavak 1. Prijedloga Uredbe, nigdje u prijedlogu Uredbe nije propisano tko će i u kojem roku donijeti „klasifikacijski okvir za određivanje brojčane oznake pismena“, a u skladu s kojim će čelnik javnopravnog tijela donijeti plan klasifikacijskih oznaka „nakon svake promjene nadležnosti i djelokruga javnopravnog tijela“. Naime do sada je, prema sadašnjem članku 18. stavku 3. i članku 76. stavku 2. Uredbe o uredskom poslovanju („Narodne novine“, broj 7/09.), čelnik tijela krajem tekuće godine donosio za iduću godinu „plan klasifikacijskih oznaka i brojčanih oznaka stvaratelja i primatelja pismena“ na temelju Pravilnika o jedinstvenim klasifikacijskim oznakama i brojčanim oznakama stvaratelja i primatelja akata (»Narodne novine«, broj 38/88) jer nikada nije donijet naputka o klasifikacijskim oznakama i brojčanim oznakama stvaratelja i primatelja pismena. Pravilnik o jedinstvenim klasifikacijskim oznakama i brojčanim oznakama stvaratelja i primatelja akata (»Narodne novine«, broj 38/88) je zastario i u njemu se ne mogu pronaći klasifikacijske oznake za veći broj suvremenih pravnih instituta. Primljeno na znanje Člankom 16. stavkom 2. Zakona o sustavu državne uprave propisano je da brojčane oznake pismena te sadržaj evidencija uredskog poslovanja naputkom propisuje ministar nadležan za poslove opće uprave. Naputkom će biti propisan jedinstveni klasifikacijski okvir za sva upravna područja i djelatnosti (izrađen na temelju prijedloga tijela koji su prikupljeni u postupku izrade okvira) temeljem kojeg će čelnici tijela donositi plan klasifikacijskih oznaka za svoje tijelo.
30 Marina Krajnović III. OBRADA I RAZVRSTAVANJE PISMENA , Članak 23. Na osnovu čega se donosi plan klasifikacijskih oznaka? Nadam se ne na temelju Pravilnika o jedinstvenim klasifikacijskim oznakama i brojčanim oznakama stvaralaca i primalaca akata iz 1988. tj. prošlog tisućljeća, kad smo još bili u socijalizmu. U prethodnoj Uredbi o uredskom poslovanju iz 2009. predviđeno je donošenje novog pravilnika, u roku mjesec dana od dana stupanja na snagu uredbe. Novi pravilnik nije donesen ni nakon 10 godina primjene Uredbe. Rok od mjesec dana bio je doista preambiciozno postavljen, s obzirom na složenost izrade novog pravilnika. Međutim, nije dobro niti da se izrada plana klasifikacijskih oznaka potpuno prepusti na volju javnopravnim tijelima. Trebalo bi novom uredbom ipak predvidjeti neki razuman rok (godinu dana) za izradu novog pravilnika, a tim novim pravilnikom odrediti barem glavne grupe, grupe i podgrupe, a daljnju razradbu prepustiti javnopravnim tijelima. Na taj bi se način ipak postigla okvirna ujednačenost klasa, ali i potrebna fleksibilnost pri izradi plana. Ako smo raskrstili sa SFRJ i SR Hrvatskom, a u Ustavu piše da jesmo, tada je posve neprimjereno da službenici potajno drže u ladicama Pravilnike iz 1988. koji se zapravo ne primjenjuju, ali se ipak primjenjuju jer nema ničega drugoga i onda na osnovu njih izrađuju nove planove klasifikacija. Moderna država, kakva je Republika Hrvatska, koja postoji već 30 godina, više nije spala na to da koristi pravilnike iz SR Hrvatske, u kojima se spominju borci NOR-a, Savezna izvršna vijeća, Samoupravne interesne zajednice i slični relikti prošlih vremena. Stoga predlažem da se u novu Uredbu unese obveza izrade novog Pravilnika o klasifikacijskim oznakama, u primjerenom roku, uz obvezatno savjetovanje s javnošću koje bi trajalo barem 3 mjeseca, a i uz obavijest javnopravnim tijelima da se uključe sa svojim prijedlozima. Samo na taj način može se iznjedriti kvalitetan pravilnik o klasifikacijskim oznakama. Sukladno tome, treba korigirati članak 23. na način da se plan klasifikacijskih oznaka donosi u skladu s pravilnikom o klasifikacijskim oznakama koji donosi ministar nadležan za upravu, u roku godine dana od dana stupanja na snagu Uredbe. Primljeno na znanje Člankom 16. stavkom 2. Zakona o sustavu državne uprave propisano je da brojčane oznake pismena te sadržaj evidencija uredskog poslovanja naputkom propisuje ministar nadležan za poslove opće uprave. Naputkom će biti propisan jedinstveni klasifikacijski okvir za sva upravna područja i djelatnosti (izrađen na temelju prijedloga tijela koji su prikupljeni u postupku izrade okvira) temeljem kojeg će čelnici tijela donositi plan klasifikacijskih oznaka za svoje tijelo.
31 Hrvatsko arhivističko društvo III. OBRADA I RAZVRSTAVANJE PISMENA , Članak 25. Stavak 1: Tko i kako će konstatirati da su za isti sadržaj otvorena dva ili više predmeta? Sustav? U tom slučaju moraju biti utvrđeni striktni standardi za unos sadržaja – a njih nema. Ili treba računati na izvanserijsku memoriju službenika? Riječ „isti“ zamijeniti rječju „on“ Stavak 4: Prijedlog: „Povezivanje i prijenos upisa za slučajeve 1.-3. provest će ...“ Primljeno na znanje Člankom 59. Točkom 9. propisano je da informacijski sustav treba podržavati funkcionalnost evidentiranja i spajanje klasifikacijskih oznaka koje su otvorene za isti predmet, evidentiranje i prijenosa predmeta iz neupravnog u upravni i obrnuto te evidentiranje predmeta koji su razdvojeni u više različitih predmeta. Sve funkcionalnosti sustava biti će razrađene Standardnim tehničkim specifikacijama informacijskog sustava koji je sastavni dio Uredbe.
32 Hrvatsko arhivističko društvo III. OBRADA I RAZVRSTAVANJE PISMENA , Članak 26. Predlaže su u odredbu umetnuti malo drugačiju definiciju: „... izvan informacijskog sustava uredskog poslovanja javnopravnog tijela, a prije ...“ Nije prihvaćen NE PRIHVAĆA SE Prethodno je navedeno skraćivanje naziva.
33 Hrvatsko arhivističko društvo V. ADMINISTRATIVNO-TEHNIČKA OBRADA AKTA, Članak 30. Stavak 1: Prijedlog: Pojam „prepiska“ zamijeniti pojmom „komunikacija“ Stavak 2, pojam 2 (osobno ime): U službenoj komunikaciji ono ide nakon naziva a prije adrese (ponekad i poslije adrese) JPT Stavak 3: Prijedlog - nakon stavka 2. ubaciti: „3. jedinstveni identifikator“ a ostale stavke renumerirati. Također, dodati „...jedinstveni identifikator“, iza „...naznaku priloga,“ a ispred „...kao i kome se akt...“ Djelomično prihvaćen Uz stavak 1. - PRIHVAĆA SE Uz stavak 2. - PRIHVAĆA SE U odnosu na dodavanje novog stavka - NE PRIHVAĆA SE Kod definicije pojmova navedeno je skraćivanje naziva. Primjedba se prihvača
34 Hrvatsko arhivističko društvo V. ADMINISTRATIVNO-TEHNIČKA OBRADA AKTA, Članak 31. Stavak 1: Prijedlog: Pojam „prepiska“ zamijeniti pojmom „komunikacija“, a pojam „tijela“ zamijeniti pojmom „javnopravna tijela“ Prihvaćen PRIHVAĆA SE
35 Hrvatsko arhivističko društvo V. ADMINISTRATIVNO-TEHNIČKA OBRADA AKTA, Članak 33. Stavak 1, pojam 5: Prijedlog - nakon 4. ubaciti: „5. jedinstveni identifikator“ a ostale stavke renumerirati. Stavak 3, pojam 5: Prijedlog - nakon 4. ubaciti: „5. jedinstveni identifikator“ a ostale stavke renumerirati. Nije prihvaćen NE PRIHVAĆA SE Jedinstveni identifikator pismena nije sastavni dio zaglavlja akta
36 Marina Krajnović V. ADMINISTRATIVNO-TEHNIČKA OBRADA AKTA, Članak 33. Zašto zaglavlje akta ne bi sadržavalo i adresu javnopravnog tijela? U praksi se događa sljedeće: neko javnopravno tijelo piše drugom javnopravnom tijelu: molimo vas dostavite nam to i to. Onda ovo drugo javnopravno tijelo mora istraživati na koju adresu treba dostaviti to što se od njega traži. Stranke pak u rješenjima donesenim u upravnom postupku nerijetko čitaju: žalba se izjavljuje xy javnopravnom tijelu putem zy javnopravnog tijela - a onda ne piše adresa na koju se žalba treba dostaviti. Neke pak općine, a možda i gradovi, pišu u dnu svoje podatke, kao što je npr. propisano Zakonom o trgovačkim društvima, ali za trgovačka društva a ne za javnopravna tijela, pa onda u dnu akta napišu svoju adresu, OIB i koješta... A sve to zato što Uredbom o uredskom poslovanju nije propisano da se u zaglavlje ima upisati adresa javnopravnog tijela. Treba propisati da zaglavlje akta sadrži i adresu javnopravnog tijela tj. adresu na kojoj se nalazi pisarnica, a po mogućnosti i elektroničku kontaktnu točku za službeno dopisivanje (e-poštu). Prihvaćen PRIHVAĆA SE
37 Hrvatsko arhivističko društvo V. ADMINISTRATIVNO-TEHNIČKA OBRADA AKTA, Članak 34. Stavak 1, pojam 6: Prijedlog - nakon 5. ubaciti: „6. jedinstveni identifikator“ a ostale stavke renumerirati. Nije prihvaćen NE PRIHVAĆA SE Jedinstveni identifikator pismena nije sastavni dio zaglavlja akta.
38 Koprivničko-križevačka županija V. ADMINISTRATIVNO-TEHNIČKA OBRADA AKTA, Članak 34. Mjesto za grb JL(P)RS?! Prihvaćen PRIHVAĆA SE
39 Marina Krajnović V. ADMINISTRATIVNO-TEHNIČKA OBRADA AKTA, Članak 34. Kamo se smješta grb općine, grada ili županije? Jedinice lokalne i područne (regionalne) samouprave imaju pravo na svoj grb, što im je omogućeno Zakonom o lokalnoj i područnoj (regionalnoj) samoupravi. Uredbom treba propisati kamo se smješta grb lokalne jedinice tj. da on ne može biti iznad grba Republike Hrvatske. Neki gradovi čak šalju službene dopise bez grba Republike Hrvatske, ali na dopis stavljaju grb grada. Potrebno je uredbom propisati način postupanja s grbom lokalne jedinice. Također, neke pravne osobe s javnim ovlastima ne koriste grb Republike Hrvatske nego vlastiti logo na svojim pismenima i aktima! Takva praksa je neprimjerena i ove situacije treba urediti Uredbom. Npr. koriste pečat s grbom RH na rješenjima donesenim u upravnom postupku, ali ne stavljaju grb RH u zaglavlje! Prihvaćen PRIHVAĆA SE
40 Hrvatsko arhivističko društvo V. ADMINISTRATIVNO-TEHNIČKA OBRADA AKTA, Članak 35. Stavak 1, pojam 5: Prijedlog - nakon 4. ubaciti: „5. jedinstveni identifikator“ a ostale stavke renumerirati. Nije prihvaćen NE PRIHVAĆA SE Jedinstveni identifikator pismena nije sastavni dio zaglavlja akta.
41 Koprivničko-križevačka županija V. ADMINISTRATIVNO-TEHNIČKA OBRADA AKTA, Članak 39. "VEZA:" - pisati velikim štampanim slovima. Primljeno na znanje Primjedba nije obrazložena.
42 Koprivničko-križevačka županija V. ADMINISTRATIVNO-TEHNIČKA OBRADA AKTA, Članak 42. "PRILOZI:" pisati velikim štampanim slovima. Primljeno na znanje Primjedba nije obrazložena.
43 Hrvatsko arhivističko društvo V. ADMINISTRATIVNO-TEHNIČKA OBRADA AKTA, Članak 43. Umjesto „Prilozi:“ ispraviti u »Prilozi:« radi ujednačavanja. Prihvaćen RIHVAĆA SE
44 Hrvatsko arhivističko društvo V. ADMINISTRATIVNO-TEHNIČKA OBRADA AKTA, Članak 44. Dodati dvotočku - ":" po uzoru na čl. 43 – uskladiti i navodnike prema čl. 43 (znači: »DOSTAVITI:«) Prihvaćen PRIHVAĆA SE
45 Hrvatsko arhivističko društvo VI. OTPREMA AKATA, Članak 46. Stavak 5: Prijedlog: Umjesto izraza „otklanjanja istih“ koristiti „njihovog otklanjanja“ Prihvaćen PRIHVAĆA SE
46 Hrvatsko arhivističko društvo VI. OTPREMA AKATA, Članak 48. Stavak 2: Prijedlog: Iz praktičnih razloga bi ovdje bilo dobro dodati i "jedinstveni identifikator" (iza „...klasifikacijsku oznaku,“) jer bi se time omogućilo skeniranje informacije iz dostavne liste mobilnim uređajima za skeniranje. Primljeno na znanje Odredba će se dopuniti sukladno tehničkim mogućnostima.
47 Arian Rajh VI. OTPREMA AKATA, Članak 49. Ovdje bi trebalo dodati stavak o predmetima koji se vode u digitalnom obliku, a u jednom od članaka prije treba decidirano dozvoliti formiranje digitalnih omota spisa koje nemaju papirnatu kopiju. Mislim da je jako važno dozvoliti rad s digitalnim predmetima i da bi to zaista ubrzalo procese stvaratelja. Nije prihvaćen NE PRIHVAĆA SE Uredbom se propisuje primarno digitalno postupanje.
48 Hrvatsko arhivističko društvo VII. PRIPREMA PREDMETA ZA PISMOHRANU I ARHIV, Članak 50.   U ovome bi dijelu (čl. 50, čl. 53-56) trebalo već u čl. 50 naglasiti da se opisuje rad s predmetima u fizičkom obliku. Rad s predmetima u e-obliku objašnjen je u dijelu VIII. Informacijski sustav uredskog poslovanja. U suprotnom bi trebalo zasebno navesti procedure s elektroničkim gradivom. Stavak 2: predlaže se nadopuniti, tako da glasi: „2. Informacijski sustav automatski dodaje datum upućivanja predmeta u pismohranu, rok čuvanja sukladno propisima o arhivskoj djelatnosti i oznaku »a/a« te, ako je riječ o predmetu u elektroničkom obliku, informacija važnih za osiguranje nepromjenjivosti i cjelovitosti. Ujedno vidjeti i komentar uz čl. 63. Također: uskladiti navodnike na kraju stavka 2 odn. korigirati u: »a/a« Nije prihvaćen NE PRIHVAĆA SE Samo se odredbe članka 53. odnose na predmete koji se vode u fizičkom obliku.
49 Hrvatsko arhivističko društvo VII. PRIPREMA PREDMETA ZA PISMOHRANU I ARHIV, Članak 51. Stavak 1: Korigirati pojam „popis dokumentarnog gradiva“ u: „popis javnog dokumentarnog gradiva s rokovima čuvanja“ (sukladno čl. 10 Zakona o arhivskom gradivu i arhivima) Iza stavka 2 se sugerira dodati novi stavak: „(3) Popis iz stavka 1. ovoga članka odobrava nadležni državni arhiv, sukladno postupku uređenom Zakonom o arhivskom gradivu i arhivima“. Prihvaćen PRIHVAĆA SE
50 Hrvatsko arhivističko društvo VII. PRIPREMA PREDMETA ZA PISMOHRANU I ARHIV, Članak 53. Uredba je propustila urediti kako se provodi postupak u slučaju elektroničkog gradiva, što je trebalo propisati u čl. 50, st. 2? Stavak 2: Prijedlog - dodati „… ili cjelina u fizičkom obliku organizira se …“ Također, umjesto „i stavlja u posebni omot (arhivsku mapu).“ predlaže se napisati „... i odlaže u prikladne tehničke jedinice (mape, registratore, omote)....“ Stavak 4: Uredba cijelo vrijeme govori o skeniranju, a ovdje se odjednom uvodi digitalizacija kao novi pojam. Stavak 5: Prijedlog: „Arhivsko gradivo iz stavka 1. ovog članka čuva se do predaje nadležnom arhivu, a dokumentarno gradivo iz stavka 1. ovog članka čuva se do izlučivanja.“ Primljeno na znanje Odredbe će se izričajno doraditi.
51 Marina Krajnović VII. PRIPREMA PREDMETA ZA PISMOHRANU I ARHIV, Članak 53. Podržavam komentar gosp. Ariana Rajha i dodajem da bi u planove klasifiakcijskih oznaka trebalo unositi klasifiakcijsku oznaku, ali i oznaku radi li se o upravnom ili neupravnom predmetu, te rok čuvanja svakog pojedinog dosjea koji se vodi pod određenom klasom u planu klasifikacijskih oznaka. Upravo stoga je važno da se donošenje plana klasifiakcijsih oznaka ne prepusti isključivo na volju javnopravnim tijelima, nego bi Ministarstvo uprave trebalo donijeti novi pravilnik o izradi plana klasifikacijskih oznaka, kojim bi se uredilo što bi sve trebao sadržavati dobar plan klasa. Pri njegovoj izradi treba konzultirati arihiviste. Oni su kroz svoj rad u arhivu zasigurno uočili nedostatke postojećih načina klasificiranja dokumentacije i mogu dati korisne savjete u izradi pravilnika. Nije prihvaćen NE PRIHVAĆA SE Klasifikacijska oznaka je oznaka predmeta prema upravnom području ili djelatnosti, prema vremenu, prema obliku i rednom broju predmeta neovisno da li se rješava u upravnom ili neupravnom postupku. Neupravni predmet može postati upravni (najčešće u inspekcijskim poslovima) i obrnuto.
52 Arian Rajh VII. PRIPREMA PREDMETA ZA PISMOHRANU I ARHIV, Članak 53. Bilo bi dobro pojasniti stavak 2. Dodatno, što je s oznakama posebnog popisa gradiva stvaratelja? Klase uredskog poslovanja su dobar alat za upravljanje stručnom obradom predmeta i to je njihova svrha. Poseban popis gradiva se kao alat strukturiranja fonda stvaratelja (većinom prema funkcijama) u praksi pokazao boljim od korištenja pretežno sadržajnih klasa uredskog poslovanja u istu svrhu. Za upravljanje predmetima trebalo bi, smatram, koristiti klase uredskog poslovanja, a za strukturiranje gradiva poseban popis. Bilo bi dobro ovu temu uskladiti s novim arhivskim pravilnicima koji su u izradi. Prihvaćen PRIHVAĆA SE
53 Hrvatsko arhivističko društvo VII. PRIPREMA PREDMETA ZA PISMOHRANU I ARHIV, Članak 54. Stavak 1: Ova odredba mora biti usklađena s odredbama o pretvorbi dokumenata u digitalni oblik kako ga propisuje budući Pravilnik o upravljanju dokumentarnim gradivom. Stavak 2: Nesmisleno je taj zadatak povjeriti isključivo navedenoj osobi – za to mogu biti odgovorne i osobe na drugim pozicijama Stavak 3: umjesto "originale" pisati "izvornike" Djelomično prihvaćen Uz stavak 1. - NE PRIHVAĆA SE Odredba se odnosi na pismena primljena u fizičkom obliku koja se skeniraju i unose u informacijski sustav, a smisao odredbe je da se u tijelima ne gomilaju nepotrebni papiri. Također, pri izradi novog propisa potrebno je voditi računa o usklađenosti s važećim propisima. Uz stavak 2. - PRIMLJENO NA ZNANJE Uz stavak 3. - PRIHVAĆA SE
54 Hrvatsko arhivističko društvo VII. PRIPREMA PREDMETA ZA PISMOHRANU I ARHIV, Članak 55. Stavak 2: Je li ovo uopće potrebno ako je riječ o elektroničkom gradivu? Ovaj dio se tada rješava definiranjem korisničkih prava na sustavu, a gradivo ostaje pohranjeno u e-pismohrani/sustavu dok ga korisnici samo preuzimaju ili pregledavaju. Nema potrebe za bilježenjem "datuma vraćanja", a ostalo se vidi iz logova sustava. Zaključno, u Uredbi nije pregledno razdvojeno postupanje s fizičkim predmetima (konvencionalnim) od postupanja s elektroničkim. Stavak 3: Treba dodati: „ Izdavanje se obavlja na način definiran u prethodnome stavku.“ Također, nije definiran postupak ako se radi o skeniranim predmetima. Prihvaćen PRIHVAĆA SE
55 Hrvatsko arhivističko društvo VII. PRIPREMA PREDMETA ZA PISMOHRANU I ARHIV, Članak 56. Potrebno je dodati: „Akt o uništenju, odnosno akt o predaji gradiva nadležnom arhivu, također se unosi u informacijski sustav“. Prihvaćen PRIHVAĆA SE
56 Hrvatsko arhivističko društvo VIII. INFORMACIJSKI SUSTAV UREDSKOG POSLOVANJA , Članak 57. Stavak 4: Sugerira se ispravak: Umjesto „omogućava“ treba stajati: „... mora omogućiti ...“ Prihvaćen PRIHVAĆA SE
57 Arian Rajh VIII. INFORMACIJSKI SUSTAV UREDSKOG POSLOVANJA , Članak 57. Bilo bi dobro ovaj stavak pojasniti - znači li "cjelovito uredsko poslovanje u digitalnom obliku" rad s elektroničkom evidencijom predmeta i/ili rad s digitalnim predmetima? Primljeno na znanje Cjelovito uredsko poslovanje u digitalnom obliku znači cjelokupni rad na predmetu unutar informacijskog sustava uredskog poslovanja od njegova zaprimanja, dostave u rad, rješavanja i odlaganja u pismohranu što se podrazumijeva kroz cijeli tekst Uredbe.
58 Hrvatsko arhivističko društvo VIII. INFORMACIJSKI SUSTAV UREDSKOG POSLOVANJA , Članak 58. Prijedlog za dopunu: „5. osiguravanje nepromjenjivost i cjelovitost zaprimljene pošiljke od trenutka zaprimanja.“ Prihvaćen PRIHVAĆA SE
59 Hrvatsko arhivističko društvo VIII. INFORMACIJSKI SUSTAV UREDSKOG POSLOVANJA , Članak 59. "obrada" korigirati u "obrade" (u prvoj rečenici) Nije prihvaćen NE PRIHVAĆA SE Radi se o realizaciji procesa iz glave III. Uredbe koji je pisan u jednini.
60 Hrvatsko arhivističko društvo VIII. INFORMACIJSKI SUSTAV UREDSKOG POSLOVANJA , Članak 60. "dostava" korigirati u "dostave" (u prvoj rečenici) Definicija 4: Ovo je zbunjujuće; Sustav vjerojatno treba podržavati podatak o statusu dokumenta, a ne uvid u taj status? Osim toga u ovoj se točki odjednom govori o dokumentima, a početno članak govori o predmetima i pismenima. Definicija 6: I ova odredba dokazuje „lebdeći“ status službenih bilješki: ako one nisu pismeno (a očito ni prilog) što su onda? Djelomično prihvaćen Uz točku 1. - NE PRIHVAĆA SE Radi se o realizaciji procesa iz glave IV Uredbe koji je pisan u jednini. Uz točku 4. - PRIHVAĆA SE Uz točku 6. - NE PRIHVAĆA SE Objašnjen je način evidentiranja službenih u članku 4.
61 Hrvatsko arhivističko društvo VIII. INFORMACIJSKI SUSTAV UREDSKOG POSLOVANJA , Članak 61. Potrebno je korigirati "administrativno tehnička obrada" u "administrativno-tehničke obrade". Nadalje, logičnija je množina: „akata“ umjesto jednine, a postavlja se i pitanje što je s podnescima? Oni se ne obrađuju administrativno-tehnički? Definicija 3: Radi jasnoće sugerira se dodati „pojedinačnoga akta“ Također: sugerira se izostaviti izraz „po hijerarhiji“ – nepotrebno je ako se prethodno kaže „svih službenih osoba“, a uz to je gramatički pogrešno Definicija 4: Zar se prilozi uz podnesak ne evidentiraju? Definicija 2: Na koji bi način sustav trebao moći provjeravati podatke u dokumentu? Također: Ovdje se vjerojatno radi o pogrešci pri pisanju: pretpostavka je da se radi o „elektroničkome potpisu“ a ne „elektroničkome zapisu“? (na samom kraju definicije) Djelomično prihvaćen NE PRIHVAĆA SE Radi se o realizaciji procesa iz glave V. Uredbe koji je pisan u jednini. Sadržaj podneska definiran je u odredbama Zakona o općem upravnom postupku. U ostalom dijelu primjedbe se prihvaćaju.
62 Hrvatsko arhivističko društvo VIII. INFORMACIJSKI SUSTAV UREDSKOG POSLOVANJA , Članak 63. Korigirati "priprema" u "pripreme" Korigirati "arhivu" u "arhiv" – u skladu s ispravnom terminologijom važećih zakonskih i podzakonskih propisa, kao i s korištenim terminom u podnaslovu Definicija 1: Potrebno je nadopuniti i korigirati tako da glasi: "1. automatsko dodavanje datuma predaje predmeta u pismohranu, roka čuvanja predmeta sukladno propisima o arhivskoj djelatnosti, oznake »a/a« i informacija važnih za osiguranje nepromjenjivosti i cjelovitosti te formiranje popisa predmeta i mogućnost ispisivanja popisa za dostavu u pismohranu" U skladu s ovime zapravo bi trebalo nadopuniti i Standardne tehničke specifikacije informacijskog sustava uredskog poslovanja u prilogu ove Uredbe (v. čl. 65) tako da se omogući izračun hash vrijednosti predmeta koji se predaju u pismohranu i arhiv. Definicija 3: Korigirati „pismohrani“ u „pismohranu“ Također: Je li ovo potrebno za predmete u elektroničkom obliku? Ovaj dio se rješava definiranjem korisničkih prava na sustavu, a gradivo ostaje pohranjeno u e-pismohrani/e-arhivu dok ga korisnici samo preuzimaju ili pregledavaju. Aktivnosti se mogu vidjeti iz logova sustava. Definicija 7: "izrada" korigirati u "izradu" Defincija 8: "zabrana" korigirati u "zabranu" Prihvaćen PRIHVAĆA SE
63 Hrvatsko arhivističko društvo IX. NADZOR, Članak 66. Iz ovako definiranoga članka (njegovih stavaka) uopće nije jasno koja je razlika „nadzora nad provedbom“ i „inspekcijskoga nadzora nad provedbom“? Svakako je potrebno ili drugačije/precizno definirati, ili - ukoliko postoji – pozvati se na propis koji navedeno definira. Nije prihvaćen Upravni i inspekcijski nadzor definirani su Zakonom o sustavu državne uprave.
64 Primorsko-goranska županija X. PRIJELAZNE I ZAVRŠNE ODREDBE, Članak 67. Vezano na oba članka, predlaže se da se već u ovoj Uredbi odredi na koji način će poslove obavljati javnopravna tijela koja nemaju uspostavljen informacijski sustav (do 1. siječnja 2021.) obzirom da „stara“ Uredba prestaje važiti, a nova je neprimjenjiva u praksi bez uspostavljenog sustava. Također, smatramo da je rok „do 1. siječnja 2021.“ prekratak kako bi se uspostavio ovaj sustav i povezao s drugim informacijskim sustavima i/ili aplikacijama. Primljeno na znanje Standardne tehničke specifikacije informacijskog sustava uredskog poslovanja prilog su i sastavni dio Uredbe. Planira se duže vakacijsko razdoblje između objave i stupanja na snagu Uredbe kako bi obveznici Uredbe prilagodili svoje sustave.
65 Koprivničko-križevačka županija X. PRIJELAZNE I ZAVRŠNE ODREDBE, Članak 67. Vezano uz članke 67., 68. i 69. Prijedloga Uredbe, ako će Uredba stupiti na snagu prije 1. siječnja 2021. godine, na koji način će način javnopravna tijela iz članka 67. Prijedloga Uredbe, voditi uredsko poslovanje, ako još nemaju propisani informacijski sustav, a stara Uredba je prestala važiti? Primljeno na znanje Standardne tehničke specifikacije informacijskog sustava uredskog poslovanja prilog su i sastavni dio Uredbe. Planira se duže vakacijsko razdoblje između objave i stupanja na snagu Uredbe kako bi obveznici Uredbe prilagodili svoje sustave.
66 Primorsko-goranska županija X. PRIJELAZNE I ZAVRŠNE ODREDBE, Članak 68. Vezano na oba članka, predlaže se da se već u ovoj Uredbi odredi na koji način će poslove obavljati javnopravna tijela koja nemaju uspostavljen informacijski sustav (do 1. siječnja 2021.) obzirom da „stara“ Uredba prestaje važiti, a nova je neprimjenjiva u praksi bez uspostavljenog sustava. Također, smatramo da je rok „do 1. siječnja 2021.“ prekratak kako bi se uspostavio ovaj sustav i povezao s drugim informacijskim sustavima i/ili aplikacijama. Primljeno na znanje Standardne tehničke specifikacije informacijskog sustava uredskog poslovanja prilog su i sastavni dio Uredbe. Planira se duže vakacijsko razdoblje između objave i stupanja na snagu Uredbe kako bi obveznici Uredbe prilagodili svoje sustave.
67 Koprivničko-križevačka županija X. PRIJELAZNE I ZAVRŠNE ODREDBE, Članak 68. Vezano uz članke 67., 68. i 69. Prijedloga Uredbe, ako će Uredba stupiti na snagu prije 1. siječnja 2021. godine, na koji način će način javnopravna tijela iz članka 67. Prijedloga Uredbe, voditi uredsko poslovanje, ako još nemaju propisani informacijski sustav, a stara Uredba je prestala važiti? Primljeno na znanje Standardne tehničke specifikacije informacijskog sustava uredskog poslovanja prilog su i sastavni dio Uredbe. Planira se duže vakacijsko razdoblje između objave i stupanja na snagu Uredbe kako bi obveznici Uredbe prilagodili svoje sustave.
68 Koprivničko-križevačka županija X. PRIJELAZNE I ZAVRŠNE ODREDBE, Članak 69. Vezano uz članke 67., 68. i 69. Prijedloga Uredbe, ako će Uredba stupiti na snagu prije 1. siječnja 2021. godine, na koji način će način javnopravna tijela iz članka 67. Prijedloga Uredbe, voditi uredsko poslovanje, ako još nemaju propisani informacijski sustav, a stara Uredba je prestala važiti? Primljeno na znanje Standardne tehničke specifikacije informacijskog sustava uredskog poslovanja prilog su i sastavni dio Uredbe. Planira se duže vakacijsko razdoblje između objave i stupanja na snagu Uredbe kako bi obveznici Uredbe prilagodili svoje sustave.