I. OPĆE ODREDBE

Članak 1.

Ovom Uredbom uređuje se uredsko poslovanje u obavljanju poslova državne uprave.

Članak 2.

(1) Odredbe ove Uredbe primjenjuju se na uredsko poslovanje tijela državne uprave, drugih državnih tijela, tijela jedinica lokalne i područne (regionalne) samouprave te pravnih osoba s javnim ovlastima (dalje: javnopravna tijela).

(2) Odredbe ove Uredbe primjenjuju se i na druge poslove iz djelokruga javnopravnog tijela ako posebnim propisom pravila uredskog poslovanja za te poslove nisu uređena drugačije.

(3) U uredskom poslovanju s klasificiranim podacima i podacima označenim oznakom „NEKLASIFICIRANO“ primjenjuju se mjere i standardi informacijske sigurnosti u skladu s propisima kojima se uređuje informacijska sigurnost.

Članak 3.

(1) Javnopravna tijela međusobno te s fizičkim i pravnim osobama komuniciraju po načelu „prvo digitalno“.

(2) Javnopravna tijela dužna su međusobno povezati svoje informacijske sustave uredskog poslovanja i službene evidencije radi osiguranja primjene načela „samo jednom“ i „interoperabilnost kao standard“.

Članak 4.

Pojmovi u smislu ove Uredbe imaju sljedeće značenje:

1. dokument je svaki elektronički, napisani, umnoženi, nacrtani, slikovni, tiskani, snimljeni, magnetni, optički ili bilo koji drugi zapis podataka koji sadržajem i strukturom čine određenu povezanu cjelinu

2. dokumentarno gradivo su svi dokumenti nastali, zaprimljeni ili prikupljeni u obavljanju poslova javnopravnog tijela  

3. dosje je skup predmeta (spisa) koji se odnose na istu cjelinu, istu osobu, tijelo ili zadaću

4. elektronički zapis je zapis na pismenima ispisanim iz informacijskog sustava koji sadrži skup podataka u skladu s propisom kojim se uređuje povezivanje na državnu informacijsku infrastrukturu

5. evidencije uredskog poslovanja su službene evidencije u koje se evidentira zaprimljeno ili nastalo dokumentarno gradivo (dalje: evidencije). Evidencije se vode  u elektroničkom obliku kao dio informacijskog sustava uredskog poslovanja

6. informacijski sustav uredskog poslovanja je informacijski sustav pomoću kojeg se  upravlja dokumentima i pripadnim poslovnim procesima i radnim tokovima uključujući: izradu dokumenata, njihovo nastajanje, primitak, raspoređivanje, obradu, izdavanje, otpremu, arhiviranje i izlučivanje, u okviru obavljanja poslova javnopravnog tijela, u skladu s pravilima uredskog poslovanja (dalje u tekstu: informacijski sustav)

7. jedinstveni identifikator pismena je skup podataka koji se vode u informacijskom sustavu, a sadrži datum zaprimanja odnosno nastanka pismena, oznaku službene osobe koja ga je izradila, oznaku unutarnje ustrojstvene jedinice, brojčanu oznaku  predmeta na koji se odnosi i redni broj unutar predmeta, a iskazuje se na pismenu u obliku QR code, barcode i sl.

8. klasifikacijska oznaka je brojčana oznaka koja označava predmet prema upravnom području ili djelatnosti, godini nastanka, obliku i rednom broju predmeta

9. optičko prepoznavanje teksta je postupak pretvaranja elektroničke slike pismena stvorene postupkom skeniranja ili drugom obradom u oblik pogodan za daljnju računalnu obradu pismena i drugih dokumenata

10. potpis je:

a. vlastoručni potpis ovlaštene službene osobe

b. elektronički potpis definiran Uredbom (EU) br. 910/2014 Europskog parlamenta i Vijeća od 23. srpnja 2014. o elektroničkoj identifikaciji i uslugama povjerenja za elektroničke transakcije na unutarnjem tržištu i stavljanju izvan snage Direktive 1999/93/EZ (SL L 257/73 28. 8. 2014. – dalje: Uredba (EU) br. 910/2014) (dalje u tekstu: potpis), osim ako odredba izrijekom ne zahtjeva korištenje jednog ili drugog pojma

11. pečat je:

a. pečat s grbom Republike Hrvatske definiran zakonom

b. elektronički pečat definiran Uredbom EU/910/2014

(dalje: pečat), osim ako odredba izrijekom ne zahtjeva korištenje jednog ili drugog pojma

12. pisarnica je unutarnja ustrojstvena jedinica koja obavlja poslove primanja i pregleda, upisivanja u evidencije uredskog poslovanja, raspoređivanja, razvrstavanja, dostave u rad i otpremanja pismena i drugih dokumenata. Sukladno odluci čelnika tijela poslove pisarnice može obavljati i za to ovlaštena službena osoba bez ustrojavanja posebne unutarnje ustrojstvene jedinice.

13. pismohrana je unutarnja ustrojstvena jedinica koja obavlja poslove odlaganja, čuvanja, organiziranja, korištenja, obrade, izlučivanja pismena i drugih dokumenata te osiguravanja cjelovitosti i sređenosti cjelokupnog dokumentarnog i arhivskog gradiva do predaje nadležnom arhivu. Sukladno odluci čelnika tijela poslove pismohrane može obavljati i za to ovlaštena službena osoba bez ustrojavanja posebne unutarnje ustrojstvene jedinice.

14. pismeno je dokument koji može biti podnesak ili akt

a. podnesak je zahtjev, prijedlog, popunjen obrazac, prijava, molba, žalba, predstavka, prigovor, obavijest, priopćenje te drugi podnesak kojim se stranke obraćaju javnopravnom tijelu

b. akt je pismeno kojim javnopravno tijelo odlučuje o predmetu postupka, odgovara na podnesak stranke, određuje, prekida ili završava neku službenu radnju te obavlja službeno dopisivanje s drugim tijelima. Akt je i pismeno kojim se obavlja dopisivanje unutar javnopravnog tijela (interni akt).

15. pouzdani popis je popis pružatelja usluga povjerenja, definiran Uredbom EU/910/2014

16. predmet (spis) je skup pismena, priloga i drugih dokumenata koji se odnose na isto pitanje ili zadaću ili koji na drugi način čine posebnu cjelinu

17. prilog je svaki dokument i fizički predmet koji se prilaže uz pismeno radi nadopune, pojašnjenja ili dokazivanja njegovog sadržaja

18. službena bilješka je pisani zapis službenih primjedbi, obavijesti, telefonskih razgovora, usmenih instrukcija, poziva i naredbi

19. skeniranje je postupak stvaranja elektroničke slike pismena i drugih dokumenata primljenih u fizičkom obliku.

Članak 5.

(1) Javnopravna tijela aktom o unutarnjem redu određuju koja će unutarnja ustrojstvena jedinica obavljati poslove pisarnice i pismohrane.

(2) Iznimno, u javnopravnom tijelu kod kojeg je opseg uredskog poslovanja manji, poslove pisarnice i pismohrane može obavljati ovlaštena službena osoba uz druge poslove, a određena pismena mogu se zaprimati i u pojedinim unutarnjim ustrojstvenim jedinicama javnopravnog tijela ako to zahtijeva organizacija poslovanja ili njihova prostorna izdvojenost.

(3) Jedno javnopravno tijelo može obavljati poslove pisarnice i pismohrane za jedno ili više drugih javnopravnih tijela ako se njihovi čelnici pisano o tome sporazume.

II. PRIMITAK, OTVARANJE I PREGLED PISMENA I DRUGIH POŠILJKI

Članak 6.

(1) Pismena se zaprimaju putem informacijskog sustava.

(2) Ako je u javnopravnom tijelu organizirana služba dežurstva, izvan redovnog radnog vremena ili u dane kad javnopravno tijelo ne radi, pošiljke koje nisu pristigle elektroničkim putem prima i unosi u informacijski sustav dežurna službena osoba.

Članak 7.

Javnopravno tijelo na svojoj mrežnoj stranici objavljuje adresu elektroničke pošte za upite stranaka.

Članak 8.

(1) Javnopravna tijela koja u svom djelokrugu neposredno rješavaju o građanskim stanjima, poreznim obvezama, zdravstvenom i mirovinskom osiguranju i drugim područjima od posebnog interesa za građane i poslovne subjekte, vodeći računa o broju primljenih stranaka u prosjeku dnevno, dužna su najmanje jednom tjedno osigurati uredovno radno vrijeme sa strankama do 19 sati.

(2) Obavijest o radnom vremenu sa strankama javnopravno tijelo dužno je staviti na svoju mrežnu stranicu kao i na vidljivom mjestu u svojim ulaznim prostorijama .  

Članak 9.

(1) Pismena i druge pošiljke primljene elektroničkim putem evidentiraju se u informacijskom sustavu i ne ispisuju.

(2) Pismena i druge pošiljke primljene putem drugog informacijskog sustava ili aplikacije automatski se evidentiraju u informacijskom sustavu uredskog poslovanja.

(3) Pismena i druge pošiljke primljene putem elektroničke pošte evidentiraju se u informacijskom sustavu po uputi ovlaštene službene osobe.

(4) Ako se pismeno primljeno u elektroničkom obliku ne može pročitati, pošiljatelja će se bez odgode o tome obavijestiti i zatražiti da isto ponovno dostavi u čitljivom obliku.

Članak 10.

(1) Primitak pismena i drugih pošiljki dostavljenih putem poštanske službe, kao i podizanje pošiljki iz poštanskog pretinca obavlja se u skladu s propisima kojima se uređuje obavljanje poštanske službe.

(2) Pismena i druge pošiljke koje stranka ili druga osoba dostavi osobno zaprima službena osoba koja obavlja poslove pisarnice.

(3) Ako stranka traži da se podnesak primi usmeno na zapisnik, službena osoba koja obavlja poslove pisarnice može je uputiti službenoj osobi iz nadležne unutarnje ustrojstvene jedinice.

Članak 11.

(1) Primitak pismena zaprimljenog putem informacijskog sustava automatski se potvrđuje slanjem potvrde pošiljatelju, a nakon što se digitalno obradi, šalje se i potvrda o tehnički ispravnom i uredno zaprimljenom pismenu.

(2) Primitak pismena zaprimljenog u fizičkom obliku potvrđuje se na zahtjev stranke.

Članak 12.

(1) Zaprimljene pošiljke naslovljene na javnopravno tijelo otvara službena osoba koja obavlja poslove pisarnice.

(2) S pošiljkama označenim određenim stupnjem tajnosti te pošiljkama u vezi s natječajima za zapošljavanje, postupcima javne nabave i drugim postupcima postupa se u skladu s posebnim propisima.

(3) Službena osoba koja otvara pošiljke ne smije otvoriti pošiljku niti potvrditi primitak pošiljke naslovljene na čelnika javnopravnog tijela.

(4) Iznimno, čelnik javnopravnog tijela može ovlastiti drugu službenu osobu da potvrdi i otvori pošiljke naznačene na njegovo osobno ime.

Članak 13.

(1) Ako sadržaj pošiljke ne odgovara sadržaju naznačenom u pismenu, elektroničkom dokumentu, na omotnici ili se ne može utvrditi na što se odnosi sadržaj ili tko je pošiljatelj, o tome se sastavlja službena bilješka u informacijskom sustavu.

(2) Ako su pošiljke zaprimljene u fizičkom obliku oštećene ili postoji sumnja u neovlašteno ili zlonamjerno otvaranje, prije otvaranja istih, o tome se sastavlja službena bilješka u informacijskom sustavu.

(3) Ako je uz pošiljku priložen novac ili neka druga vrijednost, o tome se sastavlja službena bilješka u informacijskom sustavu, a priloženo predaje službenoj osobi koja u javnopravnom tijelu obavlja poslove financijskog poslovanja.

(4) Ako postoji sumnja da je pošiljka opasna za zdravlje i život ljudi ili neometani rad javnopravnog tijela, ista se ne otvara već se osigurava i o tome se obavještava čelnik javnopravnog tijela.

Članak 14.

Pogrešno dostavljena pošiljka bez odgode se prosljeđuje naslovljenom primatelju te se o tome sastavlja službena bilješka u informacijskom sustavu, uz naznaku da je pošiljka pogrešno dostavljena i kome je proslijeđena.

III. OBRADA I RAZVRSTAVANJE PISMENA

Članak 15.

(1) Pismena i drugi dokumenti obrađuju se u informacijskom sustavu.

(2) Obradom prvog pismena u informacijskom sustavu se osniva predmet.

(3) Pismena i drugi dokumenti primljeni u fizičkom obliku, prilikom obrade u informacijskom sustavu, skeniraju se te se provodi postupak optičkog prepoznavanja teksta.

(4) O pismenima i drugim dokumentima primljenim u fizičkom obliku koje iz tehničkih razloga nije moguće skenirati sastavlja se službena bilješka u informacijskom sustavu uz predmet na koji se dokument veže, s naznakom sadržaja tog dokumenta te se otvara i omot spisa.

(5) Pismena primljena nakon osnivanja predmeta evidentiraju se u informacijskom sustavu uz predmet na koji se odnose bez obzira na njegov status.

(6) Dostavnice, povratnice i omotnice skeniraju se zajedno s pismenom ako je datum primitka ili predaje pismena bitan za računanje rokova ili ako iz dokumenta nisu vidljivi podaci o pošiljatelju, a taj podatak napisan je na omotnici.

(7) Za pismena i druge dokumente označene određenim stupnjem tajnosti u informacijskom sustavu se vode posebne evidencije, sukladno propisima koji uređuju područje informacijske sigurnosti.

Članak 16.

U informacijskom sustavu se ne evidentiraju oglasi, čestitke i razglednice, službena glasila, časopisi, tiskovine i drugi dokumenti koji ne predstavljaju službenu prepisku.

Članak 17.

(1) U informacijskom sustavu mora biti uspostavljena evidencija predmeta upravnog postupka, evidencija predmeta neupravnog postupka te druge evidencije uredskog poslovanja.

(2) Evidencija predmeta upravnog postupka i evidencija predmeta neupravnog postupka vode se u informacijskom sustavu na način da omogućavaju kreiranje izvješća o rješavatelju, radu i stanju rješavanja predmeta.

Članak 18.

(1) Primljena pismena razvrstavaju se u informacijskom sustavu na predmete upravnog postupka i predmete neupravnog postupka.

(2) Razvrstavanje i raspoređivanje primljenih pismena obavlja službena osoba koja obavlja poslove pisarnice.

(3) Iznimno od stavka 2. ovoga članka, čelnik javnopravnog tijela može odrediti da razvrstavanje i raspoređivanje pismena obavlja druga službena osoba.

Članak 19.

(1) Pismena se evidentiraju u informacijskom sustavu s datumom kada su primljena ili nastala.

(2) Ako se primljena pismena iz opravdanih razloga ne mogu evidentirati u informacijskom sustavu isti dan kada su primljena, evidentirat će se prvi sljedeći radni dan, prije novoprimljenih pismena, uz naznaku datuma kad su primljena.

Članak 20.

Evidencija predmeta upravnog postupka i evidencija predmeta neupravnog postupka vode se po sustavu klasifikacijskih oznaka.

Članak 21.

(1) Prilikom otvaranja predmeta određuje se klasifikacijska oznaka koja se sastoji od četiri grupe brojčanih oznaka:

1. prema upravnom području ili djelatnosti

2. prema vremenu

3. prema obliku i

4. rednom broju predmeta.

(2) Klasifikacija prema upravnom području ili djelatnosti određuje se prema sadržaju prvog pismena u predmetu. Pismena se svrstavaju prema upravnom području ili djelatnosti u glavne grupe, grupe, podgrupe i djelatnosti unutar podgrupe. Prvi broj označava glavnu grupu, drugi broj grupu, treći broj podgrupu unutar pojedinog upravnog područja, a četvrti i peti broj označavaju djelatnost unutar podgrupe.

(3) Klasifikacija prema vremenu određuje godinu otvaranja predmeta, a označava se s posljednja dva broja kalendarske godine u kojoj je određeni predmet otvoren.

(4) Klasifikacija prema obliku je brojčana oznaka dosjea koja po potrebi razrađuje klasifikaciju na uže cjeline.

(5) Redni broj predmeta označava redoslijed predmeta unutar klasifikacije, a označava se brojevima od jedan pa nadalje do potrebnog broja u jednoj kalendarskoj godini.

Članak 22.

(1) Klasifikacijska oznaka označava se u tekstu velikim tiskanim slovima: »KLASA:«.

(2) Brojevi koji označavaju glavnu grupu, grupu i podgrupu odvajaju se ravnom crticom (-) od brojeva koji označavaju djelatnost unutar podgrupe, a kosom crtom (/) od klasifikacije prema vremenu.

(3) Iza brojeva koji označavaju klasifikaciju prema vremenu stavlja se crtica (-) i brojčana oznaka klasifikacije prema obliku.

(4) Redni broj predmeta odvaja se kosom crtom (/) od brojčane oznake klasifikacije prema obliku.

(5) Pismena predmeta upravnog postupka moraju prije brojčane oznake imati i oznaku prvostupanjskog ili drugostupanjskog upravnog postupka (UP/I ili UP/II).

OGLEDNI PRIMJER – KLASA: UP/I-111-01/19-01/1

Članak 23.

(1) Čelnik javnopravnog tijela donosi plan klasifikacijskih oznaka nakon svake promjene nadležnosti i djelokruga javnopravnog tijela u skladu s klasifikacijskim okvirom za određivanje brojčane oznake pismena.

(2) Klasifikacijske oznake utvrđene planom iz stavka 1. ovoga članka unose se u informacijski sustav.

(3) Javnopravno tijelo u jednoj kalendarskoj godini ne smije osnovati dva ili više predmeta iste klasifikacijske oznake različitog sadržaja.

Članak 24.

Podbroj pismena u predmetu automatski se evidentira u informacijskom sustavu prema rednom broju i datumu nastanka ili zaprimanja i ne iskazuje se na ispisu pismena, ali je sastavni dio jedinstvenog identifikatora pismena.

Članak 25.

(1) Ako su za isti sadržaj otvorena dva ili više predmeta isti će se u informacijskom sustavu spojiti na način da se predmet nastavlja voditi pod klasifikacijskom oznakom predmeta koji je prvi otvoren, a kod ostalih predmeta naznačiti će se pod kojom će se klasifikacijskom oznakom dalje voditi.

(2) Ako je sadržaj jednog predmeta potrebno razdvojiti u više različitih predmeta, u informacijskom sustavu će se otvoriti potreban broj predmeta pod različitim klasifikacijskim oznakama.

(3) Ako neupravni predmet treba postati upravni ili obratno, predmet se nastavlja voditi pod novom klasifikacijskom oznakom, a kod ranijeg predmeta naznačiti će se u informacijskom sustavu pod kojom će se klasifikacijskom oznakom dalje voditi.

(4) Povezivanje i prijenos upisa provest će službena osoba koja obavlja poslove pisarnice ili druga ovlaštena službena osoba, a prema uputi službene osobe koja vodi postupak.

Članak 26.

U slučaju potrebe pohranjivanja podataka izvan informacijskog sustava, a prije predaje nadležnom arhivu, javnopravna tijela su dužna osigurati zaštitu cjelovitosti, integriteta i iskoristivosti podataka.

IV. DOSTAVA PREDMETA I PISMENA U RAD

Članak 27.

(1) Predmeti i pismena dostavljaju se u rad kroz informacijski sustav istog dana kad su otvoreni odnosno zaprimljeni, a najkasnije prvog sljedećeg radnog dana osim ako se radi o posebnim postupcima iz članka 12. stavka 2. ove Uredbe.

(2) Raspoređivanje predmeta i pismena na službenike kroz informacijski sustav obavlja ovlaštena službena osoba.

(3) Predmeti i pismena mogu se automatski raspoređivati u rad putem informacijskog sustava kada je to moguće u radnom procesu.

Članak 28.

(1) Sve službene osobe javnopravnog tijela moraju imati pristup informacijskom sustavu u skladu s dodijeljenim ovlastima.

(2) Službena osoba kojoj je predmet dodijeljen u rad dužna je u skladu s pravilima struke voditi administrativno tehničku obradu predmeta.

(3) U slučaju prestanka rada u javnopravnom tijelu ili unutarnjoj ustrojstvenoj jedinici službena osoba dužna je nedovršene predmete predati nadređenoj službenoj osobi, a dovršene u pismohranu.  

Članak 29.

(1) U slučaju prestanka rada ili promjene nadležnosti i djelokruga javnopravnih tijela, u informacijskim sustavima tih tijela se evidentiraju promjene vezane uz status predmeta.

(2) Javnopravno tijelo koje predaje predmet evidentira u svom sustavu razlog, vrijeme i način preuzimanja svakog pojedinog predmeta te naziv tijela koje je preuzelo predmet.

(3) Javnopravno tijelo koje preuzima predmet evidentira u svom sustavu razlog, vrijeme i način preuzimanja svakog pojedinog predmeta te naziv tijela od kojeg je preuzelo predmet.

V. ADMINISTRATIVNO-TEHNIČKA OBRADA AKTA

Članak 30.

(1) Službena prepiska između javnopravnih tijela te javnopravnih tijela i stranaka obavlja se aktima.

(2) Akt sadrži:

1. zaglavlje

2. osobno ime, naziv i adresu primatelja

3. kratku naznaku sadržaja predmeta

4. tekst akta

5. potpis ovlaštene službene osobe i/ili

6. pečat.

(3) Osim dijelova iz stavka 2. ovog članka, akt može sadržavati i druge podatke: vezu klasifikacijskih oznaka, naznaku priloga, kao i kome se akt dostavlja osim primatelju i druge dijelove sukladno posebnim propisima.

Članak 31.

(1) Službena prepiska unutar tijela obavlja se internim aktima.

(2) Interni akt sadrži:

1. zaglavlje u kojem se navodi naziv unutarnje ustrojstvene jedinice stvaratelja internog akta i datum stvaranja internog akta

2. naziv unutarnje ustrojstvene jedinice kojoj se upućuje interni akt

3. kratku naznaku sadržaja  predmeta

4. tekst akta

5. potpis ovlaštene službene osobe.

Članak 32.

Zaglavlje se stavlja u gornjem lijevom uglu akta.

Članak 33.

(1) Zaglavlje akta tijela državne uprave sadrži:

1. grb Republike Hrvatske

2. naziv »Republika Hrvatska«

3. naziv tijela

4. klasifikacijsku oznaku

5. mjesto i

6. datum izrade akta.

(2) Zaglavlje akta unutarnje ili područne ustrojstvene jedinice tijela državne uprave, osim dijelova iz stavka 1. ovog članka, iza naziva tijela kojem pripada, a prije klasifikacijske oznake te mjesta i datuma izrade akta, sadrži naziv unutarnje ustrojstvene jedinice.

(3) Zaglavlje akta upravne organizacije u sastavu ministarstva sadrži:

1. grb Republike Hrvatske

2. naziv »Republika Hrvatska«

3. naziv ministarstva i upravne organizacije

4. klasifikacijsku oznaku

5. mjesto i

6. datum izrade akta.

Članak 34.

(1) Zaglavlje akta tijela jedinice lokalne i područne (regionalne) samouprave sadrži:

1. grb Republike Hrvatske

2. naziv »Republika Hrvatska«

3. naziv županije

4. naziv općine ili grada ako je riječ o aktu jedinice lokalne samouprave

5. klasifikacijsku oznaku

6. mjesto i

7. datum izrade akta.

(2) Zaglavlje akta tijela jedinice lokalne i područne (regionalne) samouprave osim dijelova iz stavka 1. ovog članka, iza naziva jedinice sadrži i naziv tijela jedinice odnosno upravnog tijela jedinice.

(3) Zaglavlje akta mjesnog odbora, gradske četvrti ili gradskog kotara osim dijelova iz stavka 1. ovoga članka, sadrži naziv mjesnog odbora, gradske četvrti ili gradskog kotara i naziv tijela mjesnog odbora, gradske četvrti ili gradskog kotara.

Članak 35.

Zaglavlje akata pravnih osoba s javnim ovlastima izdanih na temelju javnih ovlasti sadrži:

1. grb Republike Hrvatske

2. naziv »Republika Hrvatska«

3. naziv tijela

4. klasifikacijsku oznaku

5. mjesto i

6. datum izrade akta.

Članak 36.

U slučaju ispisivanja dvojezičnog ili višejezičnog zaglavlja akta u skladu s odredbama posebnog zakona, zaglavlje akta ispisuje se na način da se tekst na hrvatskom jeziku i latiničnom pismu ispisuje na prvom mjestu.

Članak 37.

(1) S desne strane ispod zaglavlja akta navodi se osobno ime ili naziv primatelja te adresa.

(2) Ako se akt istog sadržaja (raspis) dostavlja istovrsnim tijelima odnosno pravnim osobama, ispod naziva vrste tijela odnosno pravnih osoba stavlja se oznaka » s v i m a «.

Članak 38.

Ispred kratke naznake sadržaja predmeta stavlja se oznaka »PREDMET:«, s lijeve strane akta, a ispod adrese primatelja.

Članak 39.

Ispod oznake »PREDMET:« upisuje se oznaka »Veza:« ako je ima i u nastavku navodi KLASA ili druga oznaka akta i datum pismena na koje se odgovara.

Članak 40.

(1) Tekst akta mora biti jasan, sažet i čitak.

(2) U tekstu se mogu upotrebljavati samo općepoznate pokrate i skraćenice.

(3) Zakone i druge propise koji se navode u aktu prvi puta treba navoditi punim nazivom uz naznaku naziva i broja službenog glasila u kojem su objavljeni. U nastavku akta navode se na način kako su pokraćeni kod prvog navođenja punog naziva zakona ili drugog propisa.

Članak 41.  

(1) Prije potpisa službene osobe akt u informacijskom sustavu potvrđuju sve službene osobe koje su sudjelovale u njegovoj izradi po hijerarhiji.

(2) Službene akte potpisuje čelnik javnopravnog tijela ili druga ovlaštena službena osoba.

(3) Oznaka naziva službene dužnosti i osobno ime službene osobe ispisuje se s desne strane ispod teksta akta.

(4) Oznaka naziva službene dužnosti ispisuje se velikim tiskanim slovima.

(5) Na akte se stavlja napredni elektronički potpis kvalificiranog pružatelja usluge povjerenja i/ili elektronički pečat.

(6) Na akte koji se obrađuju, pohranjuju i prenose informacijskim sustavima stupnja tajnosti POVJERLJIVO, TAJNO i VRLO TAJNO stavlja se elektronički potpis i/ili elektronički pečat izdan ili odobren od tijela nadležnog za sigurnost informacijskih sustava.

(7) Ostali akti i drugi dokumenti kod kojih nije potreban potpis ovlaštene službene osobe ovjeravaju se elektroničkim pečatom.

(8) Na akte koji se ispisuju i otpremaju u fizičkom obliku stavlja se i elektronički zapis u skladu s odredbama posebnog propisa.

(9) Iznimno, na akte koji se otpremaju u fizičkom obliku pečat se otiskuje s lijeve strane potpisa ovlaštene službene osobe jednim dijelom preko naziva službene dužnosti i potpisa.

Članak 42.

(1) Ako akt sadrži priloge, ispod potpisa s lijeve strane akta stavlja se oznaka „Prilozi:“.

(2) Prilozi se označavaju rednim brojevima, njihovim nazivima i navode po redu izlaganja u aktu te tim redom slažu uz akt.

Članak 43.

Ako se akt dostavlja i drugim primateljima radi obavijesti, ispod potpisa s lijeve strane akta, odnosno ispod oznake „Prilozi:“ stavlja se oznaka »O tome obavijest:« te navode primatelji.

Članak 44.

U upravnim aktima ispod upute o pravnom lijeku s lijeve strane akta stavlja se oznaka „DOSTAVITI“ te navode primatelji.

Članak 45.

Za akte koji se izdaju s istim osnovnim tekstom, mogu se koristiti propisani obrasci ili obrasci koje izradi nadležno javnopravno tijelo.

VI. OTPREMA AKATA

Članak 46.

(1) Akte otprema službena osoba koja obavlja poslove pisarnice ili druga ovlaštena službena osoba.

(2) Akti se otpremaju danom preuzimanja, a najkasnije sljedećeg radnog dana.

(3) Način otpreme akta određuje službena osoba zadužena za rješavanje predmeta uputom u informacijskom sustavu.

(4) Akti koji se otpremaju elektroničkim putem moraju biti u obliku koji onemogućava promjene sadržaja.

(5) Prilikom otpreme akta, službena osoba koja obavlja poslove pisarnice dužna je provjeriti formalnu ispravnost akta i na nedostatke upozoriti službenu osobu kojoj je predmet dodijeljen u rad te ga vratiti radi otklanjanja istih.

(6) Javnopravna tijela su dužna poslove državne uprave i međusobnu komunikaciju obavljati elektronički putem informacijskog sustava ako nije drukčije propisano.

(7) Akti koji se ne otpremaju elektroničkim putem otpremaju se običnom poštanskom pošiljkom ako nije drukčije propisano.  

Članak 47.

(1) Ako se više akata otprema u fizičkom obliku istog dana, istom primatelju i na istu adresu, u pravilu se stavljaju u jednu omotnicu i otpremaju na način koji je predviđen za jedan od tih akata koji pruža najveću razinu sigurnosti.

(2) Na omotnici u kojoj se otpremaju akti na gornjem lijevom uglu naslovne strane ispisuju se naziv i adresa pošiljatelja i klasifikacijske oznake akata koji se nalaze u omotnici.

(3) Omotnice s aktima označenim određenim stupnjem tajnosti otpremaju se u skladu s propisima o informacijskoj sigurnosti.

Članak 48.

(1) Podaci o aktima otpremljenim putem poštanske službe vode se u informacijskom sustavu (dostavna lista za poštu).

(2) Informacijski sustav omogućava ispis dostavne liste za poštu koja sadrži klasifikacijsku oznaku, podatke o primatelju, vrsti pošiljke i datumu otpreme.

Članak 49.

(1) Rokovnik predmeta vodi se u informacijskom sustavu.

(2) Rokove naznačuje službena osoba zadužena za rješavanje predmeta.

(3) Predmeti koji se vode u fizičkom obliku za vrijeme trajanja roka ostaju kod službene osobe zadužene za rješavanje predmeta.

VII. PRIPREMA PREDMETA ZA PISMOHRANU I ARHIV

Članak 50.  

(1) Dovršeni predmet službena osoba zadužena za predmet dostavlja kroz informacijski sustav u pismohranu.

(2) Informacijski sustav automatski dodaje datum upućivanja predmeta u pismohranu, rok čuvanja sukladno propisima o arhivskoj djelatnosti i oznaku „a/a“.

Članak 51.

(1) Javnopravno tijelo dužno je za poslove iz svog djelokruga utvrditi popis dokumentarnog gradiva.

(2) Popis iz stavka 1. ovoga članka sadrži podatke o načinu i obliku nastanka te mjestu, obliku i vremenu čuvanja dokumentarnog gradiva.

Članak 52.

Predmeti određenog stupnja tajnosti čuvaju se odvojeno od ostalih predmeta u skladu s propisima kojima se uređuje  informacijska sigurnost.

Članak 53.

(1) Ako se predmet vodi u fizičkom obliku, dovršeni predmet dostavljen u pismohranu organizira službena osoba koja obavlja poslove pismohrane prema propisima o zaštiti i čuvanju arhivskog i dokumentarnog gradiva.

(2) Dokumentacijska zbirka ili cjelina organizira se prema klasifikacijskim oznakama i stavlja u posebni omot (arhivsku mapu).

(3) Na svaki posebni omot stavlja se naziv javnopravnog tijela, klasifikacijska oznaka i oznaka „a/a“.

(4) Dokumentarno gradivo iz stavka 1. ovog članka digitalizirat će službena osoba koja obavlja poslove pismohrane u skladu s propisima kojima se uređuje zaštita i obrada dokumentarnog i arhivskog gradiva.

(5) Dokumentarno gradivo iz stavka 1. ovog članka čuva se do izlučivanja ili predaje nadležnom arhivu.

Članak 54.

(1) Pismena i drugi dokumenti primljeni u fizičkom obliku se nakon skeniranja čuvaju šest mjeseci.

(2) Za vrijeme roka čuvanja službena osoba koja obavlja poslove pismohrane provjerava cjelovitost skeniranja i u slučaju potrebe određuje dulje vrijeme čuvanja u fizičkom obliku.

(3) Ako nakon proteka roka iz stavka 1. ovoga članka, nije potrebno originale vratiti ili dalje čuvati, oni se uništavaju.

(4) Pismena i druge dokumente u fizičkom obliku organizira službena osoba koja obavlja poslove pismohrane odgovarajućom primjenom odredbi članka 53. ove Uredbe.

Članak 55.

(1) S predmetima u pismohrani postupa službena osoba osposobljena za obavljanje poslova upravljanja dokumentarnim gradivom.

(2) O izdavanju ili ponovnom otvaranju predmeta iz pismohrane sastavlja se službena bilješka u informacijskom sustavu koja sadrži ime službene osobe kojoj se dostavlja predmet, datum izdavanja i datum vraćanja predmeta u pismohranu.

(3) Predmeti iz pismohrane mogu se izdavati ovlaštenim osobama izvan javnopravnog tijela ako postoji zakonom određena svrha i uz pisano odobrenje čelnika javnopravnog tijela.

Članak 56.

Kad se dokumentarno gradivo izlučuje ili predaje nadležnom arhivu, akt o uništenju, odnosno akt o predaji gradiva nadležnom arhivu donosi čelnik javnopravnog tijela sukladno propisima o arhivskoj djelatnosti.

VIII. INFORMACIJSKI SUSTAV UREDSKOG POSLOVANJA

Članak 57.

(1) Informacijski sustav mora omogućiti cjelovito uredsko poslovanje u digitalnom obliku.

(2) Informacijski sustav mora imati mogućnost povezivanja i razmjene podataka s drugim informacijskim sustavima koji se zasebno vode za određena upravna područja u skladu s propisom kojim se uređuju organizacijski i tehnički standardi povezivanja na državnu informacijsku infrastrukturu.

(3) Na sigurnosne zahtjeve informacijskih sustava uredskog poslovanja primjenjuju se propisi o organizacijskim i tehničkim standardima za povezivanje na državnu informacijsku infrastrukturu.

(4) Informacijska oprema za skeniranje i spremanje skeniranih dokumenata omogućava nepromjenjivost i cjelovitost skeniranog dokumenta, evidentira podatke o vremenu i načinu skeniranja te službenoj osobi koja je skenirala.  

Članak 58.

Informacijski sustav za realizaciju procesa primitka, otvaranja i pregleda pismena i drugih pošiljki treba podržavati sljedeće funkcionalnosti:  

1. preuzimanje pošiljke, slanje potvrde prijema pošiljke pošiljatelju, vremenu zaprimanja pošiljke, oznaku službene osobe koja je zaprimila pošiljku, provjeru tehničke ispravnosti pošiljke i formata sadržaja pošiljke

2. slanje obavijesti u slučaju da se pošiljka ne može pročitati iz tehničkih razloga ili pošiljka nije u jednom od standardnih formata koji je izabran za razmjenu elektroničkih isprava

3. zapisivanje točnog vremena zaprimanja pošiljke na poslužitelju, prikazivanje pošiljke na popisu novozaprimljenih pošiljki, zapisivanje komunikacijskog kanala kojim je pošiljka dostavljena, automatsko upisivanje jednog ili više pismena iz pošiljke za strukturirane i aplikativno podržane vrste posla, upisivanje primljene pošte, pretraživanje pošiljki po različitim kriterijima

4. formiranje e-dokumenta ili ispis potvrde o primitku pismena na papiru, a koja sadrži naziv javnopravnog tijela, datum zaprimanja, klasifikacijsku oznaku i potpis i/ili pečat te ako se ispisuje i elektronički zapis.

Članak 59.

Informacijski sustav za realizaciju procesa obrada i razvrstavanje pismena treba podržavati sljedeće funkcionalnosti:

1. otvaranje predmeta, upisivanje novog predmeta u neki od postojećih dosjea, određivanje klasifikacijske oznake predmeta

2. skeniranje i evidentiranje pismena i drugih dokumenata primljenih u fizičkom  obliku, skeniranje dostavnica i povratnica te optičko prepoznavanje teksta

3. izbor unutarnje ustrojstvene jedinice i/ili ovlaštene službene osobe kojoj se predmet upućuje na rješavanje, traženje, prikaz i utvrđivanje gdje se predmet nalazi, evidentiranje promjena na predmetu (vađenje iz rokovnika), pridruživanje pismena predmetu na koji se odnosi, pridruživanje dokumenata pristiglih elektroničkim putem, pretraživanje predmeta po različitim kriterijima (klasi, nazivu predmeta, rješavatelju, ustrojstvenoj jedinici, datumu otvaranja predmeta i sl.) te povezivanje predmeta

4. upisivanje pismena, dodjelu i upisivanje rednog broja i datuma nastanka ili zaprimanja, upisivanje unutarnje ustrojstvene jedinice te ostalih podataka koje traži evidencija u koju se upisuje, povezano s predmetom kojem se pridružuje pismeno  

5. vođenje zasebnih evidencija za predmete upravnog postupka i predmete neupravnog postupka te mogućnost izrade godišnjih statističkih izvješća za stanje rješavanja predmeta upravnog i neupravnog postupka  

6. dodjeljivanje klasifikacijskih oznaka i vođenje evidencije po sustavu klasifikacijskih oznaka korištenjem samo propisanih oznaka kroz jedinstveni šifrarnik

7. evidentiranje pismena prema redoslijedu nastanka odnosno primitka

8. dodjela elektroničkog zapisa i jedinstvenog identifikatora pismena u obliku QRcode, barcode i sl. na svako pismeno

9. evidentiranje i spajanje klasifikacijskih oznaka koje su otvorene za isti predmet, evidentiranje i prijenosa predmeta iz neupravnog u upravni i obrnuto te evidentiranje predmeta koji su razdvojeni u više različitih predmeta.