I. UVODNE ODREDBE

Sadržaj i pojmovi

Članak 1.

(1) Ovim Pravilnikom se detaljnije propisuje način na koji poduzetnik može knjigovodstvene isprave koje čuva u izvornom pisanom obliku pretvoriti u elektronički zapis, ako to nije protivno drugim propisima i ako se time ne umanjuje njihova vjerodostojnost i dokazna snaga.

(2) Pojmovi „poduzetnik“ i „knjigovodstvene isprave“, korišteni u ovom pravilniku imaju značenje koje je propisano odredbama Zakona o računovodstvu (Narodne novine, br. 78/15, 120/116 i 116/18, u daljnjem tekstu: Zakon).

(3) Pod elektroničkim zapisom podrazumijevaju se podaci koji su elektronički generirani, poslani, primljeni ili sačuvani na elektroničkom, magnetnom, optičkom ili drugom mediju.

(4) Na postupanje s informacijama koje se smatraju dokumentarnim gradivom primjenjuju se odredbe propisa koji uređuju arhivsko gradivo i arhive.

(5) Izrazi koji se koriste u ovom propisu, a imaju rodno značenje, odnose se jednako na ženski i muški rod.

II. PRETVORBA KNJIGOVODSTVENE ISPRAVE

VJERODOSTOJNOST PODRIJETLA, CJELOVITOST SADRŽAJA I ČITLJIVOST KNJIGOVODSTVENE ISPRAVE

Vjerodostojnost, cjelovitost  i čitljivost

Članak 2.

(1) Sukladno članku 10. stavku 5. Zakona, knjigovodstvene isprave koje se čuvaju u izvornom pisanom obliku mogu se pretvoriti u elektronički zapis ako se osigura vjerodostojnost podrijetla, cjelovitost sadržaja i čitljivost od trenutka pretvorbe do kraja razdoblja propisanog za čuvanje knjigovodstvene isprave.

(2) Vjerodostojnost podrijetla osigurava se na način da se može nedvojbeno utvrditi identitet izdavatelja knjigovodstvene isprave.

(3) Cjelovitost sadržaja podrazumijeva da sadržaj knjigovodstvene isprave nije izmijenjen do kraja razdoblja za pohranu knjigovodstvene isprave.

(4) Čitljivost knjigovodstvene isprave znači da je knjigovodstvena isprava takva da se može pročitati te mora takva i ostati sve do kraja razdoblja za pohranu knjigovodstvene isprave.

Pretvorba knjigovodstvene isprave iz elektroničkog zapisa

Članak 3.

(1) Ako se knjigovodstvena isprava koja je izvorno kreirana na nositelju elektroničkog zapisa ispisuje na papir, elektronički zapis pretvara se u papirnati oblik u kojem slučaju je potrebno papirnatom obliku knjigovodstvene isprave osigurati vjerodostojnost podrijetla.

(2) Smatrat će se da je osigurana vjerodostojnost podrijetla ako je knjigovodstvena isprava u papirnatom obliku istovjetna ispravi u elektroničkom obliku i ako se može metodom poslovne kontrole takvu ispravu povezati s isporukom dobra ili usluge.

Pretvorba knjigovodstvene isprave iz pisanog oblika u elektronički oblik

Članak 4.

(1) Pretvorbu knjigovodstvene isprave izvorno nastale kao izvorni pisani dokument obliku u elektronički oblik obavlja poduzetnik ili osoba koja za poduzetnika vodi poslovne knjige pomoću informacijskog sustava koji omogućuje da se pretvorba iz pisanog u elektronički oblik obavi na uređen i provjerljiv način. Poduzetnik ili osoba koja za poduzetnika vodi poslovne knjige mora unutarnjim pravilima utvrditi način pretvorbe knjigovodstvene isprave iz pisanog u elektronički oblik.

(2) Informacijski sustav koji se koristi za pretvorbu knjigovodstvenih isprava iz pisanog u elektronički oblik treba generirati i pohraniti informacije o samoj pretvorbi u opsegu koji omogućuje da se utvrdi:

– tko je i kada obavio pretvorbu isprave

– kojim softverom je pretvorba obavljena.

(3) Podaci iz stavka 2. ovog članka trebaju biti jednoznačno logički povezani s elektroničkim zapisom isprave ili ugrađeni u njega te zaštićeni od izmjena i dostupni radi provjere podrijetla elektroničkog zapisa isprave.

(4) Iznimno od stavaka 1. do. 3. ovog članka, pretvorba knjigovodstvene isprave izvorno kreirane u pisanom obliku može obaviti i poduzetnik koji ima potvrdu o sukladnosti za pretvorbu dokumentacije iz papirnatog u elektronički oblik, primjenom tog informacijskog sustava koji ima potvrdu o sukladnosti za pretvorbu dokumentacije iz papirnatog u elektronički oblik ili ako je za poduzetnika obavi pravna ili fizička osoba primjenom informacijskog sustava za koji ima potvrdu o sukladnosti za pretvorbu dokumentacije iz papirnatog u elektronički oblik, sukladno propisima kojima se uređuju arhivsko gradivo i arhivi.

Istovjetnost izvornika i pretvorene knjigovodstvene isprave

Članak 5.

(1) Knjigovodstvena isprava pretvorena na način propisan člancima 3. i 4. ovoga Pravilnika smatra se istovjetnom izvorniku i ima pravnu snagu prema trećim osobama kao izvornik, osim isprava za koje je drugim propisima određena obveza čuvanja u izvorniku.

(2) Teret dokazivanja istovjetnosti pretvorene isprave s izvornikom snosi poduzetnik.

Način osiguravanja cjelovitosti i čitljivosti

Članak 6.

(1) Elektronički zapis knjigovodstvene isprave i pripadajući podaci o pretvorbi pohranjuju se u informacijskom sustavu koji pruža primjerenu razinu zaštite od zloćudnog softvera, neovlaštenog pristupa podacima sustavu i gubitka podataka te osigurava cjelovitost sadržaja i čitljivost do isteka roka čuvanja knjigovodstvene isprave u skladu s posebnim propisima.

(2) Ako se izvornik knjigovodstvene isprave koja je pretvorena u elektronički zapis uništava prije isteka propisanoga roka čuvanja knjigovodstvene isprave, postupak pretvorbe i elektroničkog arhiviranja treba biti proveden na način koji osigurava da su elektronički podaci zaštićeni od neovlaštenog pristupa, brisanja, mijenjanja ili gubitka podataka.

(3) Elektronički zapis knjigovodstvene isprave mora biti dostupan na zahtjev tijela nadležnih za nadzor poduzetnika.

III. POSTUPAK NADZORA POSLOVNIH KNJIGA, EVIDENCIJA, IZVJEŠĆA I DRUGIH PODATAKA KOJI SE ČUVAJU U ELEKTRONIČKOM OBLIKU

Dostava podataka u elektroničkom obliku

Članak 7.

U postupku nadzora računovodstvenih poslova poduzetnika propisanom Zakonom, na oblik, sadržaj, rok i način dostave poslovnih knjiga, evidencija, izvješća i drugih podataka koji se čuvaju u elektroničkom obliku primjenjuju se odredbe propisa koji uređuju porezni postupak.

Elektronički zapis

Članak 8.

Elektronička kopija knjigovodstvene isprave koja je pretvorena u skladu s člancima 2. do 6. ovoga Pravilnika smatra se elektroničkim zapisom.

Zaštita i čuvanje elektroničkih podataka

Članak 9.

Elektronički zapisi nastali u poslovanju čuvaju se na način koji ih osigurava od neovlaštenog pristupa, brisanja, mijenjanja ili gubitka podataka, sukladno važećim standardima.

IV. PRIJELAZNE I ZAVRŠNE ODREDBE

Prijelazna odredba

Članak 10.

Odredba članka 4. stavka 4. ovoga Pravilnika primjenjuje se od stupanja na snagu provedbenih propisa iz članka 53. stavka 1. Zakona o arhivskom gradivu i arhivima (Narodne novine broj, broj 61/18).

Stupanje na snagu

Članak 11.

Ovaj Pravilnik objavit će se u Narodnim novinama, a stupa na snagu prvoga dana od dana objave.

MINISTAR FINANCIJA

   dr. sc. Zdravko Marić