Članak 1.

Ovim pravilnikom uređuju se obveze i načini te rokovi unošenja podatka u zajednički upisnik školskih ustanova u elektroničkome obliku – e-Maticu (u daljnjem tekstu: e-Matica), ovlaštenja za pristup i korištenje podataka te sigurnost i način razmjene podataka.

Zajednički upisnik školskih ustanova u elektroničkome obliku - e-Matica ministarstva nadležnog za obrazovanje sadrži sljedeće evidencije:

- Upisnik ustanova,

- Evidenciju odgojno-obrazovnoga rada u ustanovama za svaku školsku godinu,

- Upisnik učenika u ustanovama,

- Upisnik radnika ustanova.

UPISNIK USTANOVA

Članak 2.

Ministarstvo nadležno za obrazovanje (u daljnjem tekstu: Ministarstvo) upisuje školsku ustanovu u Upisnik ustanova. Ustanova se upisuje u Upisnik ustanova danom izdavanja rješenja o ispunjenju uvjeta za početak rada ustanove koje izdaje Ministarstvo. Upisom ustanove u Upisnik ustanova ustanovi se dodjeljuje jedinstvena šifra ustanove.

Svaku promjenu podataka ustanove u Upisniku ustanova ustanove su dužne dostaviti Ministarstvu bez odgode, a najkasnije u roku od sedam dana od dana nastanka promjene podataka.

EVIDENCIJA ODGOJNO-OBRAZOVNOGA RADA

Članak 3.

Školske ustanove dužne su za svaku školsku godinu evidentirati sve podatke o odgojno-obrazovnome radu za to odgojno-obrazovno razdoblje.

Evidencija odgojno-obrazovnoga rada ustanove obuhvaća podatke o učenicima, razrednim odjelima i organizaciji odgojno-obrazovnoga rada u jednoj školskoj godini.

UPISNIK UČENIKA

Članak 4.

Školske ustanove u Republici Hrvatskoj dužne su voditi upisnik učenika u e-Matici.

Upisnik učenika je poimenična evidencija učenika u ustanovama na temelju školske evidencije iz Matične knjige učenika.

Upisnik učenika treba omogućiti uvid u pedagoške i druge podatke značajne za praćenje učenika tijekom cijeloga njegova školovanja.

UPISNIK RADNIKA

Članak 5.

Školske ustanove dužne su voditi upisnik radnika u e-Matici.

Upisnik radnika poimenična je evidencija svih osoba koje u ustanovama imaju zasnovan radni odnos na neodređeno ili određeno vrijeme, s punim, nepunim te skraćenim radnim vremenom, koje rade u dopunskome radu ili su vanjski suradnici te ostale podatke značajne za rad ustanove.

OBVEZE MINISTARSTVA

Članak 6.

Ministarstvo je dužno u e-Matici voditi evidenciju o ustanovama, nastavnim planovima i programima te kurikulumima koje ustanova provodi i za koje ima odobrenje Ministarstva te izmjenama i dopunama nastavnih planova i programa te kurikuluma.

Članak 7.

Ministarstvo je odgovorno za osiguranje redovitoga rada e-Matice uključujući poslove računalne i komunikacijske infrastrukture te tehničku potporu sustavu, sigurnost sustava te pohranu podataka i korisničku potporu, a sve u skladu s važećim zakonskim propisima i pravilima struke.

OBVEZE USTANOVA

Članak 8.

Podatke u upisnike iz članaka 3., 4. i 5. ovoga pravilnika ustanove unose:

- za početak školske godine najkasnije do 30. rujna za tekuću školsku godinu,

- tijekom školske godine u roku od sedam dana od nastale promjene podataka,

- za kraj školske godine najkasnije do 7. rujna za prethodnu školsku godinu.

Članak 9.

Ustanove imenuju osobe iz reda zaposlenika koji imaju dužnost, pravo i odgovornost za unos podataka u evidencije iz članka 3., 4. i 5. ovog pravilnika iz nadležnosti te ustanove.

Za točnost podataka odgovoran je ravnatelj ustanove.

ZAŠTITA I TAJNOST PODATAKA

Članak 10.

Podaci iz e-Matice moraju biti zaštićeni od zloupotrebe, uništenja, gubitka, neovlaštenih promjena ili pristupa, u skladu s odredbama propisa kojim se uređuje zaštita osobnih podataka.

           

Članak 11.

Pristup podacima, unos podataka i razine uvida u podatke pohranjene u Upisniku ustanova, Evidenciji odgojno-obrazovnoga rada, Upisniku učenika i Upisniku djelatnika dopušten je samo ovlaštenim djelatnicima ustanove, ovlaštenim djelatnicima Ministarstva te ovlaštenim osobama zaduženima za održavanje i razvoj sustava te korisničku potporu.
          Ovlaštene osobe koje pristupaju ili izmjenjuju podatke pohranjene u e-Matici obvezuju se rukovati tim podacima sukladno zakonskim propisima te ih ne zloupotrebljavati niti davati trećim stranama.

Uz osobe iz stavka 1. ovog članka Ministarstvo može za uvid u podatke pohranjene u Upisniku ustanova, Evidenciji odgojno-obrazovnoga rada, Upisniku učenika te Upisniku radnika ovlastiti i druge stručne osobe Ministarstva kada je to potrebno radi nesmetanog rješavanja određenih pitanja i zadataka iz njihova djelokruga.

RAZMJENE PODATAKA

Članak 12.

Ministarstvo može drugim javnim i državnim institucijama omogućiti pristup podacima za njihove potrebe na temelju pisanoga zahtjeva uz dokazivanje svrhe i pravnoga temelja za korištenje osobnih podataka te vrstu osobnih podataka koji se traže,  a u skladu sa zakonom koji regulira zaštitu osobnih podataka.

Ministarstvo može za potrebe obavljanja poslova iz svoje nadležnosti preuzimati podatke u e-Maticu iz drugih baza podataka.

Ministarstvo s institucijama iz stavka 1. i 2. ovoga članka sklapa sporazum kojim se utvrđuje sadržaj i način dostave podataka te obveza osiguranja cjelovitosti, povjerljivosti i dostupnosti podataka.

Školska ustanova može davati podatke iz e-Matice trećim osobama samo na temelju pisanoga zahtjeva uz dokazivanje svrhe i pravnoga temelja za korištenje osobnih podataka te vrstu osobnih podataka koji se traže, a u skladu sa zakonom koji regulira zaštitu osobnih podataka.

Školska ustanova može prije davanja podataka na temelju zahtjeva iz stavka 4. ovog članka zatražiti i stručno mišljenje agencije u čijoj je nadležnosti zaštita osobnih podataka.

Ministarstvo, školske ustanove i institucije iz ovoga članka dužni su poduzeti potrebne tehničke, kadrovske i organizacijske mjere zaštite osobnih podataka kako bi se osobni podaci zaštitili od gubitka ili uništenja i od nedopuštenoga pristupa, promjene, objavljivanja i svake druge zlouporabe te utvrditi obvezu osoba ovlaštenih za unos i obradu podataka na potpisivanje izjave o povjerljivosti.

PRIJELAZNE I ZAVRŠNE ODREDBE

Članak 13.

 Ministarstvo može na temelju posebne odluke za obavljanje poslova redovitoga funkcioniranja koji uključuju tehničku potporu sustavu, sigurnost sustava, raspoloživost sustava te pohranu podataka, a sve u skladu s važećim zakonskim propisima i pravilima struke, ovlastiti drugu ustanovu iz sustava obrazovanja i znanosti.

Članak 14.

        Stupanjem na snagu ovog pravilnika prestaje vrijediti Odluka o zajedničkom elektroničkom upisniku ustanova osnovnog školstva (ZEUS), (KLASA: 602-02/08-09/00007, URBROJ: 533-04-08-0001) i Pravilnik o evidencijama u srednjim školama, učeničkim domovima i drugim srednjoškolskim ustanovama (NN, br.16/08. i 29/08.).

Članak 15.

        Ovaj pravilnik stupa na snagu osmog dana nakon objave u Narodnim novinama.