(1) Ovim pravilnikom propisuje se sadržaj, način vođenja, način dostave podataka iz evidencija i zbirki podataka koje vodi Ministarstvo znanosti i obrazovanja u visokom obrazovanju što uključuje sva visoka učilišta.  

(2) Izrazi koji se koriste u ovome Pravilniku, a imaju rodno značenje odnose se jednako na muški i ženski rod.

(1) Evidencija je službena evidencija koju Ministarstvo znanosti i obrazovanja vodi u elektroničkom obliku, a sastoji se od strukturiranih, uređenih, međusobno povezanih i usklađenih podataka o subjektu upisa u registar i podataka koji su u svezi sa subjektom upisa u evidenciju, pri čemu se radi o subjektima vezanim za funkcioniranje sustava visokog obrazovanja. Evidencije u načelu nastaju na način da se određeni podaci o subjektima preuzimaju ili unose na temelju preuzimanja podataka iz drugih izvora. U smislu ovog pravilnika evidencije su: evidencija prijavljenih za postupke upisa na studijske programe, evidencija studenata, evidencija diplomiranih (evidencija diploma i javnih isprava u visokom obrazovanju), evidencija zaposlenika visokih učilišta i osobni karton zaposlenika, evidencija nastavnog osoblja i opterećenja u nastavi – sudionika u nastavi.

(2) Interoperabilnost predstavlja sposobnost različitih sustava da djeluju jedinstveno, odnosno da razmjenjuju i dijele podatke, osiguravajući učinkovito međudjelovanje .

(3) Informacijski sustav visokih učilišta u Republici Hrvatskoj (ISVU) je mrežno orijentirani modularni informacijski sustav za podršku poslovnim procesima povezanim s nastavom na visokim učilištima i praćenje tijeka studiranja studenata. Ministarstvo znanosti i obrazovanja je vlasnik programskog sustava koje je temelj funkcioniranja ISVU-a. Za redovito funkcioniranje i razvoj sustava ISVU brine Sveučilišni računski centar Sveučilišta u Zagrebu.

(4) Izvorni podatak (ili autentični podatak) je podatak koji je izvoran i vjerodostojan te je kao takav određen zakonom ili proizlazi iz svrhe uspostave javnog registra određen e zakonom.

(5) Podatkovni sadržaj je skup podataka koji uključuje osobne podatke sukladno propisima koji reguliraju zaštitu osobnih podataka, kao i druge podatke koji se obrađuju u javnim registrima i evidencijama sa svrhom obavljanja zakonom određenih poslova i zadaća tijela javnog sektora. Podatak određuje entitet, odnosno predmet upisa, koji može biti pravna ili fizička osoba, prostor, stvar, događaj ili veza entiteta.

(7) Zbirka isprava je zbirka službenih akata temeljem kojih se ostvaruje pravo upisa u registar, odnosno prava i obaveze sukladno posebnim propisima u čiju svrhu je registar ustanovljen.

(1) Temeljem članka 51. stavka 2. i članka 90. stavka 6. točke 1. Zakona o znanstvenoj djelatnosti i visokom obrazovanju (u daljnjem tekstu: Zakon) Ministarstvo znanosti i obrazovanja (u daljnjem tekstu: Ministarstvo) vodi Upisnik visokih učilišta.

(2) Upisnik visokih učilišta javni je registar svih visokih učilišta akreditiranih u Republici Hrvatskoj.

(3) U Upisniku visokih učilišta vode se podaci vezani uz osnivanje i status visokog učilišta, uključujući matične podatke i podatke o akreditaciji, te sadrži zbirku isprava (osnivačkih akata, isprava iz akreditacijskih postupaka).

(4) Matični podaci o visokom učilištu nakon verifikacije ovlaštene osobe visokog učilišta preuzimaju se od visokog učilišta, uključujući osnivački akt, dok podaci o akreditaciji predstavljaju izvorni podatak Ministarstva.

(5) Ustroj i način vođenja Upisnika visokih učilišta, sadržaj obrasca za upis te druga pitanja od značaja za upis propisana su pravilnikom koji regulira Upisnik visokih učilišta.

(6) Svi podaci iz Upisnika visokih učilišta javni su podaci, dostupni na mrežnim stranicama Ministarstva i kao takvi predstavljaju službenu evidenciju koja se može koristiti u svrhu utvrđivanja akreditacijskog statusa visokog učilišta.  

(1) Temeljem članka 90. stavka 6. točke 2. Zakona Ministarstvo vodi Upisnik studijskih programa.

(2) Upisnik studijski programa javni je registar akreditiranih studijskih programa na visokim učilištima u Republici Hrvatskoj a u njemu se nalaze osnovni podaci o studijskom programu, uključujući i podatke o načinu izvođenja, o vrsti i sadržaju kvalifikacije, podatke o akreditaciji te njegov trenutni status izvođenja.

(3) Sastavni dio Upisnika studijskih programa je i zbirka isprava iz akreditacijskih postupaka.

(4) Podaci o studijskom programu upisuju se i mijenjaju u skladu s propisima u osiguravanju kvalitete u visokom obrazovanju.

(5) Podaci o studijskim programima i njihovom statusu iz Upisnika studijskih programa javni su podaci, dostupni na mrežnim stranicama Ministarstva i kao takvi predstavljaju službenu evidenciju koja se može koristiti u svrhu dokazivanja akreditacijskog statusa studijskog programa.

(6) Visoka učilišta dužna su do početka svake akademske godine, a najkasnije do 1. listopada, obavijestiti Ministarstvo o mogućim izmjenama statusa izvođenja studijskih programa (prestanak ili početak upisa ili izvođenja, o izmjenama programa odnosno podataka u Upisniku, u skladu s propisima o osiguravanju kvalitete u visokom obrazovanju).

(7) Visoka učilišta evidencije o svojim studijskim programima vode u elektroničkom obliku (u ISVU ili drugom sustavu) prigodnom za elektroničku razmjenu podataka/interoperabilnost s nacionalnim sustavima pri čemu visoka učilišta odnosno  čelnik  visokog učilišta odgovaraju za točnost i cjelovitost podataka.

(8) Ministarstvo će po obavljenoj verifikaciji odgovorne osobe preuzeti izmjene podataka u Upisnik studijskih programa.

(9) Podatkovni sadržaj Upisnika studijskih programa nalazi se u privitku ovoga pravilnika

(1) Tijelo nadležno za vođenje Evidencija prijavljenih za postupke upisa na studijske programe je agencija nadležna za osiguravanje kvalitete u visokom obrazovanju. Ova evidencija se vodi u elektroničnom obliku.

(2) Visoka učilišta za kandidate koji nisu upisani putem Središnjeg prijavnog ureda podatke o prijavljenima za postupke upisa na sve studijske programa svih razina dostavljaju Središnjem prijavnom uredu agencije nadležne za osiguravanje kvalitete u visokom obrazovanju na način koji agencija propiše svojim internim aktima.

(3) Agencija nadležna za osiguravanje kvalitete u visokom obrazovanju obvezna je Ministarstvu osigurati pravo pristupa, odnosno po završetku postupka upisa dostaviti podatke prijavljenih na upise u standardiziranom strojno čitljivom obliku za svaku akademsku godinu i sve studijske programe za potrebe vođenja evidencije iz članka 90. stavka 6. točke 6. Zakona.

(1) Temeljem članka 90. stavka 6. točke 3., 4., 5. i 7. Zakona o znanstvenoj djelatnosti i visokom obrazovanju (u daljnjem tekstu: Zakon) Ministarstvo vodi evidencije studenata, studenata s invaliditetom, diplomiranih studenata i korisnika subvencioniranog stanovanja, prehrane i troškova studija.

(2) Evidencija iz stavka 1. sadrže sljedeće obvezne skupove podataka:

- osnovni podaci o studentima (uključujući studente na mobilnosti) i diplomiranima (osoba s kvalifikacijama stečenima na visokim učilištima) uključujući podatke o identitetu, prebivalištu i drugo, s time da se izvorni podaci povlače iz temeljnih registara (OIB sustav)

- podaci o socijalnom i dugom statusu studenta koji uključuju podatke o studentima s invaliditetom

- podaci o studiranju, mobilnosti i napredovanju kroz studij koje uključuju i podatke o ispitima i drugim studijskim obavezama

- podaci o potporama i pravima iz studentskog standarda koje uključuju i podatke o pravu na subvencionirano stanovanje, prehranu, državne stipendije, subvencije u troškovima studija, podatke o nagradama i sankcijama

- podaci o stečenim kvalifikacijama - izdanim diplomama i javnim ispravama o završetku studija, odnosno stečenim akademskim i stručnim nazivima i akademskim stupnjevima.

(3) Za potrebe subvencioniranja studentskog standarda a temeljem gore navedenih skupova podataka vode se evidencije sukladno propisima kojima se reguliraju uvjeti i način ostvarivanja prava redovitih studenata i to na subvencioniranu prehranu, prijevoz studenata s invaliditetom, državne stipendije, zajmove i druge novčane potpore te zapošljavanje posredstvom studentskih centara.

(4) Sukladno pravilniku kojim se propisuje studentska isprava a temeljem gore navedenih skupova podataka vodi se evidencija studentskih isprava u kojoj se vode podaci o studentskim iskaznicama.

(5) Temeljem gore navedenih skupova podataka Ministarstvo će uspostaviti evidenciju diploma i javnih isprava u visokom obrazovanju.

(6) Visoka učilišta dužna su elektronički voditi navedene podatke iz evidencija te propisati internim aktima način vođenja, postupak upisa i izmjena te ovlaštenja za upis i ovjeru podatka.

(7) Visoka učilišta obvezna su sve propisane podatke ažurno voditi u ISVU ili drugom interoperabilnom elektroničkom sustavu iz kojeg Ministarstvo nakon verifikacije odgovorne osobe visokog učilišta preuzima podatke.

(8) Visoka su učilišta dužna od studenata prikupljati i ažurirati podatke te ih upisati u evidencije najkasnije u roku od 30 dana od dana saznanja o nastanku ili promjeni podatka.

(9) Podatkovni sadržaj evidencija o studentima i diplomiranima, diplomama i javnim ispravama nalazi se u privitku ovoga pravilnika.

(1) Ministarstvo vodi Evidenciju zaposlenika i suradnika visokih učilišta, a nastaje preuzimanjem podataka koji se vode u Registru zaposlenih u javnim službama i podataka koji se vode o zaposlenicima i suradnicima na visokim učilištima sukladno članku 90. stavku 6. točci 8. i 9.  Zakona

(2) Evidencija sadrži podatke iz Osobnog kartona zaposlenika  

(3) U evidenciji zaposlenika i suradnika visokih učilišta vode se obavezno podaci o opterećenju u nastavi i znanosti sukladno posebnim propisima te na način propisan kolektivnom ugovoru za znanost i visoko obrazovanje koji uključuju:

- osnovne podatke o svim sudionicima u nastavi uključujući i vanjske suradnike i gostujuće nastavnike  

- podatke o napredovanju sudionika u nastavi

- radno opterećenje u nastavi i znanosti

- statusne podatke.

(4) Podatke iz ove evidencije Ministarstvo vodi u svrhu utvrđivanja uvjeta za obavljanje nastavne, znanstvene i umjetničke djelatnosti, praćenja radnih i nastavnih obveza nastavnog osoblja te u svrhu izvješćivanja javnosti i nadležnih tijela kao i za izrade statističkih izviješća.

(5) Visoka učilišta dužna su evidencije iz članka 90. stavka 3. Zakona voditi u elektroničkom obliku  prikladnom za elektroničku razmjenu podataka/interoperabilnost s nacionalnim sustavima.

(6) Podatkovni sadržaj evidencije iz ovog članka nalazi se u privitku ovoga pravilnika.

(1) Podaci visokih učilišta o studentima i zaposlenicima iz evidencija propisanih ovim pravilnikom, gdje je to moguće, visoka učilišta preuzimaju iz temeljnih registara tijela javne vlasti ili su izvorni podaci koji nastaju na visokim učilištima, sukladno propisima o državnoj informacijskoj infrastrukturi.

(2) Upisnik visokih učilišta i Upisnik studijskih programa kojeg vodi Ministarstvo kao javni registar sadrže izvorni podatak o akreditiranim visokim učilištima i studijskim programima.

(1) Registri i evidencije propisane ovim pravilnikom vode se elektronički u interoperabilnim informacijskim sustavima pogodnima za razmjenu, obradu i čuvanje te se čuvaju trajno.

(2) Sustav evidencija mora bilježiti sve bitne promjene (revizijski trag) uz koje obavezno mora stajati razlog, datum i ovlaštenje promjene.

(3) Svi podaci u ovim evidencijama temelje se na načelu jednog upisa – podatak se upisuje samo jednom i to tamo gdje nastaje dok sve ostale evidencije preuzimaju taj podatak kao izvorni podatak.

(4) Podatak se smatra utvrđenim u trenutku njegova upisa u evidencije.

(5) U slučaju prestanka rada visokog učilišta podaci iz evidencija propisanih ovim pravilnikom koje vode visoka učilišta predaju se njegovom pravnom sljedniku, a ako pravnog sljednika nema, podaci se predaju nadležnom državnom arhivu, sukladno propisu kojim se uređuje arhivsko gradivo i arhiva.

(1) Ovaj pravilnik stupa na snagu osmoga dana od dana objave u Narodnim novinama.

Osnovni podaci:

1. Jedinstveni identifikator programa

2. Naziv programa na hrvatskom jeziku

3. Naziv programa na stranom jeziku

4. Visoko učilište nositelj studijskog programa

5. Visoka učilišta izvoditelji studijskog programa

6. Vrsta studijskog programa

7. Razina studijskog programa

8. Naziv kvalifikacije: akademski ili stručni naziv, odnosno akademski stupanj

9. Vrsta kvalifikacije (potpuna ili djelomična, dvopredmetni studij)

10. Razina kvalifikacije prema Hrvatskome kvalifikacijskom okviru

11. Poveznica na standard kvalifikacije iz Registra HKO-a s kojim je program povezan

12. Stjecanje kvalifikacije za obavljanje regulirane profesije

13. Znanstveno ili umjetničko područje i polje studijskog programa/kvalifikacije

14. Obrazovno područje programa ( prema međunarodnoj klasifikaciji ISCED-F)

15. Smjer, modul, glavna područja studija, ishodi učenja, podaci o zapošljivosti i mogućnosti nastavka školovanja, odnosno drugi zajednički podaci kvalifikacije iz diplome i dodatka diplomi

16. Akademska godina u kojoj se program počinje izvoditi

17. Trajanje programa

18. Broj ECTS bodova koji se stječu završetkom studijskog programa, ako primjenjivo

19. Mjesto izvođenja programa

20. Jezik izvođenja programa (hrvatski jezik i/ili drugi jezik)

21. Način izvođenja programa (redoviti, izvanredni)

22. Posebni načini izvođenja (klasični, kroz sustav učenja na daljinu, kombinirano)

23. Predviđeni broj studenata  – kvote, za različite načine i mjesta izvođenja

24. Trenutačni i povijesni statusi programa (status upisivanja, status izvođenja, prestanak izvođenja).

25. Drugi podaci potrebni za kvalitetno vođenje evidencije o studijskim programima

Podaci o akreditaciji i zbirka isprava:

26. Podaci, status i akt temeljem kojeg je studij pokrenut i akreditiran (ishod, datum donošenja)

27. Podaci, status i akt iz reakreditacije (ishod, datum donošenja)

Osnovni podaci o studentu (uključujući bilježenje revizijskog traga):

1. Ime i prezime

2. OIB

3. Spol

4. Datum, mjesto i država rođenja

5. Prebivalište (ulica, kućni broj, mjesto, poštanski broj i država)

6. Državljanstvo

7. Nacionalnost

8. Boravište (ulica, kućni broj, mjesto, poštanski broj, datum prijave)

9. JMBAG

10. Upisni broj

11. Broj studentske iskaznice i datum izdavanja

12. Naziv visokog učilišta koje je izdalo iskaznicu

13. AAI@Edu.hr elektronički identitet

14. Alternativna adresa elektroničke pošte

15. Broj telefona/mobitela

Podaci o statusu studenta:

16. Prethodno stečena kvalifikacija (obrazovna ustanova, visoko učilište)

17. Podatak o roditelju ili skrbniku (ime i prezime, adresa, razina kvalifikacije, zanimanje, socijalni status)

18. Radni status studenta

19. Osnova zdravstvenog osiguranja

20. Podaci o invaliditetu ( postotak invaliditeta, broj, datum i naziv izdavatelja rješenja)

21. Posebni status osoba sukladno propisima o međunarodnoj zaštiti, kategorizirani sportaši, iznimno uspješan student, drugo

22. Pripadnost drugoj ranjivoj ili podzastupljenoj skupini/ skupinama studenata (opcionalno)

23. Studentski status i njegove promijene: izvanredni, redoviti student

24. Mirovanje obaveza (razlog, početak i završetak).

Podaci o studiranju, mobilnosti i napredovanju kroz studij:

25. Visoko učilište

26. Studijski program

27. Mjesto izvođenja programa

28. Jezik izvođenja programa

29. Načini izvođenja programa (redoviti/izvanredni, klasični/na daljinu/kombinirani)

30. Datum, akademska godina i semestar upisa na studijski program

31. Broj upisanih, stečenih i priznatih prethodno stečenih ECTS bodova po akademskoj godini

32. Broj priznatih ECTS bodova kroz sustav priznavanja prethodno stečenog znanja

33. Prosjek ocjena po svakoj akademskoj godini i ukupno sve akademske godine (aritmetički) na predmetima potrebnim za završetak studija i ukupno za sve predmete

34. Prosjek ocjena po svakoj akademskoj godini i ukupno sve akademske godine (težinski) na predmetima potrebnim za završetak studija i ukupno za sve predmete

35. Ispunjen uvjet za upis više godine studija

36. Datum početka i kraja odlazne/dolazne mobilnosti studenta

37. Studij i visoko učilište na koje student odlazi/s kojeg dolazi u okviru mobilnosti: naziv visokog učilišta, mjesto i država visokog učilišta, naziv studijskog programa

38. Vrsta međunarodne razmjene

39. Naziv sporazuma međunarodne razmjene

40. Naziv programa mobilnosti

41. Broj upisanih, stečenih i priznatih ECTS bodova na mobilnosti

42. Datum završetka studija (ovisno o tome što se smatra zadnja studijska obaveza, obrana završnog/diplomskog rada ili drugo)

43. Datum početka i završetka statusa studenta

44. Razlog prestanka statusa studenta (uključujući podatke o sankcijama).

Podaci o potporama i standardu – financiranje studija, subvencije, prava i potpore

45. Pravo na subvenciju troškova školarine (Odluka Vlade RH)

46. Pravo na subvenciju troškova školarine (Odluka visokog učilišta)

47. Iznos školarine koju student (ili drugi) plaća (ako nije subvencionirana)

48. Pravo na subvencionirani smještaj i vrsta smještaja (studentski dom, učenički dom, privatni smještaj, datum ostvarivanja prava na subvencionirani smještaj, datum prestanka prava na subvencionirani smještaj)

49. Financijske i druge potpore studentu (stipendije: kategorija, trajanje, iznos; nagrade: tip nagrade, datum, iznos i dr).

Podaci o stečenim kvalifikacijama diplomiranih – evidencija diploma i javnih isprava

50. Identifikacijski podaci o osobi koja je diplomirala/završila program

51. Naziv kvalifikacije /stečeni akademski ili stručni naziv ili akademski stupanj

52. Datum stjecanja kvalifikacije/javne isprave o završetku studija

53. Jedinstveni broj i datum izdane javne isprave o završetku studija

54. Čelnik visokog učilišta koji je potpisao izdanu javnu ispravu

55. Broj izdane javne isprave, mjesto i datum izdavanja

56. Drugi podaci sukladno posebnim propisima o sadržaju diplome i dopunskih isprava o studiju, odnosno javnih isprava.

1. Ime i prezime

2. OIB

3. Spol

4. Datum rođenja i mjesto rođenja

5. Državljanstvo

6. Propisano radno mjesto

7. Uloga u nastavi (vanjski suradnik, mentor...) – i svi primjenjivi podaci za njih

8. Postotak radnog vremena u odnosu na puno radno vrijeme

9. Matični broj znanstvenika

10. Broj i datum Odluke o izboru u nastavno zvanje

11. Znanstveno-nastavno ili nastavno zvanje (docent, izvanredni profesor, redoviti profesor, predavač, viši predavač, suradnik i drugo)

12. Područje i polje u kojem je izabran u zvanje

13. Datum izbora u zvanje

14. Datum isteka izbora u zvanje

15. Visoko učilište koje je dodijelilo izbor u zvanje

16. Sati nastavnog i znanstvenog opterećenja sukladno važećem kolektivnom ugovoru za znanost i visoko obrazovanje (Sati izravne nastavne obveze i norma sati za svaku pojedinu akademsku godinu, odvojeno po studijskim programima i predmetima za predavanja, seminare, vježbe, kliničku praksu i praktičnu nastavu kao i ostale nastavne obveze sukladno nastavnom planu te podaci o opterećenju u znanosti)

17. Podatak o mentorstvu studenata (ukupan broj mentorstva po razini studija i broj završenih mentorstava)

18. Popis studijskih programa u izvođenju kojeg sudjeluje s nastavnim opterećenjem

19. Vrsta ugovora (ugovor o radu na određeno vrijeme, ugovor o radu na neodređeno vrijeme, kumulativni radni odnos, ugovor o djelu, i slično)

20. Suglasnost poslodavca za rad kod drugog poslodavca i naziv drugog poslodavca

21. Suglasnost za dodatni rad

22. Suglasnost za sklapanje ugovora o djelu

23. Podatak o prestanku radnog odnosa (uključujući podatke razlozima poput podataka o umirovljenju, sankcijama i dr.)

24. Drugi podaci potrebni za odlučivanje o pravima nastavnog osoblja i zaposlenika visokih učilišta koja se financiraju iz javnih sredstava.