I. OPĆE ODREDBE

Članak 1.

Ovim Pravilnikom uređuje se sadržaj i način vođenja evidencije i dokumentacije te način i rokovi za dostavu izvješća Centra za posebno skrbništvo (u daljnjem tekstu: »Centar«) o štićenicima i obavljanju djelatnosti propisane Zakonom o Centru za posebno skrbništvo i Obiteljskim zakonom.

Članak 2.

Pojedini pojmovi u smislu ovoga Pravilnika imaju sljedeće značenje:

1. Evidencija je skup podataka o štićeniku i dokumentu koji posebnom skrbniku daje ovlasti za zastupanje.

2. Dokumentacija je skup dokumenata kojima se dokazuju određene činjenice i okolnosti u odnosu na štićenika o kojem se vodi evidencija.

3. Evidencijski broj je broj koji se sastoji od rednog broja upisa u evidenciju i godine u kojoj je taj upis izvršen.

II. SADRŽAJ EVIDENCIJE

Članak 3.

Evidencija sadrži:

1. podatke o štićeniku: osobno ime, osobni identifikacijski broj, datum rođenja (dan, mjesec i godina), adresa stanovanja, adresa elektroničke pošte, broj telefona,

2. podatke o zakonskom zastupniku štićenika: osobno ime, osobni identifikacijski broj, datum rođenja (dan, mjesec i godina), adresa stanovanja, adresa elektroničke pošte, broj telefona,

3. razlog za imenovanje posebnog skrbnika,

4. dužnosti i ovlasti posebnog skrbnika,

5. naziv tijela koje je donijelo rješenje o imenovanju posebnog skrbnika, klasifikacijska oznaka, datum izvršnosti i datum pravomoćnosti rješenja o imenovanju posebnog skrbnika,

6. podatke o posebnom skrbniku: osobno ime skrbnika i naziv ustrojstvene jedinice Centra u kojoj je zaposlen,

7. evidencijski broj,

8.  naziv tijela koje je donijelo rješenje o razrješenju posebnog skrbnika dužnosti, klasifikacijska oznaka, datum izvršnosti i datum pravomoćnosti rješenja o razrješenju posebnog skrbnika dužnosti,

9. datum prestanka posebnog skrbništva,

10. bilješke.

III. NAČIN VOĐENJA EVIDENCIJE

Članak 4.

(1) Evidencija se vodi u elektroničkom obliku u računalnom programu u vlasništvu Ministarstva nadležnog za obitelj ( u daljnjem tekstu: Ministarstvo).

(2) Evidenciju vode i podatke unose osobe koje za to ovlasti ravnatelj Centra.

(3) Unos podataka obavlja se na temelju odgovarajućih isprava i drugih dokumenata, po primitku, bez odgode.

(4) Promjena podataka unosi se bez odgode kod svake promjene.

(5) Podaci se unose u skladu s uputom o unosu podataka koja je sastavni dio računalnog programa iz stavka 1. ovog članka.

(6) Za ažurno vođenje evidencije i za točnost unesenih podataka odgovorne su osobe iz stavka 2. ovoga članka.

(7) Ispravak unesenih podataka vrši ovlaštena osoba.

Članak 5.

(1) Podaci se pohranjuju u bazi podataka koja mora imati najmanje jednu sigurnosnu kopiju.

(2) Sigurnosna kopija iz stavka 1. ovoga članka čuva se na odvojenom mjestu osiguranom od neovlaštenog pristupa, zaštićena je na primjereni način i služi kao pričuvna kopija u slučaju oštećenja ili gubitka podataka pohranjenih u bazi podataka.

(3) Mjesto pohrane sigurnosnih kopija iz stavka 1. ovoga članka i osobu odgovornu za izradu i čuvanje kopija određuje Ministarstvo.

Članak 6.

(1) Ministarstvo izdaje ovlaštenja i određuje razinu ovlasti za pristup evidenciji, korištenje podataka iz evidencije i ispravak unesenih podataka.

(2) Pristup podacima i njihovo korištenje moguće je nakon osobne identifikacije i provjere razine ovlaštenja.

(3) Podaci su dostupni u aktivnom obliku još godinu dana nakon što je prestalo posebno skrbništvo.

(4) Nakon isteka roka iz stavka 3. ovoga članka podaci se pohranjuju u pasivnu bazu podataka.

Članak 7.

(1) Dokumentaciju korisnika čine odgovarajuće isprave, dokumenti, podnesci, prilozi, pismena o poduzetima aktivnostima, upravni i drugi akti (socijalna anamneza, stručna mišljenja i slično) iz svih predmeta na temelju kojih se obavlja unos podataka u evidenciju.

(2) Dokumentacija korisnika čuva se u jednom spisu predmeta kojemu se dodjeljuje evidencijski broj prilikom prvog upisa u evidenciju.

(3) Spis predmeta iz stavka 2. čuva se u skladu sa Zakonom o arhivskom gradivu i arhivima (»Narodne novine«, broj 61/18 i 98/19).

Članak 8.

(1) Podaci iz evidencije mogu se koristiti za izradu standardiziranih i nestandardiziranih izvješća, istraživanje, analizu te kao podloga za pripremu zakonskih akata.

(2) Godišnje izvješće o radu Centra dostavit će se Ministarstvu kroz evidenciju 31. siječnja za proteklu godinu.  

IV. PRIJELAZNE I ZAVRŠNE ODREDBE

Članak 9.

(1) Ministarstvo će evidenciju iz članka 4. ustrojiti u roku od 12 mjeseci od dana stupanja na snagu ovoga Pravilnika.

(2) Centar je obvezan u roku od šest mjeseci od ispunjenja roka iz stavka 1. ovoga članka unijeti podatke o aktivnim korisnicima u evidenciju sukladno odredbama ovoga Pravilnika.

Članak 10.

Ovaj Pravilnik stupa na snagu osmoga dana od dana objave u »Narodnim novinama«.