KODEKS KORPORATIVNOG UPRAVLJANJA TRGOVAČKIM DRUŠTVIMA I DRUGIM PRAVNIM OSOBAMA OD STRATEŠKOG I POSEBNOG INTERESA ZA REPUBLIKU HRVATSKU
1.UVOD
1.1.CILJEVI I OSNOVNA NAČELA
Cilj Kodeksa korporativnog upravljanja trgovačkim društvima i drugim pravnim osobama od strateškog i posebnog interesa za Republika Hrvatska (dalje u tekstu: Kodeks) je uspostava, održanje i daljnje unaprjeđenje visokih standarda korporativnog upravljanja i transparentnosti poslovanja trgovačkih društava i drugih pravnih osoba od strateškog i posebnog interesa za Republiku Hrvatsku (dalje u tekstu: Društva), radi učinkovitog i odgovornog upravljanja javnim kapitalom i poslovima od posebnog društvenog interesa u funkciji razvoja hrvatskoga gospodarstva te najboljih interesa građana kao poreznih obveznika i korisnika javnih dobara, a zatim i svih ostalih skupina nositelja interesa s kojima stupaju u poslovni i pravni promet.
– jasno razrađene procedure za rad nadzornih odbora, uprave i drugih tijela i struktura koje donose važne odluke;
– sprječavanje sukoba interesa;
– učinkoviti unutarnji nadzor;
– jačanje osobne odgovornosti;
– učinkovit sustav odgovornosti;
– ravnopravna spolna zastupljenost;
– društveno odgovorno poslovanje;
– stručnost
Sukladno važećem Zakonu o upravljanju i raspolaganju imovinom u vlasništvu Republike Hrvatske, Državni ured za upravljanje državnom imovinom (dalje u tekstu: DUUDI) izrađuje Kodeks, a Povjerenstvo Vlade Republike Hrvatske za upravljanje strateškim trgovačkim društvima ovlašteno je predlagati ga Vladi Republike Hrvatske.
1.2.PRIMJENA
Kodeks je namijenjen Društvima sukladno važećoj Odluci o utvrđivanju popisa trgovačkih društava i drugih pravnih osoba od strateškog i posebnog interesa za Republiku Hrvatsku koju donosi Vlada Republike Hrvatske.
Primjena ovog Kodeksa podrazumijeva:
- da društva svoju organizaciju i poslovanje usklade s preporukama Kodeksa,
- da najkasnije do dostave nerevidiranog godišnjeg izvještaja sukladno važećoj uputi za izradu i dostavu planova i izvješća o poslovanju dostave popunjeni Godišnji upitnik o korporativnom upravljanju (dalje u tekstu: Godišnji upitnik) koji sadrži informacije o primjeni preporuka Kodeksa ili objašnjenje razloga za odstupanje od njihove primjene.
- da na zahtjev DUUDI-ja dostavljaju dodatne pisane informacije i izvješća vezana uz primjenu odredbi Kodeksa.
Primjenu Kodeksa nadziru stručne službe DUUDI-ja, sagledavanjem i analizom:
- strukture, sadržaja, pravodobnosti i sveobuhvatnosti informacija koje su društva učinila javno dostupnim u skladu s važećim propisima i preporukama Kodeksa,
- godišnjeg upitnika te informacija i izvješća o primjeni Kodeksa koja su društva dostavila na zahtjev nadležnih stručnih službi DUUDI-ja
- uočenih nedostataka u primjeni Kodeksa.
Kodeks i njegove preporuke temelje se na principu 'postupi ili objasni', tj. ukoliko Društvo odstupi ili ne primjenjuje neku od preporuka ovog Kodeksa, u Godišnjem upitniku mora dati objašnjenje zbog čega je došlo do neprimjene ili odstupanja. U slučaju kada se Društvo ne pridržava preporuka Kodeksa, Društvo je obvezno u Godišnjem upitniku obrazložiti zbog čega je došlo do neprimjene ili odstupanja od preporuka.
Godišnji upitnik je sastavni dio godišnjeg izvješća društva. Ispunjeni Godišnji upitnik društvo objavljuje na internetskim stranicama Društva.
Članovi tijela korporativnog upravljanja prilikom stupanja na dužnost potpisuju da su upoznati sa Kodeksom i da se istog obvezuju poštivati.
Svako tumačenje odredaba ovoga Kodeksa ima se rukovoditi u prvome redu postizanjem navedenih ciljeva i poštovanjem spomenutih načela.
Društva su dužna izrađivati i dostavljati planove i izvješća sukladno važećoj Uputi za izradu i dostavu planova i izvješća o poslovanju trgovačkih društava i drugih pravnih osoba od strateškog i posebnog interesa za Republiku Hrvatsku, kojom su regulirani sadržaj i rokovi dostave planova i izvješća, a koji se istovremeno dostavljaju Ministarstvu financija i DUUDI-u.
Društva su na zahtjev DUUDI-ja dužna dostaviti i ostale informacije vezane za poslovanje Društva (Kolektivni ugovori, Ugovori o radu, Srednjoročni planovi i sl.)
2. JAVNO OBJAVLJIVANJE PODATAKA
2.1. FINANCIJSKA IZVJEŠĆA
Društvo je dužno sastavljati svoja financijska izvješća u skladu s međunarodnim standardima financijskog izvješćivanja, posebnim propisima, Zakonu o računovodstvu (NN 109/07, 54/13, 121/14) te Zakonom o trgovačkim društvima (NN 152/11, 111/12, 68/13) vodeći pri tome računa o suvremenim međunarodnim tendencijama u financijskom izvješćivanju kao i o zahtjevima tržišta. Financijska izvješća Društva su dužna objavljivati i na svojim internetskim stranicama.
2.2. GODIŠNJA, POLUGODIŠNJA I TROMJESČNA IZVJEŠĆA
Godišnja, polugodišnja, te tromjesečna izvješća najvažniji su i najcjelovitiji izvor podataka o društvu te ne bi trebala biti ograničena samo na sadržavanje podataka sukladno zakonskim propisima i međunarodnim standardima financijskog izvješćivanja. Ona svakako trebaju uključivati razumljivu analizu i stajalište uprave o poslovanju u proteklom razdoblju, kao i objašnjenja uprave u svezi s eventualnim većim odstupanjima u odnosu na planirane rezultate i ostvarene strateške ciljeve.
2.3. KALENDAR VAŽNIH DOGAĐAJA
Društvo bi trebalo do kraja poslovne godine na svojoj internet stranici objaviti kalendar važnih događaja koji se očekuju u narednoj poslovnoj godini, kao npr. predviđeni datum objave financijskih rezultata, datum održavanja glavne skupštine društva, datum isplate dividende i sl.
Društvo treba objaviti svaku promjenu u kalendaru važnih događaja najmanje 30 dana unaprijed, a ukoliko to nije moguće, odmah po nastupanju okolnosti koje utječu na promjenu.
2.4. VLASNIČKA STRUKTURA
2.4.1. Popis članova i imatelja vrijednosnica društva
Društvo treba učiniti javno dostupnim potpuni popis svojih članova, a ako se radi o dioničkom društvu, tada i popis dioničara s brojem i rodom dionica, kao i popis imatelja bilo kojih drugih vrijednosnih papira izdanih od strane toga društva, a koji mogu biti od značenja za promjene u vlasničkoj strukturi.
Popis bi društvo trebalo javno objaviti najkasnije pet radnih dana nakon nastale promjene.
2.4.2. Uzajamno dioničarstvo
Društvo je dužno javno objavljivati podatke o uzajamnom dioničarstvu. Smatrat će se da između dva dionička društva postoji odnos uzajamnog dioničarstva onda kada su ta društva povezana na taj način da svako od njih ima više od 5% udjela u temeljnom kapitalu u drugome društvu.
2.4.3. Vlasništvo dionica članova uprave, nadzornog odbora i upravnog odbora
Društvo je dužno u godišnjem izvješću iznijeti podatke o dionicama i drugim vrijednosnim papirima društva u vlasništvu svakog pojedinog člana uprave, nadzornog odbora i upravnog odbora.
Osim iznošenja tih podataka u godišnjem izvješću, društvo je dužno, u roku od 48 sati od saznanja za promjenu, putem svojih internet stranica ili putem burze javno objaviti svaku promjenu količine vrijednosnih papira društva, koju drži pojedini član uprave, nadzornog odbora ili upravnog odbora.
2.5. ČIMBENICI RIZIKA
Uprava društva je dužna pravodobno utvrditi i na odgovarajući način javno objaviti podatke o glavnim rizicima kojima je društvo izloženo, kao npr. političke rizike, ekonomske rizike, rizike djelatnosti i sl., kao i procjenu vjerojatnosti ostvarenja potencijalnih rizika i način upravljanja dotičnim rizicima.
2.6. JAVNE OBJAVE
Društvo je dužno na jasan i nedvosmislen način objavljivati sve podatke koji se mogu smatrati cjenovno osjetljivim u odnosu na društvo, njegov financijski položaj, rezultate poslovanja, vlasničku strukturu i upravljanje.
Društvo je dužno pritom koristiti izričaj razumljiv ciljanoj skupini te omogućiti jednak i pravovremen pristup svim zainteresiranim stranama.
Sve informacije koje mogu biti od utjecaja na donošenje odluke o ulaganju u vrijednosne papire društva trebaju biti objavljene odmah i istovremeno svim osobama koje bi za to mogle biti zainteresirane, obuhvaćajući u jednakoj mjeri i pozitivne i negativne informacije, s ciljem da se primatelju informacija omogući potpuno razumijevanje i pravilna ocjena stanja društva.
2.7. CJENOVNO OSJETLJIVE INFORMACIJE
Neovisno o podacima koje je dužno objaviti sukladno zakonu ili drugim propisima, društvo je dužno u najkraćem mogućem roku javno objaviti i time staviti na raspolaganje svim zainteresiranim stranama bitne podatke o radu i djelovanju društva, kao i sve podatke o činjenicama i okolnostima koje mogu utjecati na poslovanje tog društva odnosno cijenu dionica (cjenovno osjetljive informacije).
Cjenovno osjetljivim informacijama osobito se smatraju one navedene u Zakonu o tržištu kapitala (NN 88/08, 146/08, 74/09, 54/13, 159/13 i 18/15) i pravilima burze na kojoj su uvršteni vrijednosni papiri.
Kod javnog objavljivanja cjenovno osjetljivih informacija društvo je dužno prvenstveno voditi računa o sadržaju podataka, a ne o formi u kojoj se podaci daju.
2.8. POVLAŠTENE INFORMACIJE
Korištenje povlaštenih informacija (cjenovno osjetljivih informacija) koje nisu javno objavljene treba biti apsolutno zabranjeno svima kojima su takve informacije dostupne, s obzirom na to da bi to moglo dovesti do nepoštene prednosti osobe koja raspolaže povlaštenim informacijama (upućenika) u poslovnom i pravnom prometu s kupcima i dobavljačima ili prilikom trgovanja vrijednosnim papirima društva, neovisno o tome da li se povlaštenim informacijama koristi sam upućenik ili neka treća osoba temeljem informacija dobivenih od upućenika.
Zabrana korištenja povlaštenih informacija odnosi se na sve dioničare, članove uprave, članove nadzornog odbora, vanjske savjetnike društva kao i sve osobe koje se s obzirom na svoje pozicije u društvu i izvan društva, smatraju osobama kojima su dostupne povlaštene informacije.
Društvo je dužno uspostaviti:
– mehanizme kojima će se osigurati da se osobama koje raspolažu ili dolaze u dodir s povlaštenim informacijama pojasni priroda i važnost tih informacija i ograničenja s time u vezi, kao i
– nadzor nad protokom povlaštenih informacija i njihovom mogućom zloporabom, osobito u postupku raspisivanja i provođenja javnih natječaja za nabavu robe ili vanjskih usluga.
3. TIJELA KORPORATIVNOG UPRAVLJANJA
Trgovačka društva u javnom sektoru imaju slobodu samostalno izabrati svoje unutarnje organizacijsko ustrojstvo korporativnog upravljanja, s tim da, osim glavne skupštine i uprave, moraju imati nadzorni odbor. Društva kapitala mogu umjesto uprave ustrojiti upravne odbore sastavljene od izvršnih i neizvršnih direktora, kao jedinstvena tijela koja vode poslove i nadziru poslovanje trgovačkog društva.
3.1. GLAVNA SKUPŠTINA
3.1.1. Jednako postupanje prema dioničarima
3.1.1.1. Potvrda načela jedna dionica – jedan glas
Pravo glasa treba obuhvatiti sve dioničare društva na takav način da je broj glasova koji im pripadaju u glavnoj skupštini jednak broju njihovih dionica koje drže, bez obzira na rod dionica.
3.1.1.2. Ograničenja prava glasa
U slučaju da društvo izdaje dionice bez prava glasa, odnosno s ograničenjima prava glasa, dužno je javno i pravodobno objaviti sve relevantne podatke o sadržaju svih prava koja proizlaze iz takvih dionica, kako bi se ulagateljima omogućilo donošenje pravilne odluke o kupnji tih vrijednosnih papira.
3.1.1.3. Izbor ili imenovanje članova nadzornog odbora i neizvršnih direktora
S obzirom na to da članovi nadzornog odbora i neizvršni direktori koji su članovi upravnog odbora društva trebaju udovoljavati odgovarajućim standardima glede obrazovanja i profesionalnog iskustva, imati visoke moralne standarde i biti u mogućnosti odvojiti potrebno vrijeme za obnašanje funkcije člana nadzornog odbora, sve kandidature za članove nadzornog ili upravnog odbora koji se biraju na skupštini trebaju biti javno objavljene na internet stranicama društva, najkasnije s danom objave oglasa za sazivanje glavne skupštine na kojoj se biraju i potkrijepljene njihovim životopisom i dostatnim podacima za donošenje pravilne odluke o izboru.
Ista obveza javne objave podataka postoji i kad se radi o imenovanju radničkih predstavnika kao članova nadzornog ili upravnog odbora koje ne bira glavna skupština društva.
3.1.1.4. Različite vrste dioničara
Društvo je dužno postupati na jednak način i pod jednakim uvjetima prema svim dioničarima, neovisno o broju dionica kojima raspolažu, zemlji njihova porijekla te njihovim drugim svojstvima. To se posebno odnosi na dužnost jednakog tretmana individualnih i institucionalnih investitora i kod svih oblika privatno-javnog partnerstva.
3.1.1.5. Distribucija informacija
Uprava je dužna osigurati dioničarima kvalitetnu i brzu distribuciju informacija na način koji omogućuje dioničarima izvršavanje njihovih prava uz potpuno i pravodobno poznavanje svih bitnih činjenica za donošenje pravilne odluke na dnevnom redu glavne skupštine.
3.1.1.6. Promjene kapitala, raspolaganje i stjecanje vlastitih dionica i prava prvokupa dioničara u odnosu na predmet odlučivanja
Društvo je dužno omogućiti svim dioničarima sudjelovanje u povećanju temeljnoga kapitala društva razmjerno njihovim udjelima u dotadašnjem temeljnom kapitala društva, i to u obliku prenosivih vrijednosnih papira u kojima je sadržano njihovo pravo na prvokup, kako bi se zaštitili interesi dioničara koji u trenutku izdavanja ne mogu upisati i kupiti nove dionice.
Namjera izdavanja novih dionica mora biti javno objavljena najmanje 10 dana prije dana koji je određen kao datum prema kojem će se utvrđivati stanje u registru dionica koje će biti mjerodavno za određivanje koji dioničari imaju pravo prvenstva pri stjecanju novoizdanih dionica kako je to spomenuto u prethodnom stavku.
Kada društvo stječe ili otpušta vlastite dionice (trezorske dionice) dužno je to činiti na otvorenom tržištu i na način kojim se ne povlašćuju pojedini dioničari ili investitori ili skupine dioničara, odnosno investitora.
3.1.1.7. Opunomoćenici
Društvo je dužno olakšavati dioničarima glasovanje putem opunomoćenika. U tom smislu, izdavanje punomoći treba biti krajnje pojednostavljeno i bez strogih formalnih zahtjeva.
Društvo će, onim dioničarima društva koji to iz bilo kojeg razloga nisu u mogućnosti učiniti sami, a bez posebnih troškova po te dioničare, osigurati opunomoćenike koji su dužni glasovati sukladno njihovim uputama.
3.1.2. Saziv
Uprava društva je dužna sazvati jednu godišnju redovnu skupštinu tijekom svake poslovne godine.
Izvanrednu skupštinu treba sazvati uvijek kada to zahtijevaju interesi društva.
Društvo je uvijek dužno sazvati glavnu skupštinu, ako to zatraže dioničari koji zajedno imaju udjele u visini od najmanje 5% temeljnoga kapitala društva i navedu svrhu i razlog sazivanja te skupštine.
3.1.3. Evidencijski datum
3.1.3.1. Pravo sudjelovanja na glavnoj skupštini
Prilikom sazivanja skupštine, uprava društva je dužna odrediti datum prema kojem će se utvrđivati stanje u registru dionica koje će biti mjerodavno za ostvarivanje prava glasa u skupštini društva.
Taj datum treba biti prije održavanja skupštine i smije biti najviše 7 dana prije održavanja skupštine.
3.1.3.2. Dividenda
Svaka odluka o isplati dividende ili predujma dividende treba sadržavati datum na koji osoba koja je dioničar stječe pravo na isplatu dividende i datum ili razdoblje kada se isplaćuje dividenda odnosno predujam dividende. Datum na koji osoba koja je dioničar stječe pravo na isplatu dividende mora biti najmanje 10 dana nakon dana donošenja odluke o isplati dividende. Datum isplate dividende mora biti najmanje 12, a najviše 30 dana nakon dana donošenja odluke. Razdoblje isplate dividende ne smije trajati više od 10 dana. Prilikom isplate dividende nije dopušteno favorizirati pojedine dioničare. Odluka o isplati dividende kojom se utvrđuju naprijed spomenuti datumi mora biti objavljena i dostavljena burzi najkasnije 2 dana nakon donošenja.
3.1.4. Dnevni red
Dnevni red, kao i svi relevantni podaci i isprave uz objašnjenja koje se odnose na dnevni red, trebaju biti objavljeni na internet stranici društva, te na raspolaganju dioničarima u prostorijama društva od dana prve javne objave dnevnog reda, tako da dioničari mogu na vrijeme zauzeti stav glede pitanja koja su na dnevnom redu.
Društvo će objaviti dnevni red i relevantne podatke i isprave na internet stranicama društva.
3.1.5. Uvjeti za sudjelovanje
Društvo mora poticati sudjelovanje dioničara na skupštini, pa dioničarima nije dopušteno postavljati uvjete za sudjelovanje na glavnoj skupštini i korištenje pravom glasa (bez obzira da li su dopušteni sukladno zakonu ili statutu), kao npr. prijavljivanje sudjelovanja unaprijed, ovjeravanje punomoći i sl.
3.1.6. Ključne odluke
Odluke koje su od bitnog utjecaja na stanje imovine, financijski položaj, rezultate poslovanja, vlasničku strukturu i upravljanje društvom donose se isključivo u skupštini društva propisanom većinom glasova.
3.1.7. Zahtjevi vezani uz izvješća koja se podnose glavnoj skupštini
3.1.7.1. Izvješća koja podnosi nadzorni odbor ili upravni odbor
Nadzorni odbor odnosno upravni odbor podnosi glavnoj skupštini izvješće u kojem je, pored sadržaja izvješća propisanog zakonom, dužan ocijeniti ukupnu uspješnost poslovanja društva, rad uprave društva, kao i iznijeti poseban osvrt na svoju suradnju s upravom odnosno izvršnim direktorom.
Također, nadzorni odbor je dužan upoznati skupštinu se eventualnim postojanjem sukoba interesa na strani nekog od svojih članova i članova uprave, kao i mjere poduzete s tim u svezi.
3.1.7.2. Godišnje izvješće o stanju društva
Izvješće o stanju društva treba biti sastavljeno na jasan i pregledan način, uključivati sve aspekte poslovnih aktivnosti tijekom cijele godine u odnosu na prethodne godine te izražavati točan, potpun i pošten prikaz imovine i rashoda, financijskog položaja društva, kao i prikaz kratkoročnog i srednjeročnog plana budućeg poslovanja.
3.1.8. Korištenje suvremene komunikacijske tehnologije
Dioničarima treba omogućiti sudjelovanje i osobito glasovanje na glavnoj skupštini društva upotrebom sredstava moderne komunikacijske tehnologije.
3.1.9. Objavljivanje odobrenih odluka
Uprava društva je dužna, i to bez odlaganja, javno objaviti odluke glavne skupštine kao i podatke o eventualnim tužbama za pobijanje tih odluka.
3.2. NADZORNI ODBOR
3.2.1. Zadaci i odgovornosti
Glavni zadaci nadzornog odbora su imenovanje i opoziv uprave, nadzor nad radom uprave u vođenju poslova društva te podnošenje izvješća o obavljenom nadzoru.
Mandat članova nadzornog odbora nije obvezujući, što znači da svaki član nadzornog odbora dužnost obavlja potpuno samostalno i na vlastitu odgovornost, neovisno o tome tko ga je predložio ili imenovao.
Članovi nadzornog odbora trebaju obavljati svoju dužnost s pozornošću urednog i savjesnog gospodarstvenika i čuvati poslovnu tajnu društva.
Nadzorni odbor treba donijeti odluku o okvirnom planu svoga rada za mandatno razdoblje koji bi trebao uključiti popis redovitih sjednica i podataka koje redovito i pravodobno treba stavljati na raspolaganje članovima nadzornog odbora.
Nadzorni odbor treba donijeti svoj poslovnik o radu, s time da on ne smije ograničavati slobodu svakog pojedinog člana na samostalno djelovanje. Niti jedan dokument nadzornog odbora ne smije sprječavati ili ograničavati pojedinog člana u postupanju u skladu sa zakonom, no ujedno svaki član treba izbjegavati zlouporabu ovih ovlasti i uvijek nastojati uskladiti svoj rad sa drugim članovima nadzornog odbora.
3.2.2. Temeljne dužnosti
Nadzorni odbor nadzire ostvarivanje ciljeva i mjera poslovne politike i zastupa društvo u odnosu na članove uprave uvijek i u svezi sa svim pitanjima koja se tiču njih osobno i onih, koja su propisana Zakonom o trgovačkim društvima, statutom i/ili poslovnikom rada, a posebno u pitanjima koja se tiču poduzetničkih odluka visokog rizika, neuobičajenih odluka te prometa dionica i upravljanja ukupnom imovinom društva.
Nadzorni odbor ima pravo i dužnost očitovati se o svim pitanjima koja se tiču zaštite interesa društva i njegovih dioničara ili nositelja poslovnih udjela i po potrebi na određene odluke izdaje prethodnu suglasnost, ali u odnosu na upravu i pojedine njezine članove ne može donositi obvezujuće naloge niti izvršne odluke.
3.2.3. Sastav
Nadzorni odbor društva treba biti sastavljen većinom od nezavisnih članova. Nezavisnim članom nadzornog odbora će se smatrati onaj koji:
– nije povezan s društvom, uz moguću iznimku u pogledu određenog manjeg broja dionica u društvu;
– nije većinski dioničar, niti član grupe većinskih dioničara, supružnik, ili srodnik po krvi ili po tazbini do drugog stupnja bilo koje osobe iz ranije spomenute grupe ili ima bilo kakvu vezu s društvima povezanim s većinskim dioničarom;
– nije sadašnji ili prijašnji radnik (unatrag tri godina) društva ili bilo kojeg njegovog ovisnog društva;
– nije neposredan ili posredan dobavljač ili kupac usluga i/ili robe društva;
– nije u radnom odnosu bilo s kojim društvom koje dobavlja usluge i/ili robu društvu;
– nije, niti je u posljednje tri godine bio partner ili zaposlenik revizijske tvrtke koja pruža ili je pružala revizijske usluge društvu ili s njime povezanim društvima;
– nije bračni drug ili srodnik po krvi ili po tazbini bilo kojem voditelju odjela društva ili članu uprave;
– ne prima drugu isplatu od društva osim naknade za rad u nadzornom odboru, ne računajući eventualnu dividendu ili nagrade za rad u komisijama nadzornog odbora
Ako je član nadzornog odbora izložen pritisku ili ograničenjima od strane većinskog dioničara kojima se utječe na obavljanje njegovih dužnosti, dužan je o tome obavijestiti nadzorni odbor te usprkos tome zauzeti nezavisno stajalište prilikom glasovanja ili dati ostavku, ovisno o tome što okolnosti nalažu.
Nezavisni član nadzornog odbora koji obnaša tu funkciju više od dva mandata, treba dati pisanu izjavu kojom potvrđuje svoj nezavisni status, a u pravilu nitko ne bi trebao ostati član nadzornog odbora istog društva više od 12 godina.
Član nadzornog odbora ili neizvršni direktor kao član upravnog odbora ne smije biti član uprave, nadzornog ili upravnog odbora u drugom društvu koje bi se moglo smatrati konkurentskim u odnosu na društvo.
3.2.4. Odnos prema upravi
Nadzorni odbor i uprava dužni su potpuno surađivati u najboljem interesu društva sukladno pozitivnim propisima i internim aktima društva, te zajednički raspravljati o strateškim odrednicama poslovanja društva.
U tom smislu, na sjednicama nadzornog odbora imaju dužnost biti nazočni svi članovi uprave, osim kada nadzorni odbor raspravlja o pitanjima koja se neposredno tiču članova uprave, posebice kada se raspravlja o njihovu opozivu, odgovornosti ili nagradi za rad.
Nadzorni odbor je dužan osigurati u društvu postojanje dugoročnog plana sukcesije, čime se osigurava pažljivo i pravovremeno imenovanje nasljednika bilo kojem pojedinom članu vodećeg kadra društva. U ovaj proces treba uključiti i članove vodećeg menadžment tima.
3.2.5. Vrijeme potrebno za izvršavanje članskih dužnosti u nadzornom odboru
Član nadzornog odbora treba biti u mogućnosti posvetiti svojim dužnostima u nadzornom odboru sve vrijeme potrebno za ispravno i kvalitetno obnašanje dužnosti.
3.2.6. Primici
Članovi nadzornog odbora trebaju biti plaćeni prema svome radu i tu naknadu trebaju na prijedlog uprave ili odbora za nagrađivanje odrediti dioničari na glavnoj skupštini ili ona treba biti utvrđena u statutu društva.
Naknada članovima nadzornog odbora treba:
– adekvatno odraziti vrijeme, trud i odgovornosti povezano s njihovim funkcijama u nadzornom/upravnom odboru i Komisijama;
– osigurati adekvatan poticaj koji bi uravnotežio interese članova nadzornog s interesima dioničara;
– biti određena tako da ne ugrožava sposobnost članova nadzornog/upravnog odbora da donose odluke u najboljem interesu društva i njegovih dioničara.
– primjerena poslovima koje obavlja član nadzornog/upravnog odbora i stanju društva. Ako je naknada određena statutom, glavna skupština može običnom većinom glasova donijeti odluku o izmjeni statuta kojom se ta naknada smanjuje.
Primici članova nadzornog odbora trebaju se sastojati od:
– fiksnog dijela koji je nepromjenjiv i ne ovisi o rezultatima poslovanja, osim ukoliko su rezultati poslovanja društva takvi da bi isplata fiksne naknade bila nepravedna i u velikom nerazmjeru s rezultatima poslovanja;
– varijabilnog dijela koji je uvjetovan rezultatima poslovanja u određenom prošlom i budućem razdoblju.
Detaljni podaci o svim naknadama i drugim primanjima od strane društva ili sa društvom povezanih osoba svakog pojedinog člana nadzornog ili upravnog odbora društva uključujući i strukturu tih primitaka, moraju biti javno objavljeni.
Izjava o politici nagrađivanja članova nadzornog odbora i nagradi koju je primio svaki pojedini član nadzornog odbora izrađuje se na način opisan u dijelu ovog Kodeksa koji se odnosi na upravu društva.
3.2.7. Sukobi interesa
Sukob interesa postoji kod člana nadzornog odbora koji nije neutralan u odnosu na predmet odlučivanja ili se iz činjenice njegove povezanosti sa drugim društvima, osobama ili poslovima može pretpostaviti da može imati interese koji nisu istovremeno nužno i interesi društva, te može utjecati na donošenje odluke na temelju interesa ili sklonosti koji se nužno ne podudaraju s interesima društva.
Članovi nadzornog odbora ne smiju donositi odluke na temelju osobnih interesa ili na temelju interesa osoba s kojima imaju bliske odnose.
3.2.8. Poslovi između povezanih strana
Svi poslovi u kojima sudjeluju članovi nadzornog odbora ili s njima povezane osobe i društvo ili s njim povezane osobe trebaju biti na tržišnoj osnovi, posebice glede komercijalnih uvjeta, rokova, kamata, jamstava i sl. i trebaju biti jasno navedeni u izvješćima društva. Takve poslove treba potvrditi neovisna službena procjena od strane komisije za reviziju ili vanjskih stručnih osoba koje su nezavisne u odnosu na sudionike konkretnog posla.
3.2.9. Zabrana konkurencije
Članovi nadzornog odbora ne smiju, za svoj ili tuđi račun, osobno ili putem trećih osoba obavljati poslove iz djelatnosti koju obavlja društvo, kao i savjetovati osobe koje se mogu smatrati konkurentskima društvu.
Članovi nadzornog odbora su dužni javno objaviti veličinu udjela i sve promjene udjela u društvima koja se mogu smatrati konkurentskima društvu u roku pet dana od nastanka promjene.
3.2.10. Ugovori između članova nadzornog odbora i društva
Sve ugovore ili sporazume između člana nadzornog odbora i društva treba prethodno odobriti nadzorni odbor, a bitni elementi svih takvih ugovora ili sporazuma moraju biti sadržani u godišnjem izvješću.
Član nadzornog odbora na kojeg se odnosi ugovor ili sporazum s društvom ne može sudjelovati u davanju odobrenja.
3.2.11. Izvješćivanje o sukobu interesa
Svaki član nadzornog odbora dužan je izvijestiti društvo o svakom stjecanju ili otpuštanju dionica društva ili mogućnosti ostvarivanja glasačkih prava iz dionica društva najkasnije sljedeći radni dan poslije nastanka takve promjene, uz obvezu društva da takvu promjenu javno objavi u najkraćem mogućem roku.
Ako neki član nadzornog odbora smatra da kod njega ili kod drugog člana postoji sukob interesa glede odlučivanja u konkretnom predmetu ili je došlo do promjene u pogledu primjerenosti, dužan je u roku od 48 sati od saznanja o promjeni izvijestiti nadzorni odbor.
O svim obavijestima o sukobu interesa nadzorni odbor vodi evidencije.
3.2.12. Komisije
Komisije odnosno odbori nadzornog odbora moraju imati najmanje tri člana. Nadzorni odbor dužan je detaljno propisati mandat i nadležnost komisija koje osniva.
Osobe koje nisu članovi komisija prisustvuju sjednicama komisija samo na poziv komisije. Komisija pojedine stručnjake ili zaposlenike društva može pozvati na svoje sastanke ili zahtijevati njihovo prisustvovanje.
Komisije o svom radu i rezultatima redovito moraju izvješćivati nadzorni odbor. Društvo jednom godišnje mora izraditi i učiniti dostupnim javnosti izvješće o radu, sastavu, broju sastanaka i nazočnosti na sastancima komisija nadzornog odbora.
Predsjednik svake komisije mora imati mogućnost izravne komunikacije s dioničarima. Situacije u kojima je takva komunikacija potrebna valja navesti u aktu kojim nadzorni odbor propisuje mandat i nadležnost komisije.
Nadzorni odbor treba usvojiti sljedeće komisije:
-Komisiju za reviziju poslovanja
-Komisiju za imenovanje
-Komisija za nagrađivanje
U slučaju kada se radi o manjim društvima koja imaju manji broj članova nadzornog odbora, može biti opravdano da funkcije vezane za imenovanje i nagrađivanje obavlja jedna komisija (komisija za imenovanje i nagrađivanje)
3.2.12.1. Komisija za reviziju poslovanja
Nadzorni odbor treba osnovati komisiju za reviziju poslovanja radi detaljnog analiziranja financijskih izvještaja, pružanja potpore računovodstvu društva te uspostave dobre i kvalitetne unutarnje kontrole u društvu.
Komisija za reviziju poslovanja treba biti sastavljena na način da većinu čine neovisni članovi nadzornog odbora.
Glede politika i pravila postupanja usvojenih unutar društva, komisija za reviziju treba:
- kontinuirano pratiti integritet financijskih informacija društva, a osobito ispravnost i dosljednost računovodstvenih metoda koje koristi društvo i grupa kojoj pripada, uključivši i kriterije za konsolidaciju financijskih izvještaja društava koja pripadaju grupi
- najmanje jednom godišnje procijeniti kvalitetu sustava unutarnjeg kontrole i upravljanja rizicima, s ciljem da se glavni rizici kojima je društvo izloženo (uključujući i rizike povezane s pridržavanjem propisa) na odgovarajući način identificiraju i javno objave te da se njima na odgovarajući način upravlja
- osigurati učinkovitost sustava unutarnje revizije, osobito putem izrade preporuka prilikom odabira, imenovanja, ponovnog imenovanja i smjene rukovoditelja odjela za unutarnju reviziju i glede sredstava koja mu stoje na raspolaganju te procjene postupaka rukovodećeg kadra povodom nalaza i preporuke unutarnje revizije (ako u društvu funkcija unutarnje revizije ne postoji, komisija je dužna jednom godišnje izvršiti procjenu potrebe za uspostavom takve funkcije).
Glede vanjskog revizora, komisija za reviziju treba:
- nadzornom odboru dati preporuke vezane uz izbor, imenovanje, ponovno imenovanje ili promjenu vanjskog revizora i o uvjetima njegovog angažmana
- nadgledati neovisnost i objektivnost vanjskog revizora, osobito glede rotacije ovlaštenih revizora unutar revizorskog društva i naknada koje društvo plaća za usluge vanjske revizije
- pratiti prirodu i količinu usluga koje nisu revizija, a društvo ih prima od revizorskog društva ili s njim povezanih osoba, pri čemu je između ostalog revizorsko društvo dužno dostaviti obavijest o svim naknadama koje društvo plaća revizorskom društvu i s njim povezanim osobama
- izraditi pravila o tome koje usluge vanjsko revizorsko društvo i s njim povezane osobe ne smije davati društvu, koje usluge može davati samo uz prethodnu suglasnost komisije, a koje usluge može davati bez prethodne suglasnosti
- razmotriti učinkovitost vanjske revizije i postupanje višeg rukovodećeg kadra u skladu s preporukama vanjskog revizora
- istražiti okolnosti vezane uz otkaz vanjskog revizora i dati odgovarajuće preporuke nadzornom odboru.
Trajanje mandata komisije za reviziju može biti vremenski ograničeno na 4 godine kontinuiranog mandata i/ili ograničavanjem broja komisija u koje član može biti izabran u drugim društvima.
Komisija za reviziju treba imati otvorenu i neograničenu komunikaciju s upravom i nadzornim odborom i za svoj rad odgovarati nadzornom odboru.
Vanjski i unutarnji revizori trebaju imati mogućnost izravne komunikacije s komisijom za reviziju.
Uprava treba komisiji za reviziju dostavljati pravodobne i periodične prikaze financijskih izvještaja i srodnih dokumenata prije javnog objavljivanja tih podataka, podatke o promjenama u računovodstvenim načelima i kriterijima, računovodstvene postupke prihvaćene za većinu radnji, kao i svako važnije odstupanje između knjigovodstvene i stvarne vrijednosti po pojedinim stavkama te svu korespondenciju s odjelom za unutarnju reviziju ili vanjskim revizorima.
Uprava je osobito dužna komisiju za reviziju poslovanja obavijestiti o metodama korištenim za knjiženje značajnih i neuobičajenih transakcija i poslovnih događaja, kada se knjigovodstvenom prikazu takvih događaja može pristupiti na različite načine. Osobitu pozornost valja posvetiti postojanju i opravdanosti aktivnosti društava u off-shore centrima i putem društava za posebne namjene.
Komisija za reviziju poslovanja s vanjskim revizorom treba raspraviti:
- promjene ili zadržavanje računovodstvenih načela i kriterija
- primjenu propisa
- važne procjene i zaključke u pripremanju financijskih izvještaja
- metode procjene rizika i rezultate
- visoko rizična područja djelovanja
- uočene veće nedostatke i značajne manjkavosti u unutarnjoj kontroli
- djelovanje vanjskih čimbenika (ekonomskih, pravnih i industrijskih) na financijske izvještaje i revizorske postupke.
Komisija za reviziju poslovanja također treba redovito procjenjivati ostale važne aspekte svojih odnosa s trećim stranama, kao što su profesionalna osposobljenost i neovisnost i uvijek kad god je potrebno dobiti drugo mišljenje o izvršenom poslu tih osoba.
Komisija za reviziju poslovanja treba osigurati dostavu kvalitetnih informacija od strane ovisnih i povezanih društava te trećih osoba (kao što su stručni savjetnici), s obzirom na utjecaj takvih podataka na konsolidirane financijske izvještaje koje je dužna analizirati.
3.2.12.2. Komisija za imenovanja
Većina članova komisije za imenovanja treba biti imenovana iz reda neovisnih članova nadzornog odbora.
Komisija za imenovanja dužna je:
- pronaći i preporučiti nadzornom odboru kandidate koji mogu popuniti upražnjena mjesta u upravi i nadzornom odboru, pri čemu treba procijeniti njihova znanja, vještine i iskustvo i pripremiti opis zahtjeva i poslova vezanih uz pojedino imenovanje i procijeniti vrijeme potrebno za njihovo obavljanje;
- najmanje jednom godišnje procijeniti sastav, veličinu, članstvo i kvalitetu rada nadzornog odbora i uprave i sačiniti odgovarajuće preporuke nadzornom odboru;
- najmanje jednom godišnje procijeniti znanja, vještine i iskustva kojima raspolažu pojedini članovi nadzornog odbora i o tome izvijestiti nadzorni odbor
- razmatrati probleme vezane uz planiranje kontinuiteta nadzornog odbora i uprave
- razmatrati politiku uprave o zapošljavanju višeg rukovodećeg kadra.
Komisija za imenovanja dužna je razmotriti prijedloge uprave i dioničara i savjetovati se s predsjednikom uprave koji može komisiji za imenovanja podnositi prijedloge, osobito glede pitanja vezanih uz članove uprave i viši rukovodeći kadar.
Uvjeti i postupak za izbor i/ili imenovanje kandidata za članove uprave, nadzornih odbora i upravnih odbora u trgovačkim društvima u kojima Republika Hrvatska ima udio u temeljnom kapitalu definiraju se posebnim propisima.
Vlada Republike Hrvatske donosi Odluku kojom se pobliže propisuju uvjeti koje moraju ispunjavati kandidati za članove nadzornih odbora, upravnih odbora i upravnih vijeća u Društvima sukladno važećoj Odluci Vlade Republike Hrvatske o utvrđivanju popisa trgovačkih društava i drugih pravnih osoba od strateškog i posebnog interesa za Republiku Hrvatsku, a čijim dionicama i poslovnim udjelima upravlja DUUDI, ukoliko to nije propisano posebnim propisom.
3.2.12.3. Komisija za nagrađivanje
Većina članova komisije za nagrađivanje treba biti imenovana iz reda neovisnih članova nadzornog odbora.
Komisija za nagrađivanje dužna je:
- predlagati nadzornom odboru politiku nagrađivanja uprave koja se mora odnositi na sve oblike nagrađivanja, a osobito fiksni dio nagrade, varijabilni dio nagrade koji je vezan uz uspješnost poslovanja, mirovinski plan i otpremnine. Kada se radi o varijabilnom dijelu nagrade koji je vezan uz uspješnost poslovanja, prijedlog mora sadržavati preporuke za određivanje objektivnih kriterija procjene uspješnosti pri čemu je nagradu upravi potrebno uskladiti s dugoročnim interesima dioničara i ciljevima društva koje je postavio nadzorni odbor
- predlagati nadzornom odboru nagradu za pojedine članove uprave, sukladno politici nagrađivanja društva i procjeni djelovanja pojedinog člana uprave;
- predlagati nadzornom odboru dodatne sadržaje ugovora s članovima uprave
- pratiti iznos i strukturu nagrade višem rukovodećem kadru i davati opće preporuke upravi s tim u vezi;
- glede poticajnog dijela nagrade upravi, kada se ovaj sastoji od opcija na dionice ili drugih aranžmana zasnovanih na stjecanju dionica, razmatrati opću politiku takvog tipa nagrađivanja i predlagati nadzornom odboru odgovarajuća rješenja te prije objavljivanja razmotriti podatke koji se o tome objavljuju u godišnjem izvješću;
- savjetovati se najmanje s predsjednikom nadzornog odbora i predsjednikom uprave o njihovim shvaćanjima vezanim uz nagrađivanje članova uprave;
Nadzorni odbor treba osnovati komisiju za nagrađivanje koja predlaže sadržaj ugovora s članovima uprave, te njihovu nagrađivanju i nagrađivanju članova nadzornog odbora.
3.2.13. Pravila postupka za sjednice nadzornog odbora
Predsjednik nadzornog odbora je zadužen za utvrđivanje kalendara redovnih godišnjih sjednica i sazivanje izvanrednih sjednica kad se za to ukaže potreba.
Učestalost održavanja sjednica nadzornog odbora treba biti određena u skladu s potrebama svakog određenog društva. Ove sjednice se trebaju održavati dovoljno često da osiguraju učinkovitost rada nadzornog odbora, ali ne češće od jedne mjesečno, kako bi se izbjeglo nepoželjno miješanje u poslove operativnog poslovanja trgovačkog društva.
Kako bi se osigurala učinkovitost i uspješnost sjednica nadzornog odbora uprava je dužna najmanje 7 dana prije zakazane sjednice dostaviti relevantnu dokumentaciju i prijedloge odluka svim članovima nadzornog odbora.
Zapisnici sa sjednica nadzornog odbora trebaju biti pisani jasnim rječnikom, a sve donesene odluke trebaju biti zabilježene s rezultatima glasovanja, uz navođenje kako je glasovao pojedini član. Poslovnikom o radu treba predvidjeti da se na svakoj narednoj sjednici nadzornog odbora obvezno razmotri i službeno verificira sadržaj zapisnika s prethodne sjednice.
Zapisnik se odlaže i čuva u dokumentaciji nadzornog odbora koju vodi uprava.
3.2.14. Članstvo u nadzornim odborima drugih društava
Svaki član nadzornog odbora dužan je izvijestiti društvo i nadzorni odbor u kojem je član o članstvu u nadzornim ili upravnim odborima drugih društava.
Član nadzornog odbora društva ne smije biti član nadzornog odbora ili uprave u drugom društvu koje bi se moglo smatrati konkurentskim u odnosu na društvo.
Društvo vodi popis svih društava u kojima su njegovi članovi nadzornog odbora, upravnog odbora ili uprave. Popis se redovito ažurira.
KODEKS KORPORATIVNOG UPRAVLJANJA TRGOVAČKIM DRUŠTVIMA I DRUGIM PRAVNIM OSOBAMA OD STRATEŠKOG I POSEBNOG INTERESA ZA REPUBLIKU HRVATSKU
Komentirate u ime: Ministarstvo državne imovine
1.UVOD
Komentirate u ime: Ministarstvo državne imovine
1.1.CILJEVI I OSNOVNA NAČELA
Cilj Kodeksa korporativnog upravljanja trgovačkim društvima i drugim pravnim osobama od strateškog i posebnog interesa za Republika Hrvatska (dalje u tekstu: Kodeks) je uspostava, održanje i daljnje unaprjeđenje visokih standarda korporativnog upravljanja i transparentnosti poslovanja trgovačkih društava i drugih pravnih osoba od strateškog i posebnog interesa za Republiku Hrvatsku (dalje u tekstu: Društva), radi učinkovitog i odgovornog upravljanja javnim kapitalom i poslovima od posebnog društvenog interesa u funkciji razvoja hrvatskoga gospodarstva te najboljih interesa građana kao poreznih obveznika i korisnika javnih dobara, a zatim i svih ostalih skupina nositelja interesa s kojima stupaju u poslovni i pravni promet.
Temeljna načela ovoga Kodeksa su:
– zakonitost, predvidljivost, učinkovitost, odgovornost;
– transparentnost i javnost poslovanja;
– jasno razrađene procedure za rad nadzornih odbora, uprave i drugih tijela i struktura koje donose važne odluke;
– sprječavanje sukoba interesa;
– učinkoviti unutarnji nadzor;
– jačanje osobne odgovornosti;
– učinkovit sustav odgovornosti;
– ravnopravna spolna zastupljenost;
– društveno odgovorno poslovanje;
– stručnost
Sukladno važećem Zakonu o upravljanju i raspolaganju imovinom u vlasništvu Republike Hrvatske, Državni ured za upravljanje državnom imovinom (dalje u tekstu: DUUDI) izrađuje Kodeks, a Povjerenstvo Vlade Republike Hrvatske za upravljanje strateškim trgovačkim društvima ovlašteno je predlagati ga Vladi Republike Hrvatske.
Komentirate u ime: Ministarstvo državne imovine
1.2.PRIMJENA
Kodeks je namijenjen Društvima sukladno važećoj Odluci o utvrđivanju popisa trgovačkih društava i drugih pravnih osoba od strateškog i posebnog interesa za Republiku Hrvatsku koju donosi Vlada Republike Hrvatske.
Primjena ovog Kodeksa podrazumijeva:
- da društva svoju organizaciju i poslovanje usklade s preporukama Kodeksa,
- da najkasnije do dostave nerevidiranog godišnjeg izvještaja sukladno važećoj uputi za izradu i dostavu planova i izvješća o poslovanju dostave popunjeni Godišnji upitnik o korporativnom upravljanju (dalje u tekstu: Godišnji upitnik) koji sadrži informacije o primjeni preporuka Kodeksa ili objašnjenje razloga za odstupanje od njihove primjene.
- da na zahtjev DUUDI-ja dostavljaju dodatne pisane informacije i izvješća vezana uz primjenu odredbi Kodeksa.
Primjenu Kodeksa nadziru stručne službe DUUDI-ja, sagledavanjem i analizom:
- strukture, sadržaja, pravodobnosti i sveobuhvatnosti informacija koje su društva učinila javno dostupnim u skladu s važećim propisima i preporukama Kodeksa,
- godišnjeg upitnika te informacija i izvješća o primjeni Kodeksa koja su društva dostavila na zahtjev nadležnih stručnih službi DUUDI-ja
- uočenih nedostataka u primjeni Kodeksa.
Kodeks i njegove preporuke temelje se na principu 'postupi ili objasni', tj. ukoliko Društvo odstupi ili ne primjenjuje neku od preporuka ovog Kodeksa, u Godišnjem upitniku mora dati objašnjenje zbog čega je došlo do neprimjene ili odstupanja. U slučaju kada se Društvo ne pridržava preporuka Kodeksa, Društvo je obvezno u Godišnjem upitniku obrazložiti zbog čega je došlo do neprimjene ili odstupanja od preporuka.
Godišnji upitnik je sastavni dio godišnjeg izvješća društva. Ispunjeni Godišnji upitnik društvo objavljuje na internetskim stranicama Društva.
Članovi tijela korporativnog upravljanja prilikom stupanja na dužnost potpisuju da su upoznati sa Kodeksom i da se istog obvezuju poštivati.
Svako tumačenje odredaba ovoga Kodeksa ima se rukovoditi u prvome redu postizanjem navedenih ciljeva i poštovanjem spomenutih načela.
Društva su dužna izrađivati i dostavljati planove i izvješća sukladno važećoj Uputi za izradu i dostavu planova i izvješća o poslovanju trgovačkih društava i drugih pravnih osoba od strateškog i posebnog interesa za Republiku Hrvatsku, kojom su regulirani sadržaj i rokovi dostave planova i izvješća, a koji se istovremeno dostavljaju Ministarstvu financija i DUUDI-u.
Društva su na zahtjev DUUDI-ja dužna dostaviti i ostale informacije vezane za poslovanje Društva (Kolektivni ugovori, Ugovori o radu, Srednjoročni planovi i sl.)
Komentirate u ime: Ministarstvo državne imovine
2. JAVNO OBJAVLJIVANJE PODATAKA
Komentirate u ime: Ministarstvo državne imovine
2.1. FINANCIJSKA IZVJEŠĆA
Društvo je dužno sastavljati svoja financijska izvješća u skladu s međunarodnim standardima financijskog izvješćivanja, posebnim propisima, Zakonu o računovodstvu (NN 109/07, 54/13, 121/14) te Zakonom o trgovačkim društvima (NN 152/11, 111/12, 68/13) vodeći pri tome računa o suvremenim međunarodnim tendencijama u financijskom izvješćivanju kao i o zahtjevima tržišta. Financijska izvješća Društva su dužna objavljivati i na svojim internetskim stranicama.
Komentirate u ime: Ministarstvo državne imovine
2.2. GODIŠNJA, POLUGODIŠNJA I TROMJESČNA IZVJEŠĆA
Godišnja, polugodišnja, te tromjesečna izvješća najvažniji su i najcjelovitiji izvor podataka o društvu te ne bi trebala biti ograničena samo na sadržavanje podataka sukladno zakonskim propisima i međunarodnim standardima financijskog izvješćivanja. Ona svakako trebaju uključivati razumljivu analizu i stajalište uprave o poslovanju u proteklom razdoblju, kao i objašnjenja uprave u svezi s eventualnim većim odstupanjima u odnosu na planirane rezultate i ostvarene strateške ciljeve.
Komentirate u ime: Ministarstvo državne imovine
2.3. KALENDAR VAŽNIH DOGAĐAJA
Društvo bi trebalo do kraja poslovne godine na svojoj internet stranici objaviti kalendar važnih događaja koji se očekuju u narednoj poslovnoj godini, kao npr. predviđeni datum objave financijskih rezultata, datum održavanja glavne skupštine društva, datum isplate dividende i sl.
Društvo treba objaviti svaku promjenu u kalendaru važnih događaja najmanje 30 dana unaprijed, a ukoliko to nije moguće, odmah po nastupanju okolnosti koje utječu na promjenu.
Komentirate u ime: Ministarstvo državne imovine
2.4. VLASNIČKA STRUKTURA
Komentirate u ime: Ministarstvo državne imovine
2.4.1. Popis članova i imatelja vrijednosnica društva
Društvo treba učiniti javno dostupnim potpuni popis svojih članova, a ako se radi o dioničkom društvu, tada i popis dioničara s brojem i rodom dionica, kao i popis imatelja bilo kojih drugih vrijednosnih papira izdanih od strane toga društva, a koji mogu biti od značenja za promjene u vlasničkoj strukturi.
Popis bi društvo trebalo javno objaviti najkasnije pet radnih dana nakon nastale promjene.
Komentirate u ime: Ministarstvo državne imovine
2.4.2. Uzajamno dioničarstvo
Društvo je dužno javno objavljivati podatke o uzajamnom dioničarstvu. Smatrat će se da između dva dionička društva postoji odnos uzajamnog dioničarstva onda kada su ta društva povezana na taj način da svako od njih ima više od 5% udjela u temeljnom kapitalu u drugome društvu.
Komentirate u ime: Ministarstvo državne imovine
2.4.3. Vlasništvo dionica članova uprave, nadzornog odbora i upravnog odbora
Društvo je dužno u godišnjem izvješću iznijeti podatke o dionicama i drugim vrijednosnim papirima društva u vlasništvu svakog pojedinog člana uprave, nadzornog odbora i upravnog odbora.
Osim iznošenja tih podataka u godišnjem izvješću, društvo je dužno, u roku od 48 sati od saznanja za promjenu, putem svojih internet stranica ili putem burze javno objaviti svaku promjenu količine vrijednosnih papira društva, koju drži pojedini član uprave, nadzornog odbora ili upravnog odbora.
Komentirate u ime: Ministarstvo državne imovine
2.5. ČIMBENICI RIZIKA
Uprava društva je dužna pravodobno utvrditi i na odgovarajući način javno objaviti podatke o glavnim rizicima kojima je društvo izloženo, kao npr. političke rizike, ekonomske rizike, rizike djelatnosti i sl., kao i procjenu vjerojatnosti ostvarenja potencijalnih rizika i način upravljanja dotičnim rizicima.
Komentirate u ime: Ministarstvo državne imovine
2.6. JAVNE OBJAVE
Društvo je dužno na jasan i nedvosmislen način objavljivati sve podatke koji se mogu smatrati cjenovno osjetljivim u odnosu na društvo, njegov financijski položaj, rezultate poslovanja, vlasničku strukturu i upravljanje.
Društvo je dužno pritom koristiti izričaj razumljiv ciljanoj skupini te omogućiti jednak i pravovremen pristup svim zainteresiranim stranama.
Sve informacije koje mogu biti od utjecaja na donošenje odluke o ulaganju u vrijednosne papire društva trebaju biti objavljene odmah i istovremeno svim osobama koje bi za to mogle biti zainteresirane, obuhvaćajući u jednakoj mjeri i pozitivne i negativne informacije, s ciljem da se primatelju informacija omogući potpuno razumijevanje i pravilna ocjena stanja društva.
Komentirate u ime: Ministarstvo državne imovine
2.7. CJENOVNO OSJETLJIVE INFORMACIJE
Neovisno o podacima koje je dužno objaviti sukladno zakonu ili drugim propisima, društvo je dužno u najkraćem mogućem roku javno objaviti i time staviti na raspolaganje svim zainteresiranim stranama bitne podatke o radu i djelovanju društva, kao i sve podatke o činjenicama i okolnostima koje mogu utjecati na poslovanje tog društva odnosno cijenu dionica (cjenovno osjetljive informacije).
Cjenovno osjetljivim informacijama osobito se smatraju one navedene u Zakonu o tržištu kapitala (NN 88/08, 146/08, 74/09, 54/13, 159/13 i 18/15) i pravilima burze na kojoj su uvršteni vrijednosni papiri.
Kod javnog objavljivanja cjenovno osjetljivih informacija društvo je dužno prvenstveno voditi računa o sadržaju podataka, a ne o formi u kojoj se podaci daju.
Komentirate u ime: Ministarstvo državne imovine
2.8. POVLAŠTENE INFORMACIJE
Korištenje povlaštenih informacija (cjenovno osjetljivih informacija) koje nisu javno objavljene treba biti apsolutno zabranjeno svima kojima su takve informacije dostupne, s obzirom na to da bi to moglo dovesti do nepoštene prednosti osobe koja raspolaže povlaštenim informacijama (upućenika) u poslovnom i pravnom prometu s kupcima i dobavljačima ili prilikom trgovanja vrijednosnim papirima društva, neovisno o tome da li se povlaštenim informacijama koristi sam upućenik ili neka treća osoba temeljem informacija dobivenih od upućenika.
Zabrana korištenja povlaštenih informacija odnosi se na sve dioničare, članove uprave, članove nadzornog odbora, vanjske savjetnike društva kao i sve osobe koje se s obzirom na svoje pozicije u društvu i izvan društva, smatraju osobama kojima su dostupne povlaštene informacije.
Društvo je dužno uspostaviti:
– mehanizme kojima će se osigurati da se osobama koje raspolažu ili dolaze u dodir s povlaštenim informacijama pojasni priroda i važnost tih informacija i ograničenja s time u vezi, kao i
– nadzor nad protokom povlaštenih informacija i njihovom mogućom zloporabom, osobito u postupku raspisivanja i provođenja javnih natječaja za nabavu robe ili vanjskih usluga.
Komentirate u ime: Ministarstvo državne imovine
3. TIJELA KORPORATIVNOG UPRAVLJANJA
Trgovačka društva u javnom sektoru imaju slobodu samostalno izabrati svoje unutarnje organizacijsko ustrojstvo korporativnog upravljanja, s tim da, osim glavne skupštine i uprave, moraju imati nadzorni odbor. Društva kapitala mogu umjesto uprave ustrojiti upravne odbore sastavljene od izvršnih i neizvršnih direktora, kao jedinstvena tijela koja vode poslove i nadziru poslovanje trgovačkog društva.
Komentirate u ime: Ministarstvo državne imovine
3.1. GLAVNA SKUPŠTINA
Komentirate u ime: Ministarstvo državne imovine
3.1.1. Jednako postupanje prema dioničarima
Komentirate u ime: Ministarstvo državne imovine
3.1.1.1. Potvrda načela jedna dionica – jedan glas
Pravo glasa treba obuhvatiti sve dioničare društva na takav način da je broj glasova koji im pripadaju u glavnoj skupštini jednak broju njihovih dionica koje drže, bez obzira na rod dionica.
Komentirate u ime: Ministarstvo državne imovine
3.1.1.2. Ograničenja prava glasa
U slučaju da društvo izdaje dionice bez prava glasa, odnosno s ograničenjima prava glasa, dužno je javno i pravodobno objaviti sve relevantne podatke o sadržaju svih prava koja proizlaze iz takvih dionica, kako bi se ulagateljima omogućilo donošenje pravilne odluke o kupnji tih vrijednosnih papira.
Komentirate u ime: Ministarstvo državne imovine
3.1.1.3. Izbor ili imenovanje članova nadzornog odbora i neizvršnih direktora
S obzirom na to da članovi nadzornog odbora i neizvršni direktori koji su članovi upravnog odbora društva trebaju udovoljavati odgovarajućim standardima glede obrazovanja i profesionalnog iskustva, imati visoke moralne standarde i biti u mogućnosti odvojiti potrebno vrijeme za obnašanje funkcije člana nadzornog odbora, sve kandidature za članove nadzornog ili upravnog odbora koji se biraju na skupštini trebaju biti javno objavljene na internet stranicama društva, najkasnije s danom objave oglasa za sazivanje glavne skupštine na kojoj se biraju i potkrijepljene njihovim životopisom i dostatnim podacima za donošenje pravilne odluke o izboru.
Ista obveza javne objave podataka postoji i kad se radi o imenovanju radničkih predstavnika kao članova nadzornog ili upravnog odbora koje ne bira glavna skupština društva.
Komentirate u ime: Ministarstvo državne imovine
3.1.1.4. Različite vrste dioničara
Društvo je dužno postupati na jednak način i pod jednakim uvjetima prema svim dioničarima, neovisno o broju dionica kojima raspolažu, zemlji njihova porijekla te njihovim drugim svojstvima. To se posebno odnosi na dužnost jednakog tretmana individualnih i institucionalnih investitora i kod svih oblika privatno-javnog partnerstva.
Komentirate u ime: Ministarstvo državne imovine
3.1.1.5. Distribucija informacija
Uprava je dužna osigurati dioničarima kvalitetnu i brzu distribuciju informacija na način koji omogućuje dioničarima izvršavanje njihovih prava uz potpuno i pravodobno poznavanje svih bitnih činjenica za donošenje pravilne odluke na dnevnom redu glavne skupštine.
Komentirate u ime: Ministarstvo državne imovine
3.1.1.6. Promjene kapitala, raspolaganje i stjecanje vlastitih dionica i prava prvokupa dioničara u odnosu na predmet odlučivanja
Društvo je dužno omogućiti svim dioničarima sudjelovanje u povećanju temeljnoga kapitala društva razmjerno njihovim udjelima u dotadašnjem temeljnom kapitala društva, i to u obliku prenosivih vrijednosnih papira u kojima je sadržano njihovo pravo na prvokup, kako bi se zaštitili interesi dioničara koji u trenutku izdavanja ne mogu upisati i kupiti nove dionice.
Namjera izdavanja novih dionica mora biti javno objavljena najmanje 10 dana prije dana koji je određen kao datum prema kojem će se utvrđivati stanje u registru dionica koje će biti mjerodavno za određivanje koji dioničari imaju pravo prvenstva pri stjecanju novoizdanih dionica kako je to spomenuto u prethodnom stavku.
Kada društvo stječe ili otpušta vlastite dionice (trezorske dionice) dužno je to činiti na otvorenom tržištu i na način kojim se ne povlašćuju pojedini dioničari ili investitori ili skupine dioničara, odnosno investitora.
Komentirate u ime: Ministarstvo državne imovine
3.1.1.7. Opunomoćenici
Društvo je dužno olakšavati dioničarima glasovanje putem opunomoćenika. U tom smislu, izdavanje punomoći treba biti krajnje pojednostavljeno i bez strogih formalnih zahtjeva.
Društvo će, onim dioničarima društva koji to iz bilo kojeg razloga nisu u mogućnosti učiniti sami, a bez posebnih troškova po te dioničare, osigurati opunomoćenike koji su dužni glasovati sukladno njihovim uputama.
Komentirate u ime: Ministarstvo državne imovine
3.1.2. Saziv
Uprava društva je dužna sazvati jednu godišnju redovnu skupštinu tijekom svake poslovne godine.
Izvanrednu skupštinu treba sazvati uvijek kada to zahtijevaju interesi društva.
Društvo je uvijek dužno sazvati glavnu skupštinu, ako to zatraže dioničari koji zajedno imaju udjele u visini od najmanje 5% temeljnoga kapitala društva i navedu svrhu i razlog sazivanja te skupštine.
Komentirate u ime: Ministarstvo državne imovine
3.1.3. Evidencijski datum
Komentirate u ime: Ministarstvo državne imovine
3.1.3.1. Pravo sudjelovanja na glavnoj skupštini
Prilikom sazivanja skupštine, uprava društva je dužna odrediti datum prema kojem će se utvrđivati stanje u registru dionica koje će biti mjerodavno za ostvarivanje prava glasa u skupštini društva.
Taj datum treba biti prije održavanja skupštine i smije biti najviše 7 dana prije održavanja skupštine.
Komentirate u ime: Ministarstvo državne imovine
3.1.3.2. Dividenda
Svaka odluka o isplati dividende ili predujma dividende treba sadržavati datum na koji osoba koja je dioničar stječe pravo na isplatu dividende i datum ili razdoblje kada se isplaćuje dividenda odnosno predujam dividende. Datum na koji osoba koja je dioničar stječe pravo na isplatu dividende mora biti najmanje 10 dana nakon dana donošenja odluke o isplati dividende. Datum isplate dividende mora biti najmanje 12, a najviše 30 dana nakon dana donošenja odluke. Razdoblje isplate dividende ne smije trajati više od 10 dana. Prilikom isplate dividende nije dopušteno favorizirati pojedine dioničare. Odluka o isplati dividende kojom se utvrđuju naprijed spomenuti datumi mora biti objavljena i dostavljena burzi najkasnije 2 dana nakon donošenja.
Komentirate u ime: Ministarstvo državne imovine
3.1.4. Dnevni red
Dnevni red, kao i svi relevantni podaci i isprave uz objašnjenja koje se odnose na dnevni red, trebaju biti objavljeni na internet stranici društva, te na raspolaganju dioničarima u prostorijama društva od dana prve javne objave dnevnog reda, tako da dioničari mogu na vrijeme zauzeti stav glede pitanja koja su na dnevnom redu.
Društvo će objaviti dnevni red i relevantne podatke i isprave na internet stranicama društva.
Komentirate u ime: Ministarstvo državne imovine
3.1.5. Uvjeti za sudjelovanje
Društvo mora poticati sudjelovanje dioničara na skupštini, pa dioničarima nije dopušteno postavljati uvjete za sudjelovanje na glavnoj skupštini i korištenje pravom glasa (bez obzira da li su dopušteni sukladno zakonu ili statutu), kao npr. prijavljivanje sudjelovanja unaprijed, ovjeravanje punomoći i sl.
Komentirate u ime: Ministarstvo državne imovine
3.1.6. Ključne odluke
Odluke koje su od bitnog utjecaja na stanje imovine, financijski položaj, rezultate poslovanja, vlasničku strukturu i upravljanje društvom donose se isključivo u skupštini društva propisanom većinom glasova.
Komentirate u ime: Ministarstvo državne imovine
3.1.7. Zahtjevi vezani uz izvješća koja se podnose glavnoj skupštini
Komentirate u ime: Ministarstvo državne imovine
3.1.7.1. Izvješća koja podnosi nadzorni odbor ili upravni odbor
Nadzorni odbor odnosno upravni odbor podnosi glavnoj skupštini izvješće u kojem je, pored sadržaja izvješća propisanog zakonom, dužan ocijeniti ukupnu uspješnost poslovanja društva, rad uprave društva, kao i iznijeti poseban osvrt na svoju suradnju s upravom odnosno izvršnim direktorom.
Također, nadzorni odbor je dužan upoznati skupštinu se eventualnim postojanjem sukoba interesa na strani nekog od svojih članova i članova uprave, kao i mjere poduzete s tim u svezi.
Komentirate u ime: Ministarstvo državne imovine
3.1.7.2. Godišnje izvješće o stanju društva
Izvješće o stanju društva treba biti sastavljeno na jasan i pregledan način, uključivati sve aspekte poslovnih aktivnosti tijekom cijele godine u odnosu na prethodne godine te izražavati točan, potpun i pošten prikaz imovine i rashoda, financijskog položaja društva, kao i prikaz kratkoročnog i srednjeročnog plana budućeg poslovanja.
Komentirate u ime: Ministarstvo državne imovine
3.1.8. Korištenje suvremene komunikacijske tehnologije
Dioničarima treba omogućiti sudjelovanje i osobito glasovanje na glavnoj skupštini društva upotrebom sredstava moderne komunikacijske tehnologije.
Komentirate u ime: Ministarstvo državne imovine
3.1.9. Objavljivanje odobrenih odluka
Uprava društva je dužna, i to bez odlaganja, javno objaviti odluke glavne skupštine kao i podatke o eventualnim tužbama za pobijanje tih odluka.
Komentirate u ime: Ministarstvo državne imovine
3.2. NADZORNI ODBOR
Komentirate u ime: Ministarstvo državne imovine
3.2.1. Zadaci i odgovornosti
Glavni zadaci nadzornog odbora su imenovanje i opoziv uprave, nadzor nad radom uprave u vođenju poslova društva te podnošenje izvješća o obavljenom nadzoru.
Mandat članova nadzornog odbora nije obvezujući, što znači da svaki član nadzornog odbora dužnost obavlja potpuno samostalno i na vlastitu odgovornost, neovisno o tome tko ga je predložio ili imenovao.
Članovi nadzornog odbora trebaju obavljati svoju dužnost s pozornošću urednog i savjesnog gospodarstvenika i čuvati poslovnu tajnu društva.
Nadzorni odbor treba donijeti odluku o okvirnom planu svoga rada za mandatno razdoblje koji bi trebao uključiti popis redovitih sjednica i podataka koje redovito i pravodobno treba stavljati na raspolaganje članovima nadzornog odbora.
Nadzorni odbor treba donijeti svoj poslovnik o radu, s time da on ne smije ograničavati slobodu svakog pojedinog člana na samostalno djelovanje. Niti jedan dokument nadzornog odbora ne smije sprječavati ili ograničavati pojedinog člana u postupanju u skladu sa zakonom, no ujedno svaki član treba izbjegavati zlouporabu ovih ovlasti i uvijek nastojati uskladiti svoj rad sa drugim članovima nadzornog odbora.
3.2.2. Temeljne dužnosti
Nadzorni odbor nadzire ostvarivanje ciljeva i mjera poslovne politike i zastupa društvo u odnosu na članove uprave uvijek i u svezi sa svim pitanjima koja se tiču njih osobno i onih, koja su propisana Zakonom o trgovačkim društvima, statutom i/ili poslovnikom rada, a posebno u pitanjima koja se tiču poduzetničkih odluka visokog rizika, neuobičajenih odluka te prometa dionica i upravljanja ukupnom imovinom društva.
Nadzorni odbor ima pravo i dužnost očitovati se o svim pitanjima koja se tiču zaštite interesa društva i njegovih dioničara ili nositelja poslovnih udjela i po potrebi na određene odluke izdaje prethodnu suglasnost, ali u odnosu na upravu i pojedine njezine članove ne može donositi obvezujuće naloge niti izvršne odluke.
Komentirate u ime: Ministarstvo državne imovine
3.2.3. Sastav
Nadzorni odbor društva treba biti sastavljen većinom od nezavisnih članova. Nezavisnim članom nadzornog odbora će se smatrati onaj koji:
– nije povezan s društvom, uz moguću iznimku u pogledu određenog manjeg broja dionica u društvu;
– nije većinski dioničar, niti član grupe većinskih dioničara, supružnik, ili srodnik po krvi ili po tazbini do drugog stupnja bilo koje osobe iz ranije spomenute grupe ili ima bilo kakvu vezu s društvima povezanim s većinskim dioničarom;
– nije sadašnji ili prijašnji radnik (unatrag tri godina) društva ili bilo kojeg njegovog ovisnog društva;
– nije neposredan ili posredan dobavljač ili kupac usluga i/ili robe društva;
– nije u radnom odnosu bilo s kojim društvom koje dobavlja usluge i/ili robu društvu;
– nije, niti je u posljednje tri godine bio partner ili zaposlenik revizijske tvrtke koja pruža ili je pružala revizijske usluge društvu ili s njime povezanim društvima;
– nije bračni drug ili srodnik po krvi ili po tazbini bilo kojem voditelju odjela društva ili članu uprave;
– ne prima drugu isplatu od društva osim naknade za rad u nadzornom odboru, ne računajući eventualnu dividendu ili nagrade za rad u komisijama nadzornog odbora
Ako je član nadzornog odbora izložen pritisku ili ograničenjima od strane većinskog dioničara kojima se utječe na obavljanje njegovih dužnosti, dužan je o tome obavijestiti nadzorni odbor te usprkos tome zauzeti nezavisno stajalište prilikom glasovanja ili dati ostavku, ovisno o tome što okolnosti nalažu.
Nezavisni član nadzornog odbora koji obnaša tu funkciju više od dva mandata, treba dati pisanu izjavu kojom potvrđuje svoj nezavisni status, a u pravilu nitko ne bi trebao ostati član nadzornog odbora istog društva više od 12 godina.
Član nadzornog odbora ili neizvršni direktor kao član upravnog odbora ne smije biti član uprave, nadzornog ili upravnog odbora u drugom društvu koje bi se moglo smatrati konkurentskim u odnosu na društvo.
Komentirate u ime: Ministarstvo državne imovine
3.2.4. Odnos prema upravi
Nadzorni odbor i uprava dužni su potpuno surađivati u najboljem interesu društva sukladno pozitivnim propisima i internim aktima društva, te zajednički raspravljati o strateškim odrednicama poslovanja društva.
U tom smislu, na sjednicama nadzornog odbora imaju dužnost biti nazočni svi članovi uprave, osim kada nadzorni odbor raspravlja o pitanjima koja se neposredno tiču članova uprave, posebice kada se raspravlja o njihovu opozivu, odgovornosti ili nagradi za rad.
Nadzorni odbor je dužan osigurati u društvu postojanje dugoročnog plana sukcesije, čime se osigurava pažljivo i pravovremeno imenovanje nasljednika bilo kojem pojedinom članu vodećeg kadra društva. U ovaj proces treba uključiti i članove vodećeg menadžment tima.
Komentirate u ime: Ministarstvo državne imovine
3.2.5. Vrijeme potrebno za izvršavanje članskih dužnosti u nadzornom odboru
Član nadzornog odbora treba biti u mogućnosti posvetiti svojim dužnostima u nadzornom odboru sve vrijeme potrebno za ispravno i kvalitetno obnašanje dužnosti.
Komentirate u ime: Ministarstvo državne imovine
3.2.6. Primici
Članovi nadzornog odbora trebaju biti plaćeni prema svome radu i tu naknadu trebaju na prijedlog uprave ili odbora za nagrađivanje odrediti dioničari na glavnoj skupštini ili ona treba biti utvrđena u statutu društva.
Naknada članovima nadzornog odbora treba:
– adekvatno odraziti vrijeme, trud i odgovornosti povezano s njihovim funkcijama u nadzornom/upravnom odboru i Komisijama;
– osigurati adekvatan poticaj koji bi uravnotežio interese članova nadzornog s interesima dioničara;
– biti određena tako da ne ugrožava sposobnost članova nadzornog/upravnog odbora da donose odluke u najboljem interesu društva i njegovih dioničara.
– primjerena poslovima koje obavlja član nadzornog/upravnog odbora i stanju društva. Ako je naknada određena statutom, glavna skupština može običnom većinom glasova donijeti odluku o izmjeni statuta kojom se ta naknada smanjuje.
Primici članova nadzornog odbora trebaju se sastojati od:
– fiksnog dijela koji je nepromjenjiv i ne ovisi o rezultatima poslovanja, osim ukoliko su rezultati poslovanja društva takvi da bi isplata fiksne naknade bila nepravedna i u velikom nerazmjeru s rezultatima poslovanja;
– varijabilnog dijela koji je uvjetovan rezultatima poslovanja u određenom prošlom i budućem razdoblju.
Detaljni podaci o svim naknadama i drugim primanjima od strane društva ili sa društvom povezanih osoba svakog pojedinog člana nadzornog ili upravnog odbora društva uključujući i strukturu tih primitaka, moraju biti javno objavljeni.
Izjava o politici nagrađivanja članova nadzornog odbora i nagradi koju je primio svaki pojedini član nadzornog odbora izrađuje se na način opisan u dijelu ovog Kodeksa koji se odnosi na upravu društva.
Komentirate u ime: Ministarstvo državne imovine
3.2.7. Sukobi interesa
Sukob interesa postoji kod člana nadzornog odbora koji nije neutralan u odnosu na predmet odlučivanja ili se iz činjenice njegove povezanosti sa drugim društvima, osobama ili poslovima može pretpostaviti da može imati interese koji nisu istovremeno nužno i interesi društva, te može utjecati na donošenje odluke na temelju interesa ili sklonosti koji se nužno ne podudaraju s interesima društva.
Članovi nadzornog odbora ne smiju donositi odluke na temelju osobnih interesa ili na temelju interesa osoba s kojima imaju bliske odnose.
Komentirate u ime: Ministarstvo državne imovine
3.2.8. Poslovi između povezanih strana
Svi poslovi u kojima sudjeluju članovi nadzornog odbora ili s njima povezane osobe i društvo ili s njim povezane osobe trebaju biti na tržišnoj osnovi, posebice glede komercijalnih uvjeta, rokova, kamata, jamstava i sl. i trebaju biti jasno navedeni u izvješćima društva. Takve poslove treba potvrditi neovisna službena procjena od strane komisije za reviziju ili vanjskih stručnih osoba koje su nezavisne u odnosu na sudionike konkretnog posla.
Komentirate u ime: Ministarstvo državne imovine
3.2.9. Zabrana konkurencije
Članovi nadzornog odbora ne smiju, za svoj ili tuđi račun, osobno ili putem trećih osoba obavljati poslove iz djelatnosti koju obavlja društvo, kao i savjetovati osobe koje se mogu smatrati konkurentskima društvu.
Članovi nadzornog odbora su dužni javno objaviti veličinu udjela i sve promjene udjela u društvima koja se mogu smatrati konkurentskima društvu u roku pet dana od nastanka promjene.
Komentirate u ime: Ministarstvo državne imovine
3.2.10. Ugovori između članova nadzornog odbora i društva
Sve ugovore ili sporazume između člana nadzornog odbora i društva treba prethodno odobriti nadzorni odbor, a bitni elementi svih takvih ugovora ili sporazuma moraju biti sadržani u godišnjem izvješću.
Član nadzornog odbora na kojeg se odnosi ugovor ili sporazum s društvom ne može sudjelovati u davanju odobrenja.
Komentirate u ime: Ministarstvo državne imovine
3.2.11. Izvješćivanje o sukobu interesa
Svaki član nadzornog odbora dužan je izvijestiti društvo o svakom stjecanju ili otpuštanju dionica društva ili mogućnosti ostvarivanja glasačkih prava iz dionica društva najkasnije sljedeći radni dan poslije nastanka takve promjene, uz obvezu društva da takvu promjenu javno objavi u najkraćem mogućem roku.
Ako neki član nadzornog odbora smatra da kod njega ili kod drugog člana postoji sukob interesa glede odlučivanja u konkretnom predmetu ili je došlo do promjene u pogledu primjerenosti, dužan je u roku od 48 sati od saznanja o promjeni izvijestiti nadzorni odbor.
O svim obavijestima o sukobu interesa nadzorni odbor vodi evidencije.
Komentirate u ime: Ministarstvo državne imovine
3.2.12. Komisije
Komisije odnosno odbori nadzornog odbora moraju imati najmanje tri člana. Nadzorni odbor dužan je detaljno propisati mandat i nadležnost komisija koje osniva.
Osobe koje nisu članovi komisija prisustvuju sjednicama komisija samo na poziv komisije. Komisija pojedine stručnjake ili zaposlenike društva može pozvati na svoje sastanke ili zahtijevati njihovo prisustvovanje.
Komisije o svom radu i rezultatima redovito moraju izvješćivati nadzorni odbor. Društvo jednom godišnje mora izraditi i učiniti dostupnim javnosti izvješće o radu, sastavu, broju sastanaka i nazočnosti na sastancima komisija nadzornog odbora.
Predsjednik svake komisije mora imati mogućnost izravne komunikacije s dioničarima. Situacije u kojima je takva komunikacija potrebna valja navesti u aktu kojim nadzorni odbor propisuje mandat i nadležnost komisije.
Nadzorni odbor treba usvojiti sljedeće komisije:
-Komisiju za reviziju poslovanja
-Komisiju za imenovanje
-Komisija za nagrađivanje
U slučaju kada se radi o manjim društvima koja imaju manji broj članova nadzornog odbora, može biti opravdano da funkcije vezane za imenovanje i nagrađivanje obavlja jedna komisija (komisija za imenovanje i nagrađivanje)
Komentirate u ime: Ministarstvo državne imovine
3.2.12.1. Komisija za reviziju poslovanja
Nadzorni odbor treba osnovati komisiju za reviziju poslovanja radi detaljnog analiziranja financijskih izvještaja, pružanja potpore računovodstvu društva te uspostave dobre i kvalitetne unutarnje kontrole u društvu.
Komisija za reviziju poslovanja treba biti sastavljena na način da većinu čine neovisni članovi nadzornog odbora.
Glede politika i pravila postupanja usvojenih unutar društva, komisija za reviziju treba:
- kontinuirano pratiti integritet financijskih informacija društva, a osobito ispravnost i dosljednost računovodstvenih metoda koje koristi društvo i grupa kojoj pripada, uključivši i kriterije za konsolidaciju financijskih izvještaja društava koja pripadaju grupi
- najmanje jednom godišnje procijeniti kvalitetu sustava unutarnjeg kontrole i upravljanja rizicima, s ciljem da se glavni rizici kojima je društvo izloženo (uključujući i rizike povezane s pridržavanjem propisa) na odgovarajući način identificiraju i javno objave te da se njima na odgovarajući način upravlja
- osigurati učinkovitost sustava unutarnje revizije, osobito putem izrade preporuka prilikom odabira, imenovanja, ponovnog imenovanja i smjene rukovoditelja odjela za unutarnju reviziju i glede sredstava koja mu stoje na raspolaganju te procjene postupaka rukovodećeg kadra povodom nalaza i preporuke unutarnje revizije (ako u društvu funkcija unutarnje revizije ne postoji, komisija je dužna jednom godišnje izvršiti procjenu potrebe za uspostavom takve funkcije).
Glede vanjskog revizora, komisija za reviziju treba:
- nadzornom odboru dati preporuke vezane uz izbor, imenovanje, ponovno imenovanje ili promjenu vanjskog revizora i o uvjetima njegovog angažmana
- nadgledati neovisnost i objektivnost vanjskog revizora, osobito glede rotacije ovlaštenih revizora unutar revizorskog društva i naknada koje društvo plaća za usluge vanjske revizije
- pratiti prirodu i količinu usluga koje nisu revizija, a društvo ih prima od revizorskog društva ili s njim povezanih osoba, pri čemu je između ostalog revizorsko društvo dužno dostaviti obavijest o svim naknadama koje društvo plaća revizorskom društvu i s njim povezanim osobama
- izraditi pravila o tome koje usluge vanjsko revizorsko društvo i s njim povezane osobe ne smije davati društvu, koje usluge može davati samo uz prethodnu suglasnost komisije, a koje usluge može davati bez prethodne suglasnosti
- razmotriti učinkovitost vanjske revizije i postupanje višeg rukovodećeg kadra u skladu s preporukama vanjskog revizora
- istražiti okolnosti vezane uz otkaz vanjskog revizora i dati odgovarajuće preporuke nadzornom odboru.
Trajanje mandata komisije za reviziju može biti vremenski ograničeno na 4 godine kontinuiranog mandata i/ili ograničavanjem broja komisija u koje član može biti izabran u drugim društvima.
Komisija za reviziju treba imati otvorenu i neograničenu komunikaciju s upravom i nadzornim odborom i za svoj rad odgovarati nadzornom odboru.
Vanjski i unutarnji revizori trebaju imati mogućnost izravne komunikacije s komisijom za reviziju.
Uprava treba komisiji za reviziju dostavljati pravodobne i periodične prikaze financijskih izvještaja i srodnih dokumenata prije javnog objavljivanja tih podataka, podatke o promjenama u računovodstvenim načelima i kriterijima, računovodstvene postupke prihvaćene za većinu radnji, kao i svako važnije odstupanje između knjigovodstvene i stvarne vrijednosti po pojedinim stavkama te svu korespondenciju s odjelom za unutarnju reviziju ili vanjskim revizorima.
Uprava je osobito dužna komisiju za reviziju poslovanja obavijestiti o metodama korištenim za knjiženje značajnih i neuobičajenih transakcija i poslovnih događaja, kada se knjigovodstvenom prikazu takvih događaja može pristupiti na različite načine. Osobitu pozornost valja posvetiti postojanju i opravdanosti aktivnosti društava u off-shore centrima i putem društava za posebne namjene.
Komisija za reviziju poslovanja s vanjskim revizorom treba raspraviti:
- promjene ili zadržavanje računovodstvenih načela i kriterija
- primjenu propisa
- važne procjene i zaključke u pripremanju financijskih izvještaja
- metode procjene rizika i rezultate
- visoko rizična područja djelovanja
- uočene veće nedostatke i značajne manjkavosti u unutarnjoj kontroli
- djelovanje vanjskih čimbenika (ekonomskih, pravnih i industrijskih) na financijske izvještaje i revizorske postupke.
Komisija za reviziju poslovanja također treba redovito procjenjivati ostale važne aspekte svojih odnosa s trećim stranama, kao što su profesionalna osposobljenost i neovisnost i uvijek kad god je potrebno dobiti drugo mišljenje o izvršenom poslu tih osoba.
Komisija za reviziju poslovanja treba osigurati dostavu kvalitetnih informacija od strane ovisnih i povezanih društava te trećih osoba (kao što su stručni savjetnici), s obzirom na utjecaj takvih podataka na konsolidirane financijske izvještaje koje je dužna analizirati.
Komentirate u ime: Ministarstvo državne imovine
3.2.12.2. Komisija za imenovanja
Većina članova komisije za imenovanja treba biti imenovana iz reda neovisnih članova nadzornog odbora.
Komisija za imenovanja dužna je:
- pronaći i preporučiti nadzornom odboru kandidate koji mogu popuniti upražnjena mjesta u upravi i nadzornom odboru, pri čemu treba procijeniti njihova znanja, vještine i iskustvo i pripremiti opis zahtjeva i poslova vezanih uz pojedino imenovanje i procijeniti vrijeme potrebno za njihovo obavljanje;
- najmanje jednom godišnje procijeniti sastav, veličinu, članstvo i kvalitetu rada nadzornog odbora i uprave i sačiniti odgovarajuće preporuke nadzornom odboru;
- najmanje jednom godišnje procijeniti znanja, vještine i iskustva kojima raspolažu pojedini članovi nadzornog odbora i o tome izvijestiti nadzorni odbor
- razmatrati probleme vezane uz planiranje kontinuiteta nadzornog odbora i uprave
- razmatrati politiku uprave o zapošljavanju višeg rukovodećeg kadra.
Komisija za imenovanja dužna je razmotriti prijedloge uprave i dioničara i savjetovati se s predsjednikom uprave koji može komisiji za imenovanja podnositi prijedloge, osobito glede pitanja vezanih uz članove uprave i viši rukovodeći kadar.
Uvjeti i postupak za izbor i/ili imenovanje kandidata za članove uprave, nadzornih odbora i upravnih odbora u trgovačkim društvima u kojima Republika Hrvatska ima udio u temeljnom kapitalu definiraju se posebnim propisima.
Vlada Republike Hrvatske donosi Odluku kojom se pobliže propisuju uvjeti koje moraju ispunjavati kandidati za članove nadzornih odbora, upravnih odbora i upravnih vijeća u Društvima sukladno važećoj Odluci Vlade Republike Hrvatske o utvrđivanju popisa trgovačkih društava i drugih pravnih osoba od strateškog i posebnog interesa za Republiku Hrvatsku, a čijim dionicama i poslovnim udjelima upravlja DUUDI, ukoliko to nije propisano posebnim propisom.
Komentirate u ime: Ministarstvo državne imovine
3.2.12.3. Komisija za nagrađivanje
Većina članova komisije za nagrađivanje treba biti imenovana iz reda neovisnih članova nadzornog odbora.
Komisija za nagrađivanje dužna je:
- predlagati nadzornom odboru politiku nagrađivanja uprave koja se mora odnositi na sve oblike nagrađivanja, a osobito fiksni dio nagrade, varijabilni dio nagrade koji je vezan uz uspješnost poslovanja, mirovinski plan i otpremnine. Kada se radi o varijabilnom dijelu nagrade koji je vezan uz uspješnost poslovanja, prijedlog mora sadržavati preporuke za određivanje objektivnih kriterija procjene uspješnosti pri čemu je nagradu upravi potrebno uskladiti s dugoročnim interesima dioničara i ciljevima društva koje je postavio nadzorni odbor
- predlagati nadzornom odboru nagradu za pojedine članove uprave, sukladno politici nagrađivanja društva i procjeni djelovanja pojedinog člana uprave;
- predlagati nadzornom odboru dodatne sadržaje ugovora s članovima uprave
- pratiti iznos i strukturu nagrade višem rukovodećem kadru i davati opće preporuke upravi s tim u vezi;
- glede poticajnog dijela nagrade upravi, kada se ovaj sastoji od opcija na dionice ili drugih aranžmana zasnovanih na stjecanju dionica, razmatrati opću politiku takvog tipa nagrađivanja i predlagati nadzornom odboru odgovarajuća rješenja te prije objavljivanja razmotriti podatke koji se o tome objavljuju u godišnjem izvješću;
- savjetovati se najmanje s predsjednikom nadzornog odbora i predsjednikom uprave o njihovim shvaćanjima vezanim uz nagrađivanje članova uprave;
Nadzorni odbor treba osnovati komisiju za nagrađivanje koja predlaže sadržaj ugovora s članovima uprave, te njihovu nagrađivanju i nagrađivanju članova nadzornog odbora.
Komentirate u ime: Ministarstvo državne imovine
3.2.13. Pravila postupka za sjednice nadzornog odbora
Predsjednik nadzornog odbora je zadužen za utvrđivanje kalendara redovnih godišnjih sjednica i sazivanje izvanrednih sjednica kad se za to ukaže potreba.
Učestalost održavanja sjednica nadzornog odbora treba biti određena u skladu s potrebama svakog određenog društva. Ove sjednice se trebaju održavati dovoljno često da osiguraju učinkovitost rada nadzornog odbora, ali ne češće od jedne mjesečno, kako bi se izbjeglo nepoželjno miješanje u poslove operativnog poslovanja trgovačkog društva.
Kako bi se osigurala učinkovitost i uspješnost sjednica nadzornog odbora uprava je dužna najmanje 7 dana prije zakazane sjednice dostaviti relevantnu dokumentaciju i prijedloge odluka svim članovima nadzornog odbora.
Zapisnici sa sjednica nadzornog odbora trebaju biti pisani jasnim rječnikom, a sve donesene odluke trebaju biti zabilježene s rezultatima glasovanja, uz navođenje kako je glasovao pojedini član. Poslovnikom o radu treba predvidjeti da se na svakoj narednoj sjednici nadzornog odbora obvezno razmotri i službeno verificira sadržaj zapisnika s prethodne sjednice.
Zapisnik se odlaže i čuva u dokumentaciji nadzornog odbora koju vodi uprava.
Komentirate u ime: Ministarstvo državne imovine
3.2.14. Članstvo u nadzornim odborima drugih društava
Svaki član nadzornog odbora dužan je izvijestiti društvo i nadzorni odbor u kojem je član o članstvu u nadzornim ili upravnim odborima drugih društava.
Član nadzornog odbora društva ne smije biti član nadzornog odbora ili uprave u drugom društvu koje bi se moglo smatrati konkurentskim u odnosu na društvo.
Društvo vodi popis svih društava u kojima su njegovi članovi nadzornog odbora, upravnog odbora ili uprave. Popis se redovito ažurira.