1.UVOD  

1.1.CILJEVI I OSNOVNA NAČELA

Cilj Kodeksa korporativnog upravljanja trgovačkim društvima i drugim pravnim osobama od strateškog i posebnog interesa za Republika Hrvatska (dalje u tekstu: Kodeks) je uspostava, održanje i daljnje unaprjeđenje visokih standarda korporativnog upravljanja i transparentnosti poslovanja trgovačkih društava i drugih pravnih osoba od strateškog i posebnog interesa za Republiku Hrvatsku (dalje u tekstu: Društva), radi učinkovitog i odgovornog upravljanja javnim kapitalom i poslovima od posebnog društvenog interesa u funkciji razvoja hrvatskoga gospodarstva te najboljih interesa građana kao poreznih obveznika i korisnika javnih dobara, a zatim i svih ostalih skupina nositelja interesa s kojima stupaju u poslovni i pravni promet.

Temeljna načela ovoga Kodeksa su:

– zakonitost, predvidljivost, učinkovitost, odgovornost;

– transparentnost i javnost poslovanja;

– jasno razrađene procedure za rad nadzornih odbora, uprave i drugih tijela i struktura koje   donose važne odluke;

– sprječavanje sukoba interesa;

– učinkoviti unutarnji nadzor;

– jačanje osobne odgovornosti;

– učinkovit sustav odgovornosti;

– ravnopravna spolna zastupljenost;

– društveno odgovorno poslovanje;

– stručnost

Sukladno važećem Zakonu o upravljanju i raspolaganju imovinom u vlasništvu Republike Hrvatske, Državni ured za upravljanje državnom imovinom (dalje u tekstu: DUUDI) izrađuje Kodeks, a Povjerenstvo Vlade Republike Hrvatske za upravljanje strateškim trgovačkim društvima ovlašteno je predlagati ga Vladi Republike Hrvatske.

1.2.PRIMJENA

Kodeks je namijenjen Društvima sukladno važećoj Odluci o utvrđivanju popisa trgovačkih društava i drugih pravnih osoba od strateškog i posebnog interesa za Republiku Hrvatsku koju donosi Vlada Republike Hrvatske.

Primjena ovog Kodeksa podrazumijeva:

-   da društva svoju organizaciju i poslovanje usklade s preporukama Kodeksa,

-  da najkasnije do dostave nerevidiranog godišnjeg izvještaja sukladno važećoj uputi za izradu i dostavu planova i izvješća o poslovanju dostave popunjeni Godišnji upitnik o korporativnom upravljanju (dalje u tekstu: Godišnji upitnik) koji sadrži informacije o primjeni preporuka Kodeksa ili objašnjenje razloga za odstupanje od njihove primjene.

- da na zahtjev DUUDI-ja dostavljaju dodatne pisane informacije i izvješća vezana uz primjenu odredbi Kodeksa.

Primjenu Kodeksa nadziru stručne službe DUUDI-ja, sagledavanjem i analizom:

- strukture, sadržaja, pravodobnosti i sveobuhvatnosti informacija koje su društva učinila javno dostupnim u skladu s važećim propisima i preporukama Kodeksa,

- godišnjeg upitnika te informacija i izvješća o primjeni Kodeksa koja su društva dostavila na zahtjev nadležnih stručnih službi DUUDI-ja

- uočenih nedostataka u primjeni Kodeksa.

Kodeks i njegove preporuke temelje se na principu 'postupi ili objasni', tj. ukoliko Društvo odstupi ili ne primjenjuje neku od preporuka ovog Kodeksa, u Godišnjem upitniku mora dati objašnjenje zbog čega je došlo do neprimjene ili odstupanja. U slučaju kada se Društvo ne pridržava preporuka Kodeksa, Društvo je obvezno u Godišnjem upitniku obrazložiti zbog čega je došlo do neprimjene ili odstupanja od preporuka.

Godišnji upitnik je sastavni dio godišnjeg izvješća društva. Ispunjeni Godišnji upitnik društvo objavljuje na internetskim stranicama Društva.

Članovi tijela korporativnog upravljanja prilikom stupanja na dužnost potpisuju da su upoznati sa Kodeksom i da se istog obvezuju poštivati.

Svako tumačenje odredaba ovoga Kodeksa ima se rukovoditi u prvome redu postizanjem navedenih ciljeva i poštovanjem spomenutih načela.

Društva su dužna izrađivati i dostavljati planove i izvješća sukladno važećoj Uputi za izradu i dostavu planova i izvješća o poslovanju trgovačkih društava i drugih pravnih osoba od strateškog i posebnog interesa za Republiku Hrvatsku, kojom su regulirani sadržaj i rokovi dostave planova i izvješća, a koji se istovremeno dostavljaju Ministarstvu financija i DUUDI-u.

Društva su na zahtjev DUUDI-ja dužna dostaviti i ostale informacije vezane za poslovanje Društva (Kolektivni ugovori, Ugovori o radu, Srednjoročni planovi i sl.)

2. JAVNO OBJAVLJIVANJE PODATAKA

2.1. FINANCIJSKA IZVJEŠĆA

Društvo je dužno sastavljati svoja financijska izvješća u skladu s međunarodnim standardima financijskog izvješćivanja, posebnim propisima, Zakonu o računovodstvu (NN 109/07, 54/13, 121/14) te Zakonom o trgovačkim društvima (NN 152/11, 111/12, 68/13) vodeći pri tome računa o suvremenim međunarodnim tendencijama u financijskom izvješćivanju kao i o zahtjevima tržišta. Financijska izvješća Društva su dužna objavljivati i na svojim internetskim stranicama.

2.2. GODIŠNJA, POLUGODIŠNJA I TROMJESČNA IZVJEŠĆA

Godišnja, polugodišnja, te tromjesečna izvješća najvažniji su i najcjelovitiji izvor podataka o društvu te ne bi trebala biti ograničena samo na sadržavanje podataka sukladno zakonskim propisima i međunarodnim standardima financijskog izvješćivanja. Ona svakako trebaju uključivati razumljivu analizu i stajalište uprave o poslovanju u proteklom razdoblju, kao i objašnjenja uprave u svezi s eventualnim većim odstupanjima u odnosu na planirane rezultate i ostvarene strateške ciljeve.

2.3. KALENDAR VAŽNIH DOGAĐAJA

Društvo bi trebalo do kraja poslovne godine na svojoj internet stranici objaviti kalendar važnih događaja koji se očekuju u narednoj poslovnoj godini, kao npr. predviđeni datum objave financijskih rezultata, datum održavanja glavne skupštine društva, datum isplate dividende i sl.

Društvo treba objaviti svaku promjenu u kalendaru važnih događaja najmanje 30 dana unaprijed, a ukoliko to nije moguće, odmah po nastupanju okolnosti koje utječu na promjenu.

2.4. VLASNIČKA STRUKTURA

2.4.1. Popis članova i imatelja vrijednosnica društva

Društvo treba učiniti javno dostupnim potpuni popis svojih članova, a ako se radi o dioničkom društvu, tada i popis dioničara s brojem i rodom dionica, kao i popis imatelja bilo kojih drugih vrijednosnih papira izdanih od strane toga društva, a koji mogu biti od značenja za promjene u vlasničkoj strukturi.

Popis bi društvo trebalo javno objaviti najkasnije pet radnih dana nakon nastale promjene.

2.4.2. Uzajamno dioničarstvo

Društvo je dužno javno objavljivati podatke o uzajamnom dioničarstvu. Smatrat će se da između dva dionička društva postoji odnos uzajamnog dioničarstva onda kada su ta društva povezana na taj način da svako od njih ima više od 5% udjela u temeljnom kapitalu u drugome društvu.

2.4.3. Vlasništvo dionica članova uprave, nadzornog odbora i upravnog odbora

Društvo je dužno u godišnjem izvješću iznijeti podatke o dionicama i drugim vrijednosnim papirima društva u vlasništvu svakog pojedinog člana uprave, nadzornog odbora i upravnog odbora.

Osim iznošenja tih podataka u godišnjem izvješću, društvo je dužno, u roku od 48 sati od saznanja za promjenu, putem svojih internet stranica ili putem burze javno objaviti svaku promjenu količine vrijednosnih papira društva, koju drži pojedini član uprave, nadzornog odbora ili upravnog odbora.

2.5. ČIMBENICI RIZIKA

Uprava društva je dužna pravodobno utvrditi i na odgovarajući način javno objaviti podatke o glavnim rizicima kojima je društvo izloženo, kao npr. političke rizike, ekonomske rizike, rizike djelatnosti i sl., kao i procjenu vjerojatnosti ostvarenja potencijalnih rizika i način upravljanja dotičnim rizicima.

2.6. JAVNE OBJAVE

Društvo je dužno na jasan i nedvosmislen način objavljivati sve podatke koji se mogu smatrati cjenovno osjetljivim u odnosu na društvo, njegov financijski položaj, rezultate poslovanja, vlasničku strukturu i upravljanje.

Društvo je dužno pritom koristiti izričaj razumljiv ciljanoj skupini te omogućiti jednak i pravovremen pristup svim zainteresiranim stranama.

Sve informacije koje mogu biti od utjecaja na donošenje odluke o ulaganju u vrijednosne papire društva trebaju biti objavljene odmah i istovremeno svim osobama koje bi za to mogle biti zainteresirane, obuhvaćajući u jednakoj mjeri i pozitivne i negativne informacije, s ciljem da se primatelju informacija omogući potpuno razumijevanje i pravilna ocjena stanja društva.

2.7. CJENOVNO OSJETLJIVE INFORMACIJE

Neovisno o podacima koje je dužno objaviti sukladno zakonu ili drugim propisima, društvo je dužno u najkraćem mogućem roku javno objaviti i time staviti na raspolaganje svim zainteresiranim stranama bitne podatke o radu i djelovanju društva, kao i sve podatke o činjenicama i okolnostima koje mogu utjecati na poslovanje tog društva odnosno cijenu dionica (cjenovno osjetljive informacije).

Cjenovno osjetljivim informacijama osobito se smatraju one navedene u Zakonu o tržištu kapitala (NN 88/08, 146/08, 74/09, 54/13, 159/13 i 18/15) i pravilima burze na kojoj su uvršteni vrijednosni papiri.

Kod javnog objavljivanja cjenovno osjetljivih informacija društvo je dužno prvenstveno voditi računa o sadržaju podataka, a ne o formi u kojoj se podaci daju.

2.8. POVLAŠTENE INFORMACIJE

Korištenje povlaštenih informacija (cjenovno osjetljivih informacija) koje nisu javno objavljene treba biti apsolutno zabranjeno svima kojima su takve informacije dostupne, s obzirom na to da bi to moglo dovesti do nepoštene prednosti osobe koja raspolaže povlaštenim informacijama (upućenika) u poslovnom i pravnom prometu s kupcima i dobavljačima ili prilikom trgovanja vrijednosnim papirima društva, neovisno o tome da li se povlaštenim informacijama koristi sam upućenik ili neka treća osoba temeljem informacija dobivenih od upućenika.

Zabrana korištenja povlaštenih informacija odnosi se na sve dioničare, članove uprave, članove nadzornog odbora, vanjske savjetnike društva kao i sve osobe koje se s obzirom na svoje pozicije u društvu i izvan društva, smatraju osobama kojima su dostupne povlaštene informacije.

Društvo je dužno uspostaviti:

– mehanizme kojima će se osigurati da se osobama koje raspolažu ili dolaze u dodir s povlaštenim informacijama pojasni priroda i važnost tih informacija i ograničenja s time u vezi, kao i

– nadzor nad protokom povlaštenih informacija i njihovom mogućom zloporabom, osobito u postupku raspisivanja i provođenja javnih natječaja za nabavu robe ili vanjskih usluga.

3. TIJELA KORPORATIVNOG UPRAVLJANJA

Trgovačka društva u javnom sektoru imaju slobodu samostalno izabrati svoje unutarnje organizacijsko ustrojstvo korporativnog upravljanja, s tim da, osim glavne skupštine i uprave, moraju imati nadzorni odbor. Društva kapitala mogu umjesto uprave ustrojiti upravne odbore sastavljene od izvršnih i neizvršnih direktora, kao jedinstvena tijela koja vode poslove i nadziru poslovanje trgovačkog društva.

3.1. GLAVNA SKUPŠTINA

3.1.1. Jednako postupanje prema dioničarima

3.1.1.1. Potvrda načela jedna dionica – jedan glas

Pravo glasa treba obuhvatiti sve dioničare društva na takav način da je broj glasova koji im pripadaju u glavnoj skupštini jednak broju njihovih dionica koje drže, bez obzira na rod dionica.

3.1.1.2. Ograničenja prava glasa

U slučaju da društvo izdaje dionice bez prava glasa, odnosno s ograničenjima prava glasa, dužno je javno i pravodobno objaviti sve relevantne podatke o sadržaju svih prava koja proizlaze iz takvih dionica, kako bi se ulagateljima omogućilo donošenje pravilne odluke o kupnji tih vrijednosnih papira.

3.1.1.3. Izbor ili imenovanje članova nadzornog odbora i neizvršnih direktora

S obzirom na to da članovi nadzornog odbora i neizvršni direktori koji su članovi upravnog odbora društva trebaju udovoljavati odgovarajućim standardima glede obrazovanja i profesionalnog iskustva, imati visoke moralne standarde i biti u mogućnosti odvojiti potrebno vrijeme za obnašanje funkcije člana nadzornog odbora, sve kandidature za članove nadzornog ili upravnog odbora koji se biraju na skupštini trebaju biti javno objavljene na internet stranicama društva, najkasnije s danom objave oglasa za sazivanje glavne skupštine na kojoj se biraju i potkrijepljene njihovim životopisom i dostatnim podacima za donošenje pravilne odluke o izboru.

Ista obveza javne objave podataka postoji i kad se radi o imenovanju radničkih predstavnika kao članova nadzornog ili upravnog odbora koje ne bira glavna skupština društva.

3.1.1.4. Različite vrste dioničara

Društvo je dužno postupati na jednak način i pod jednakim uvjetima prema svim dioničarima, neovisno o broju dionica kojima raspolažu, zemlji njihova porijekla te njihovim drugim svojstvima. To se posebno odnosi na dužnost jednakog tretmana individualnih i institucionalnih investitora i kod svih oblika privatno-javnog partnerstva.

3.1.1.5. Distribucija informacija

Uprava je dužna osigurati dioničarima kvalitetnu i brzu distribuciju informacija na način koji omogućuje dioničarima izvršavanje njihovih prava uz potpuno i pravodobno poznavanje svih bitnih činjenica za donošenje pravilne odluke na dnevnom redu glavne skupštine.

3.1.1.6. Promjene kapitala, raspolaganje i stjecanje vlastitih dionica i prava prvokupa dioničara u odnosu na predmet odlučivanja

Društvo je dužno omogućiti svim dioničarima sudjelovanje u povećanju temeljnoga kapitala društva razmjerno njihovim udjelima u dotadašnjem temeljnom kapitala društva, i to u obliku prenosivih vrijednosnih papira u kojima je sadržano njihovo pravo na prvokup, kako bi se zaštitili interesi dioničara koji u trenutku izdavanja ne mogu upisati i kupiti nove dionice.

Namjera izdavanja novih dionica mora biti javno objavljena najmanje 10 dana prije dana koji je određen kao datum prema kojem će se utvrđivati stanje u registru dionica koje će biti mjerodavno za određivanje koji dioničari imaju pravo prvenstva pri stjecanju novoizdanih dionica kako je to spomenuto u prethodnom stavku.

Kada društvo stječe ili otpušta vlastite dionice (trezorske dionice) dužno je to činiti na otvorenom tržištu i na način kojim se ne povlašćuju pojedini dioničari ili investitori ili skupine dioničara, odnosno investitora.

3.1.1.7. Opunomoćenici

Društvo je dužno olakšavati dioničarima glasovanje putem opunomoćenika. U tom smislu, izdavanje punomoći treba biti krajnje pojednostavljeno i bez strogih formalnih zahtjeva.

Društvo će, onim dioničarima društva koji to iz bilo kojeg razloga nisu u mogućnosti učiniti sami, a bez posebnih troškova po te dioničare, osigurati opunomoćenike koji su dužni glasovati sukladno njihovim uputama.

3.1.2. Saziv

Uprava društva je dužna sazvati jednu godišnju redovnu skupštinu tijekom svake poslovne godine.

Izvanrednu skupštinu treba sazvati uvijek kada to zahtijevaju interesi društva.

Društvo je uvijek dužno sazvati glavnu skupštinu, ako to zatraže dioničari koji zajedno imaju udjele u visini od najmanje 5% temeljnoga kapitala društva i navedu svrhu i razlog sazivanja te skupštine.

3.1.3. Evidencijski datum

3.1.3.1. Pravo sudjelovanja na glavnoj skupštini

Prilikom sazivanja skupštine, uprava društva je dužna odrediti datum prema kojem će se utvrđivati stanje u registru dionica koje će biti mjerodavno za ostvarivanje prava glasa u skupštini društva.

Taj datum treba biti prije održavanja skupštine i smije biti najviše 7 dana prije održavanja skupštine.

3.1.3.2. Dividenda

Svaka odluka o isplati dividende ili predujma dividende treba sadržavati datum na koji osoba koja je dioničar stječe pravo na isplatu dividende i datum ili razdoblje kada se isplaćuje dividenda odnosno predujam dividende. Datum na koji osoba koja je dioničar stječe pravo na isplatu dividende mora biti najmanje 10 dana nakon dana donošenja odluke o isplati dividende. Datum isplate dividende mora biti najmanje 12, a najviše 30 dana nakon dana donošenja odluke. Razdoblje isplate dividende ne smije trajati više od 10 dana. Prilikom isplate dividende nije dopušteno favorizirati pojedine dioničare. Odluka o isplati dividende kojom se utvrđuju naprijed spomenuti datumi mora biti objavljena i dostavljena burzi najkasnije 2 dana nakon donošenja.

3.1.4. Dnevni red

Dnevni red, kao i svi relevantni podaci i isprave uz objašnjenja koje se odnose na dnevni red, trebaju biti objavljeni na internet stranici društva, te na raspolaganju dioničarima u prostorijama društva od dana prve javne objave dnevnog reda, tako da dioničari mogu na vrijeme zauzeti stav glede pitanja koja su na dnevnom redu.

Društvo će objaviti dnevni red i relevantne podatke i isprave na internet stranicama društva.

3.1.5. Uvjeti za sudjelovanje

Društvo mora poticati sudjelovanje dioničara na skupštini, pa dioničarima nije dopušteno postavljati uvjete za sudjelovanje na glavnoj skupštini i korištenje pravom glasa (bez obzira da li su dopušteni sukladno zakonu ili statutu), kao npr. prijavljivanje sudjelovanja unaprijed, ovjeravanje punomoći i sl.

3.1.6. Ključne odluke

Odluke koje su od bitnog utjecaja na stanje imovine, financijski položaj, rezultate poslovanja, vlasničku strukturu i upravljanje društvom donose se isključivo u skupštini društva propisanom većinom glasova.

3.1.7. Zahtjevi vezani uz izvješća koja se podnose glavnoj skupštini

3.1.7.1. Izvješća koja podnosi nadzorni odbor ili upravni odbor

Nadzorni odbor odnosno upravni odbor podnosi glavnoj skupštini izvješće u kojem je, pored sadržaja izvješća propisanog zakonom, dužan ocijeniti ukupnu uspješnost poslovanja društva, rad uprave društva, kao i iznijeti poseban osvrt na svoju suradnju s upravom odnosno izvršnim direktorom.

Također, nadzorni odbor je dužan upoznati skupštinu se eventualnim postojanjem sukoba interesa na strani nekog od svojih članova i članova uprave, kao i mjere poduzete s tim u svezi.

3.1.7.2. Godišnje izvješće o stanju društva

Izvješće o stanju društva treba biti sastavljeno na jasan i pregledan način, uključivati sve aspekte poslovnih aktivnosti tijekom cijele godine u odnosu na prethodne godine te izražavati točan, potpun i pošten prikaz imovine i rashoda, financijskog položaja društva, kao i prikaz kratkoročnog i srednjeročnog plana budućeg poslovanja.

3.1.8. Korištenje suvremene komunikacijske tehnologije

Dioničarima treba omogućiti sudjelovanje i osobito glasovanje na glavnoj skupštini društva upotrebom sredstava moderne komunikacijske tehnologije.

3.1.9. Objavljivanje odobrenih odluka

Uprava društva je dužna, i to bez odlaganja, javno objaviti odluke glavne skupštine kao i podatke o eventualnim tužbama za pobijanje tih odluka.

3.2. NADZORNI ODBOR

3.2.1. Zadaci i odgovornosti

Glavni zadaci nadzornog odbora su imenovanje i opoziv uprave, nadzor nad radom uprave u vođenju poslova društva te podnošenje izvješća o obavljenom nadzoru.

Mandat članova nadzornog odbora nije obvezujući, što znači da svaki član nadzornog odbora dužnost obavlja potpuno samostalno i na vlastitu odgovornost, neovisno o tome tko ga je predložio ili imenovao.

Članovi nadzornog odbora trebaju obavljati svoju dužnost s pozornošću urednog i savjesnog gospodarstvenika i čuvati poslovnu tajnu društva.

Nadzorni odbor treba donijeti odluku o okvirnom planu svoga rada za mandatno razdoblje koji bi trebao uključiti popis redovitih sjednica i podataka koje redovito i pravodobno treba stavljati na raspolaganje članovima nadzornog odbora.

Nadzorni odbor treba donijeti svoj poslovnik o radu, s time da on ne smije ograničavati slobodu svakog pojedinog člana na samostalno djelovanje. Niti jedan dokument nadzornog odbora ne smije sprječavati ili ograničavati pojedinog člana u postupanju u skladu sa zakonom, no ujedno svaki član treba izbjegavati zlouporabu ovih ovlasti i uvijek nastojati uskladiti svoj rad sa drugim članovima nadzornog odbora.

3.2.2. Temeljne dužnosti

Nadzorni odbor nadzire ostvarivanje ciljeva i mjera poslovne politike i zastupa društvo u odnosu na članove uprave uvijek i u svezi sa svim pitanjima koja se tiču njih osobno i onih, koja su propisana Zakonom o trgovačkim društvima, statutom i/ili poslovnikom rada, a posebno u pitanjima koja se tiču poduzetničkih odluka visokog rizika, neuobičajenih odluka te prometa dionica i upravljanja ukupnom imovinom društva.

Nadzorni odbor ima pravo i dužnost očitovati se o svim pitanjima koja se tiču zaštite interesa društva i njegovih dioničara ili nositelja poslovnih udjela i po potrebi na određene odluke izdaje prethodnu suglasnost, ali u odnosu na upravu i pojedine njezine članove ne može donositi obvezujuće naloge niti izvršne odluke.

3.2.3. Sastav

Nadzorni odbor društva treba biti sastavljen većinom od nezavisnih članova. Nezavisnim članom nadzornog odbora će se smatrati onaj koji:

– nije povezan s društvom, uz moguću iznimku u pogledu određenog manjeg broja dionica u društvu;

– nije većinski dioničar, niti član grupe većinskih dioničara, supružnik, ili srodnik po krvi ili po tazbini do drugog stupnja bilo koje osobe iz ranije spomenute grupe ili ima bilo kakvu vezu s društvima povezanim s većinskim dioničarom;

– nije sadašnji ili prijašnji radnik (unatrag tri godina) društva ili bilo kojeg njegovog ovisnog društva;

– nije neposredan ili posredan dobavljač ili kupac usluga i/ili robe društva;

– nije u radnom odnosu bilo s kojim društvom koje dobavlja usluge i/ili robu društvu;

– nije, niti je u posljednje tri godine bio partner ili zaposlenik revizijske tvrtke koja pruža ili je pružala  revizijske usluge društvu ili s njime povezanim društvima;

– nije bračni drug ili srodnik po krvi ili po tazbini bilo kojem voditelju odjela društva ili članu uprave;

– ne prima drugu isplatu od društva osim naknade za rad u nadzornom odboru, ne računajući eventualnu dividendu ili nagrade za rad u komisijama nadzornog odbora

Ako je član nadzornog odbora izložen pritisku ili ograničenjima od strane većinskog dioničara kojima se utječe na obavljanje njegovih dužnosti, dužan je o tome obavijestiti nadzorni odbor te usprkos tome zauzeti nezavisno stajalište prilikom glasovanja ili dati ostavku, ovisno o tome što okolnosti nalažu.

Nezavisni član nadzornog odbora koji obnaša tu funkciju više od dva mandata, treba dati pisanu izjavu kojom potvrđuje svoj nezavisni status, a u pravilu nitko ne bi trebao ostati član nadzornog odbora istog društva više od 12 godina.

Član nadzornog odbora ili neizvršni direktor kao član upravnog odbora ne smije biti član uprave, nadzornog ili upravnog odbora u drugom društvu koje bi se moglo smatrati konkurentskim u odnosu na društvo.

3.2.4. Odnos prema upravi

Nadzorni odbor i uprava dužni su potpuno surađivati u najboljem interesu društva sukladno pozitivnim propisima i internim aktima društva, te zajednički raspravljati o strateškim odrednicama poslovanja društva.

U tom smislu, na sjednicama nadzornog odbora imaju dužnost biti nazočni svi članovi uprave, osim kada nadzorni odbor raspravlja o pitanjima koja se neposredno tiču članova uprave, posebice kada se raspravlja o njihovu opozivu, odgovornosti ili nagradi za rad.

Nadzorni odbor je dužan osigurati u društvu postojanje dugoročnog plana sukcesije, čime se osigurava pažljivo i pravovremeno imenovanje nasljednika bilo kojem pojedinom članu vodećeg kadra društva. U ovaj proces treba uključiti i članove vodećeg menadžment tima.

3.2.5. Vrijeme potrebno za izvršavanje članskih dužnosti u nadzornom odboru

Član nadzornog odbora treba biti u mogućnosti posvetiti svojim dužnostima u nadzornom odboru sve vrijeme potrebno za ispravno i kvalitetno obnašanje dužnosti.

3.2.6. Primici

Članovi nadzornog odbora trebaju biti plaćeni prema svome radu i tu naknadu trebaju na prijedlog uprave ili odbora za nagrađivanje odrediti dioničari na glavnoj skupštini ili ona treba biti utvrđena u statutu društva.

Naknada članovima nadzornog odbora treba:

– adekvatno odraziti vrijeme, trud i odgovornosti povezano s njihovim funkcijama u nadzornom/upravnom odboru i Komisijama;

– osigurati adekvatan poticaj koji bi uravnotežio interese članova nadzornog s interesima dioničara;

– biti određena tako da ne ugrožava sposobnost članova nadzornog/upravnog odbora da donose odluke u najboljem interesu društva i njegovih dioničara.

– primjerena poslovima koje obavlja član nadzornog/upravnog odbora i stanju društva. Ako je naknada određena statutom, glavna skupština može običnom većinom glasova donijeti odluku o izmjeni statuta kojom se ta naknada smanjuje.

Primici članova nadzornog odbora trebaju se sastojati od:

– fiksnog dijela koji je nepromjenjiv i ne ovisi o rezultatima poslovanja, osim ukoliko su rezultati poslovanja društva takvi da bi isplata fiksne naknade bila nepravedna i u velikom nerazmjeru s rezultatima poslovanja;

– varijabilnog dijela koji je uvjetovan rezultatima poslovanja u određenom prošlom i budućem razdoblju.

Detaljni podaci o svim naknadama i drugim primanjima od strane društva ili sa društvom povezanih osoba svakog pojedinog člana nadzornog ili upravnog odbora društva uključujući i strukturu tih primitaka, moraju biti javno objavljeni.

Izjava o politici nagrađivanja članova nadzornog odbora i nagradi koju je primio svaki pojedini član nadzornog odbora izrađuje se na način opisan u dijelu ovog Kodeksa koji se odnosi na upravu društva.

3.2.7. Sukobi interesa

Sukob interesa postoji kod člana nadzornog odbora koji nije neutralan u odnosu na predmet odlučivanja ili se iz činjenice njegove povezanosti sa drugim društvima, osobama ili poslovima može pretpostaviti da može imati interese koji nisu istovremeno nužno i interesi društva, te može utjecati na donošenje odluke na temelju interesa ili sklonosti koji se nužno ne podudaraju s interesima društva.

Članovi nadzornog odbora ne smiju donositi odluke na temelju osobnih interesa ili na temelju interesa osoba s kojima imaju bliske odnose.

3.2.8. Poslovi između povezanih strana

Svi poslovi u kojima sudjeluju članovi nadzornog odbora ili s njima povezane osobe i društvo ili s njim povezane osobe trebaju biti na tržišnoj osnovi, posebice glede komercijalnih uvjeta, rokova, kamata, jamstava i sl. i trebaju biti jasno navedeni u izvješćima društva. Takve poslove treba potvrditi neovisna službena procjena od strane komisije za reviziju ili vanjskih stručnih osoba koje su nezavisne u odnosu na sudionike konkretnog posla.

3.2.9. Zabrana konkurencije

Članovi nadzornog odbora ne smiju, za svoj ili tuđi račun, osobno ili putem trećih osoba obavljati poslove iz djelatnosti koju obavlja društvo, kao i savjetovati osobe koje se mogu smatrati konkurentskima društvu.

Članovi nadzornog odbora su dužni javno objaviti veličinu udjela i sve promjene udjela u društvima koja se mogu smatrati konkurentskima društvu u roku pet dana od nastanka promjene.

3.2.10. Ugovori između članova nadzornog odbora i društva

Sve ugovore ili sporazume između člana nadzornog odbora i društva treba prethodno odobriti nadzorni odbor, a bitni elementi svih takvih ugovora ili sporazuma moraju biti sadržani u godišnjem izvješću.

Član nadzornog odbora na kojeg se odnosi ugovor ili sporazum s društvom ne može sudjelovati u davanju odobrenja.

3.2.11. Izvješćivanje o sukobu interesa

Svaki član nadzornog odbora dužan je izvijestiti društvo o svakom stjecanju ili otpuštanju dionica društva ili mogućnosti ostvarivanja glasačkih prava iz dionica društva najkasnije sljedeći radni dan poslije nastanka takve promjene, uz obvezu društva da takvu promjenu javno objavi u najkraćem mogućem roku.

Ako neki član nadzornog odbora smatra da kod njega ili kod drugog člana postoji sukob interesa glede odlučivanja u konkretnom predmetu ili je došlo do promjene u pogledu primjerenosti, dužan je u roku od 48 sati od saznanja o promjeni izvijestiti nadzorni odbor.

O svim obavijestima o sukobu interesa nadzorni odbor vodi evidencije.

3.2.12. Komisije

Komisije odnosno odbori nadzornog odbora moraju imati najmanje tri člana. Nadzorni odbor dužan je detaljno propisati mandat i nadležnost komisija koje osniva.

Osobe koje nisu članovi komisija prisustvuju sjednicama komisija samo na poziv komisije. Komisija pojedine stručnjake ili zaposlenike društva može pozvati na svoje sastanke ili zahtijevati njihovo prisustvovanje.

Komisije o svom radu i rezultatima redovito moraju izvješćivati nadzorni odbor. Društvo jednom godišnje mora izraditi i učiniti dostupnim javnosti izvješće o radu, sastavu, broju sastanaka i nazočnosti na sastancima komisija nadzornog odbora.

Predsjednik svake komisije mora imati mogućnost izravne komunikacije s dioničarima. Situacije u kojima je takva komunikacija potrebna valja navesti u aktu kojim nadzorni odbor propisuje mandat i nadležnost komisije.

Nadzorni odbor treba usvojiti sljedeće komisije:

-Komisiju za reviziju poslovanja

-Komisiju za imenovanje

-Komisija za nagrađivanje

U slučaju  kada se radi o manjim društvima koja imaju manji broj članova nadzornog odbora, može biti opravdano da funkcije vezane za imenovanje i nagrađivanje obavlja jedna komisija (komisija za imenovanje i nagrađivanje)

3.2.12.1. Komisija za reviziju poslovanja

Nadzorni odbor treba osnovati komisiju za reviziju poslovanja radi detaljnog analiziranja financijskih izvještaja, pružanja potpore računovodstvu društva te uspostave dobre i kvalitetne unutarnje kontrole u društvu.

Komisija za reviziju poslovanja treba biti sastavljena na način da većinu čine neovisni članovi nadzornog odbora.

Glede politika i pravila postupanja usvojenih unutar društva, komisija za reviziju treba:

- kontinuirano pratiti integritet financijskih informacija društva, a osobito ispravnost i dosljednost računovodstvenih metoda koje koristi društvo i grupa kojoj pripada, uključivši i kriterije za konsolidaciju financijskih izvještaja društava koja pripadaju grupi

- najmanje jednom godišnje procijeniti kvalitetu sustava unutarnjeg kontrole i upravljanja rizicima, s ciljem da se glavni rizici kojima je društvo izloženo (uključujući i rizike povezane s pridržavanjem propisa) na odgovarajući način identificiraju i javno objave te da se njima na odgovarajući način upravlja

- osigurati učinkovitost sustava unutarnje revizije, osobito putem izrade preporuka prilikom odabira, imenovanja, ponovnog imenovanja i smjene rukovoditelja odjela za unutarnju reviziju i glede sredstava koja mu stoje na raspolaganju te procjene postupaka rukovodećeg kadra povodom nalaza i preporuke unutarnje revizije (ako u društvu funkcija unutarnje revizije ne postoji, komisija je dužna jednom godišnje izvršiti procjenu potrebe za uspostavom takve funkcije).

Glede vanjskog revizora, komisija za reviziju treba:

- nadzornom odboru dati preporuke vezane uz izbor, imenovanje, ponovno imenovanje ili promjenu vanjskog revizora i o uvjetima njegovog angažmana

- nadgledati neovisnost i objektivnost vanjskog revizora, osobito glede rotacije ovlaštenih revizora unutar revizorskog društva i naknada koje društvo plaća za usluge vanjske revizije

- pratiti prirodu i količinu usluga koje nisu revizija, a društvo ih prima od revizorskog društva ili s njim povezanih osoba, pri čemu je između ostalog revizorsko društvo dužno dostaviti obavijest o svim naknadama koje društvo plaća revizorskom društvu i s njim povezanim osobama

- izraditi pravila o tome koje usluge vanjsko revizorsko društvo i s njim povezane osobe ne smije davati društvu, koje usluge može davati samo uz prethodnu suglasnost komisije, a koje usluge može davati bez prethodne suglasnosti

- razmotriti učinkovitost vanjske revizije i postupanje višeg rukovodećeg kadra u skladu s preporukama vanjskog revizora

- istražiti okolnosti vezane uz otkaz vanjskog revizora i dati odgovarajuće preporuke nadzornom odboru.

Trajanje mandata komisije za reviziju može biti vremenski ograničeno na 4 godine kontinuiranog mandata i/ili ograničavanjem broja komisija u koje član može biti izabran u drugim društvima.

Komisija za reviziju treba imati otvorenu i neograničenu komunikaciju s upravom i nadzornim odborom i za svoj rad odgovarati nadzornom odboru.

Vanjski i unutarnji revizori trebaju imati mogućnost izravne komunikacije s komisijom za reviziju.

Uprava treba komisiji za reviziju dostavljati pravodobne i periodične prikaze financijskih izvještaja i srodnih dokumenata prije javnog objavljivanja tih podataka, podatke o promjenama u računovodstvenim načelima i kriterijima, računovodstvene postupke prihvaćene za većinu radnji, kao i svako važnije odstupanje između knjigovodstvene i stvarne vrijednosti po pojedinim stavkama te svu korespondenciju s odjelom za unutarnju reviziju ili vanjskim revizorima.

Uprava je osobito dužna komisiju za reviziju poslovanja obavijestiti o metodama korištenim za knjiženje značajnih i neuobičajenih transakcija i poslovnih događaja, kada se knjigovodstvenom prikazu takvih događaja može pristupiti na različite načine. Osobitu pozornost valja posvetiti postojanju i opravdanosti aktivnosti društava u off-shore centrima i putem društava za posebne namjene.

Komisija za reviziju poslovanja s vanjskim revizorom treba raspraviti:

- promjene ili zadržavanje računovodstvenih načela i kriterija

- primjenu propisa

- važne procjene i zaključke u pripremanju financijskih izvještaja

- metode procjene rizika i rezultate

- visoko rizična područja djelovanja

- uočene veće nedostatke i značajne manjkavosti u unutarnjoj kontroli

- djelovanje vanjskih čimbenika (ekonomskih, pravnih i industrijskih) na financijske izvještaje i revizorske postupke.

Komisija za reviziju poslovanja također treba redovito procjenjivati ostale važne aspekte svojih odnosa s trećim stranama, kao što su profesionalna osposobljenost i neovisnost i uvijek kad god je potrebno dobiti drugo mišljenje o izvršenom poslu tih osoba.

Komisija za reviziju poslovanja treba osigurati dostavu kvalitetnih informacija od strane ovisnih i povezanih društava te trećih osoba (kao što su stručni savjetnici), s obzirom na utjecaj takvih podataka na konsolidirane financijske izvještaje koje je dužna analizirati.

3.2.12.2. Komisija za imenovanja

Većina članova komisije za imenovanja treba biti imenovana iz reda neovisnih članova nadzornog odbora.

Komisija za imenovanja dužna je:

- pronaći i preporučiti nadzornom odboru kandidate koji mogu popuniti upražnjena mjesta u upravi i nadzornom odboru, pri čemu treba procijeniti njihova znanja, vještine i iskustvo i pripremiti opis zahtjeva i poslova vezanih uz pojedino imenovanje i procijeniti vrijeme potrebno za njihovo obavljanje;

- najmanje jednom godišnje procijeniti sastav, veličinu, članstvo i kvalitetu rada nadzornog odbora i uprave i sačiniti odgovarajuće preporuke nadzornom odboru;

- najmanje jednom godišnje procijeniti znanja, vještine i iskustva kojima raspolažu pojedini članovi nadzornog odbora i o tome izvijestiti nadzorni odbor

- razmatrati probleme vezane uz planiranje kontinuiteta nadzornog odbora i uprave

- razmatrati politiku uprave o zapošljavanju višeg rukovodećeg kadra.

Komisija za imenovanja dužna je razmotriti prijedloge uprave i dioničara i savjetovati se s predsjednikom uprave koji može komisiji za imenovanja podnositi prijedloge, osobito glede pitanja vezanih uz članove uprave i viši rukovodeći kadar.

Uvjeti i postupak za izbor i/ili imenovanje kandidata za članove uprave, nadzornih odbora i upravnih odbora u trgovačkim društvima u kojima Republika Hrvatska ima udio u temeljnom kapitalu definiraju se posebnim propisima.

Vlada Republike Hrvatske donosi Odluku kojom se pobliže propisuju uvjeti koje moraju ispunjavati kandidati za članove nadzornih odbora, upravnih odbora i upravnih vijeća u Društvima sukladno važećoj Odluci Vlade Republike Hrvatske o utvrđivanju popisa trgovačkih društava i drugih pravnih osoba od strateškog i posebnog interesa za Republiku Hrvatsku, a čijim dionicama i poslovnim udjelima upravlja DUUDI, ukoliko to nije propisano posebnim propisom.

3.2.12.3. Komisija za nagrađivanje

Većina članova komisije za nagrađivanje treba biti imenovana iz reda neovisnih članova nadzornog odbora.

Komisija za nagrađivanje dužna je:

- predlagati nadzornom odboru politiku nagrađivanja uprave koja se mora odnositi na sve oblike nagrađivanja, a osobito fiksni dio nagrade, varijabilni dio nagrade koji je vezan uz uspješnost poslovanja, mirovinski plan i otpremnine. Kada se radi o varijabilnom dijelu nagrade koji je vezan uz uspješnost poslovanja, prijedlog mora sadržavati preporuke za određivanje objektivnih kriterija procjene uspješnosti pri čemu je nagradu upravi potrebno uskladiti s dugoročnim interesima dioničara i ciljevima društva koje je postavio nadzorni odbor

- predlagati nadzornom odboru nagradu za pojedine članove uprave, sukladno politici nagrađivanja društva i procjeni djelovanja pojedinog člana uprave;

- predlagati nadzornom odboru dodatne sadržaje ugovora s članovima uprave

- pratiti iznos i strukturu nagrade višem rukovodećem kadru i davati opće preporuke upravi s tim u vezi;

- glede poticajnog dijela nagrade upravi, kada se ovaj sastoji od opcija na dionice ili drugih aranžmana zasnovanih na stjecanju dionica, razmatrati opću politiku takvog tipa nagrađivanja i predlagati nadzornom odboru odgovarajuća rješenja te prije objavljivanja razmotriti podatke koji se o tome objavljuju u godišnjem izvješću;

- savjetovati se najmanje s predsjednikom nadzornog odbora i predsjednikom uprave o njihovim shvaćanjima vezanim uz nagrađivanje članova uprave;

Nadzorni odbor treba osnovati komisiju za nagrađivanje koja predlaže sadržaj ugovora s članovima uprave, te njihovu nagrađivanju i nagrađivanju članova nadzornog odbora.

3.2.13. Pravila postupka za sjednice nadzornog odbora

Predsjednik nadzornog odbora je zadužen za utvrđivanje kalendara redovnih godišnjih sjednica i sazivanje izvanrednih sjednica kad se za to ukaže potreba.

Učestalost održavanja sjednica nadzornog odbora treba biti određena u skladu s potrebama svakog određenog društva. Ove sjednice se trebaju održavati dovoljno često da osiguraju učinkovitost rada nadzornog odbora, ali ne češće od jedne mjesečno, kako bi se izbjeglo nepoželjno miješanje u poslove operativnog poslovanja trgovačkog društva.

Kako bi se osigurala učinkovitost i uspješnost sjednica nadzornog odbora uprava je dužna najmanje 7 dana prije zakazane sjednice dostaviti relevantnu dokumentaciju i prijedloge odluka svim članovima nadzornog odbora.

Zapisnici sa sjednica nadzornog odbora trebaju biti pisani jasnim rječnikom, a sve donesene odluke trebaju biti zabilježene s rezultatima glasovanja, uz navođenje kako je glasovao pojedini član. Poslovnikom o radu treba predvidjeti da se na svakoj narednoj sjednici nadzornog odbora obvezno razmotri i službeno verificira sadržaj zapisnika s prethodne sjednice.

Zapisnik se odlaže i čuva u dokumentaciji nadzornog odbora koju vodi uprava.

3.2.14. Članstvo u nadzornim odborima drugih društava

Svaki član nadzornog odbora dužan je izvijestiti društvo i nadzorni odbor u kojem je član o članstvu u nadzornim ili upravnim odborima drugih društava.

Član nadzornog odbora društva ne smije biti član nadzornog odbora ili uprave u drugom društvu  koje bi se moglo smatrati konkurentskim u odnosu na društvo.

Društvo vodi popis svih društava u kojima su njegovi članovi nadzornog odbora, upravnog odbora ili uprave. Popis se redovito ažurira.

3.2.15. Obrazovanje članova nadzornog odbora

Trgovačka društva u kojima Republika hrvatska ima većinski ili pretežiti udio u temeljnom kapitalu dužno je, u skladu sa svojim potrebama i mogućnostima, poticati i omogućavati stalno usavršavanje i obrazovanje članova, nadzornog odbora s ciljem obnavljanja i unaprjeđivanja njihova znanja, upravljačkih vještina i sposobnosti.

4. UPRAVNI ODBOR

4.1. TEMELJNE DUŽNOSTI

Upravni odbor vodi poslove društva, postavlja osnove za poslovanje trgovačkog društva, nadzire vođenje poslova društva i zastupa društvo prema izvršnim direktorima društva.

U donošenju odluka, provođenju poslovne politike i nadzoru nad poslovanjem, temeljna je obveza upravnog odbora da brine o dugoročnim interesima društva i povećanju ekonomske učinkovitosti u korist dioničara.

Članovi upravnog odbora dužni su voditi poslovanje društva prema načelima povećane pozornosti, urednog i savjesnog privređivanja, osobne neovisnosti i profesionalne odgovornosti. Ono što u dualističkom modelu vrijedi za članove nadzornog odbora vrijedi i za neizvršne direktore (s tim da imaju i prerogative skupštine d.o.o.), dok ono što u d.o.o. vrijedi za članove uprave-direktore društva, vrijedi i za izvršne direktore koji su članovi upravnog odbora.

4.2. NADLEŽNOSTI I ZADAĆE

Upravni odbor provodi načela i ciljeve poslovne politike iz predmeta djelatnosti društva, te nadzire vođenje poslovanja društva. Brine se o urednom vođenju poslovnih knjiga društva i provodi sustavni nadzor nad operativnim poslovodstvom, kako bi se pravovremeno otklonile opasnosti koje mogu ugroziti poslovanje društva.

Glavni zadaci upravnog odbora su:

– provođenje odluka i zaključaka glavne skupštine društva;

– pripremanje ugovora i prijedloga drugih akata za koje je potrebno ishoditi suglasnost glavne skupštine;

– samostalno usvajanje strategije i godišnjeg poslovnog plan društva, te utvrđuje sve veće promjene poslovne politike trgovačkog društva (odluke visokog rizika);

– na zahtjev ili po ovlasti glavne skupštine, provođenje mjere iz nadležnosti glavne skupštine;

– sazivanje glavne skupštine, imenovanje i opoziv izvršnih direktora, te prenošenje pojedinačnih zadataka i ovlasti na njih, u zastupanju društva;

– pregled i provjera sve poslovne dokumentacije društva, stanja i promjena stanja imovine, likvidnosti i rentabilnosti poslovanja, promet vrijednosnicama, kretanje zaliha i ostvarivanje pojedinih mjera tekuće poslovne politike;

– zastupanje društva uvijek, u odnosu na sve izvršne direktore koji su članovi upravnog odbora, a kada između svojih članova imenuje jednog ili više izvršnih direktora, na njega ili njih putem individualnih menadžerskih ugovora prenosi određene ovlasti u zastupanju društva u poslovnom i pravnom prometu s trećima;

– upravni odbor društva čije dionice kotiraju na burzi, mora između svojih članova izabrati najmanje jednog izvršnog direktora do najviše polovice ukupnog broja članova upravnog odbora.

4.3. UPRAVNI ODBOR I IZVRŠNI DIREKTORI DRUŠTVA

Upravni odbor donosi odluke na sjednicama na način propisan poslovnikom o radu ili statutom društva – u pravilu običnom većinom glasova – ali je odgovornost svih njegovih članova pojedinačna.

Glavni izvršni direktor i oni izvršni direktori koji su članovi upravnog odbora odgovorni su za provođenje svih dužnosti i zadataka iz nadležnosti upravnog odbora, ali se zakonske ovlasti dane upravnom odboru ne mogu na njih prenositi.

Za predsjednika ili zamjenika predsjednika upravnog odbora ne može biti izabrana osoba koja je istodobno izvršni direktor.

Kada upravni odbor zastupa društvo u odnosu na izvršne direktore, u tome ne može sudjelovati nitko od izvršnih direktora.

Upravni odbor je dužan sazvati glavnu skupštinu kada je to potrebno radi dobrobiti društva. Odluku o tome donosi običnom većinom glasova. Kod sastavljanja i utvrđivanja godišnjih financijskih i poslovnih izvješća, ono što vrijedi za upravu društva, vrijedi i za izvršne direktore, a ono što se odnosi na nadzorne odbore vrijedi za upravni odbor, ali se statutom može odrediti da bilancu i izvještaj o stanju društva utvrđuje glavna skupština.

Na obveze upravnog odbora u svezi s gubitkom društva, insolventnošću ili nelikvidnosti na odgovarajući se način primjenjuje sadržaj članka 251. Zakona o trgovačkim društvima.

4.3.1. Odnos neizvršnih i izvršnih direktora

Upravni odbor donosi obvezujuće naloge u odnosu na glavnog izvršnog direktora i sve izvršne direktore, pri čemu je odgovornost svih članova upravnog odbora pretpostavljena kao pojedinačna i solidarna – podjednako za činidbe i propuste.

Odluke o imenovanju, opozivu imenovanja, prihvaćanju ostavke i drugim pitanjima u svezi s korporativnim statusom izvršnih direktora, stupaju na snagu danom donošenja, dok su upis i promjena ovlasti zastupanja u sudskom registru deklaratorne naravi, tj. nemaju učinak prema trećima.

4.3.2. Obveza izvještavanja

Upravni odbor svojim poslovnikom i/ili poslovnikom o radu izvršnih direktora detaljno propisuje oblik, sadržaj i dinamiku izvještaja o poslovanju trgovačkog društva i o radu izvršnih direktora, kao i izvještaja o provedbi odluka upravnog odbora.

U provođenju nadzora upravni odbor ima pravo i dužnost zahtijevati od izvršnih direktora da podastru sve informacije o poslovanju društva i ovisnih društava, a obveza je izvršnih direktora da te informacije dadu uvijek kada je to potrebno radi dobrobiti društva, pa i onda ako ih upravni odbor izričito ne traži.

Najmanje jednom godišnje, tj. prigodom razmatranja računa dobiti i gubitaka i utvrđivanja poslovnih izvještaja za glavnu skupštinu, izvršni direktori trebaju izvijestiti upravni odbor o:

– konsolidiranim rezultatima poslovanja i upravljanja ovisnih društava;

– većim ili značajnijim poslovima te poslovima koji su ili bi mogli utjecati na razvoj poslovanja;

– rentabilnost, likvidnost ili druge kvalitativne pokazatelje ekonomike poslovanja;

– upravljanju rizicima i politikom ili o planu suočavanja s rizičnim poslovima i okolnostima

– o tekućoj poslovnoj politici i prognozama poslovanja, te eventualnim odstupanjima od ranijih predviđanja (minimalno jedan puta godišnje);

– rentabilnosti poslovanja društva, osobito ROE-u (kod utvrđivanja financijskih izvješća)

– tijeku poslova, napose prihoda i stanja društva (kvartalno);

– o poslovima koji bi mogli biti od velikog značenja za rentabilnost poslovanja i likvidnost društva (pravodobno).

4.3.3. Primici

Izjava o politici nagrađivanja članova upravnog odbora i nagradi odnosno primitku, koju je primio svaki pojedini član upravnog odbora izrađuje se na način opisan u dijelu ovog Kodeksa koji se odnosi na nadzorni odbor i upravu društva.

4.3.3.1. Obveza izrade godišnjih (konsolidiranih) izvješća o stanju društva

Ova izvješća se u pisanom obliku podnose glavnoj skupštini kao savjesna, cjelovita i istinita analiza stanja, konkurentne sposobnosti i trendova poslovanja društva te osim financijskih pokazatelja ekonomike poslovanja moraju prikazati:

– prognozu razvoja poslovanja;

– sve važnije poslovne događaje u društvu i na tržištu tijekom godine;

– djelovanje društva na području istraživanja i razvoja;

– obavijesti o stjecanju vlastitih dionica društva;

– poslovanje podružnica društva i/ili ovisnih društava;

– podatke koji su važni za prosudbu stanja imovine društva i izloženosti cjenovnom, kreditnom ili riziku likvidnosti.

4.3.3.2. Izvještaj o radu upravnog odbora

Istodobno s usvajanjem godišnjih financijskih izviješća i poslovnih izvještaja te prijedloga za raspoređivanje bilančne dobiti, upravni odbor dužan je glavnoj skupštini podnijeti i pisano izviješće o svom radu.

Svojim izvještajem upravni odbor treba obuhvatiti:

– kako i u kojem opsegu je obavljan nadzor nad vođenjem poslova društva

– ako je društvo obveznik vanjske revizije, upravni odbor se mora u svojem izvještaju očitovati o tom revizorskom izviješću (on može u svoj izvještaj ugraditi napomene)

– kada upravni odbor potvrdi godišnja poslovna i financijska izvješća, ona su prihvaćena, osim ako statutom društva nije propisano da ih prihvaća skupština društva.

Godišnjim izvještajem daje se ocjena rada upravnog odbora i pojedinih njegovih članova (izvršnih i neizvršnih direktora), kao i ocjena rada svih komisija u odnosu na postavljene ciljeve.

Izvještaj o radu upravnog odbora mora sadržavati i pisani izvještaj o neovisnosti pojedinih njegovih članova s obzirom na vlasničku, upravljačku, osobnu ili poslovnu povezanost s društvom i moguće promjene tog statusa tijekom mandata.

Od direktora poslovnih funkcija ili organizacijskih jedinica koji nisu članovi upravnog odbora može se zahtijevati da se pismeno očituju o svom području nadležnosti, a za izvršne direktore koji su članovi upravnog odbora, to se i preporučuje.

Svaki član upravnog odbora i svaki član revizijske komisije imaju pravo pregledati i provjeravati sve podloge i dokumentaciju za godišnji izvještaj o radu upravnog odbora.

4.4. SASTAV UPRAVNOG ODBORA

Osim općih i posebnih uvjeta koje određuju Zakon o trgovačkim društvima, i drugi važeći zakoni i propisi, specifični uvjeti za sastav, imenovanje i korporativno-pravni status članova upravnog odbora utvrđuju se statutom, odlukama skupštine i/ili poslovnikom o radu upravnog odbora te kodeksom korporativnog upravljanja.

– upravni odbor imenuje jednog ili više izvršnih direktora i/ili njihovih zamjenika koji su statusno-pravno članovi upravnog odbora, s tim da većina članova upravnog odbora moraju biti neizvršni direktori;

– izvršni direktori operativno vode poslove društva, ako je uz glavnog izvršnog direktora imenovano više izvršnih direktora, oni su ovlašteni voditi poslove skupno;

– ono što u Zakonu o trgovačkim društvima vrijedi za članove uprave glede vođenja poslova društva i povezanih društava na odgovarajući se način odnosi i na ovlasti, obveze i odgovornost izvršnih direktora;

– ako se statutom društva ne odredi drugačije, upravni odbor može svojom odlukom u svako doba opozvati imenovanje izvršnih direktora i bez važnog razloga, time se ne dira u preostala prava, obveze i odgovornosti iz individualnih menadžerskih ugovora.

4.4.1. Konstituiranje i način rada upravnog odbora

Upravni odbor na konstituirajućoj sjednici između svojih članova bira predsjednika i njegove zamjenike. Predsjednik upravnog odbora ne može biti izvršni direktor istog društva ili povezanih društava.

Prvog zamjenika se bira između članova upravnog odbora koje imenuje skupština društva, a drugog iz reda članova koje imenuje radničko vijeće.

4.4.2. Pravila postupka za sjednice upravnog odbora

Predsjednik upravnog odbora je zadužen za utvrđivanje kalendara redovnih godišnjih sjednica i sazivanje izvanrednih sjednica kad se za to ukaže potreba.

Učestalost održavanja sjednica upravnog odbora treba biti određena u skladu s potrebama svakog određenog društva.

Zapisnici sa sjednica upravnog odbora trebaju biti pisani jasnim rječnikom, a sve donesene odluke trebaju biti zabilježene s rezultatima glasovanja, uz navođenje kako je glasovao pojedini član. Poslovnikom o radu treba predvidjeti da se na svakoj narednoj sjednici nadzornog odbora obvezno razmotri i službeno verificira sadržaj zapisnika s prethodne sjednice.

Zapisnik se odlaže i čuva u dokumentaciji upravnog odbora.

4.4.3. Poslovnik rada upravnog odbora

Upravni odbor donosi odluke na sjednicama sukladno poslovniku svog rada, u pravilu običnom većinom svih glasova. Osim protokolarno-tehničkih detalja (način utvrđivanja dnevnog reda, sazivanja sjednica, vođenja zapisnika, dostave materijala i sl.) poslovnikom upravnog odbora se utvrđuje:

– način rada i odlučivanja;

– način suradnje izvršnih i neizvršnih direktora;

– opseg, sadržaj i dinamika izvještavanja upravnom odboru;

– obveze glede transparentnosti poslovanja i čuvanja poslovnih tajni te cjenovno osjetljivih informacija;

– broj, sastav i način imenovanja/opoziva članova komisija i članova ključnog poslovodstva;

– okvirne dužnosti, ovlasti i zadaci pojedinih izvršnih direktora (koji u pravilu ne vode poslove društva skupno);

– način izdavanja suglasnosti upravnog odbora kod zastupanja i zaključivanja važnih poslova.

Poslovnikom o radu upravnog odbora utvrđuje se kalendar redovitih godišnjih sjednica i redovitih točaka dnevnog reda te obveze izvršnih direktora i predsjednika upravnog odbora u pripremi materijala za sjednice.

Neizvršni direktori imaju pravo i dužnost od izvršnih direktora koji su članovi upravnog odbora tražiti sve informacije potrebne za nadzor nad vođenjem poslova društva i poslovanja ovisnih društava.

Svaki član upravnog odbora dužan je obavijestiti ostale članove upravnog odbora ako i kada bi bio u sukobu interesa ili bi do toga moglo doći u svezi s izvršavanjem njegovih funkcija. U slučaju dvojbe pojedini član može se isključiti iz glasovanja, a predsjednik upravnog odbora može zatražiti da se prije glasanja članovi očituju o možebitnom sukobu interesa (te se okolnosti unose u zapisnik).

4.4.4. Predsjednik upravnog odbora i neizvršni direktori društva

Predsjednik upravnog odbora:

– zajedno s glavnim izvršnim direktorom priprema sjednice, utvrđuje dnevni red, organizira rad upravnog odbora i podnosi izvještaje glavnoj skupštini o radu upravnog odbora i njegovih komisija;

– surađuje s članovima komisija upravnog odbora i neizvršnim direktorima koji su članovi upravnog odbora te se brine za informacije i podatke koji su potrebni za obavljanje funkcija upravnog odbora;

– predsjednik i neizvršni direktori upravnog odbora u svom radu nisu vezani obveznim uputama ili stavovima onih koji su ih imenovali;

– za obnašanje svojih dužnosti i pojedinačnih zadataka izvršni i neizvršni direktori snose punu osobnu odgovornost prema društvu, dioničarima i vjerovnicima društva;

– o odlukama i mjerama koje se tiču uvjeta rada, sigurnosti pri radu i općih prava i obveza iz radnih odnosa, posebno o promjenama politike plaća i nagrađivanja, glavni izvršni direktor je dužan redovito izvještavati radničko vijeće i sindikalne povjerenike i striktno se pridržavati pravila društva kojima su uređeni industrijski odnosi radnika i društva.

4.4.5. Članstvo u nadzornim odborima drugih društava

Svaki član nadzornog odbora dužan je izvijestiti društvo i nadzorni odbor u kojem je član o članstvu u nadzornim ili upravnim odborima drugih društava.

Član nadzornog odbora društva ne smije biti član nadzornog odbora ili uprave u drugom društvu  koje bi se moglo smatrati konkurentskim u odnosu na društvo.

Društvo vodi popis svih društava u kojima su njegovi članovi nadzornog odbora, upravnog odbora ili uprave. Popis se redovito ažurira.