Članak 1.

Ovim Pravilnikom utvrđuju se vrste i način vođenja evidencija u državnim arhivima  i drugim arhivima obuhvaćenim Upisnikom arhiva (u daljnjem tekstu: arhivima) u Republici Hrvatskoj.

Članak 2.

Pod evidencijama se podrazumijevaju popisi arhivskoga gradiva, obavijesna pomagala i dokumentacija koja se o gradivu, njegovim stvarateljima, posjednicima ili vlasnicima vodi u arhivima temeljem Zakona o arhivskom gradivu i arhivima (u daljnjem tekstu: Zakon) i ovog Pravilnika.

Članak 3.

Arhivi su obvezni voditi sljedeće evidencije:

­ Knjiga primljenog arhivskoga gradiva

­ Knjiga pohranjenog arhivskoga gradiva

­ Popisi arhivskih fondova i zbirki u arhivu (Opći inventar)

­ Popisi arhivskog gradiva za pojedine fondove i zbirke u arhivu

­ Evidencije o korištenju arhivskoga gradiva.

Članak 4.

(1) Osim evidencija iz članka 3. ovoga Pravilnika, Hrvatski državni arhiv, kao središnji i matični arhiv Republike Hrvatske, vodi i sljedeće evidencije:

­ Registar arhivskih fondova i zbirki Republike Hrvatske

­ Upisnik arhiva u Republici Hrvatskoj

­ Upisnik vlasnika ili posjednika privatnog arhivskoga gradiva u Republici Hrvatskoj

­ Popis stvaratelja dokumentarnog i arhivskoga gradiva u nadležnosti arhiva.

(2) Državni arhivi i druge osobe koji su temeljem odredbi ovoga Pravilnika dužni Hrvatskom državnom arhivu dostavljati prijedloge i podatke za upis u evidencije iz stavka 1. ovoga članka, te podatke dostavljaju upisom podataka u informacijski sustav u kojem se ove evidencije vode.

Članak 5.

(1) Arhivi vode i Evidenciju snimljenog arhivskoga gradiva, Evidenciju restauriranog i konzerviranog arhivskoga gradiva, Evidenciju stvaratelja, vlasnika i posjednika dokumentarnog i arhivskoga gradiva na području nadležnosti arhiva sukladno svojem općem aktu, a prema obrascu čiji sadržaj utvrđuje Hrvatski državni arhiv i koji se nalaze na njegovim mrežnim stranicama.

(2) Hrvatski državni arhiv vodi i Evidenciju snimljenog arhivskoga gradiva, Evidenciju restauriranog i konzerviranog arhivskoga gradiva te kao središnji i matični arhiv Republike Hrvatske  Evidenciju arhivskog gradiva za koje je utvrđeno svojstvo kulturnog dobra sukladno svojem općem aktu.

(3) Opći akti o evidencijama iz stavaka 1. i 2. ovoga članka donose se uz prethodnu suglasnost ministarstva nadležnost za poslove kutlure.

Članak 6.

(1) Knjiga primljenoga arhivskog gradiva i Knjiga pohranjenoga arhivskog gradiva sadržavaju sljedeće podatke:

1. Redni broj upisa

2. Datum preuzimanja

3. Naziv i adresa predavatelja

4. Pravna osnova predaje (preuzimanje po službenoj dužnosti, otkup, poklon, pohrana/depozit)

5. Datum, klasa i urudžbeni broj zapisnika odnosno ugovora o primopredaji

6. Naziv stvaratelja gradiva

7. Sadržaj gradiva

8. Vremenski raspon cjeline gradiva

9. Količina cjeline gradiva

10. Oznaka fonda ili zbirke kojima je gradivo pripojeno

11. Smještaj gradiva

12. Napomena.

(2) Knjiga primljenog arhivskog gradiva i Knjiga pohranjenoga arhivskog gradiva imaju kazala stvaratelja gradiva, predavatelja gradiva i fondova/zbirki.

(3) Uz Knjigu primljenog arhivskog i Knjigu pohranjenoga arhivskog gradiva može se voditi dosje svake primopredaje koji sadržava dokumentaciju nastalu u postupku primopredaje (dopisivanje o primopredaji, primopredajni zapisnik odnosno ugovor, popis predanoga arhivskog gradiva, popis gradiva koje još nije predano i dr.). Za svaki dosje vodi se popis dokumenata u dosjeu koji sadržava redni broj dokumenta u dosjeu, naziv, datum i urudžbeni broj dokumenta.

(4) Upisi u Knjigu primljenog arhivskog i Knjigu pohranjenoga arhivskog gradiva ne mogu se brisati, a ako je potrebno ispraviti netočan podatak, ranije uneseni podatak mora ostati vidljiv.

(5) Knjiga primljenog arhivskog i Knjiga pohranjenoga arhivskog gradiva vode se u elektroničkom obliku te se mora osigurati autentičnost zapisa. Ispravci se provode tako da ostane sačuvan raniji podatak. Unos i ispravak podataka može obavljati samo za to ovlaštena osoba. Podaci o osobi koja je unijela ili ispravila podatak u Knjiga primljenog arhivskog i Knjiga pohranjenoga arhivskog gradiva te o datumu i vremenu unosa odnosno ispravka upisuju se automatski i ne mogu se naknadno mijenjati.

Članak 7.

(1) Popis arhivskih fondova i zbirki u arhivu (u daljnjem tekstu: Opći inventar) je upisnik arhivskih fondova i zbirki u arhivu , a sastavni dio Općeg inventara su dosjei arhivskih fondova i zbirki. Redni broj upisa u Opći inventar je matični broj (identifikacijska oznaka) arhivskoga fonda odnosno zbirke.

(2) Opći inventar sadržava sljedeće podatke:

1. Redni broj upisa fonda/zbirke

2. Klasifikacijska oznaka fonda/zbirke

3. Naziv fonda/zbirke

4. Vremenski raspon cjeline gradiva

5. Količina cjeline gradiva izražena u broju jedinica gradiva i odgovarajućih mjernih jedinica

6. Stupanj sređenosti

7. Sadržaj

8. Uredske evidencije stvaratelja

9. Naziv/nazivi, vrijeme djelovanja i sjedište stvaratelja

10. Broj godina i datum akvizicija

11. Napomena.

(3) Na upis u Opći inventar primjenjuju se odredbe članka 6. stavaka 4. i 5. ovoga Pravilnika.

(4) Podaci i sve promjene upisuju se u Opći inventar po preuzimanju arhivskog gradiva u arhiv i redovito po nastanku promjene.

Članak 8.

Za svaki fond ili zbirku vodi se i dosje arhivskoga fonda/zbirke (u daljnjem tekstu: dosje). Uz osnovne podatke o fondu ili zbirci iz Općeg inventara dosje sadržava:

­ podatke o dokumentaciji o preuzimanju u arhiv

­ podatke o sređivanju gradiva (opis stanja prije sređivanja, podaci o sređivanju i obrazloženje usvojenoga nacrta sređivanja)

­ podatke o sačuvanosti gradiva (podaci i zapisnici o izlučivanjima prije preuzimanja, podaci o dijelovima gradiva koji se nalaze u drugim ustanovama, popis arhivskoga gradiva izlučenog u arhivu i obrazloženje),

­ podatke o snimanju, restauriranju i konzerviranju gradiva

­ povijest stvaratelja

­ povijest fonda ili zbirke te

­ bibliografiju radova o stvaratelju, arhivskome fondu/zbirci i bibliografiju radova objavljenih na temelju korištenja gradiva.

Članak 9.

Arhivi vode evidencije o korištenju arhivskoga gradiva:

Evidencija korisnika sadrži:

1. Identifikacijski broj korisnika

2. Prezime i ime

3. Adresa stalnoga i privremenoga boravka

4. Datum i mjesto rođenja/OIB

5. Zvanje, zanimanje i ustanova zaposlenja.

6. Evidencija prijava u tekućoj godini

Zahtjev za pristup gradivu sadrži :

1. Redni broj prijave

2. Identifikacijski broj korisnika

3. Broj i datum zahtjeva

4. Prezime i ime korisnika

5. Oblik korištenja (korištenje izvornika ili kopije; narudžba za snimanje gradiva)

6. Tema ili područje istraživanja

7. Podaci o naručenome gradivu (signatura i naziv fonda/zbirke; signatura i naziv naručene arhivske jedinice)

8. Svrha korištenja

9. Podaci o odobrenju korištenja (prezime i ime osobe koja je odobrila korištenje i datum odobrenja)

10. Obveze korisnika prema arhivu.

Dnevnik čitaonice sadrži:

1. Identifikacijski broj korisnika

2. Prezime i ime korisnika

3. Datum posjeta

4. Vrijeme ulaska i izlaska

5. Napomena.

Evidencija korištenoga gradiva sadrži:

1. Identifikacijski broj korisnika

2. Prezime i ime korisnika

3. Broj i datum zahtjeva

4. Datum/vrijeme korištenja

5. Signatura, naziv i količina korištenoga gradiva

6. Kopiranje gradiva (signatura i naziv izvornika te količina izrađenih preslika)

7. Napomena.

Članak 10.

(1) Registar arhivskih fondova i zbirki Republike Hrvatske (u daljnjem tekstu: Registar fondova) vodi Hrvatski državni arhiv kao središnju  evidenciju arhivskoga gradiva koje se vodi u nacionalnom arhivskom informacijskom sustavu za područje Republike Hrvatske.

(2) Arhivski fondovi i zbirke u Registru fondova opisuju se sukladno članku 7. ovoga Pravilnika. Upis u Registar fondova također sadržava i naziv i adresu vlasnika ili posjednika, bibliografiju radova objavljenoga gradiva i radova objavljenih na temelju korištenja fonda ili zbirke, vrednovanju gradiva te podatak o postojanju sigurnosnih preslika gradiva. U Registar fondova se mogu unijeti i drugi podaci iz dosjea arhivskoga fonda/zbirke

(3) Na vođenje Registra fondova primjenjuju se odredbe članka 6. stavaka 4. i 5. ovoga Pravilnika.

Članak 11.

(1) Upisnik vlasnika ili posjednika privatnog arhivskog gradiva u Republici Hrvatskoj  sadržava sljedeće podatke:

1. Redni broj i datum upisa u Upisnik

2. Datum, klasa i urudžbeni broj rješenja o upisu u Upisnik

3. Podaci o vlasniku ili posjedniku (prezime i ime/naziv, prebivalište/sjedište, matični broj pravne osobe)

4. Podaci o fondovima i zbirkama (naziv, vrijeme nastanka, količina, sadržaj, osnovni podaci o stvaratelju – naziv, sjedište, vrijeme djelovanja, djelatnost)

5. Datum, klasa i urudžbeni broj rješenja o proglašenju gradiva kulturnim dobrom ako je takvo rješenje doneseno

6. Podaci o mjestu i uvjetima čuvanja gradiva

7. Podaci o uvjetima korištenja gradiva  

8. Datum, klasa i urudžbeni broj rješenja o brisanju iz Upisnika

9. Napomene.

(2) Uz Upisnik se vodi dosje koji sadržava dokumentaciju o upisu, brisanju iz upisa i drugim promjenama te popise i drugu dokumentaciju u svezi s gradivom upisanog imatelja.

(3) Državni arhivi obvezni su Hrvatskome državnom arhivu dostavljati sve izmjene podataka iz stavka 1. ovoga članka o vlasnicima i posjednicima privatnog arhivskog gradiva upisanim u ovaj Upisnik, s područja svoje nadležnosti.

(4) Na vođenje Upisnika primjenjuju se odredbe članka 6. stavaka 4. i 5. ovoga Pravilnika.

Članak 12.

(1) U Upisnik arhiva u Republici Hrvatskoj upisuju se arhivi u smislu članka 30. Zakona o arhivskome gradivu i arhivima.

(2) Upis u Upisnik provodi se na temelju odluke ili drugog akta o osnivanju arhiva odnosno arhiva u sastavu te rješenja ministarstva nadležnog za poslove kulture o postojanju uvjeta za osnivanje arhiva odnosno arhiva u sastavu.

(3) Upisnik sadržava sljedeće podatke:

1. Broj i datum upisa

2. Datum, klasa i urudžbeni broj rješenja o upisu u Upisnik

3. Naziv arhiva

4. Matični broj arhiva

5. Datum osnutka arhiva

6. Naziv osnivača

7. Sjedište i adresa arhiva

8. Pravni položaj arhiva

9. Nadležnost i područje djelovanja

10. Prezime i ime odgovorne osobe

11. Datum, klasa i urudžbeni broj rješenja o brisanju iz Upisnika

12. Napomene.

(4) Uz Upisnik vodi se dosje arhiva koji sadržava dokumentaciju o upisu, o brisanju iz Upisnika i drugim promjenama.

(5) Na vođenje Upisnika primjenjuju se odredbe članka 6. stavaka 4. i 5. ovoga Pravilnika.

Članak 13.

(1) Popisi arhivskog gradiva za pojedine fondove i zbirke u arhivu sadrže i opise arhivskog gradiva koje se opisuje sukladno međunarodnim arhivističkim normama opisa. Pri opisu arhivskoga gradiva koriste se i upute, pravilnici i smjernice koje donosi Hrvatski državni arhiv.

(2) Ovisno o razini i intenzitetu opisa razlikuju se sljedeća obavijesna pomagala koja omogućuju korištenje arhivskoga gradiva: pregledi arhivskih fondova i zbirki, mrežni katalozi, arhivski vodiči, inventari, regesta, popisi, kazala i dr.

(3) Izbor vrste pomagala, razine i sadržaja opisa ovisi o vrsti arhivskoga gradiva i procjeni potrebe za određenim pomagalom.

(4) Mrežni katalog je mrežni portal ili informacijski sustav koji sadržava arhivsko gradivo i informacije o arhivskom gradivu. Mrežni katalog također može sadržavati sve podatke koji su obuhvaćeni ostalim obavijesnim pomagalima.

(5) Pregled arhivskih fondova i zbirki sadržava opće podatke o svim arhivskim fondovima i zbirkama jedne zemlje.

(6) Arhivski vodič je opis svih fondova i zbirki jednoga arhiva. U uvodnome dijelu sadržava i historijat arhiva, podatke o korištenju gradiva i bibliografiju. Tematski arhivski vodič je popis arhivskih jedinica koje sadržavaju gradivo značajno za određenu temu, neko područje ili vremensko razdoblje.

(7) Arhivski inventar je opis arhivskih jedinica jednoga fonda ili zbirke koji omogućuje pretraživanje, pronalaženje i razumijevanje sadržaja i konteksta arhivskih jedinica unutar fonda te pronalaženje pripadajućih tehničkih jedinica.

(8) Arhivski inventar sadržava:

– opis arhivskih jedinica odnosno identifikaciju i prikaz konteksta i sadržaja kroz elemente opisa grupiranih u 7 područja (identifikacija, kontekst, sadržaj, dostupnost i korištenje, dopunski izvori, napomene, kontrola opisa). Identifikacijska oznaka (signatura), naziv opisne jedinice, vrijeme nastanka, količina gradiva, razina opisa i naziv stvaratelja obvezni su elementi opisa

– popis arhivskih i pripadajućih tehničkih jedinica te

– predmetno kazalo, kazalo osoba i mjesno kazalo.

(9) Arhivski inventar je sumarni ili analitički:

- Sumarni arhivski inventar sadržava opis arhivskih jedinica razine podserije i viših razina i popis tehničkih jedinica koje pripadaju pojedinim arhivskim jedinicama najniže opisane razine.

- Analitički arhivski inventar sadržava opis arhivskih jedinica na razini predmeta i jedinica viših razina, a može sadržavati i opis pojedinačnih dokumenata te popis pripadajućih tehničkih jedinica.

(10) Regesta opisuje pojedinačni dokument s naznakom vremena i mjesta nastanka, sadržaja te vanjskih karakteristika dokumenta.

(11) Arhivski popis, bez obzira na razinu opisa, obvezno sadržava signaturu, naziv odnosno sadržaj, vrijeme nastanka i količinu popisne jedinice.

(12) Obavijesna pomagala se izrađuju i objavljuju u elektroničkom obliku, a iznimno se mogu objavljivati na fizičkom mediju.

Članak 14.

(1) Identifikacijska oznaka (signatura) opisne jedinice sastoji se od: oznake države, oznake arhiva odnosno oznake vlasnika ili posjednika gradiva, matičnog (identifikacijskog) broja fonda ili zbirke te oznake opisne jedinice.

(2) Oznaka za državu Hrvatsku je HR.

(3) Oznake arhiva su:

Hrvatski državni arhiv – HDA

Državni arhiv u Bjelovaru – DABJ

Državni arhiv u Dubrovniku – DADU

Državni arhiv u Gospiću – DAGS

Državni arhiv u Karlovcu – DAKA

Državni arhiv u Osijeku – DAOS

Državni arhiv u Pazinu – DAPA

Državni arhiv u Rijeci – DARI

Državni arhiv u Sisku – DASK

Državni arhiv u Slavonskome Brodu – DASB

Državni arhiv u Splitu – DAST

Državni arhiv u Šibeniku – DAŠI

Državni arhiv u Varaždinu – DAVŽ

Državni arhiv u Virovitici - DAVT

Državni arhiv u Vukovaru – DAVU

Državni arhiv u Zadru – DAZD

Državni arhiv u Zagrebu – DAZG

Državni arhiv za Međimurje - DAM

Hrvatski memorijalno-dokumentacijski centar Domovinskog rata – HMDCDR.

(4) Novoosnovanim arhivima oznake dodjeljuje Hrvatski državni arhiv koji vodi Upisnik arhiva.

Članak 15.

(1) Evidencije iz ovoga Pravilnika se vode u elektroničkom obliku te moraju biti zaštićene od neovlaštenog unosa, brisanja, izmjene, pristupa i upotrebe podataka autorizacijom pristupa, evidentiranjem odgovornosti za unos i promjenu podataka i redovitim sigurnosnim kopiranjem.

(2) Hrvatski državni arhiv skrbi o nacionalnom arhivskom informacijskom sustavu u kojem se vode evidencije iz ovog Pravilnika.

(3) Evidencije iz ovog Pravilnika koje Hrvatski državni arhiv vodi kao središnji i matični arhiv Republike Hrvatske javno se objavljuju.

PRIJELAZNE I ZAVRŠNE ODREDBE

Članak 16.

(1) Državni arhivi i drugi arhivi upisani u Upisnik arhiva u Republici Hrvatskoj, za područje svoje nadležnosti obvezni su dostaviti Hrvatskome državnom arhivu podatke iz članka 10. stavka 2. ovoga Pravilnika u roku od šest mjeseci od dana stupanja na snagu ovoga Pravilnika.

(2) Državni arhivi obvezni su, u roku od godine dana od stupanja na snagu ovoga Pravilnika, Hrvatskome državnom arhivu podnijeti prijedlog za upis vlasnika ili posjednika privatnog arhivskoga gradiva s području njihove nadležnosti.

Članak 17.

Hrvataki državni arhiv dužan je u roku 6 mjeseci od donošenja ovog Pravilnika utvrditi sadržaj evidencija iz članka 5. ovoga Pravilnika i objaviti ih na svojim mrežnim stranica

Članak 18.

Stupanjem na snagu ovoga Pravilnika prestaje važiti Pravilnik o evidencijama u arhivima („Narodne novine“, broj 90/02 i 106/07).

Članak 19.

Ovaj Pravilnik stupa na snagu osmoga dana od dana objave u „Narodnim novinama“.

KLASA:

URBROJ:

Zagreb,

                                                 MINISTRICA

                                        dr. sc. Nina Obuljen Koržinek