PRAVILNIK O SUSTAVU UNUTARNJIH KONTROLA U JAVNOM SEKTORU
I. OPĆE ODREDBE
Članak 1.
(1) Ovim Pravilnikom propisuje se okvir za razvoj sustava unutarnjih kontrola u javnom sektoru, smjernice za rad ustrojstvenih jedinica nadležnih za financije korisnika proračuna u dijelu aktivnosti vezanih uz koordinaciju razvoja sustava unutarnjih kontrola te provjera primjene okvira za razvoj sustava unutarnjih kontrola.
Članak 2.
(1) Odredbe ovoga Pravilnika odnose se na proračunske i izvanproračunske korisnike državnog proračuna i proračuna jedinica lokalne i područne (regionalne) samouprave utvrđene u Registru proračunskih i izvanproračunskih korisnika i na jedinice lokalne i područne (regionalne) samouprave (u daljnjem tekstu: korisnici proračuna).
(2) Odredbe ovoga Pravilnika odnose se i na trgovačka društva i druge pravne osobe utvrđene u Registru trgovačkih društava i drugih pravnih osoba obveznika davanja Izjave o fiskalnoj odgovornosti koji objavljuje Ministarstvo financija (u daljnjem tekstu: trgovačka društva i druge pravne osobe).
Članak 3.
Pojmovi koji se koriste u ovom Pravilniku imaju značenje određeno Zakonom.
II. OKVIR ZA RAZVOJ SUSTAVA UNUTARNJIH KONTROLA
Članak 4.
(1) Okvir za razvoj sustava unutarnjih kontrola (u daljnjem tekstu: Okvir) osnova je za razvoj i procjenu sustava unutarnjih kontrola.
(2) Sustav unutarnjih kontrola iz stavka 1. ovoga članka čini pet međusobno povezanih komponenti: kontrolno okruženje, upravljanje rizicima, kontrolne aktivnosti, informacije i komunikacija te praćenje i procjena sustava.
(3) Okvir iz stavka 1. ovoga članka sadrži načela, metode i postupke koji predstavljaju temeljne zahtjeve unutarnjih kontrola povezane sa svakom od komponenti iz stavka 2. ovoga članka.
(4) Okvir iz stavka 1. ovoga članka temelji se na Međunarodnom okviru za unutarnju kontrolu koji objavljuje Odbor pokroviteljskih organizacija Treadway komisije (engl. Committee of Sponsoring Organisations of the Treadway Commission – COSO).
(5) Okvir je sastavni dio ovoga Pravilnika kao Prilog 1.
(6) Okvir iz stavka 5. ovoga članaka institucije primjenjuju u skladu sa zakonskim i podzakonskim propisima te internim aktima koji uređuju pojedina područja poslovanja institucije.
(7) Odgovorna osoba institucije može utvrditi dodatne metode i postupke unutarnjih kontrola sukladno specifičnostima poslovanja.
III. SMJERNICE ZA KOORDINACIJU RAZVOJA SUSTAVA UNUTARNJIH KONTROLA KOD KORISNIKA PRORAČUNA
Članak 5.
(1) Koordinaciju aktivnosti vezanih uz razvoj sustava unutarnjih kontrola na razini korisnika proračuna operativno provodi ustrojstvena jedinica nadležna za financije.
(2) Ustrojstvena jedinica nadležna za financije u ministarstvu , županiji i gradu treba uspostaviti koordinaciju iz stavka 1. ovoga članka koja uključuje:
a) definiranje procesa izrade i provedbe strateškog plana i proračuna, odnosno financijskog plana, uključujući uspostavu sustava izvještavanja radi praćenja izvršenja poslovnih ciljeva te rezultata i učinaka ostvarenih dodijeljenim financijskim sredstvima
b) pravovremeno uključivanje rukovoditelja u proces pripreme i izrade strateškog plana i proračuna, odnosno financijskog plana i stavljanje na raspolaganje financijsko-računovodstvenih podataka i informacija koje svaki rukovoditelj treba uzeti u obzir pri planiranju
c) stavljanje na raspolaganje financijsko-računovodstvenih podataka i informacija tijekom provedbe strateškog i drugih planova te programa kako bi svaki rukovoditelj mogao procijeniti učinkovitost ostvarenja poslovnih ciljeva
d) osiguranje usklađenosti strateškog i drugih planova te programa s proračunom, odnosno financijskim planom institucije davanjem prethodne suglasnosti na izrađeni godišnji plan i druge planove te programe, a prije njihova donošenja od strane odgovorne osobe institucije
e) sudjelovanje u pripremi prijedloga akata koji imaju ili bi mogli imati financijske učinke kako bi se uzela u obzir financijska ograničenja izvora financiranja, a u realizaciji pratili operativni i financijski učinci
f) koordinacija izrade izvješća o realiziranim poslovnim ciljevima i pokazateljima uspješnosti koje su unutarnje ustrojstvene jedinice ostvarile sredstvima dodijeljenim za određene programe, projekte i aktivnosti i izvještavanje odgovorne osobe institucije radi donošenja mjera upravljanja na temelju utvrđenih odstupanja
g) savjetovanje rukovoditelja u području upravljanja dodijeljenim financijskim sredstvima i oblikovanju kontrola u poslovnim procesima, programima, projektima i aktivnostima radi ostvarenja poslovnih ciljeva ustrojstvene jedinice i osiguranja pravilnog, etičnog, ekonomičnog, učinkovitog i djelotvornog raspolaganja financijskim sredstvima dodijeljenim institucijama iz nadležnosti
h) promicanje kulture upravljanja rizicima u instituciji
i) predlaganje internih akata iz područja upravljanja rizicima
j) savjetovanje rukovoditelja oko razvoja sustava upravljanja rizicima i primjene internih akata za upravljanje rizicima
k) organiziranje edukacija o upravljanju rizicima i primjeni internih akata o upravljanju rizicima
l) izvještavanje odgovorne osobe institucije o upravljanju rizicima
m) vođenje računovodstvenih sustava i drugih sustava evidencija o prihodima, rashodima, imovini i obvezama, ciljevima, rezultatima i učincima, uključujući primjenu metoda roškovnog i upravljačkog računovodstva koje će rukovoditeljima osigurati podatke i informacije za potrebe donošenja odluka
n) koordinaciju sastavljanja i podnošenja Izjave o fiskalnoj odgovornosti odgovorne osobe institucije, kao i koordinaciju kontrole sadržaja Izjave o fiskalnoj odgovornosti institucija iz nadležnosti
o) praćenje provedbe P lana otklanjanja slabosti i nepravilnosti utvrđenih prilikom popunjavanja Upitnika o fiskalnoj odgovornosti
p) pružanje savjeta i potpore rukovoditeljima unutarnjih ustrojstvenih jedinica kod praćenja i naknadne kontrole namjenskog trošenja isplaćenih donacija, pomoći, subvencija
q) definiranje načina suradnje s institucijama iz nadležnosti, uključujući sustav izvještavanja.
(3) U korisniku proračuna na razin i razdjela organizacijske klasifikacije , osim onih navedenih u stavku 2 . ovoga Pravilnika , izvanproračunsk im korisnici ma državnog proračuna te proračunskim i izvanproračunskim korisnicima proračuna jedinica lokalne i područne (regionalne) samouprave koj i imaju godišnje rashode i izdatke veće od 80.000.000,00 kuna koordinacij a iz stavka 1. ovoga članka uključuje :
a) definiranje i praćenje procesa i zrade i provedbe proračuna, odnosno financijskog plana, uključujući uspostavu sustava izvještavanja radi praćenja realizacije poslovnih ciljeva te rezultata i učinaka ostvarenih dodijeljenim financijskim sredstvima
b) pravovremeno uključivanje rukovoditelja u proces pripreme i izrade proračuna, odnosno financijskog plana i stavljanje na raspolaganje financijsko-računovodstvenih podataka i informacija koje svaki rukovoditelj treba uzeti u obzir pri planiranju
c) stavljanje na raspolaganje financijsko-računovodstvenih podataka i informacija tijekom provedbe strateškog i drugih planova te programa kako bi svaki rukovoditelj mogao procijeniti učinkovitost ostvarenja poslovnih ciljeva
d) osiguranje usklađenosti godišnjeg plana i drugih planova te programa s proračunom, odnosno financijskim planom institucije davanjem prethodne suglasnosti na izrađeni godišnji plan i druge planove te programe, a prije njihova donošenja od strane odgovorne osobe institucije
e) sudjelovanje u pripremi prijedloga akata koji imaju ili bi mogli imati financijske učinke kako bi se uzela u obzir financijska ograničenja izvora financiranja, a u realizaciji pratili operativni i financijski učinci
f) koordinacija izrade izvješća o realiziranim poslovnim ciljevima i pokazateljima uspješnosti koje su unutarnje ustrojstvene jedinice ostvarile sredstvima dodijeljenim za određene programe, projekte i aktivnosti i izvještavanje odgovorne osobe institucije radi donošenja mjera upravljanja na temelju utvrđenih odstupanja
g) savjetovanje rukovoditelja u području upravljanja dodijeljenim financijskim sredstvima i oblikovanja kontrola u poslovnim procesima, programima, projektima i aktivnostima radi ostvarenja poslovnih ciljeva ustrojstvene jedinice
h) promicanje kulture upravljanja rizicima u instituciji
i) predlaganje internih akata iz područja upravljanja rizicima
j) savjetovanje rukovoditelja oko razvoja upravljanja rizicima i primjene internih akata za upravljanje rizicima
k) organiziranje edukacija o upravljanju rizicima i primjeni internih akata o upravljanju rizicima
l) izvještavanje odgovorne osobe institucije o upravljanju rizicima
m) vođenje računovodstvenih sustava i drugih sustava evidencija o prihodima, rashodima, imovini i obvezama, ciljevima, rezultatima i učincima, uključujući primjenu metoda roškovnog i upravljačkog računovodstva koje će rukovoditeljima osigurati podatke i informacije za potrebe donošenja odluka
n) koordinaciju sastavljanja i podnošenja Izjave o fiskalnoj odgovornosti odgovorne osobe institucije
o) praćenje provedbe P lana otklanjanja slabosti i nepravilnosti utvrđenih prilikom popunjavanja Upitnika o fiskalnoj odgovornosti
p) pružanje savjeta i potpore rukovoditeljima unutarnjih ustrojstvenih jedinica kod praćenja i naknadne kontrole namjenskog trošenja isplaćenih donacija, pomoći, subvencija.
(4) U proračunskim i izvanproračunskim korisnicima proračuna jedinica lokalne i područne (regionalne) samouprave koji nisu navedeni u stavku 3. ovoga Pravilnika te općinama koordinacija iz stavka 1. ovoga članka uključuje aktivnosti za razvoj učinkovitog i djelotvornog sustava unutarnjih kontrola koji će osigurati fiskalno odgovorno ponašanje sukladno propisima kojima se uređuje davanje Izjave o fiskalnoj odgovornosti.
IV. PROVJERA PRIMJENE OKVIRA ZA RAZVOJ SUSTAVA UNUTARNJIH KONTROLA KOD KORISNIKA PRORAČUNA
Vrste i sadržaj provjere Okvira
Članak 6.
(1) Provjeru primjene Okvira iz članka 4. stavka 5. ovoga Pravilnika obavlja Ministarstvo financija, ustrojstvena jedinica nadležna za harmonizaciju aktivnosti razvoja sustava unutarnjih kontrola (u daljnjem tekstu: Središnja harmonizacijska jedinica) redovitom godišnjom i povremenom provjerom.
(2) Redovita godišnja provjera iz stavka 1. ovoga članka obavlja se na temelju podataka iz Upitnika o fiskalnoj odgovornosti koje se dostavlja Ministarstvu financija sukladno propisima kojima se uređuje davanje Izjave o fiskalnoj odgovornosti te drugih podataka koje su korisnici proračuna obvezni dostavljati Ministarstvu financija sukladno posebnim propisima.
(3) Povremena provjera iz stavka 1. ovoga članka obavlja se kod korisnika proračuna neposrednim uvidom u evidencije i dokumentaciju koja potkrepljuje primjenu Okvira, kroz razgovor sa zaposlenicima i/ili popunjavanjem odgovarajućeg upitnika.
Ciljevi provjere primjene Okvira
Članak 7.
(1) Cilj redovite godišnje provjere je praćenje razvoja sustava unutarnjih kontrola, radi izvještavanja Vlade Republike Hrvatske.
(2) Ciljevi povremene provjere su:
a) utvrditi stanje sustava unutarnjih kontrola, odnosno razinu primjene Okvira
b) prikupiti informacije za poboljšanje metoda i postupaka u vezi s primjenom Okvira.
Planiranje povremene provjere primjene Okvira
Članak 8.
(1) Povremena provjera obavlja se na temelju godišnjega plana za obavljanje povremene provjere primjene Okvira za razvoj sustava unutarnjih kontrola (u daljnjem tekstu: godišnji plan).
(2) Godišnji plan, kao i njegove izmjene i dopune, predlaže Središnja harmonizacijska jedinica, a donosi ministar financija.
(3) Godišnji plan donosi se do 31. ožujka tekuće godine i objavljuje se na mrežnoj stranici Ministarstva financija.
Obavljanje povremene provjere primjene Okvira
Članak 9.
(1) Osobe koje će obaviti povremenu provjeru, na prijedlog Središnje harmonizacijske jedinice, imenuje ministar financija odlukom, pri čemu se jedna od imenovanih osoba određuje za voditelja.
(2) Za obavljanje povremene provjere, uz zaposlenike Središnje harmonizacijske jedinice mogu se imenovati i drugi zaposlenici Ministarstva financija, odnosno Državne riznice i/ili ministarstava nadležnih za strukturne reforme i reforme uprave koji prate provedbu zakonskih i podzakonskih propisa iz svoje nadležnosti, a koji su osnova za primjenu Okvira utvrđenog ovim Pravilnikom.
(3) Na prijedlog imenovanja osobe iz stavka 2. ovoga članka, Središnja harmonizacijska jedinica zatražit će suglasnost odgovorne osobe korisnika proračuna u kojem je osoba zaposlena.
Članak 10.
Područja, postupak i radna dokumentacija za obavljanje povremene provjere utvrđuju se Uputom o obavljanju povremene provjere primjene Okvira za razvoj sustava unutarnjih kontrola (u daljnjem tekstu: Uputa) koju izrađuje Središnja harmonizacijska jedinica.
Članak 11.
(1) Središnja harmonizacijska jedinica dostavlja odgovornoj osobi korisnika proračuna pisanu obavijest o početku obavljanja povremene provjere u roku od najmanje petnaest dana prije datuma određenog za početak obavljanja provjere.
(2) Odgovorna osoba korisnika proračuna dužna je osobi koja obavlja povremenu provjeru osigurati uvjete za neometano obavljanje provjere.
Članak 12.
(1) Osobe koje su obavile provjeru primjene Okvira dužne su izraditi nacrt izvješća o obavljenoj povremenoj provjeri u roku od dvadeset dana od dana završetka provjere kod korisnika proračuna te priložiti dokumentaciju koja služi kao dokaz o utvrđenom činjeničnom stanju.
(2) Nacrt izvješća iz stavka 1. ovoga članka Središnja harmonizacijska jedinica dostavlja na očitovanje rukovoditelju ustrojstvene jedinice nadležne za financije , koji je obvezan u roku od osam dana dostaviti pisano očitovanje na utvrđeno stanje sustava unutarnje kontrole.
(3) Konačno izvješće o obavljenoj povremenoj provjeri Središnja harmonizacijska jedinica dostavlja odgovornoj osobi korisnika proračuna i rukovoditelju ustrojstvene jedinice nadležne za financije.
Članak 13.
Središnja harmonizacijska jedinica izrađuje do 15. travnja tekuće godine za prethodnu godinu izvješće o izvršenju godišnjega plana iz članka 8. ovoga Pravilnika i objavljuje ga na mrežnoj stranici Ministarstva financija.
IV. PRIJELAZNE I ZAVRŠNE ODREDBE
Članak 14.
Središnja harmonizacijska jedinica donijet će Uputu o obavljanju povremene provjere primjene Okvira za razvoj sustava unutarnjih kontrola iz članka 10. ovoga Pravilnika u roku od šest mjeseci od stupanja na snagu ovoga Pravilnika.
Članak 15.
Provjera primjene Okvira iz članka 4. stavka 5. ovoga Pravilnika ne primjenjuje se na korisnike proračuna koji su izravno odgovorni Hrvatskome saboru te trgovačka društva i druge pravne osobe.
Članak 16.
Danom stupanja na snagu ovoga Pravilnika prestaje važiti Pravilnik o provedbi financijskog upravljanja i kontrola u javnom sektoru („Narodne novine“, br. 130/11).
Članak 17.
Ovaj Pravilnik stupa na snagu osmoga dana od dana objave u „Narodnim novinama“, osim članka 6. stavka 3. i članka 8. ovoga Pravilnika koji stupaju na snagu s 31. siječnja 2017.
KLASA:
URBROJ:
Zagreb,
MINISTAR FINANCIJA
Prilog 1.
OKVIR ZA RAZVOJ SUSTAVA UNUTARNJIH KONTROLA
Odgovorna osoba institucije treba razvijati, primjenjivati i procjenjivati učinkovitost sust ava unutarnjih kontrola institucije. Taj sustav treba biti prikladan djelokrugu i složenosti organizacije institucije i ciljevima koje planira ostvariti po svim ustrojstvenim razinama. Sustav unutarnjih kontrola se usredotočuje na poslovne ciljeve u strateškim i drugim planovima, kao i programima i definirane pokazatelje uspješnosti te mjerenje napretka koji su povezani s ostvarenjem ciljeva, rezultata i učinaka, kao i na prevenciju i smanjenje neželjenih događaja, odnosno rizika. Odgovorna osoba institucije treba povremeno procjenjivati učinkovitost i djelotvornost sustava unutarnjih kontrola primjenom ovoga Okvira za razvoj sustava unutarnjih kontrola.
Okvir za razvoj sustava unutarnjih kontrola sadrži komponente sustava unutarnjih kontrola iz č lanka 10. Zakona i članka 4. ovoga Pravilnika s razradom načela, metoda i postupaka unutarnjih kontrola.
Metode i postupci u smislu ovoga Pravilnika su ključni zahtjevi sukladno kojima se razvija sustav unutarnjih kontrola.
Komponente, načela i ključni zahtjevi unutarnjih kontrola u smislu ovoga Pravilnika su:
I. KONTROLNO OKRUŽENJE
NAČELO 1
Etika i integritet
(1) Opis načela: Odgovorna osoba institucije treba osigurati da su zaposlenici upoznati s propisima koji uređuju njihovo ponašanje i sprečavanje situacija potencijalnih sukoba interesa.
(2) Ključni zahtjevi:
1.1. Etički kodeks je usvojen i objavljen na internetskim stranicama institucije ili na drugi prikladan način.
1.2. Zaposlenici su upoznati s kodeksom ponašanja i etičkim vrijednostima institucije.
1.3. Utvrđene su situacije potencijalnih sukoba interesa i mjere za postupanje u slučajevima sukoba interesa.
1.4. Imenovan je povjerenik za etiku i utvrđen je način postupanja po prijavljenim situacijama neetičnog ponašanja.
NAČELO 2
Misija, vizija i ciljevi
(1) Opis načela: Odgovorna osoba institucije treba definirati misiju, viziju i poslovne ciljeve , povezane sa svrhom institucije , sukladno zakonu ili drugom propisu, te osigurati da su s utvrđenim poslovnim ciljevima upoznati svi zaposlenici i druge zainteresirane strane.
(2) Ključni zahtjevi:
2.1. Misija, vizija i poslovni ciljevi institucije su definirani i objavljeni na internetskoj stranici institucije te priopćeni zaposlenicima.
2.2. Strateški plan sadrži misiju, viziju, poslovne ciljeve, načine ostvarenja, vezu s proračunom, odnosno financijskim planom, pokazatelje rezultata i učinaka.
2.3. Ciljevi iz strateškog plana su u skladu s misijom institucije, a kroz godišnji plan strateški ciljevi razrađeni su na specifične ciljeve koji se trebaju realizirati u toj godini.
2.4. Poslovni ciljevi utvrđuju se prema SMART kriterijima tako da su konkretni, mjerljivi, ostvarivi, relevantni i vremenski definirani.
2.5. Strateški i drugi planovi (godišnji plan rada, plan nabave, plan zapošljavanja, plan investicija, plan održavanja i slično) izrađeni su na način da su potrebne aktivnosti za postizanje ciljeva definirane u skladu sa sredstvima institucije ( financijskim, materijalnim, ljudskim, informacijskim, organizacijskim) , kako bi rizici nepostizanja ciljeva bili minimalni i kako bi svakodnevno poslovanje bilo u potpori realizacije poslovnih ciljeva .
2.6. Imenovane su osobe odgovorne za realizaciju poslovnih ciljeva i dodijeljenih financijskih sredstava.
NAČELO 3
Rukovođenje i stil upravljanja
(1) Opis načela: Odgovorna osoba institucije treba osigurati uvjete da je komunikacija između rukovoditelja i zaposlenika uspostavljena na na č in da su zaposlenici upoznati s poslovnim ciljevima i razumiju kako se poslovni ciljevi ustrojstvene jedinice uklapaju u poslovne ciljeve institucije, a rukovoditelji moraju ima povratne informacije o realizaciji poslovnih ciljeva, ostvarenim rezultatima i učincima, mogu ć im poteško ć ama i rizicima te prilikama za poboljšanje poslovanja.
(2) Ključni zahtjevi:
3.1. Rukovoditelji unutarnjih ustrojstvenih jedinica utvrđuju poslovne ciljeve iz nadležnosti koji su u skladu s ciljevima i sredstvima institucije te utvrđuju pokazatelje na temelju kojih se omogućava izvještavanje o postignutim rezultatima i učincima.
3.2. Rukovoditelji osiguravaju raspodjelu zadataka zaposlenicima sukladno razini stručnosti i po potrebi osiguravaju razvoj stručnih kapaciteta zaposlenika.
3.3. Rukovoditelji ažuriraju dokumente vezano uz opise radnih mjesta te dokumente kojima se dodjeljuju poslovni ciljevi, zadaci i očekivani rezultati zaposlenika te ih prenose zaposlenicima.
3.4. Rukovoditelji prate realizaciju poslovnih ciljeva i dodijeljenih financijskih sredstava te se analiziraju uzroci odstupanja od ciljeva i rizici te poduzimaju mjere za rješavanje uočenih odstupanja ili upravljanje rizicima.
3.5. Rukovoditelji po potrebi zaposlenicima daju upute za rad kako bi se osiguralo razumijevanje i postupanje u skladu s regulatornim okvirom i planovima institucije.
3.6. Rukovoditelji bi trebali identificirati osjetljive poslove , u obavljanju kojih zaposlenici mogu biti izloženi složenijim situacijama koje bi mogle imati negativan utjecaj na poslovanje .
NAČELO 4
Organizacijsko ustrojstvo, ovlasti, odgovornosti i izvještavanje
(1) Opis načela: Odgovorna osoba institucije treba definirati unutarnje organizacijsko ustrojstvo koje je prikladno misiji i ciljevima institucije i u skladu sa svrhom postojanja utvrđenom zakonom ili drugim propisom, s jasnim nadležnostima, te jasno dodijeljenim ovlastima i odgovornostima za ostvarivanje poslovnih ciljeva i uspostavljenim odgovarajućim linijama izvještavanja.
(2) Ključni zahtjevi:
4.1. Unutarnje organizacijsko ustrojstvo usklađeno je s regulatornim okvirom i optimalno je za ostvarenje poslovnih ciljeva.
4.2. Temeljne odrednice za rad i upravljanje definirane su propisima, a institucija detaljno definira svoju ulogu i sustav uredbom ili statutom te pravilnikom o unutarnjem redu ili ustrojstvu.
4.3. Unutarnje organizacijsko ustrojstvo je takvo da osigurava jasnu i preciznu podjelu nadležnosti i odgovornosti za poslovne ciljeve.
4.4. Rukovoditelji dodjeljuju ovlasti i odgovornosti zaposlenicima u pisanom obliku.
4.5. Rukovoditelji traže i dobivaju izvješća o aktivnostima za čiju su realizaciju dane ovlasti i odgovornosti.
NAČELO 5
Upravljanje ljudskim resursima
(1) Opis načela: Odgovorna osoba institucije treba osigurati da su na radna mjesta raspoređeni zaposlenici koji udovoljavaju uvjetima za pojedinačna radna mjesta, da z aposlenici imaju znanje , vještine i iskustvo te potrebna sredstva za rad kako bi mogli pridonijeti realizaciji poslovnih ciljeva.
(2) Ključni zahtjevi:
5.1. Utvrđen je i zaposlen broj zaposlenika potreban za realizaciju poslovnih ciljeva.
5.2. Utvrđeni su potrebni kriteriji (uključujući stupanj obrazovanja, radno iskustvo, dodatnu izobrazbu, individualne osobine) za odabir zaposlenika.
5.3. Zaposlenici ispunjavaju uvjete propisane za pojedinačno radno mjesto.
5.4. Svaki zaposlenik ima jasne odgovornosti utvrđene opisom radnog mjesta.
5.5. Zaposlenike uvodi u posao neposredno nadređeni, a uvođenje u posao uključuje: upoznavanje s mjestom rada, ostalim zaposlenicima te ustrojstvene jedinice, organizacijom i načinom rada.
5.6. Definirani su ciljevi i pokazatelji uspješnosti za svako radno mjesto.
5.7. Godišnje se provode aktivnosti vezane za planiranje broja zaposlenika i zapošljavanje. 5.8. Utvrđeni su potrebni kriteriji za ocjenjivanje zaposlenika i provodi se ocjena rada i učinkovitosti svih zaposlenika.
5.9. Ocjene rada i učinkovitosti se analiziraju te se uspoređuju s prijašnjim ocjenama svakog zaposlenika ili s podacima istovrsnika, kako bi se mogla uočiti potreba za dodatnom edukacijom ili stručnim usavršavanjem pojedinog zaposlenika ili poduzeti druge odgovarajuće mjere.
5.10. Provode se aktivnosti vezane uz unaprjeđenje vještina zaposlenika potrebnih za poboljšanje u č inkovitosti, izrađuju se planovi stručnog usavršavanja i vodi evidencija o tome.
5.11. Razvijaju se interni kapaciteti za obuku , kako bi se osiguralo razumijevanje i postupanje u skladu sa zakonskim, podzakonskim i drugim propisima te procedurama koje koristi institucija radi smanjenja grešaka, nepravilnosti i rastrošnosti.
II. UPRAVLJANJE RIZICIMA
NAČELO 6
Upravljanje rizicima
(1) Opis načela: Odgovorna osoba institucije treba uspostaviti cjelovit proces upravljanja rizicima koji obuhvaća utvrđivanje, procjenjivanje i praćenje rizika u odnosu na poslovne ciljeve te poduzimanje potrebnih mjera radi smanjenja rizika.
(2) Ključni zahtjevi:
6.1. Donijet je interni akt kojim je opisan proces upravljanja rizicima.
6.2. Zaposlenici su upoznati sa svojom ulogom u procesu upravljanja rizicima i utvrđenom metodologijom upravljanja rizicima.
6.3. Rukovoditelji za ciljeve iz nadležnosti utvrđuju, procjenjuju rizike, utvrđuju načine upravljanja rizicima te mjere za umanjenje utvrđenih rizika.
6.4. Prilikom utvrđivanja rizika uzimaju se u obzir promjene u regulatornom, ekonomskom i fizičkom okruženju u kojem institucija posluje.
6.5. Prilikom utvrđivanja rizika razmatraju se različiti oblici prijevara poput krivotvorenja dokumentacije, davanja netočnih informacija o financijskom položaju i uspješnosti ispunjavanja postavljenih ciljeva , fiktivnih ugovora i računa, davanje mita.
6.6. Vode se registri rizika za ustrojstvenu jedinicu.
6.7. Imenovani su koordinatori za rizike na razini ustrojstvene jedinice.
6.8. Sustavno se izvještava odgovorna osoba institucije o upravljanju rizicima.
III. KONTROLNE AKTIVNOSTI
NAČELO 7
Procedure
(1) Opis načela: Odgovorna osoba institucije treba donijeti interne procedure, odnosno pisana pravila (pravilnike, naputke, smjernice, upute) kojima se razra đ uju postupci, definiraju nadležnosti i odgovornosti svih sudionika te uređuju kontrolni postupci, osobito u procesima vezanim za strateško planiranje, izradu i realizaciju financijskog plana, nabavu i ugovaranje, evidenciju poslovnih doga đ aja i transakcija, upravljanje imovinom (materijalnom i nematerijalnom), naplatu vlastitih prihoda, povrat neopravdano utrošenih ili pogrešno ispla ć enih financijskih sredstava.
(2) Ključni zahtjevi:
7.1. Za sve značajnije procese i/ili aktivnosti utvrđene su procedure bilo kroz sastavljanje knjige/mape poslovnih procesa, izradu pisanih pravila ili druge oblike koje institucija smatra prikladnim kako bi se osigurali pouzdani postupci upravljanja i kontrole te podaci za potrebe praćenja, procjene, financijskoga upravljanja, provjera i revizija.
7.2. Procedure sukladno postojećoj zakonskoj regulativi, detaljnije uređuju pravila postupanja, definiraju sudionike, njihove ovlasti i odgovornosti, kontrolne postupke, propisuju obrasce i slično što se smatra potrebnim detaljnije urediti.
7.3. Procedure su ažurirane , jasne , dostupne rukovoditeljima i zaposlenicima, kao i na zahtjev trećih strana.
NAČELO 8
Razdvajanje dužnosti
(1) Opis načela: Odgovorna osoba institucije treba osigurati razdvajanje dužnosti u dijelu davanja ovlasti za pripremu, obradu, evidentiranje i pla ć anje kako bi se osiguralo da nijedan pojedinac nije istovremeno odgovoran za pokretanje transakcije, odobrenje transakcije, evidentiranje transakcije, uskla đ ivanja te pregledavanja izvješ ć a, a u cilju da se smanji mogu ć nost da jedna osoba bude u situaciji u č initi i sakriti pogreške, nepravilnosti i prijevare u obavljanju svoje dužnosti.
(2) Ključni zahtjevi:
8.1. Razdvajanjem dužnosti stvoreni su uvjeti da nijedan pojedinac ne može kontrolirati sve važne faze rada u nekom procesu i/ili aktivnosti.
8.2. U slučaju da nije moguće primijeniti razdvajanje dužnosti zbog ograničenog broja zaposlenika rukovoditelji su svjesni da postoji izloženost riziku i to je ograničenje nadoknađeno drugim mjerama .
NAČELO 9
Postupci odobrenja
(1) Opis načela: Odgovorna osoba institucije treba osigurati postupke odobrenja nakon provedbe preventivnih i detektivnih kontrola kako bi se osiguralo da se određene transakcije i poslovni događaji provode tek nakon provedenih kontrola (provjere zakonitosti i regularnosti predložene transakcije, raspoloživosti financijskih sredstava, ekonomske isplativosti i drugo) i odobrenja od strane osoba kojima je to u djelokrugu ovlasti.
(2) Ključni zahtjevi:
9.1. Načelo dvostrukog potpisa implementirano je za sve financijske transakcije i aktivnosti koje imaju financijske učinke.
9.2. Postupci odobrenja primjenjuju se prilikom iskazivanja potreba, nastanka obveza i izvršenja plaćanja.
NAČELO 10
Nadzor
(1) Opis načela: Odgovorna osoba institucije treba osigurati odgovaraju ć e mehanizme nadzora, uklju č uju ć i naknadnu kontrolu uzorkovanjem transakcija kako bi se osiguralo da se procedure efikasno primjenjuju.
(2) Ključni zahtjevi:
10.1. Rukovoditelji povremeno nadziru r ealizaciju poslovnih ciljeva i zadataka zaposlenika kako bi se osiguralo učinkovito i djelotvorno obavljanje poslova.
10.2. Rukovoditelji provjeravaju i odobravaju aktivnosti zaposlenika kako bi se osiguralo da se aktivnosti odvijaju prema planu i u skladu s važe ć im procedurama.
10.3. Provode se postupci pra ć enja kontrolnih aktivnosti kako bi se osiguralo da se kontrole primjenjuju kako je planirano i da se ažuriraju u skladu s promjenama poslovanja i uvjetima okruženja, da se evidentiraju utvr đ eni nedostaci u kontrolama, odnosno neželjeni događaji koji onemogućuju realizaciju poslovnih ciljeva institucije, kao i ispravljanje nedostataka.
10.4. Provode se naknadne kontrole uzorkovanjem transakcija kako bi se provjerilo jesu li se dodijeljena financijska sredstva koristila svrhovito i namjenski.
NAČELO 11
Evidentiranje i odobrenje iznimaka
(1) Opis načela: Odgovorna osoba institucije treba osigurati evidentiranje i odobrenje iznimaka od propisanog postupanja kako bi se osiguralo da se slu č ajevi prekora č enja ovlasti ili odstupanja od utvrđenih procedura uslijed izuzetnih okolnosti dokumentiraju, obrazlože i odobre na odgovaraju ć oj razini prije poduzimanja mjera.
(2) Ključni zahtjevi:
11.1. Iznimke od propisanog postupanja su dokumentirane i obrazložene , prije njihova podnošenja na odobrenje.
11.2. Iznimke od propisanog postupanja su odobrene na odgovaraju ć oj razini prije izvršenja postupanja.
11.3. Iznimke od propisanog postupanja se analiziraju kako bi se utvrdile okolnosti zbog kojih je došlo do odstupanja i koje su mjere poduzete radi njihova rješavanja kako bi se izveli zaključci o načinu postupanja, planirale buduće aktivnosti ili doradile procedure .
NAČELO 12
Kontinuitet poslovanja
(1) Opis načela: Odgovorna osoba institucije treba osigurati odgovarajuće mjere s ciljem da se u svakom trenutku i u svim okolnostima , poslovanje institucije može nastaviti na svim razinama.
(2) Ključni zahtjevi:
12.1. Definiran je način postupanja u pogledu osiguravanja kontinuiteta rada.
12.2. Uspostavljen je proces upravljanja opremom koji uključuje primjeren odabir, nabavu, održavanje i sigurno korištenje opreme (s klapaju se ugovori o pružanju usluga za održavanje opreme ili ugovori o nabavi za zamjenu opreme i slično) .
12.3. Utvrđene su kontrolne aktivnosti povezane s informatičkom infrastrukturom koje se odnose na fizičku zaštitu i pristupna prava, održavanje hardvera i softvera, izradu sigurnosnih kopija, upravljanje korisničkim računima, osiguravanje potrebne razine napajanja te sigurnost podataka.
12.4. Primjenjuju se odgovarajuće mjere zaštite od požara i zaštite na radu.
12.5. Osigurava se zamjena u slučaju privremene odsutnosti zaposlenika.
12.6. Osigurana je naplata potraživanja, dobrog izvršenja ugovorenih poslova ili drugih obveza iz ugovornog odnosa.
12.7. Procjenjuje se potencijalni učinak uvođenja novih propisa, promjene postojećih procesa, promjene u nadležnosti poslovanja ili uvođenje novih tehnologija.
NAČELO 13
Pristup imovini i informacijama
(1) Opis načela: Odgovorna osoba institucije treba osigurati odgovarajuće postupke koji osiguravaju zaštitu imovine i informacija od neovlaštenog otu đ enja i fizi č kih ošte ć enja.
(2) Ključni zahtjevi:
13.1. Definirana su ograničenja za pristup resursima radi smanjenja rizika od njihovog neadekvatnog korištenja .
13.2. Vrsta ograničenja određena je ovisno o vrsti resursa i riziku od mogućih gubitaka.
13.3. Provodi se godišnji popis imovine i obveza.
IV. INFORMACIJE I KOMUNIKACIJA
NAČELO 14
Informacije i komunikacija
(1) Opis načela: Odgovorna osoba institucije treba osigurati odgovarajući sustav prijenosa podataka i informacija , kao i učinkovit sustav internog i eksternog komuniciranja, i to u količini , kvaliteti i dinamikom koja će rukovoditeljima i zaposlenicima, kroz prijem , obradu i prijenos podataka i informacija , osigurati pravovremeno izvršenje zadataka.
(2) Ključni zahtjevi:
14.1. Uspostavljen je sustav izvještavanja kroz koji se osiguravaju pravovremeni, to č ni i potpuni podaci i informacije za potrebe financijskog upravljanja.
14.2. Definiran je na č in razmjene podataka i informacija između razli č itih unutarnjih ustrojstvenih jedinica za potrebe planiranja i izvršenja financijskog plana, provedbe programa, projekata i aktivnosti, pra ć enje realizacije poslovnih ciljeva i utrošenih financijskih sredstava.
14.3. Poduzimaju se aktivnosti vezane uz razvoj ra č unovodstvenih sustava i drugih sustava evidencija i baza podataka o troškovima, prihodima, imovini, obvezama, pokazateljima uspješnosti, ciljevima, rizicima te druge financijske i nefinancijske informacije ovisno o potrebama i posebnostima poslovanja.
14.4. Definiran je postupak za upravljanje dokumentima (o rganizirano je primanje i slanje , evidentiranje i pohranjivanje dokumenata na način da su dokumenti dostupni rukovoditeljima i z aposlenicima, kao i na zahtjev trećih strana osim ako zakonom nije drukčije propisano) te je njihovo čuvanje u skladu s regulatornim okvirom i internim aktima.
14.5. Definiran je na č in razmjene informacija izme đ u institucije i institucija iz nadležnosti.
14.6. Za komunikaciju se koriste različite informacijske potpore (papir, CD i slično), a ostvaruje se kroz različite načine (putem oglasne ploče, pošte , elektronička pošte , faksa, intraneta i slično ).
14.7. Sustav komunikacije prilagođen je djelatnosti institucije , što se tiče obrade podataka i ispunjavanja obveza u vezi komunikacije .
14.8. Izrađen je i primjenjuje se postupak za podnošenje pritužbe (pisano izraženo nezadovoljstvo) i prigovora (usmeno izraženo nezadovoljstvo).
14.9. Postoji internet adresa za anonimne prijave nepravilnosti , pritužbe i slično.
NAČELO 15
Otklanjanje nepravilnosti
(1) Opis načela: Odgovorna osoba institucije treba poduzimati sve mjere za otklanjanje nepravilnosti u poslovanju i u vezi s time omogućiti z aposlenicima , osim komunikacije vezano uz realizaciju ciljeva iz nadležnosti , i mogućnost da ukažu na uočene nepravilnosti , bez bojazni da će biti izloženi diskriminirajućem tretmanu.
(2) Ključni zahtjevi:
15.1. Imenovana je osoba za nepravilnosti.
15.2. Zaposlenici su upoznati s načinom postupanja u slučaju uočenih nepravilnosti.
15.3. Definiran je način postupanja po prijavljenim nepravilnostima i izvještavanja o uočenim nepravilnostima u poslovanju.
15.4. Rukovoditelji provode odgovarajuće mjere u slučaju uočenih nepravilnosti u poslovanju.
15.5. Zaposlenici koji ukazuju na nepravilnosti u poslovanju , u skladu s postupcima , zaštićeni su od bilo kakve diskriminacije.
IV. PRAĆENJE I PROCJENA SUSTAVA
NAČELO 16
Stalno praćenje i samoprocjena
(1) Opis načela: Odgovorna osoba institucije treba osigurati stalno praćenje i samoprocjenu sustava unutarnjih kontrola u svrhu procjenjivanja učinkovitosti i djelotvornosti sustava te poduzimanja potrebnih mjera za poboljšanje sustava unutarnjih kontrola.
(2) Ključni zahtjevi:
16.1. dužne su osigurati koordinaciju razvoja sustava unutarnjih kontrola
16.2. A ktivnosti stalnog pra ć enja se odvijaju tijekom poslovanja, a uklju č uju uobi č ajene upravlja č ke i nadzorne aktivnosti te druge radnje koje zaposlenici poduzimaju pri obavljanju svojih dužnosti.
16.3. Postupak samoprocjene provodi se najmanje jednom godišnje na temelju Upitnika o fiskalnoj odgovornosti sukladno propisima kojima se uređuje davanje Izjave o fiskalnoj odgovornosti.
16.4. Izrađuje se i provodi plan otklanjanja slabosti i nepravilnosti.
NAČELO 17
Unutarnja revizija
(1) Opis načela: Odgovorna osoba institucije treba uspostaviti i osigurati uvjete za obavljanje poslova unutarnje revizije.
(2) Ključni zahtjevi:
17.1. Odgovorna osoba institucije odobrila je strateški i godišnji plan unutarnje revizije.
17.2. Unutarnja revizija obavlja unutarnju reviziju unutar institucije i u institucijama iz nadležnosti, osim u onima koje će unutarnju reviziju uspostaviti sukladno kriterijima za uspostavu unutarnje revizije.
17.3. Odgovorna osoba institucije poduzima m jere u slučaju neprovođenja preporuka.
PRAVILNIK O SUSTAVU UNUTARNJIH KONTROLA U JAVNOM SEKTORU
Komentirate u ime: Ministarstvo financija
I. OPĆE ODREDBE
Komentirate u ime: Ministarstvo financija
Članak 1.
(1) Ovim Pravilnikom propisuje se okvir za razvoj sustava unutarnjih kontrola u javnom sektoru, smjernice za rad ustrojstvenih jedinica nadležnih za financije korisnika proračuna u dijelu aktivnosti vezanih uz koordinaciju razvoja sustava unutarnjih kontrola te provjera primjene okvira za razvoj sustava unutarnjih kontrola.
Komentirate u ime: Ministarstvo financija
Članak 2.
(1) Odredbe ovoga Pravilnika odnose se na proračunske i izvanproračunske korisnike državnog proračuna i proračuna jedinica lokalne i područne (regionalne) samouprave utvrđene u Registru proračunskih i izvanproračunskih korisnika i na jedinice lokalne i područne (regionalne) samouprave (u daljnjem tekstu: korisnici proračuna).
(2) Odredbe ovoga Pravilnika odnose se i na trgovačka društva i druge pravne osobe utvrđene u Registru trgovačkih društava i drugih pravnih osoba obveznika davanja Izjave o fiskalnoj odgovornosti koji objavljuje Ministarstvo financija (u daljnjem tekstu: trgovačka društva i druge pravne osobe).
Komentirate u ime: Ministarstvo financija
Članak 3.
Pojmovi koji se koriste u ovom Pravilniku imaju značenje određeno Zakonom.
Komentirate u ime: Ministarstvo financija
II. OKVIR ZA RAZVOJ SUSTAVA UNUTARNJIH KONTROLA
Komentirate u ime: Ministarstvo financija
Članak 4.
(1) Okvir za razvoj sustava unutarnjih kontrola (u daljnjem tekstu: Okvir) osnova je za razvoj i procjenu sustava unutarnjih kontrola.
(2) Sustav unutarnjih kontrola iz stavka 1. ovoga članka čini pet međusobno povezanih komponenti: kontrolno okruženje, upravljanje rizicima, kontrolne aktivnosti, informacije i komunikacija te praćenje i procjena sustava.
(3) Okvir iz stavka 1. ovoga članka sadrži načela, metode i postupke koji predstavljaju temeljne zahtjeve unutarnjih kontrola povezane sa svakom od komponenti iz stavka 2. ovoga članka.
(4) Okvir iz stavka 1. ovoga članka temelji se na Međunarodnom okviru za unutarnju kontrolu koji objavljuje Odbor pokroviteljskih organizacija Treadway komisije (engl. Committee of Sponsoring Organisations of the Treadway Commission – COSO).
(5) Okvir je sastavni dio ovoga Pravilnika kao Prilog 1.
(6) Okvir iz stavka 5. ovoga članaka institucije primjenjuju u skladu sa zakonskim i podzakonskim propisima te internim aktima koji uređuju pojedina područja poslovanja institucije.
(7) Odgovorna osoba institucije može utvrditi dodatne metode i postupke unutarnjih kontrola sukladno specifičnostima poslovanja.
Komentirate u ime: Ministarstvo financija
III. SMJERNICE ZA KOORDINACIJU RAZVOJA SUSTAVA UNUTARNJIH KONTROLA KOD KORISNIKA PRORAČUNA
Komentirate u ime: Ministarstvo financija
Članak 5.
(1) Koordinaciju aktivnosti vezanih uz razvoj sustava unutarnjih kontrola na razini korisnika proračuna operativno provodi ustrojstvena jedinica nadležna za financije.
(2) Ustrojstvena jedinica nadležna za financije u ministarstvu , županiji i gradu treba uspostaviti koordinaciju iz stavka 1. ovoga članka koja uključuje:
a) definiranje procesa izrade i provedbe strateškog plana i proračuna, odnosno financijskog plana, uključujući uspostavu sustava izvještavanja radi praćenja izvršenja poslovnih ciljeva te rezultata i učinaka ostvarenih dodijeljenim financijskim sredstvima
b) pravovremeno uključivanje rukovoditelja u proces pripreme i izrade strateškog plana i proračuna, odnosno financijskog plana i stavljanje na raspolaganje financijsko-računovodstvenih podataka i informacija koje svaki rukovoditelj treba uzeti u obzir pri planiranju
c) stavljanje na raspolaganje financijsko-računovodstvenih podataka i informacija tijekom provedbe strateškog i drugih planova te programa kako bi svaki rukovoditelj mogao procijeniti učinkovitost ostvarenja poslovnih ciljeva
d) osiguranje usklađenosti strateškog i drugih planova te programa s proračunom, odnosno financijskim planom institucije davanjem prethodne suglasnosti na izrađeni godišnji plan i druge planove te programe, a prije njihova donošenja od strane odgovorne osobe institucije
e) sudjelovanje u pripremi prijedloga akata koji imaju ili bi mogli imati financijske učinke kako bi se uzela u obzir financijska ograničenja izvora financiranja, a u realizaciji pratili operativni i financijski učinci
f) koordinacija izrade izvješća o realiziranim poslovnim ciljevima i pokazateljima uspješnosti koje su unutarnje ustrojstvene jedinice ostvarile sredstvima dodijeljenim za određene programe, projekte i aktivnosti i izvještavanje odgovorne osobe institucije radi donošenja mjera upravljanja na temelju utvrđenih odstupanja
g) savjetovanje rukovoditelja u području upravljanja dodijeljenim financijskim sredstvima i oblikovanju kontrola u poslovnim procesima, programima, projektima i aktivnostima radi ostvarenja poslovnih ciljeva ustrojstvene jedinice i osiguranja pravilnog, etičnog, ekonomičnog, učinkovitog i djelotvornog raspolaganja financijskim sredstvima dodijeljenim institucijama iz nadležnosti
h) promicanje kulture upravljanja rizicima u instituciji
i) predlaganje internih akata iz područja upravljanja rizicima
j) savjetovanje rukovoditelja oko razvoja sustava upravljanja rizicima i primjene internih akata za upravljanje rizicima
k) organiziranje edukacija o upravljanju rizicima i primjeni internih akata o upravljanju rizicima
l) izvještavanje odgovorne osobe institucije o upravljanju rizicima
m) vođenje računovodstvenih sustava i drugih sustava evidencija o prihodima, rashodima, imovini i obvezama, ciljevima, rezultatima i učincima, uključujući primjenu metoda roškovnog i upravljačkog računovodstva koje će rukovoditeljima osigurati podatke i informacije za potrebe donošenja odluka
n) koordinaciju sastavljanja i podnošenja Izjave o fiskalnoj odgovornosti odgovorne osobe institucije, kao i koordinaciju kontrole sadržaja Izjave o fiskalnoj odgovornosti institucija iz nadležnosti
o) praćenje provedbe P lana otklanjanja slabosti i nepravilnosti utvrđenih prilikom popunjavanja Upitnika o fiskalnoj odgovornosti
p) pružanje savjeta i potpore rukovoditeljima unutarnjih ustrojstvenih jedinica kod praćenja i naknadne kontrole namjenskog trošenja isplaćenih donacija, pomoći, subvencija
q) definiranje načina suradnje s institucijama iz nadležnosti, uključujući sustav izvještavanja.
(3) U korisniku proračuna na razin i razdjela organizacijske klasifikacije , osim onih navedenih u stavku 2 . ovoga Pravilnika , izvanproračunsk im korisnici ma državnog proračuna te proračunskim i izvanproračunskim korisnicima proračuna jedinica lokalne i područne (regionalne) samouprave koj i imaju godišnje rashode i izdatke veće od 80.000.000,00 kuna koordinacij a iz stavka 1. ovoga članka uključuje :
a) definiranje i praćenje procesa i zrade i provedbe proračuna, odnosno financijskog plana, uključujući uspostavu sustava izvještavanja radi praćenja realizacije poslovnih ciljeva te rezultata i učinaka ostvarenih dodijeljenim financijskim sredstvima
b) pravovremeno uključivanje rukovoditelja u proces pripreme i izrade proračuna, odnosno financijskog plana i stavljanje na raspolaganje financijsko-računovodstvenih podataka i informacija koje svaki rukovoditelj treba uzeti u obzir pri planiranju
c) stavljanje na raspolaganje financijsko-računovodstvenih podataka i informacija tijekom provedbe strateškog i drugih planova te programa kako bi svaki rukovoditelj mogao procijeniti učinkovitost ostvarenja poslovnih ciljeva
d) osiguranje usklađenosti godišnjeg plana i drugih planova te programa s proračunom, odnosno financijskim planom institucije davanjem prethodne suglasnosti na izrađeni godišnji plan i druge planove te programe, a prije njihova donošenja od strane odgovorne osobe institucije
e) sudjelovanje u pripremi prijedloga akata koji imaju ili bi mogli imati financijske učinke kako bi se uzela u obzir financijska ograničenja izvora financiranja, a u realizaciji pratili operativni i financijski učinci
f) koordinacija izrade izvješća o realiziranim poslovnim ciljevima i pokazateljima uspješnosti koje su unutarnje ustrojstvene jedinice ostvarile sredstvima dodijeljenim za određene programe, projekte i aktivnosti i izvještavanje odgovorne osobe institucije radi donošenja mjera upravljanja na temelju utvrđenih odstupanja
g) savjetovanje rukovoditelja u području upravljanja dodijeljenim financijskim sredstvima i oblikovanja kontrola u poslovnim procesima, programima, projektima i aktivnostima radi ostvarenja poslovnih ciljeva ustrojstvene jedinice
h) promicanje kulture upravljanja rizicima u instituciji
i) predlaganje internih akata iz područja upravljanja rizicima
j) savjetovanje rukovoditelja oko razvoja upravljanja rizicima i primjene internih akata za upravljanje rizicima
k) organiziranje edukacija o upravljanju rizicima i primjeni internih akata o upravljanju rizicima
l) izvještavanje odgovorne osobe institucije o upravljanju rizicima
m) vođenje računovodstvenih sustava i drugih sustava evidencija o prihodima, rashodima, imovini i obvezama, ciljevima, rezultatima i učincima, uključujući primjenu metoda roškovnog i upravljačkog računovodstva koje će rukovoditeljima osigurati podatke i informacije za potrebe donošenja odluka
n) koordinaciju sastavljanja i podnošenja Izjave o fiskalnoj odgovornosti odgovorne osobe institucije
o) praćenje provedbe P lana otklanjanja slabosti i nepravilnosti utvrđenih prilikom popunjavanja Upitnika o fiskalnoj odgovornosti
p) pružanje savjeta i potpore rukovoditeljima unutarnjih ustrojstvenih jedinica kod praćenja i naknadne kontrole namjenskog trošenja isplaćenih donacija, pomoći, subvencija.
(4) U proračunskim i izvanproračunskim korisnicima proračuna jedinica lokalne i područne (regionalne) samouprave koji nisu navedeni u stavku 3. ovoga Pravilnika te općinama koordinacija iz stavka 1. ovoga članka uključuje aktivnosti za razvoj učinkovitog i djelotvornog sustava unutarnjih kontrola koji će osigurati fiskalno odgovorno ponašanje sukladno propisima kojima se uređuje davanje Izjave o fiskalnoj odgovornosti.
Komentirate u ime: Ministarstvo financija
IV. PROVJERA PRIMJENE OKVIRA ZA RAZVOJ SUSTAVA UNUTARNJIH KONTROLA KOD KORISNIKA PRORAČUNA
Vrste i sadržaj provjere Okvira
Komentirate u ime: Ministarstvo financija
Članak 6.
(1) Provjeru primjene Okvira iz članka 4. stavka 5. ovoga Pravilnika obavlja Ministarstvo financija, ustrojstvena jedinica nadležna za harmonizaciju aktivnosti razvoja sustava unutarnjih kontrola (u daljnjem tekstu: Središnja harmonizacijska jedinica) redovitom godišnjom i povremenom provjerom.
(2) Redovita godišnja provjera iz stavka 1. ovoga članka obavlja se na temelju podataka iz Upitnika o fiskalnoj odgovornosti koje se dostavlja Ministarstvu financija sukladno propisima kojima se uređuje davanje Izjave o fiskalnoj odgovornosti te drugih podataka koje su korisnici proračuna obvezni dostavljati Ministarstvu financija sukladno posebnim propisima.
(3) Povremena provjera iz stavka 1. ovoga članka obavlja se kod korisnika proračuna neposrednim uvidom u evidencije i dokumentaciju koja potkrepljuje primjenu Okvira, kroz razgovor sa zaposlenicima i/ili popunjavanjem odgovarajućeg upitnika.
Ciljevi provjere primjene Okvira
Komentirate u ime: Ministarstvo financija
Članak 7.
(1) Cilj redovite godišnje provjere je praćenje razvoja sustava unutarnjih kontrola, radi izvještavanja Vlade Republike Hrvatske.
(2) Ciljevi povremene provjere su:
a) utvrditi stanje sustava unutarnjih kontrola, odnosno razinu primjene Okvira
b) prikupiti informacije za poboljšanje metoda i postupaka u vezi s primjenom Okvira.
Planiranje povremene provjere primjene Okvira
Komentirate u ime: Ministarstvo financija
Članak 8.
(1) Povremena provjera obavlja se na temelju godišnjega plana za obavljanje povremene provjere primjene Okvira za razvoj sustava unutarnjih kontrola (u daljnjem tekstu: godišnji plan).
(2) Godišnji plan, kao i njegove izmjene i dopune, predlaže Središnja harmonizacijska jedinica, a donosi ministar financija.
(3) Godišnji plan donosi se do 31. ožujka tekuće godine i objavljuje se na mrežnoj stranici Ministarstva financija.
Obavljanje povremene provjere primjene Okvira
Komentirate u ime: Ministarstvo financija
Članak 9.
(1) Osobe koje će obaviti povremenu provjeru, na prijedlog Središnje harmonizacijske jedinice, imenuje ministar financija odlukom, pri čemu se jedna od imenovanih osoba određuje za voditelja.
(2) Za obavljanje povremene provjere, uz zaposlenike Središnje harmonizacijske jedinice mogu se imenovati i drugi zaposlenici Ministarstva financija, odnosno Državne riznice i/ili ministarstava nadležnih za strukturne reforme i reforme uprave koji prate provedbu zakonskih i podzakonskih propisa iz svoje nadležnosti, a koji su osnova za primjenu Okvira utvrđenog ovim Pravilnikom.
(3) Na prijedlog imenovanja osobe iz stavka 2. ovoga članka, Središnja harmonizacijska jedinica zatražit će suglasnost odgovorne osobe korisnika proračuna u kojem je osoba zaposlena.
Komentirate u ime: Ministarstvo financija
Članak 10.
Područja, postupak i radna dokumentacija za obavljanje povremene provjere utvrđuju se Uputom o obavljanju povremene provjere primjene Okvira za razvoj sustava unutarnjih kontrola (u daljnjem tekstu: Uputa) koju izrađuje Središnja harmonizacijska jedinica.
Komentirate u ime: Ministarstvo financija
Članak 11.
(1) Središnja harmonizacijska jedinica dostavlja odgovornoj osobi korisnika proračuna pisanu obavijest o početku obavljanja povremene provjere u roku od najmanje petnaest dana prije datuma određenog za početak obavljanja provjere.
(2) Odgovorna osoba korisnika proračuna dužna je osobi koja obavlja povremenu provjeru osigurati uvjete za neometano obavljanje provjere.
Komentirate u ime: Ministarstvo financija
Članak 12.
(1) Osobe koje su obavile provjeru primjene Okvira dužne su izraditi nacrt izvješća o obavljenoj povremenoj provjeri u roku od dvadeset dana od dana završetka provjere kod korisnika proračuna te priložiti dokumentaciju koja služi kao dokaz o utvrđenom činjeničnom stanju.
(2) Nacrt izvješća iz stavka 1. ovoga članka Središnja harmonizacijska jedinica dostavlja na očitovanje rukovoditelju ustrojstvene jedinice nadležne za financije , koji je obvezan u roku od osam dana dostaviti pisano očitovanje na utvrđeno stanje sustava unutarnje kontrole.
(3) Konačno izvješće o obavljenoj povremenoj provjeri Središnja harmonizacijska jedinica dostavlja odgovornoj osobi korisnika proračuna i rukovoditelju ustrojstvene jedinice nadležne za financije.
Komentirate u ime: Ministarstvo financija
Članak 13.
Središnja harmonizacijska jedinica izrađuje do 15. travnja tekuće godine za prethodnu godinu izvješće o izvršenju godišnjega plana iz članka 8. ovoga Pravilnika i objavljuje ga na mrežnoj stranici Ministarstva financija.
Komentirate u ime: Ministarstvo financija
IV. PRIJELAZNE I ZAVRŠNE ODREDBE
Komentirate u ime: Ministarstvo financija
Članak 14.
Središnja harmonizacijska jedinica donijet će Uputu o obavljanju povremene provjere primjene Okvira za razvoj sustava unutarnjih kontrola iz članka 10. ovoga Pravilnika u roku od šest mjeseci od stupanja na snagu ovoga Pravilnika.
Komentirate u ime: Ministarstvo financija
Članak 15.
Provjera primjene Okvira iz članka 4. stavka 5. ovoga Pravilnika ne primjenjuje se na korisnike proračuna koji su izravno odgovorni Hrvatskome saboru te trgovačka društva i druge pravne osobe.
Komentirate u ime: Ministarstvo financija
Članak 16.
Danom stupanja na snagu ovoga Pravilnika prestaje važiti Pravilnik o provedbi financijskog upravljanja i kontrola u javnom sektoru („Narodne novine“, br. 130/11).
Komentirate u ime: Ministarstvo financija
Članak 17.
Ovaj Pravilnik stupa na snagu osmoga dana od dana objave u „Narodnim novinama“, osim članka 6. stavka 3. i članka 8. ovoga Pravilnika koji stupaju na snagu s 31. siječnja 2017.
KLASA:
URBROJ:
Zagreb,
MINISTAR FINANCIJA
Komentirate u ime: Ministarstvo financija
Prilog 1.
OKVIR ZA RAZVOJ SUSTAVA UNUTARNJIH KONTROLA
Odgovorna osoba institucije treba razvijati, primjenjivati i procjenjivati učinkovitost sust ava unutarnjih kontrola institucije. Taj sustav treba biti prikladan djelokrugu i složenosti organizacije institucije i ciljevima koje planira ostvariti po svim ustrojstvenim razinama. Sustav unutarnjih kontrola se usredotočuje na poslovne ciljeve u strateškim i drugim planovima, kao i programima i definirane pokazatelje uspješnosti te mjerenje napretka koji su povezani s ostvarenjem ciljeva, rezultata i učinaka, kao i na prevenciju i smanjenje neželjenih događaja, odnosno rizika. Odgovorna osoba institucije treba povremeno procjenjivati učinkovitost i djelotvornost sustava unutarnjih kontrola primjenom ovoga Okvira za razvoj sustava unutarnjih kontrola.
Okvir za razvoj sustava unutarnjih kontrola sadrži komponente sustava unutarnjih kontrola iz č lanka 10. Zakona i članka 4. ovoga Pravilnika s razradom načela, metoda i postupaka unutarnjih kontrola.
Metode i postupci u smislu ovoga Pravilnika su ključni zahtjevi sukladno kojima se razvija sustav unutarnjih kontrola.
Komponente, načela i ključni zahtjevi unutarnjih kontrola u smislu ovoga Pravilnika su:
I. KONTROLNO OKRUŽENJE
NAČELO 1
Etika i integritet
(1) Opis načela: Odgovorna osoba institucije treba osigurati da su zaposlenici upoznati s propisima koji uređuju njihovo ponašanje i sprečavanje situacija potencijalnih sukoba interesa.
(2) Ključni zahtjevi:
1.1. Etički kodeks je usvojen i objavljen na internetskim stranicama institucije ili na drugi prikladan način.
1.2. Zaposlenici su upoznati s kodeksom ponašanja i etičkim vrijednostima institucije.
1.3. Utvrđene su situacije potencijalnih sukoba interesa i mjere za postupanje u slučajevima sukoba interesa.
1.4. Imenovan je povjerenik za etiku i utvrđen je način postupanja po prijavljenim situacijama neetičnog ponašanja.
NAČELO 2
Misija, vizija i ciljevi
(1) Opis načela: Odgovorna osoba institucije treba definirati misiju, viziju i poslovne ciljeve , povezane sa svrhom institucije , sukladno zakonu ili drugom propisu, te osigurati da su s utvrđenim poslovnim ciljevima upoznati svi zaposlenici i druge zainteresirane strane.
(2) Ključni zahtjevi:
2.1. Misija, vizija i poslovni ciljevi institucije su definirani i objavljeni na internetskoj stranici institucije te priopćeni zaposlenicima.
2.2. Strateški plan sadrži misiju, viziju, poslovne ciljeve, načine ostvarenja, vezu s proračunom, odnosno financijskim planom, pokazatelje rezultata i učinaka.
2.3. Ciljevi iz strateškog plana su u skladu s misijom institucije, a kroz godišnji plan strateški ciljevi razrađeni su na specifične ciljeve koji se trebaju realizirati u toj godini.
2.4. Poslovni ciljevi utvrđuju se prema SMART kriterijima tako da su konkretni, mjerljivi, ostvarivi, relevantni i vremenski definirani.
2.5. Strateški i drugi planovi (godišnji plan rada, plan nabave, plan zapošljavanja, plan investicija, plan održavanja i slično) izrađeni su na način da su potrebne aktivnosti za postizanje ciljeva definirane u skladu sa sredstvima institucije ( financijskim, materijalnim, ljudskim, informacijskim, organizacijskim) , kako bi rizici nepostizanja ciljeva bili minimalni i kako bi svakodnevno poslovanje bilo u potpori realizacije poslovnih ciljeva .
2.6. Imenovane su osobe odgovorne za realizaciju poslovnih ciljeva i dodijeljenih financijskih sredstava.
NAČELO 3
Rukovođenje i stil upravljanja
(1) Opis načela: Odgovorna osoba institucije treba osigurati uvjete da je komunikacija između rukovoditelja i zaposlenika uspostavljena na na č in da su zaposlenici upoznati s poslovnim ciljevima i razumiju kako se poslovni ciljevi ustrojstvene jedinice uklapaju u poslovne ciljeve institucije, a rukovoditelji moraju ima povratne informacije o realizaciji poslovnih ciljeva, ostvarenim rezultatima i učincima, mogu ć im poteško ć ama i rizicima te prilikama za poboljšanje poslovanja.
(2) Ključni zahtjevi:
3.1. Rukovoditelji unutarnjih ustrojstvenih jedinica utvrđuju poslovne ciljeve iz nadležnosti koji su u skladu s ciljevima i sredstvima institucije te utvrđuju pokazatelje na temelju kojih se omogućava izvještavanje o postignutim rezultatima i učincima.
3.2. Rukovoditelji osiguravaju raspodjelu zadataka zaposlenicima sukladno razini stručnosti i po potrebi osiguravaju razvoj stručnih kapaciteta zaposlenika.
3.3. Rukovoditelji ažuriraju dokumente vezano uz opise radnih mjesta te dokumente kojima se dodjeljuju poslovni ciljevi, zadaci i očekivani rezultati zaposlenika te ih prenose zaposlenicima.
3.4. Rukovoditelji prate realizaciju poslovnih ciljeva i dodijeljenih financijskih sredstava te se analiziraju uzroci odstupanja od ciljeva i rizici te poduzimaju mjere za rješavanje uočenih odstupanja ili upravljanje rizicima.
3.5. Rukovoditelji po potrebi zaposlenicima daju upute za rad kako bi se osiguralo razumijevanje i postupanje u skladu s regulatornim okvirom i planovima institucije.
3.6. Rukovoditelji bi trebali identificirati osjetljive poslove , u obavljanju kojih zaposlenici mogu biti izloženi složenijim situacijama koje bi mogle imati negativan utjecaj na poslovanje .
NAČELO 4
Organizacijsko ustrojstvo, ovlasti, odgovornosti i izvještavanje
(1) Opis načela: Odgovorna osoba institucije treba definirati unutarnje organizacijsko ustrojstvo koje je prikladno misiji i ciljevima institucije i u skladu sa svrhom postojanja utvrđenom zakonom ili drugim propisom, s jasnim nadležnostima, te jasno dodijeljenim ovlastima i odgovornostima za ostvarivanje poslovnih ciljeva i uspostavljenim odgovarajućim linijama izvještavanja.
(2) Ključni zahtjevi:
4.1. Unutarnje organizacijsko ustrojstvo usklađeno je s regulatornim okvirom i optimalno je za ostvarenje poslovnih ciljeva.
4.2. Temeljne odrednice za rad i upravljanje definirane su propisima, a institucija detaljno definira svoju ulogu i sustav uredbom ili statutom te pravilnikom o unutarnjem redu ili ustrojstvu.
4.3. Unutarnje organizacijsko ustrojstvo je takvo da osigurava jasnu i preciznu podjelu nadležnosti i odgovornosti za poslovne ciljeve.
4.4. Rukovoditelji dodjeljuju ovlasti i odgovornosti zaposlenicima u pisanom obliku.
4.5. Rukovoditelji traže i dobivaju izvješća o aktivnostima za čiju su realizaciju dane ovlasti i odgovornosti.
NAČELO 5
Upravljanje ljudskim resursima
(1) Opis načela: Odgovorna osoba institucije treba osigurati da su na radna mjesta raspoređeni zaposlenici koji udovoljavaju uvjetima za pojedinačna radna mjesta, da z aposlenici imaju znanje , vještine i iskustvo te potrebna sredstva za rad kako bi mogli pridonijeti realizaciji poslovnih ciljeva.
(2) Ključni zahtjevi:
5.1. Utvrđen je i zaposlen broj zaposlenika potreban za realizaciju poslovnih ciljeva.
5.2. Utvrđeni su potrebni kriteriji (uključujući stupanj obrazovanja, radno iskustvo, dodatnu izobrazbu, individualne osobine) za odabir zaposlenika.
5.3. Zaposlenici ispunjavaju uvjete propisane za pojedinačno radno mjesto.
5.4. Svaki zaposlenik ima jasne odgovornosti utvrđene opisom radnog mjesta.
5.5. Zaposlenike uvodi u posao neposredno nadređeni, a uvođenje u posao uključuje: upoznavanje s mjestom rada, ostalim zaposlenicima te ustrojstvene jedinice, organizacijom i načinom rada.
5.6. Definirani su ciljevi i pokazatelji uspješnosti za svako radno mjesto.
5.7. Godišnje se provode aktivnosti vezane za planiranje broja zaposlenika i zapošljavanje. 5.8. Utvrđeni su potrebni kriteriji za ocjenjivanje zaposlenika i provodi se ocjena rada i učinkovitosti svih zaposlenika.
5.9. Ocjene rada i učinkovitosti se analiziraju te se uspoređuju s prijašnjim ocjenama svakog zaposlenika ili s podacima istovrsnika, kako bi se mogla uočiti potreba za dodatnom edukacijom ili stručnim usavršavanjem pojedinog zaposlenika ili poduzeti druge odgovarajuće mjere.
5.10. Provode se aktivnosti vezane uz unaprjeđenje vještina zaposlenika potrebnih za poboljšanje u č inkovitosti, izrađuju se planovi stručnog usavršavanja i vodi evidencija o tome.
5.11. Razvijaju se interni kapaciteti za obuku , kako bi se osiguralo razumijevanje i postupanje u skladu sa zakonskim, podzakonskim i drugim propisima te procedurama koje koristi institucija radi smanjenja grešaka, nepravilnosti i rastrošnosti.
II. UPRAVLJANJE RIZICIMA
NAČELO 6
Upravljanje rizicima
(1) Opis načela: Odgovorna osoba institucije treba uspostaviti cjelovit proces upravljanja rizicima koji obuhvaća utvrđivanje, procjenjivanje i praćenje rizika u odnosu na poslovne ciljeve te poduzimanje potrebnih mjera radi smanjenja rizika.
(2) Ključni zahtjevi:
6.1. Donijet je interni akt kojim je opisan proces upravljanja rizicima.
6.2. Zaposlenici su upoznati sa svojom ulogom u procesu upravljanja rizicima i utvrđenom metodologijom upravljanja rizicima.
6.3. Rukovoditelji za ciljeve iz nadležnosti utvrđuju, procjenjuju rizike, utvrđuju načine upravljanja rizicima te mjere za umanjenje utvrđenih rizika.
6.4. Prilikom utvrđivanja rizika uzimaju se u obzir promjene u regulatornom, ekonomskom i fizičkom okruženju u kojem institucija posluje.
6.5. Prilikom utvrđivanja rizika razmatraju se različiti oblici prijevara poput krivotvorenja dokumentacije, davanja netočnih informacija o financijskom položaju i uspješnosti ispunjavanja postavljenih ciljeva , fiktivnih ugovora i računa, davanje mita.
6.6. Vode se registri rizika za ustrojstvenu jedinicu.
6.7. Imenovani su koordinatori za rizike na razini ustrojstvene jedinice.
6.8. Sustavno se izvještava odgovorna osoba institucije o upravljanju rizicima.
III. KONTROLNE AKTIVNOSTI
NAČELO 7
Procedure
(1) Opis načela: Odgovorna osoba institucije treba donijeti interne procedure, odnosno pisana pravila (pravilnike, naputke, smjernice, upute) kojima se razra đ uju postupci, definiraju nadležnosti i odgovornosti svih sudionika te uređuju kontrolni postupci, osobito u procesima vezanim za strateško planiranje, izradu i realizaciju financijskog plana, nabavu i ugovaranje, evidenciju poslovnih doga đ aja i transakcija, upravljanje imovinom (materijalnom i nematerijalnom), naplatu vlastitih prihoda, povrat neopravdano utrošenih ili pogrešno ispla ć enih financijskih sredstava.
(2) Ključni zahtjevi:
7.1. Za sve značajnije procese i/ili aktivnosti utvrđene su procedure bilo kroz sastavljanje knjige/mape poslovnih procesa, izradu pisanih pravila ili druge oblike koje institucija smatra prikladnim kako bi se osigurali pouzdani postupci upravljanja i kontrole te podaci za potrebe praćenja, procjene, financijskoga upravljanja, provjera i revizija.
7.2. Procedure sukladno postojećoj zakonskoj regulativi, detaljnije uređuju pravila postupanja, definiraju sudionike, njihove ovlasti i odgovornosti, kontrolne postupke, propisuju obrasce i slično što se smatra potrebnim detaljnije urediti.
7.3. Procedure su ažurirane , jasne , dostupne rukovoditeljima i zaposlenicima, kao i na zahtjev trećih strana.
NAČELO 8
Razdvajanje dužnosti
(1) Opis načela: Odgovorna osoba institucije treba osigurati razdvajanje dužnosti u dijelu davanja ovlasti za pripremu, obradu, evidentiranje i pla ć anje kako bi se osiguralo da nijedan pojedinac nije istovremeno odgovoran za pokretanje transakcije, odobrenje transakcije, evidentiranje transakcije, uskla đ ivanja te pregledavanja izvješ ć a, a u cilju da se smanji mogu ć nost da jedna osoba bude u situaciji u č initi i sakriti pogreške, nepravilnosti i prijevare u obavljanju svoje dužnosti.
(2) Ključni zahtjevi:
8.1. Razdvajanjem dužnosti stvoreni su uvjeti da nijedan pojedinac ne može kontrolirati sve važne faze rada u nekom procesu i/ili aktivnosti.
8.2. U slučaju da nije moguće primijeniti razdvajanje dužnosti zbog ograničenog broja zaposlenika rukovoditelji su svjesni da postoji izloženost riziku i to je ograničenje nadoknađeno drugim mjerama .
NAČELO 9
Postupci odobrenja
(1) Opis načela: Odgovorna osoba institucije treba osigurati postupke odobrenja nakon provedbe preventivnih i detektivnih kontrola kako bi se osiguralo da se određene transakcije i poslovni događaji provode tek nakon provedenih kontrola (provjere zakonitosti i regularnosti predložene transakcije, raspoloživosti financijskih sredstava, ekonomske isplativosti i drugo) i odobrenja od strane osoba kojima je to u djelokrugu ovlasti.
(2) Ključni zahtjevi:
9.1. Načelo dvostrukog potpisa implementirano je za sve financijske transakcije i aktivnosti koje imaju financijske učinke.
9.2. Postupci odobrenja primjenjuju se prilikom iskazivanja potreba, nastanka obveza i izvršenja plaćanja.
NAČELO 10
Nadzor
(1) Opis načela: Odgovorna osoba institucije treba osigurati odgovaraju ć e mehanizme nadzora, uklju č uju ć i naknadnu kontrolu uzorkovanjem transakcija kako bi se osiguralo da se procedure efikasno primjenjuju.
(2) Ključni zahtjevi:
10.1. Rukovoditelji povremeno nadziru r ealizaciju poslovnih ciljeva i zadataka zaposlenika kako bi se osiguralo učinkovito i djelotvorno obavljanje poslova.
10.2. Rukovoditelji provjeravaju i odobravaju aktivnosti zaposlenika kako bi se osiguralo da se aktivnosti odvijaju prema planu i u skladu s važe ć im procedurama.
10.3. Provode se postupci pra ć enja kontrolnih aktivnosti kako bi se osiguralo da se kontrole primjenjuju kako je planirano i da se ažuriraju u skladu s promjenama poslovanja i uvjetima okruženja, da se evidentiraju utvr đ eni nedostaci u kontrolama, odnosno neželjeni događaji koji onemogućuju realizaciju poslovnih ciljeva institucije, kao i ispravljanje nedostataka.
10.4. Provode se naknadne kontrole uzorkovanjem transakcija kako bi se provjerilo jesu li se dodijeljena financijska sredstva koristila svrhovito i namjenski.
NAČELO 11
Evidentiranje i odobrenje iznimaka
(1) Opis načela: Odgovorna osoba institucije treba osigurati evidentiranje i odobrenje iznimaka od propisanog postupanja kako bi se osiguralo da se slu č ajevi prekora č enja ovlasti ili odstupanja od utvrđenih procedura uslijed izuzetnih okolnosti dokumentiraju, obrazlože i odobre na odgovaraju ć oj razini prije poduzimanja mjera.
(2) Ključni zahtjevi:
11.1. Iznimke od propisanog postupanja su dokumentirane i obrazložene , prije njihova podnošenja na odobrenje.
11.2. Iznimke od propisanog postupanja su odobrene na odgovaraju ć oj razini prije izvršenja postupanja.
11.3. Iznimke od propisanog postupanja se analiziraju kako bi se utvrdile okolnosti zbog kojih je došlo do odstupanja i koje su mjere poduzete radi njihova rješavanja kako bi se izveli zaključci o načinu postupanja, planirale buduće aktivnosti ili doradile procedure .
NAČELO 12
Kontinuitet poslovanja
(1) Opis načela: Odgovorna osoba institucije treba osigurati odgovarajuće mjere s ciljem da se u svakom trenutku i u svim okolnostima , poslovanje institucije može nastaviti na svim razinama.
(2) Ključni zahtjevi:
12.1. Definiran je način postupanja u pogledu osiguravanja kontinuiteta rada.
12.2. Uspostavljen je proces upravljanja opremom koji uključuje primjeren odabir, nabavu, održavanje i sigurno korištenje opreme (s klapaju se ugovori o pružanju usluga za održavanje opreme ili ugovori o nabavi za zamjenu opreme i slično) .
12.3. Utvrđene su kontrolne aktivnosti povezane s informatičkom infrastrukturom koje se odnose na fizičku zaštitu i pristupna prava, održavanje hardvera i softvera, izradu sigurnosnih kopija, upravljanje korisničkim računima, osiguravanje potrebne razine napajanja te sigurnost podataka.
12.4. Primjenjuju se odgovarajuće mjere zaštite od požara i zaštite na radu.
12.5. Osigurava se zamjena u slučaju privremene odsutnosti zaposlenika.
12.6. Osigurana je naplata potraživanja, dobrog izvršenja ugovorenih poslova ili drugih obveza iz ugovornog odnosa.
12.7. Procjenjuje se potencijalni učinak uvođenja novih propisa, promjene postojećih procesa, promjene u nadležnosti poslovanja ili uvođenje novih tehnologija.
NAČELO 13
Pristup imovini i informacijama
(1) Opis načela: Odgovorna osoba institucije treba osigurati odgovarajuće postupke koji osiguravaju zaštitu imovine i informacija od neovlaštenog otu đ enja i fizi č kih ošte ć enja.
(2) Ključni zahtjevi:
13.1. Definirana su ograničenja za pristup resursima radi smanjenja rizika od njihovog neadekvatnog korištenja .
13.2. Vrsta ograničenja određena je ovisno o vrsti resursa i riziku od mogućih gubitaka.
13.3. Provodi se godišnji popis imovine i obveza.
IV. INFORMACIJE I KOMUNIKACIJA
NAČELO 14
Informacije i komunikacija
(1) Opis načela: Odgovorna osoba institucije treba osigurati odgovarajući sustav prijenosa podataka i informacija , kao i učinkovit sustav internog i eksternog komuniciranja, i to u količini , kvaliteti i dinamikom koja će rukovoditeljima i zaposlenicima, kroz prijem , obradu i prijenos podataka i informacija , osigurati pravovremeno izvršenje zadataka.
(2) Ključni zahtjevi:
14.1. Uspostavljen je sustav izvještavanja kroz koji se osiguravaju pravovremeni, to č ni i potpuni podaci i informacije za potrebe financijskog upravljanja.
14.2. Definiran je na č in razmjene podataka i informacija između razli č itih unutarnjih ustrojstvenih jedinica za potrebe planiranja i izvršenja financijskog plana, provedbe programa, projekata i aktivnosti, pra ć enje realizacije poslovnih ciljeva i utrošenih financijskih sredstava.
14.3. Poduzimaju se aktivnosti vezane uz razvoj ra č unovodstvenih sustava i drugih sustava evidencija i baza podataka o troškovima, prihodima, imovini, obvezama, pokazateljima uspješnosti, ciljevima, rizicima te druge financijske i nefinancijske informacije ovisno o potrebama i posebnostima poslovanja.
14.4. Definiran je postupak za upravljanje dokumentima (o rganizirano je primanje i slanje , evidentiranje i pohranjivanje dokumenata na način da su dokumenti dostupni rukovoditeljima i z aposlenicima, kao i na zahtjev trećih strana osim ako zakonom nije drukčije propisano) te je njihovo čuvanje u skladu s regulatornim okvirom i internim aktima.
14.5. Definiran je na č in razmjene informacija izme đ u institucije i institucija iz nadležnosti.
14.6. Za komunikaciju se koriste različite informacijske potpore (papir, CD i slično), a ostvaruje se kroz različite načine (putem oglasne ploče, pošte , elektronička pošte , faksa, intraneta i slično ).
14.7. Sustav komunikacije prilagođen je djelatnosti institucije , što se tiče obrade podataka i ispunjavanja obveza u vezi komunikacije .
14.8. Izrađen je i primjenjuje se postupak za podnošenje pritužbe (pisano izraženo nezadovoljstvo) i prigovora (usmeno izraženo nezadovoljstvo).
14.9. Postoji internet adresa za anonimne prijave nepravilnosti , pritužbe i slično.
NAČELO 15
Otklanjanje nepravilnosti
(1) Opis načela: Odgovorna osoba institucije treba poduzimati sve mjere za otklanjanje nepravilnosti u poslovanju i u vezi s time omogućiti z aposlenicima , osim komunikacije vezano uz realizaciju ciljeva iz nadležnosti , i mogućnost da ukažu na uočene nepravilnosti , bez bojazni da će biti izloženi diskriminirajućem tretmanu.
(2) Ključni zahtjevi:
15.1. Imenovana je osoba za nepravilnosti.
15.2. Zaposlenici su upoznati s načinom postupanja u slučaju uočenih nepravilnosti.
15.3. Definiran je način postupanja po prijavljenim nepravilnostima i izvještavanja o uočenim nepravilnostima u poslovanju.
15.4. Rukovoditelji provode odgovarajuće mjere u slučaju uočenih nepravilnosti u poslovanju.
15.5. Zaposlenici koji ukazuju na nepravilnosti u poslovanju , u skladu s postupcima , zaštićeni su od bilo kakve diskriminacije.
IV. PRAĆENJE I PROCJENA SUSTAVA
NAČELO 16
Stalno praćenje i samoprocjena
(1) Opis načela: Odgovorna osoba institucije treba osigurati stalno praćenje i samoprocjenu sustava unutarnjih kontrola u svrhu procjenjivanja učinkovitosti i djelotvornosti sustava te poduzimanja potrebnih mjera za poboljšanje sustava unutarnjih kontrola.
(2) Ključni zahtjevi:
16.1. dužne su osigurati koordinaciju razvoja sustava unutarnjih kontrola
16.2. A ktivnosti stalnog pra ć enja se odvijaju tijekom poslovanja, a uklju č uju uobi č ajene upravlja č ke i nadzorne aktivnosti te druge radnje koje zaposlenici poduzimaju pri obavljanju svojih dužnosti.
16.3. Postupak samoprocjene provodi se najmanje jednom godišnje na temelju Upitnika o fiskalnoj odgovornosti sukladno propisima kojima se uređuje davanje Izjave o fiskalnoj odgovornosti.
16.4. Izrađuje se i provodi plan otklanjanja slabosti i nepravilnosti.
NAČELO 17
Unutarnja revizija
(1) Opis načela: Odgovorna osoba institucije treba uspostaviti i osigurati uvjete za obavljanje poslova unutarnje revizije.
(2) Ključni zahtjevi:
17.1. Odgovorna osoba institucije odobrila je strateški i godišnji plan unutarnje revizije.
17.2. Unutarnja revizija obavlja unutarnju reviziju unutar institucije i u institucijama iz nadležnosti, osim u onima koje će unutarnju reviziju uspostaviti sukladno kriterijima za uspostavu unutarnje revizije.
17.3. Odgovorna osoba institucije poduzima m jere u slučaju neprovođenja preporuka.
Komentirate u ime: Ministarstvo financija