I. Pravni temelj i opseg primjene

1.  Prema članku 15. stavku 1., a u vezi s člankom 25. stavkom 2. Zakona o mjerama ograničavanja, subjekti nadzora koje nadzire Hrvatska agencija za nadzor financijskih usluga dužni su donijeti pisane politike, kontrole i postupke za provođenje mjera ograničavanja, te ih provoditi u praksi i redovito, a najmanje jednom godišnje, preispitivati i ažurirati.

2. U skladu s odredbama članka 15. stavka 6. Zakona o mjerama ograničavanja Hrvatska agencija za nadzor financijskih usluga ovlaštena je nadzirati primjenu navedenih politika, kontrola i postupaka, kao i procjenjivati njihovu prikladnost u odnosu na obveze iz Zakona o mjerama ograničavanja te nalagati njihove izmjene i dopune sukladno takvoj procjeni.

3. Ove smjernice donose se na temelju članka 15. stavka 5. Zakona o mjerama ograničavanja.

4. Ove se smjernice odnose na obveznike iz članka 15. Zakona o mjerama ograničavanja koje Hanfa nadzire prema članku 13. stavku 1. točki 3. Zakona o mjerama ograničavanja.

5. Od obveznika se očekuje da primjenjuje ove smjernice kada:

a) donose pisane politike, kontrole i postupke za provođenje mjera ograničavanja, kada ih provode u praksi te kada ih preispituju i ažuriraju

b) integriraju politike, kontrole i postupke iz točke (a) u svoj sustav unutarnjih kontrola.

II. Definicije

1. ZMO je Zakon o mjerama ograničavanja (Narodne novine", br. 13/2023), uključujući i njegove buduće izmjene koje nisu u suprotnosti sa sadržajem ovih Smjernica.

2. Zakon o sprječavanju pranja novca i financiranja terorizma je Zakon o sprječavanju pranja novca i financiranja terorizma („Narodne novine“ br. 133/23), uključujući i njegove buduće izmjene koje nisu u suprotnosti sa sadržajem ovih Smjernica.

3. Hanfa je Hrvatska agencija za nadzor financijskih usluga

4. Obveznici su obveznici pod nadzorom Hanfe iz članka 13. stavka 1. točke 3.  ZMO-a i članka 82. stavka 5. Zakona o sprječavanju pranja novca i financiranja terorizma.

5. Mjere ograničavanja su mjere ograničavanja iz članka 4. stavak 1. i 2. Zakona o mjerama ograničenja, odnosno:

1. mjere Europske unije koje se donose na temelju članka 29. Ugovora o Europskoj uniji ili na temelju članka 215. Ugovora o funkcioniranju Europske unije

2. mjere utvrđene rezolucijama Vijeća sigurnosti Ujedinjenih naroda

3. mjere drugih međunarodnih organizacija koje obvezuju Republiku Hrvatsku sukladno međunarodnom pravu i

4. mjere donesene odlukom Vlade Republike Hrvatske na prijedlog ministarstva nadležnog za vanjske poslove.

III. Općenito

Obveznici bi trebali utvrditi i procijeniti koja su područja njihova poslovanja posebno ranjiva ili izložena mjerama ograničavanja te izbjegavanju mjera ograničavanja. Na temelju toga trebali bi uspostaviti, provoditi i ažurirati svoje politike, kontrole i postupke kako bi osigurali da mogu učinkovito primjenjivati mjere ograničavanja.

Te politike, kontrole i postupci trebali bi biti učinkoviti i razmjerni veličini, prirodi i složenosti obveznika te njegovoj izloženosti mjerama ograničavanja.

IV. Okvir upravljanja

Obveznici bi trebali uspostaviti okvir upravljanja kako bi se osiguralo da su politike, kontrole i postupci za primjenu mjera ograničavanja primjereni i djelotvorno provedeni.

IV.1. Uloga upravljačkog tijela

Upravljačko tijelo obveznika je odgovorno za odobravanje cjelokupne strategije obveznika za usklađenost s mjerama ograničavanja i za nadzor njezine provedbe. Svi članovi upravljačkog tijela trebaju biti svjesni izloženosti obveznika mjerama ograničavanja i rizicima izbjegavanja mjera ograničavanja.

Ako poslovanjem obveznika upravlja jedna osoba, ta osoba može imenovati višeg rukovoditelja za obavljanje funkcije upravljačkog tijela u skladu s prethodnim stavkom.

IV.1.1. Uloga upravljačkog tijela u nadzornoj funkciji

Upravljačko tijelo u nadzornoj funkciji je odgovorno za nadzor i praćenje okvira unutarnjih kontrola i upravljanja koji je obveznik uspostavio radi usklađivanja s mjerama ograničavanja kako bi se osigurala njegova učinkovitost.

Uz odredbe primjenjivih propisa o internom upravljanju, upravljačko tijelo u nadzornoj funkciji  rebalo bi:

a) biti obaviješteno o rezultatima najnovije procjene izloženosti mjerama ograničavanja provedene u skladu s točkom V. dolje

b) nadzirati i pratiti, putem funkcije unutarnje kontrole, u kojoj su mjeri politike i postupci za provođenje mjera ograničavanja primjereni i učinkoviti s obzirom na izloženost mjerama ograničavanja i rizike izbjegavanja mjera ograničavanja kojima je obveznik izložen te prema potrebi poduzimati odgovarajuće korake kako bi se osiguralo poduzimanje korektivnih mjera

c) najmanje jednom godišnje, procijeniti učinkovitost funkcioniranja praćenja usklađenosti s mjerama ograničavanja, uključujući unutarnje politike, kontrole i postupke, među ostalim u pogledu primjerenosti ljudskih i tehničkih resursa dodijeljenih za usklađivanje s mjerama ograničavanja.

IV.1.2. Uloga upravljačkog tijela u upravljačkoj funkciji

Uz odredbe primjenjivih propisa o internom upravljanju, upravljačko tijelo u upravljačkoj funkciji  rebalo bi:

a) osigurati da je je obaviješteno o rezultatima najnovije procjene izloženosti mjerama ograničavanja provedene u skladu s točkom V. dolje

b) donijeti odgovarajući okvir za upravljanje rizicima i sustav unutarnje kontrole koji su dovoljno neovisni o poslovanju koje kontroliraju

c) odobriti politike, kontrole i postupke koji su razmjerni izloženosti obveznika mjerama ograničavanja i primjereni za osiguravanje usklađenosti s mjerama ograničavanja

d) osigurati učinkovitu provedbu postupaka obveznika za usklađenost s mjerama ograničavanja

e) provoditi organizacijsku i operativnu strukturu potrebnu za učinkovitu usklađenost sa strategijom u vezi s mjerama ograničavanja koju je donijelo upravljačko tijelo

f) osigurati da su ljudski i tehnički resursi dodijeljeni za usklađenost s mjerama ograničavanja primjereni i razmjerni izloženosti obveznika mjerama ograničavanja

g) promicati kulturu usklađenosti s mjerama ograničavanja

h) ako se pojedini poslovi povezani s provođenjem  mjera ograničavanja eksternaliziraju, osigurati usklađenost s primjenjivim propisima o eksternalizaciji te od pružatelja usluga eksternalizacije primati redovita izvješća o učinkovitosti provedbe tih poslova kako bi se o tome obavijestilo upravljačko tijelo.

IV.2. Imenovanje i uloga osobe zadužene za usklađenost s mjerama ograničavanja

IV.2.1. Imenovanje osobe zadužene za usklađenost s mjerama ograničavanja

Obveznici bi trebali imenovati osobu zaduženu za obavljanje poslova i zadaća navedenih u točci II.2.2. dolje. Upravljačko tijelo trebalo bi osigurati da osoba zadužena za usklađenost s mjerama ograničavanja ima znanje i razumijevanje mjera ograničavanja potrebno za učinkovito obavljanje svojih funkcija.

Upravljačko tijelo tu ulogu može dodijelit zaposleniku koji već ima druge dužnosti ili funkcije unutar obveznika (kao što je ovlaštena osoba za sprječavanje pranja novca i financiranja terorizma ili glavni službenik za usklađenost) pod sljedećim uvjetima:

a) to ne utječe na sposobnost te osobe da učinkovito obavlja svoje dužnosti ili funkcije i

b) ta kombinacija zadaća ne dovodi do sukoba interesa, kao što su sukobi između operativnih i kontrolnih zadaća dodijeljenih toj osobi.

Upravljačko tijelo može osobi zaduženoj za usklađenost s mjerama ograničavanja dopustiti da zadaće iz točke IV.2.2. dolje dodijeli i prenese drugim zaposlenicima koji djeluju pod njenim vodstvom i nadzorom, pod uvjetom da krajnja odgovornost za učinkovito izvršavanje tih zadaća ostaje na osobi zaduženoj za usklađenost s mjerama ograničavanja.

Neovisno o organizacijskoj strukturi, obveznici bi trebali osigurati da osoba zadužena za usklađenost s mjerama ograničavanja može izvješćivati upravljačko tijelo i da ima izravan pristup tom tijelu.

IV.2.2. Uloga osobe zadužene za usklađenost s mjerama ograničavanja

Osoba zadužena za usklađenost s mjerama ograničavanja trebala bi razviti, uspostaviti i održavati politike, kontrole i postupke koji su primjereni za osiguravanje usklađenosti s mjerama ograničavanja i razmjerni izloženosti obveznika mjerama ograničavanja.

Osoba zadužena za usklađenost s mjerama ograničavanja trebala bi:

a) poduzeti potrebne mjere kako bi se osigurala usklađenost sa zahtjevima o procjeni izloženosti mjerama ograničavanja iz točke V. dolje

b) poduzeti potrebne mjere kako bi se osigurala usklađenost sa zahtjevima o učinkovitim politikama i postupcima za provođenje mjera ograničavanja iz točke IV. dolje

c) dostavljati redovite i odgovarajuće informacije upravljačkom tijelu kako bi ono moglo obavljati svoje naprijed navedene poslove. Informacije koje se dostavljaju upravljačkom tijelu trebale bi uključivati barem sljedeće:

i. promjene izloženosti obveznika mjerama ograničavanja i ishod procjene izloženosti obveznika mjerama ograničavanja

ii. nove ili buduće promjene režima mjera ograničavanja i njihov učinak na obveznika

iii. statističke podatke i informacije koje se odnose na:

•  broj generiranih upozorenja
•  broj upozorenja koja čekaju na analizu
• broj izvješća podnesenih Hrvatskoj agenciji za nadzor financijskih usluga kao nadzornom tijelu ili drugim tijelima navedenima u ZMO-u ili Uredu za sprječavanje pranja novca u skladu s odredbom članka 56. stavka 9. Zakona o sprječavanju pranja novca i financiranja terorizma
•  vrijeme proteklo između generiranog upozorenja i izvješća podnesenog tijelima u skladu s prethodnom alinejom
•  vrijednost zamrznute imovine i vrstu te imovine te broj i iznos neprovedenih transakcija
• broj utvrđenih kršenja i razlozi za ta kršenja

iv. informacije koje se odnose na ljudske i tehničke resurse i primjerenost tih resursa s obzirom na izloženost obveznika mjerama ograničavanja

v. nedostatke utvrđene u odnosu na politike, kontrole i postupke obveznika za provođenje mjera ograničavanja

vi. kršenja i slučajeve izbjegavanja mjera ograničavanja i razloge za ta kršenja i izbjegavanja

vii. prijedloge o tome kako pristupiti svim promjenama regulatornih zahtjeva ili izloženosti mjerama ograničavanja ili svim utvrđenim nedostacima u politikama, kontrolama i postupcima obveznika te utvrđenim slučajevima neprovođenja ili izbjegavanja mjera ograničavanja

d) izvješćuje Ministarstvo vanjskih i europskih poslova i Hrvatsku agenciju za nadzor financijskih usluga o primijenjenoj mjeri ograničavanja te u slučajevima utvrđenima člankom 8. stavkom 26. ZMO-a nadležna tijela

e) učinkovito i konstruktivno surađuje s tijelima nadležnima za primjenu mjera ograničavanja utvrđenima odredbama ZMO-a te s Hrvatskom agencijom za nadzor financijskih usluga kao nadzornim tijelom nadležnim za nadzor politika, kontrola i postupaka za provođenje mjera ograničavanja.

Osoba zadužena za usklađenost s mjerama ograničavanja trebala bi nadgledati pripremu i provedbu programa edukacija u skladu s točkom V. dolje.

V. Provođenje procjene izloženosti mjerama ograničavanja

Obveznici bi trebali provesti procjenu izloženosti mjerama ograničavanja kako bi razumjeli u kojoj je mjeri svako područje njihova poslovanja izloženo mjerama ograničavanja i osjetljivo na izbjegavanje mjera ograničavanja.

Pri provođenju procjene izloženosti mjerama ograničavanja obveznici bi trebali utvrditi i procijeniti:

a) koji se režimi mjera ograničavanja primjenjuju na njih

b) rizik neprovođenja mjera ograničavanja

c) rizik izbjegavanja mjera ograničavanja

d) učinak svakog kršenja mjera ograničavanja i

e) sljedeće čimbenike rizika:

i. zemljopisni rizik, uključujući:

• gdje obveznik posluje, odnosno države i geografska područja na kojima ima poslovni nastan ili djeluje
• u kojoj su mjeri te države i geografska područja izloženi mjerama ograničavanja ili je poznato da se koriste za izbjegavanje mjera ograničavanja
• podrijetlo i odredište transakcija.

ii. rizik stranke, uključujući:

• povezanost stranaka i, ako je primjenjivo, njihovih stvarnih vlasnika i dioničara sa zemljama za koje su na snazi mjere ograničavanja zbog situacije koja utječe na tu zemlju ili za koje se zna da se upotrebljavaju za izbjegavanje mjera ograničavanja
• broj stranaka, vrstu stranaka i složenost tih stranaka, kao što je identifikacija stvarnih vlasnika
• aktivnosti svoje baze klijenata i složenosti aktivnosti, uključujući sve veze s industrijama ili sektorima koji podliježu gospodarskim ili bilo kojim drugim mjerama ograničavanja, kao i učestalost i vrste transakcija.

iii. rizik proizvoda i usluga, uključujući:

• prirodu proizvoda i usluga obveznika
• u kojoj mjeri pružanje tih proizvoda i usluga izlaže obveznika riziku od kršenju mjera ograničavanja i izbjegavanja mjera ograničavanja.

iv. rizik kanala dostave, između ostalog stvara li korištenje zastupnika, trećih strana, korespondentnih bankovnih odnosa ili drugih kanala dostave ranjivosti, uključujući:

• postaje li obveznik ovisan o postupcima provjere trećih strana
• povećanje izloženosti obveznika zemljopisnim rizicima jer posluje ili ima poslovni nastan u zemljama za koje su na snazi mjere ograničavanja zbog situacije koja utječe na tu zemlju ili zemlje za koje se zna da se koriste za izbjegavanje mjera ograničavanja.

Obveznici bi tu procjenu trebali temeljiti na dovoljno raznolikom rasponu izvora informacija, uključujući barem sljedeće:

a) informacije dobivene u okviru primjene mjera dubinske analize stranke obveznika, u skladu s odredbama članka 15. Zakona o sprječavanju pranja novca i financiranja terorizma

b) informacije međunarodnih tijela, država, nacionalnih nadležnih tijela, uključujući nadzorna tijela za nadzor sprječavanja pranja novca i financiranja terorizma, financijsko-obavještajnih jedinica i tijela kaznenog progona, kao što su ažurirane tipologije o izbjegavanju mjera ograničavanja

c) informacije iz vjerodostojnih i pouzdanih javnih izvora, kao što su izvješća iz uglednih novina i drugih uglednih medijskih kanala

d) informacije vjerodostojnih i pouzdanih komercijalnih organizacija, kao što su izvješća o rizicima

e) ako je to dostupno, analizu prethodnih upozorenja o mjerama ograničavanja (pozitivni i lažno pozitivni rezultati) kako bi se utvrdile situacije u kojima je najvjerojatnije da će doći do pozitivnih rezultata.

Obveznici bi trebali razmotriti bi li retroaktivna provjera njihove baze podataka o klijentima i evidencija o prošlim transakcijama mogla biti korisna i razmjerna u tom kontekstu. To može biti slučaj ako je obveznik utvrdio ili ima opravdane razloge za sumnju da je njegov prethodni sustav provjere bio neodgovarajući ili neučinkovit.

Obveznici bi trebali osigurati da njihova procjena izloženosti mjerama ograničavanja bude ažurna i primjerena. Kako bi se to postiglo, obveznici bi trebali preispitati i, prema potrebi, ažurirati svoju procjenu izloženosti mjerama ograničavanja barem u sljedećim situacijama:

a) znatne promjene u propisima o mjerama ograničavanja (na primjer, uključivanje novog režima mjera ograničavanja ili dodavanje novih mjera postojećim režimima)

b) prije pružanja novih proizvoda i usluga / ponude novih kanala dostave proizvoda i usluga / pružanja usluga novim grupama klijenata / ulaska na nova zemljopisna područja

c) značajne promjene u profilu aktivnosti, bazi klijenata, organizacijskoj strukturi ili poslovnom modelu institucije

d) utvrđivanje neprovođenja mjera ograničavanja i izbjegavanja mjera ograničavanja, što ukazuje na neprikladnost procjene izloženosti mjerama ograničavanja

e) postojanja nedostataka u postojećoj procjeni izloženosti mjerama ograničavanja koje je utvrdio obveznik ili Hrvatska agencija za nadzor financijskih usluga.

Obveznici bi trebali dokumentirati svoju metodologiju za provedbu procjene izloženosti mjerama ograničavanja i ishod te procjene te ih na zahtjev staviti na raspolaganje Hrvatskoj agenciji za nadzor financijskih usluga.

VI. Učinkovite politike i postupci za provođenje mjera ograničavanja  

Politike, kontrole i postupci za provođenje mjera ograničavanja bit će učinkoviti ako obveznicima omogućuju potpunu i pravilnu primjenu mjera ograničavanja bez odgode.

Te politike, kontrole i postupci trebali bi uključivati barem sljedeće:

a) postupke kojima se osigurava da obveznici imaju sve ažurne informacije o primjenjivim mjerama ograničavanja

b) postupke za ažuriranje primjenjivih propisa režima mjera ograničavanja čim se objave

c) postupke kojima se osigurava da procjena izloženosti mjerama ograničavanja ostane primjerena i ažurna

d) postupke kojima se osigurava da su politike, kontrole i postupci razmjerni procjeni izloženosti mjerama ograničavanja i da sva područja imaju resurse potrebne za osiguravanje usklađenosti s unutarnjim politikama, kontrolama i postupcima za primjenu mjera ograničavanja

e) postupke kojima se osigurava da se politike i postupci za mjere ograničavanja redovito preispituju, mijenjaju i ažuriraju kada i gdje je to potrebno, da se učinkovito provode i da funkcioniraju kako je predviđeno te da se odmah poduzmu korektivne mjere ako se utvrde nedostaci

f) postupke za brzo istraživanje svih mogućih podudaranja

g) u slučaju pozitivnih rezultata, postupke za daljnje radnje, uključujući trenutačnu obustavu, zamrzavanje i izvješćivanje nadležnih tijela

h) dokumentiranu unutarnju organizaciju u kojoj su jasno utvrđene zadaće i odgovornosti povezane s mjerama ograničavanja, među ostalim u slučaju eksternalizacije.

VII. Edukacije

Obveznici bi trebali provoditi edukacije kako bi osigurali da njihovi zaposlenici budu i ostanu svjesni:

a) mjera ograničavanja koje se primjenjuju na obveznika

b) ishoda procjene izloženosti mjerama ograničavanja i

c) politika, kontrola i postupaka za usklađenost s mjerama ograničavanja.

Edukacije bi trebale biti prilagođene zaposlenicima i njihovim konkretnim ulogama. Trebale bi biti pravodobne i primjerene kako bi se obvezniku omogućilo da bude usklađen s mjerama ograničavanja.

Obveznici bi trebali dokumentirati svoj plan edukacija i biti spremni na zahtjev dokazati Hrvatskoj agenciji za nadzor financijskih usluga da su njihove edukacije primjerene i učinkovite.

OBVEZNICIMA HANFE U DIJELU SPREČAVANJA PRANJA NOVCA I FINANCIRANJA TERORIZMA:

• SVIM DRUŠTVIMA ZA UPRAVLJANJE INVESTICIJSKIM FONDOVIMA I INVESTICIJSKIM FONDOVIMA S PRAVNOM OSOBNOŠĆU S UNUTARNJIM UPRAVLJANJEM
• SVIM MIROVNINSKIM DRUŠTVIMA U DIJELU POSLOVANJA KOJE SE ODNOSI NA DOBROVOLJNE MIROVINSKE FONDOVE TE MIROVINSKIM OSIGURAVAJUĆIM DRUŠTVIMA U DIJELU POSLOVANJA KOJI SE ODNOSI NA IZRAVNE JEDNOKRATNE UPLATE OSOBA U TAKVA DRUŠTVA I DRUŠTVIMA ZA DOKUP MIROVINE
• SVIM DRUŠTVIMA OVLAŠTENIMA ZA PRUŽANJE INVESTICIJSKIH USLUGA I OBAVLJANJE INVESTICIJSKIH AKTIVNOSTI
• SVIM DRUŠTVIMA ZA OSIGURANJE KOJA IMAJU ODOBRENJE ZA OBALJANJE POSLOVA ŽIVOTNIH OSIGURANJA I DRUGIH OSGURANJA POVEZANIH S ULAGANJIMA
• SVIM PRAVNIM I FIZIČKIM OSOBAMA KOJE SE BAVE DJELATNOŠĆU ZASTUPANJA U OSIUGRANJU PRI SKLAPANJU UGOVORA O ŽIVOTNOME OSIGURANJU I DRUGIH OSIGURANJA POVEZANH S ULAGANJIMA
• SVIM PRAVNIM I FIZIČKIM OSOBAMA KOJE SE BAVE DJELATNOŠĆU POSREDOVANJA U OSIGURANJU PRI SKLAPANJU UGOVORA O ŽIVOTNOME OSIGURANJU I DRUGIH OSIGURANJA POVEZANH S ULAGANJIMA
• SVIM FAKTORING DRUŠTVIMA
• SVIM LEASING DRUGŠTVIMA
• SVIM DRUŠTVIMA KOJA SE BAVE POSLOVIMA VEZANIM UZ VIRTUALNU IMOVINU