Na temelju članka 52. stavka 4., Zakona o pravnim osobama u vlasništvu Republike Hrvatske (»Narodne novine«, broj 102/25.), ministar financija je ____________. godine donio
PRAVILNIK O FUNKCIJI PRAĆENJA USKLAĐENOSTI U PRAVNIM OSOBAMA U VLASNIŠTVU REPUBLIKE HRVATSKE
I. UVODNE ODREDBE
Predmet Pravilnika
Članak 1.
Ovim Pravilnikom uređuje se ustroj, djelokrug rada, poslovi, odgovornosti, način izvještavanja te mjere za osiguranje neovisnosti i učinkovitosti funkcije praćenja usklađenosti u pravnim osobama u vlasništvu Republike Hrvatske u kojima Republika Hrvatska ima prevladavajući utjecaj.
Primjena Pravilnika
Članak 2.
(1) Ovaj Pravilnik primjenjuje se na pravne osobe u vlasništvu Republike Hrvatske u kojima Republika Hrvatska ima prevladavajući utjecaj u skladu sa zakonom koji regulira pravne osobe u vlasništvu Republike Hrvatske (dalje u tekstu: Pravne osobe).
(2) Odredbe ovog Pravilnika primjenjuju se i na ovisna društva Pravnih osoba koja društva se smatraju velikim ili srednjim poduzetnicima u smislu zakona koji uređuje računovodstvo poduzetnika.
(3) Odredbe ovog Pravilnika primjenjuju se na više rukovodstvo, zaposlenike i sve organizacijske jedinice Pravne osobe.
(4) Temeljni cilj funkcije praćenja usklađenosti je osigurati da se Pravne osobe pridržavaju svojih zakonskih i drugih obveza, kako bi smanjile rizike od kazni, sudskih i drugih postupaka, gubitaka uzrokovanim lošim upravljanjem i neopravdanim trošenjem sredstava te reputacijskih šteta kroz uspostavu djelotvornog sustava utvrđivanja, upravljanja, upozorenja, prevencije i kontrola nad rizikom usklađenosti.
Članak 3.
(1) Pojedini pojmovi u smislu ovog Pravilniku imaju sljedeće značenje:
1) „kultura usklađenosti“ – je skup vrijednosti koje promiču poštivanje zakona, propisa, internih akata i etičkih standarda te potiču odgovornost, integritet i transparentnost u poslovanju na svim razinama Pravne osobe
2) „Ministarstvo“ – je ministarstvo nadležno za poslove financija
3) „nadzorni odbor“ - je nadzorni ili upravni odbor trgovačkog društva ili odgovarajući organ u Pravnoj osobi koja nema pravni oblik trgovačkog društva, a koji je nadležan za nadzor nad vođenjem poslova te Pravne osobe
4) „ovisna društva“ – su trgovačka društva i druge pravne osobe u kojima Pravna osoba u vlasništvu Republike Hrvatske ima prevladavajući utjecaj
5) „pravne osobe u vlasništvu Republike Hrvatske“ - su pravne osobe od posebnog interesa i ostala trgovačka društva, kako je to definirano zakonom koji regulira pravne osobe u vlasništvu Republike Hrvatske
6) „prevladavajući utjecaj“ - definiran je zakonom koji regulira pravne osobe u vlasništvu Republike Hrvatske
7) „službenik za usklađenost“ - je osoba koja u Pravnoj osobi obavlja poslove funkcije praćenja usklađenosti, bilo samostalno bilo u okviru zasebne organizacijske jedinice koja je zadužena za obavljanje poslova funkcije praćenja usklađenosti. Ako se radi o više osoba, tada se koristi termin službenici za usklađenost
8) „strani javni službenik“ - je svaka osoba koja obavlja zakonodavnu, upravnu ili pravosudnu službu strane zemlje, bilo da je imenovana ili izabrana, svaka osoba koja obavlja javnu službu za stranu zemlju, uključujući i za javno tijelo ili javno poduzeće i svaki dužnosnik ili službenik međunarodne javne organizacije
9) „skupština“ - glavna skupština dioničkog društva ili skupština društva s ograničenom odgovornošću odnosno drugi odgovarajući organ u Pravnoj osobi koje nemaju pravni oblik trgovačkog društva
10) „uprava“ - je uprava ili izvršni direktor u trgovačkom društvu ili odgovarajući organ u Pravnoj osobi koja nema pravni oblik trgovačkog društva, a koji je nadležan za vođenje poslova te Pravne osobe
11) „više rukovodstvo“ – su predsjednik i članovi uprave ili izvršni direktor(i) u trgovačkom društvu odnosno odgovarajući organ u Pravnoj osobi koja nema pravni oblik trgovačkog društva te druge osobe koje u Pravnoj osobi obavljaju rukovodeće funkcije
12) „značajne nepravilnosti ili nedostatci“ – nepravilnosti ili nedostatci koji predstavljaju značajno nepridržavanje ili pogrešnu primjenu zakona ili drugih izvora prava, odnosno bitna odstupanja u sustavu upravljanja, kontrola i usklađenosti koja mogu prouzročiti pravne, financijske ili reputacijske posljedice za Pravnu osobu te se ne mogu otkloniti jednostavnim korektivnim mjerama.
(2) Ostali pojmovi koji se koriste u ovom Pravilniku imaju značenje utvrđeno zakonom koji uređuje pravne osobe u vlasništvu Republike Hrvatske.
II. FUNKCIJA PRAĆENJA USKLAĐENOSTI
Pojam
Članak 4.
(1) Funkcija praćenja usklađenosti podrazumijeva sve poslove koji se odnose na usklađivanje funkcioniranja i poslovanja Pravne osobe s pravnom regulativom i internim aktima, procjenu rizika u funkcioniranju i poslovanju Pravne osobe, brigu o provođenju dobre poslovne prakse te sprječavanje nezakonitog poslovanja, neopravdanog trošenja sredstava, zaštitu od drugih oblika nepravilnosti, sukoba interesa i koruptivnih radnji.
(2) Osnovna zadaća funkcije praćenja usklađenosti je upravljanje rizikom usklađenosti kroz uspostavu djelotvornog sustava utvrđivanja, procjene, praćenja i upravljanja rizikom usklađenosti kojemu je Pravna osoba izložena ili bi mogla biti izložena.
(3) Rizik usklađenosti jest rizik od izricanja mogućih mjera i kazni te rizik od nastanka značajnoga financijskoga gubitka ili gubitka ugleda, što ga Pravna osoba može pretrpjeti zbog neusklađenosti s važećim zakonima, uredbama, pravilnicima, smjernicama, standardima, kodeksima te drugim propisima i internim aktima Pravne osobe.
Načelo proporcionalnosti
Članak 5.
(1) Pravne osobe određuju koje su organizacijske mjere i razina resursa najprikladniji za osiguravanje trajnog i učinkovitog izvršavanja poslova funkcije praćenja usklađenosti uzimajući u obzir:
1. rizike koji se mogu pojaviti u okviru organizacijske strukture
2. veličinu, unutarnju organizaciju i broj zaposlenika
3. prirodu, opseg i složenost poslovanja posebice ukoliko je djelatnost regulirana posebnim propisima ili standardima
4. pripadnost grupi
5. druge relevantne kriterije i okolnosti.
(2) Pravne osobe moraju imati barem jednog zaposlenika ili zasebnu organizacijsku jedinicu koja će isključivo obavljati poslove funkcije praćenja usklađenosti.
(3) Pravne osobe koje se smatraju velikim pravnim osobama sukladno zakonu koji regulira pravne osobe u vlasništvu Republike Hrvatske uspostavit će funkciju praćenja usklađenosti kao zasebnu organizacijsku jedinicu.
(4) Pravne osobe koje se ne smatraju velikim pravnim osoba u smislu zakona koji uređuje pravne osobe u vlasništvu Republike Hrvatske mogu, primjenjujući načelo proporcionalnosti, poslove praćenja usklađenosti povjeriti osobi ili organizacijskoj jedinici unutar Pravne osobe koja obavlja neke druge poslove, uz uvjet da nisu u sukobu interesa između odgovornosti koja se odnosi na obavljanje funkcije praćenja usklađenosti poslovanja i drugih odgovornosti koje obavlja.
Nadležnost za uspostavu funkcije praćenja usklađenosti
Članak 6.
(1) U Pravnoj osobi koja ima pravni oblik trgovačkog društva u skladu s odredbama zakona koji uređuje osnivanje, ustroj, prestanak i statusne promjene trgovačkih društava , za uspostavljanje funkcije praćenja usklađenosti nadležna je uprava Pravne osobe.
(2) U Pravnoj osobi koja je osnovana u skladu s posebnim zakonima i nema pravni oblik trgovačkog društva, za uspostavljanje funkcije praćenja usklađenosti nadležan je organ koji je nadležan za vođenje poslova te Pravne osobe.
(3) Za donošenje odluka u vezi s uspostavom i ustrojem funkcije praćenja usklađenosti potrebna je suglasnost nadzornog odbora, odnosno organa Pravne osobe koji je nadležan za nadzor nad vođenjem njezinih poslova.
Izdvajanje (eksternalizacija) funkcije praćenja usklađenosti
Članak 7.
(1) Pravne osobe, ovisno o vlastitoj procjeni relevantnih okolnosti i uzimajući u obzir načelo proporcionalnosti, mogu internim aktom predvidjeti mogućnost djelomičnog izdvajanja (eksternalizaciju) funkcije praćenja usklađenosti, odnosno angažiranje vanjskog pružatelja usluga za obavljanje pojedinih zadaća funkcije praćenja usklađenosti.
(2) Pravne osobe koje odluče djelomično izdvojiti funkciju praćenja usklađenosti osigurat će, bez obzira na izdvajanje, da i dalje budu ispunjeni svi zahtjevi koji se primjenjuju na funkciju praćenja usklađenosti u skladu s primjenjivim propisima i drugim izvorima prava, zakonom koji regulira pravne osobe u vlasništvu Republike Hrvatske i ovim Pravilnikom te da je barem jedan zaposlenik Pravne osobe imenovan službenikom za usklađenost.
(3) Pravne osobe koje djelomično izdvoje funkciju praćenja usklađenosti, kao i članovi njihovih organa i dalje su u cijelosti odgovorne za izdvojene zadaće te će zadržati mogućnost kontrole nad izdvojenim zadaćama i upravljati rizicima povezanima s izdvajanjem.
(4) Pravne osobe provest će dubinsku analizu prije odabira vanjskog pružatelja usluga kako bi se osiguralo da su ispunjeni zahtjevi utvrđeni u skladu s primjenjivim propisima i drugim izvorima prava, zakonom koji regulira pravne osobe u vlasništvu Republike Hrvatske i ovim Pravilnikom.
(5) Djelomično izdvajanje poslovnih procesa funkcije praćenja usklađenosti ne smije:
1. umanjiti njezinu kvalitetu i neovisnost
2. stvoriti nepotrebne dodatne operativne rizike i troškove
3. narušiti aktivnosti unutarnjih kontrola
4. narušiti sposobnost Pravne osobe da adekvatno upravlja rizikom usklađenosti.
Interni akt
Članak 8.
(1) Pravne osobe internim će aktom urediti pitanja koja se odnose na ustroj i obavljanje poslova funkcije praćenja usklađenosti.
(2) Interni akt mora obuhvatiti najmanje sljedeća pitanja:
1. organizacijski ustroj i poslove funkcije praćenja usklađenosti
2. mjere za osiguranje neovisnosti, učinkovitosti i trajnosti funkcije praćenja usklađenosti
3. ovlasti i odnose funkcije praćenja usklađenosti s ostalim organizacijskim dijelovima Pravne osobe i višim rukovodstvom
4. mjere postupanja funkcije praćenja usklađenosti u slučaju utvrđenih nepravilnosti i nedostataka
5. uvjete koje mora ispunjavati kandidat za službenika za usklađenost, koji najmanje moraju udovoljavati uvjetima iz članka 10. stavka 2. ovog Pravilnika te dokaze koji dokazuju ispunjenje traženih uvjeta
6. pravo pristupa relevantnim podacima, informacijskim sustavima i ostalim resursima koji su nužni za obavljanje poslova funkcije praćenja usklađenosti
7. mjere za osiguranje i praćenje stručne osposobljenosti, odgovarajućeg stručnog znanja i iskustva osoba koje obavljaju poslove funkcije praćenja usklađenosti
8. obvezu provedbe osposobljavanja (edukacije) višeg rukovodstva i zaposlenika
9. sustav planiranja i izvješćivanja
10. rokove za izradu godišnjeg plana rada i dostavljanja godišnjeg izvješća o radu
11. druga pitanja važna za učinkovito funkcioniranje funkcije praćenja usklađenosti.
(3) Internim aktom Pravne osobe može se urediti da određeni pravni poslovi ili vrste pravnih poslova koje Pravna osoba namjerava sklopiti podliježu prethodnoj provjeri od strane funkcije praćenja usklađenosti, kako bi se osiguralo da su takvi pravni poslovi usklađeni s primjenjivim propisima i drugim izvorima prava.
Osposobljavanje i savjetovanje
Članak 9.
(1) Službenici za usklađenost moraju imati mogućnost redovitog stručnog obrazovanja i usavršavanja.
(2) Službenici za usklađenost sudjeluju u osposobljavanju zaposlenika Pravne osobe koji su izravno ili neizravno uključeni u poslovne procese te pružaju savjetodavnu podršku zaposlenicima Pravne osobe u svakodnevnom poslovanju.
(3) Pravna osoba kontinuirano, ali i izvanredno prema potrebi, provodi odgovarajuće osposobljavanje odnosno edukaciju višeg rukovodstva i drugih zaposlenika Pravne osobe, kako bi se omogućilo što učinkovitije upravljanje rizikom usklađenosti.
Kvalifikacije, radno iskustvo i stručna znanja službenika za usklađenost
Članak 10.
(1) Službenik za usklađenost mora imati odgovarajuće obrazovanje, stručna znanja i iskustvo kako bi mogao preuzeti odgovornost za funkciju praćenja usklađenosti u cjelini i osigurati njezinu učinkovitost.
(2) Službenik za usklađenost treba zadovoljiti najmanje sljedeće uvjete:
1. odgovarajuće obrazovanje – minimalno završena razina obrazovanja prema Hrvatskom kvalifikacijskom okviru (HKO): razina 7.1.st - kvalifikacije stečene završetkom specijalističkih diplomskih stručnih studija ili razina 7.1.sv – kvalifikacije stečene završetkom sveučilišnih diplomskih studija te integriranih preddiplomskih i diplomskih sveučilišnih studija (VSS) ili razina 7 prema Europskom kvalifikacijskom okviru (EQF)
2. radno iskustvo – najmanje pet godina radnog iskustva na poslovima koji uključuju kontrolne, regulatorne, nadzorne, savjetodavne ili pravne poslove, odnosno druge poslove koji su po svojoj naravi povezani s upravljanjem rizicima, unutarnjim kontrolama, revizijom, pravnim poslovima ili usklađenošću
3. stručna znanja – poznavanje regulatornog okruženja u kojem Pravna osoba posluje te razumijevanje poslovne aktivnosti koje obavlja
4. odgovarajuće vještine – analitičke, komunikacijske, prezentacijske, socijalne i druge vještine
5. da se protiv kandidata ne vodi kazneni postupak
6. dobar ugled - da uživa osobni i profesionalni integritet te da ne postoje okolnosti koje bi dovodile u sumnju njegovu vjerodostojnost, nepristranost ili sposobnost obavljanja poslova službenika za usklađenost.
(3) Kandidat za radno mjesto službenika za usklađenost uz prijavu za radno mjesto dostavit će i dokaze o ispunjavanju uvjeta iz stavka 2., točka 1. do 5. ovog članka.
(4) Odluku o zapošljavanju, premještaju na drugo radno mjesto ili otkazu ugovora o radu službeniku za usklađenost ili voditelju zasebne organizacijske jedinice ukoliko je ustrojena, donosi uprava Pravne osobe, uz suglasnost nadzornog odbora.
III. POSLOVI FUNKCIJE PRAĆENJA USKLAĐENOSTI
Utvrđivanje, procjena i praćenje rizika usklađenosti
Članak 11.
(1) Radi učinkovitog utvrđivanja, procjene i praćenja rizika usklađenosti službenici za usklađenost dužni su:
1. poznavati organizaciju i poslovanje Pravne osobe uključujući poznavanje internih akata te djelatnosti koje Pravna osoba obavlja i poslova koje uobičajeno sklapa u okviru svog predmeta poslovanja
2. poznavati primjenjivi zakonodavni okvir i pratiti njegove izmjene i dopune što uključuje nacionalne propise Republike Hrvatske, propise Europske unije te međunarodne ugovore koji čine dio unutarnjeg pravnog poretka Republike Hrvatske koji se primjenjuju na Pravnu osobu i njezino poslovanje
3. poznavati druge izvore prava i pratiti njihove izmjene i dopune koji se primjenjuju ili mogu utjecati na Pravnu osobu i njezino poslovanje
4. analizirati usklađenost internih procesa i poslovnih aktivnosti Pravne osobe s primjenjivim propisima i drugim izvorima prava te utvrditi eventualne neusklađenosti ili povrede primjenjivih propisa
5. izvršiti procjenu rizika usklađenosti na način da se za pojedine utvrđene rizike procijeni vjerojatnost njihovog nastanka i očekivani negativni utjecaj na Pravnu osobu i odgovorne osobe u Pravnoj osobi
6. pratiti rizik usklađenosti što uključuje periodičku analize i dodatne provjere u slučaju promjena propisa te na temelju analiza ažurirati procjenu rizika usklađenosti.
(2) Utvrđivanje, procjena i praćenje rizika usklađenosti obavlja se u suradnji s drugim organizacijskim jedinicama Pravne osobe.
Upravljanje rizikom usklađenosti
Članak 12.
(1) Nalazi procjene rizika usklađenosti koriste se za utvrđivanje plana rada funkcije praćenja usklađenosti iz članka 22. ovog Pravilnika te za učinkovitu raspodjelu njezinih resursa.
(2) Radi upravljanja utvrđenim rizikom usklađenosti, funkcija praćenja usklađenosti poduzima najmanje slijedeće aktivnosti:
1. obavještava upravu, nadzorni odbor i/ili odgovarajući odbor nadzornog odbora o procijenjenom riziku usklađenosti, utvrđenim neusklađenostima ili povredama propisa i drugih izvora prava, kao i o utvrđenim nedostacima i slabostima u upravljanju rizikom usklađenosti
2. razmjenjuje informacije s drugim kontrolnim funkcijama i revizorima vezano uz rizik usklađenosti i upravljanje tim rizikom
3. daje prijedloge, preporuke i mjere za otklanjanje utvrđenih nepravilnosti i nedostataka te smanjenje izloženosti Pravne osobe riziku usklađenosti
4. sudjeluje u izradi i usvajanju internih akata, procedura i organizacije kojima se osigurava da Pravna osoba postupa u skladu s primjenjivim propisima i drugim izvorima prava odnosno kojima se osigurava otklanjanje utvrđenih nepravilnosti i nedostataka
5. savjetuje više rukovodstvo o načinu primjene primjenjivih propisa i drugih izvora prava te o aktualnostima iz tih područja
6. izrađuje procjenu učinaka koje na poslovanje Pravne osobe ima uvođenje novih ili izmjena postojećih primjenjivih propisa i drugih izvora prava
7. obavlja poslove pripreme i provedbe edukacijskih programa povezanih s usklađenosti za više rukovodstvo i zaposlenike Pravne osobe
8. daje savjete i podršku zaposlenicima uključenima u poslovne aktivnosti Pravne osobe
9. provodi dubinsku analizu osoba s kojima Pravna osoba ima značajne poslovne odnose kao i osobe s kojim Pravna osoba sklapa ugovore o sponzorstvu ili donacijama
10. sudjeluje u izradi i ažuriranju mjera i procedura koje pokrivaju ključne aspekte usklađenosti, uključujući: (i) sukob interesa, (ii) zaštitu osobnih podataka i privatnosti, (iii) sigurnost i zaštitu informacija, (iv) ESG rizike, (v) financijsko izvještavanje i borbu protiv pranja novca i financiranja terorizma
11. sudjeluje u uspostavi i promicanju etičkih standarda i mehanizama za prijavu nepravilnosti
12. sudjeluje u izradi i praćenju provedbe antikorupcijskih mjera
13. sudjeluje u razvoju i provedbi mjera usmjerenih na prevenciju podmićivanja stranih javnih službenika
14. sudjeluje u nadzoru i praćenju osiguranja načela tržišne neutralnosti u transakcijama s povezanim javnim subjektima.
(3) Pravna osoba dužna je osigurati da aktivnosti funkcije praćenja usklađenosti uključuju izradu internih akta, mjera i procedura, provjeru njihove provedbe, izravan nadzor u pojedinim organizacijskim jedinicama od strane službenika za usklađenost te sudjelovanje u svim značajnijim izmjenama ustroja Pravne osobe.
Uspostavljanje i promicanje etičkih standarda i mehanizama za prijavu nepravilnosti
Članak 13.
(1) Funkcija praćenja usklađenosti sudjeluje u uspostavi i usvajanju etičkih standarda i uspostavi mehanizama za prijavu nepravilnosti te prati da se Pravna osoba pridržava usvojenih etičkih standarda.
(2) Uspostavljanje i promicanje etičkih standarda uključuje postupke za upravljanje mogućim sukobima interesa, sprječavanje i otkrivanje stranog podmićivanja, upravljanje ljudskim resursima, sprječavanje favoriziranja, nepotizma ili kronizma, procjenu rizika pri zapošljavanju i dubinsku analizu ključnih poslovnih partnera, promicanje transparentnosti poslovanja i pravedno postupanje prema dobavljačima, kupcima, radnicima te ostalim dionicima, informiranje poslovnih partnera o obvezama prema zakonima i etičkim standardima Pravne osobe, reguliranje pitanja iznuda i prisila, davanja i primanja darova, donacija i sponzorstava.
(3) Pri uspostavi mehanizama za prijavu nepravilnosti Pravne osobe dužne su pridržavati se zakona koji regulira zaštitu prijavitelja nepravilnosti i drugih izvora prava.
Uspostavljanje antikorupcijskih mjera
Članak 14.
(1) Funkcija praćenja usklađenosti sudjeluje u pripremi, uspostavljanju i praćenju provedbe antikorupcijskih mjera u Pravnoj osobi.
(2) Prilikom pripreme i definiranja antikorupcijskih mjera funkcija praćenja usklađenosti vodit će se najboljim međunarodnim praksama te smjernicama i preporukama OECD-a o borbi protiv korupcije, unutarnjim kontrolama, etičnosti i usklađenosti, a u Pravnim osobama koje posluju u inozemstvu funkcija praćenja usklađenosti razvit će posebne mjere usmjerene na prevenciju podmićivanja stranih javnih službenika, sukladno preporukama OECD-a o borbi protiv podmićivanja u međunarodnim poslovnim transakcijama.
Osiguranje načela tržišne neutralnosti u transakcijama s povezanim javnim subjektima
Članak 15.
(1) Funkcija praćenja usklađenosti prati transakcije između pravne osobe i države kao vlasnika, regulatora ili naručitelja, kao i transakcije s drugim Pravnim osobama, a osobito prati da:
1. cijene, uvjeti i druge odredbe poslovnog odnosa budu usporedive s uvjetima koji bi vrijedili između nepovezanih strana na tržištu
2. ne dolazi do povlaštenog tretmana, unakrsnog subvencioniranja niti do postupanja koje bi moglo predstavljati prikrivenu državnu potporu.
(2) Funkcija praćenja usklađenosti pravodobno izvješćuje nadzorni odbor o transakcijama s povezanim osobama kada:
1. postoje pokazatelji da se cijene, uvjeti ili druge odredbe poslovnog odnosa značajno razlikuju od onih koji bi se primijenili u transakcijama između nepovezanih strana na tržištu ili
2. transakcija može rezultira povlaštenim tretmanom, unakrsnim subvencioniranjem ili postoji sumnja na postupanje koje bi moglo predstavljati prikrivenu državnu potporu .
(3) Informacije i ocjene vezane uz transakcije s povezanim osobama iz stavka 2. ovog članka sastavni su dio Godišnjeg izvješća o radu funkcije praćenja usklađenosti iz članka 23. ovog Pravilnika.
IV. OBVEZE VIŠEG RUKOVODSTVA I ZAPOSLENIKA U ODNOSU NA FUNKCIJU PRAĆENJA USKLAĐENOSTI
Odgovornosti i obveze višeg rukovodstva
Članak 16.
(1) Uprava je nadležna i odgovorna za uspostavu funkcije praćenja usklađenosti te je dužna osigurati da funkcija praćenja usklađenosti svoje poslove obavlja učinkovito, trajno i neovisno.
(2) Ključne obveze uprave u vezi s funkcijom praćenja usklađenosti uključuju sljedeće:
1. dužnost uspostavljanja funkcije praćenja usklađenosti u skladu sa zakonom koji regulira pravne osobe u vlasništvu Republike Hrvatske i ovim Pravilnikom
2. donošenje potrebnih internih akata i odluka te uspostavljanje potrebnih mjera i postupaka radi izvršavanja osnovnih zadaća te funkcije
3. osiguravanje potrebnih ljudskih, računalnih, financijskih i drugih resursa potrebnih za neovisno, trajno i učinkovito obavljanje poslova funkcije praćenja usklađenosti
4. omogućavanje funkciji praćenja usklađenosti izravne i neovisne komunikacije s nadzornim odborom i/ili odborom nadzornog odbora
5. praćenje i procjena učinkovitosti rada funkcije za praćenje usklađenosti.
(3) Više rukovodstvo Pravne osobe dužno je funkciji praćenja usklađenosti pružati potporu u izvršavanju njezinih poslova te promicati i poboljšavati kulturu usklađenosti u cijeloj Pravnoj osobi u skladu s najboljim praksama korporativnog upravljanja te izvršavati obveze i preporuke koje proizlaze iz primjenjivih propisa i drugih izvora prava, uključujući kodekse, standarde i smjernice, uključujući smjernice OECD-a kojima se reguliraju dobre prakse u unutarnjim kontrolama, etičnosti i usklađenosti te borba protiv korupcije i jačanje integriteta u poduzećima u državnom vlasništvu.
Odgovornosti i obveze zaposlenika
Članak 17.
Zaposlenici Pravne osobe dužni su:
1. poznavati mjerodavne pravne propise i interne akte te ih pravilno i zakonito primjenjivati u svom radu
2. sudjelovati u edukacijama i programima osposobljavanja povezanim s usklađenosti
3. surađivati sa službenicima za usklađenost
4. surađivati u otklanjanju neusklađenosti i nepravilnosti.
(1) Uprava i nadzorni odbor najmanje jednom godišnje procjenjuju adekvatnost i učinkovitost upravljanja rizikom usklađenosti kojem je Pravna osoba izložena, uzimajući u obzir sljedeće:
1. ustroj funkcije praćenja usklađenosti i broj službenika za usklađenost
2. godišnji plan rada funkcije praćenja usklađenosti
3. godišnje izvješće o radu funkcije praćenja usklađenosti
4. prijedloge, savjete i druge informacije primljene od funkcije praćenja usklađenosti
5. znanje i stručnost službenika za usklađenost i kvalitetu njihovog rada
6. druge dostupne podatke.
(2) Na temelju procjene učinkovitosti, uprava po potrebi predlaže, a nadzorni odbor odobrava, izmjene u ustroju ili načinu rada funkcije praćenja usklađenosti, zapošljavanje novih službenika za usklađenost, otkazivanje ugovora o radu onim službenicima za usklađenost koji neuredno ispunjavaju svoje obveze, izmjene u organizaciji Pravne osobe ili druge mjere koje bi omogućile učinkovitije upravljanje rizikom usklađenosti.
V. IZVRŠAVANJE POSLOVA FUNKCIJE PRAĆENJA USKLAĐENOSTI
Učinkovitost
Članak 19.
(1) Poslovi funkcije praćenja usklađenosti trebaju se obavljati na etičan, ekonomičan, i učinkovit način.
(2) Funkcija praćenja usklađenosti mora na raspolaganju imati odgovarajuće ljudske, informatičke i druge resurse, uzimajući u obzir načelo proporcionalnosti.
(3) Više rukovodstvo treba redovito, a najmanje jednom godišnje, pratiti jesu li broj službenika za usklađenost i njihova stručnost i dalje primjereni za ispunjavanje dužnosti funkcije praćenja usklađenosti.
(4) Prilikom utvrđivanja financijskog plana Pravne osobe, osoba odnosno organizacijska jedinica koja obavlja poslove funkcije praćenja usklađenosti utvrđuje i predlaže iznos sredstava koje je potrebno osigurati za obavljanje poslova funkcije praćenja usklađenosti koji je u skladu s razinom rizika usklađenosti kojem je Pravna osoba izložena.
(5) Sve odluke o znatnim smanjenjima sredstava utvrđenih za obavljanje poslova funkcije praćenja usklađenost trebaju se dokumentirati u pisanom obliku i trebaju sadržavati detaljna objašnjenja o razlozima takvih smanjenja.
(6) Pravna osoba dužna je službenicima za usklađenost osigurati pristup svim relevantnim bazama podataka, evidencijama, dokumentaciji i informacijama, kao i svim izvješćima o unutarnjoj ili vanjskoj reviziji ili drugom izvješćivanju višem rukovodstvu i nadzornom odboru te uspostaviti potrebne mehanizme kako bi se osigurala učinkovita razmjena informacija između funkcije praćenja usklađenosti i drugih kontrolnih funkcija, kao i komunikacija i razmjena informacija s unutarnjim i vanjskim revizorom.
(7) Prema potrebi, službenici za usklađenost moraju imati mogućnost sudjelovanja na sastancima višeg rukovodstva, nadzornog odbora ili njegovih odbora.
(8) Službenici za usklađenost dužni su temeljito poznavati organizaciju Pravne osobe i postupke donošenja odluka kako bi mogli utvrditi na kojim je sastancima važno sudjelovati.
Trajnost
Članak 20.
Pravne osobe trebaju osigurati da se poslovi funkcije praćenja usklađenosti obavljaju trajno i bez prekida.
Neovisnost
Članak 21.
(1) Pravne osobe dužne su osigurati neovisno djelovanje funkcije praćenja usklađenosti u svojoj organizacijskoj strukturi.
(2) Zadaće koje se provode u okviru funkcije praćenja usklađenosti trebaju se provoditi neovisno, samostalno i bez utjecaja od strane višeg rukovodstva.
(3) Unutarnja organizacija Pravne osobe treba osigurati da osobe zaposlene u drugim organizacijskim jedinicama Pravne osobe ne mogu izdavati upute ili na drugi način utjecati na službenike za usklađenost i njihove aktivnosti.
(4) Ako više rukovodstvo odstupi od preporuka ili procjena koje je izdao službenik za usklađenost, službenik za usklađenost dužan je to dokumentirati i predstaviti u izvješću o usklađenosti.
(5) Pravna osoba dužna je službenicima za usklađenost osigurati:
1. pravo pristupa svim organizacijskim jedinicama i, ako je primjenjivo, ovisnim društvima i društvima obuhvaćenima računovodstvenom konsolidacijom Pravne osobe
2. pravo izravnog obavještavanja nadzornog odbora i/ili odbora nadzornog odbora
3. učinkovitu razmjenu informacija s drugim kontrolnim funkcijama i vanjskim revizorom.
VI. PLANIRANJE I IZVJEŠĆIVANJE
Godišnji plan rada funkcije praćenja usklađenosti
Članak 22.
(1) Funkcija praćenja usklađenosti izrađuje godišnji plan rada.
(2) Godišnji plan rada treba odražavati procjenu rizika usklađenosti.
(3) Uprava Pravne osobe, uz prethodnu suglasnost nadzornog odbora i/ili odbora nadzornog odbora, prihvaća plan rada funkcije praćenja usklađenosti.
(4) Godišnji plan rada funkcije praćenja usklađenosti treba najmanje obuhvaćati:
1. popis planiranih poslova funkcije praćenja usklađenosti
2. popis područja poslovanja koja će biti obuhvaćena godišnjim planom rada funkcije praćenja usklađenosti
3. rokove provedbe planiranih poslova.
(5) Uprava Pravne osobe treba osigurati dostavu informacija osobi odgovornoj za poslove funkcije praćenja usklađenosti o planiranim organizacijskim promjenama, projektima, novim proizvodima i ostalim inicijativama kako bi osigurala da ta osoba može unaprijed utvrditi i procijeniti utječe li to na obuhvat posla funkcije praćenja usklađenosti.
Godišnje izvješće o radu funkcije praćenja usklađenosti
Članak 23.
(1) Funkcija praćenja usklađenosti izrađuje godišnje izvješće o svom radu.
(2) Godišnje izvješće o radu funkcije praćenja usklađenosti treba najmanje sadržavati:
1. informacije o ostvarivanju godišnjeg plana rada
2. popis svih obavljenih planiranih i izvanrednih poslova
3. popis planiranih, a neizvršenih poslova i razloge neizvršenja plana
4. sažetak najvažnijih činjenica utvrđenih u obavljanju poslova
5. broj utvrđenih slučajeva neusklađenosti i podatak jesu li utvrđeni slučajevi neusklađenosti u cijelosti otklonjeni, u postupku rješavanja ili nisu otklonjeni
6. informacije o značajnijim pritužbama koje mogu ukazivati na značajan rizik neusklađenosti
7. informacije o izvršenju prijedloga, preporuka i mjera za otklanjanje utvrđenih nezakonitosti, nepravilnosti, nedostataka i slabosti s naznakom statusa provedbe
8. informacije o transakcijama s povezanim osobama iz članka 15. stavka 2.
9. opću ocjenu usklađenosti Pravne osobe s primjenjivim propisima i drugim izvorima prava, s detaljnim razlozima na kojima se temelji opća ocjena
10. opću ocjenu adekvatnosti i učinkovitosti upravljanja rizikom usklađenost, s detaljnim razlozima na kojima se temelji opća ocjena.
(3) Opća ocjena usklađenosti Pravne osobe s primjenjivim propisima i drugim izvorima prava može biti jedna od sljedećih ocjena:
1. usklađeno – označava potpunu usklađenost Pravne osobe s primjenjivim propisima i drugim izvorima prava
2. djelomično usklađeno – označava nepotpunu usklađenost Pravne osobe s primjenjivim propisima i drugim izvorima prava uz utvrđene nepravilnosti i nedostatke
3. neusklađeno – označava nepotpunu usklađenost Pravne osobe s primjenjivim propisima i drugim izvorima prava uz utvrđene značajne nepravilnosti i nedostatke ili potpunu neusklađenost Pravne osobe s primjenjivim propisima i drugim izvorima prava.
(4) Opća ocjena adekvatnosti i učinkovitosti upravljanja rizikom usklađenosti Pravne osobe može biti jedna od sljedećih ocjena:
1. učinkovito – označava potpunu adekvatnost i učinkovitost upravljanja rizikom usklađenosti
2. djelomično učinkovito – označava nepotpunu adekvatnost i učinkovitost upravljanja rizikom usklađenosti uz utvrđene nepravilnosti i nedostatke
3. neučinkovito – označava nepotpunu adekvatnost i učinkovitost upravljanja rizikom usklađenosti uz utvrđene značajne nepravilnosti i nedostatke.
(5) Godišnje izvješće o radu funkcije praćenja usklađenosti dostavlja se istovremeno upravi i nadzornom odboru ili drugom odgovarajućem odboru nadzornog odbora.
(6) Osim godišnjih izvješća, funkcija praćenja usklađenosti može po potrebi izrađivati i ad hoc izvješća kada to zahtijevaju okolnosti konkretnog slučaja.
Izvješće Nadzornog odbora
Članak 24.
(1) U godišnjem izvješću o obavljenom nadzoru i/ili u drugom izvješću koje dostavlja skupštini Pravne osobe, nadzorni odbor dostavit će i izvješće o radu funkcije usklađenosti sa sadržajem i prema obrascu iz priloga ovom Pravilniku ili obrazložiti zašto nije u mogućnosti podnijeti takvo izvješće.
(2) Izvješće o radu funkcije praćenja usklađenosti iz stavka 1. ovog članak za pravne osobe od posebnog interesa za Republiku Hrvatsku nadzorni odbor dostavlja i Ministarstvu najkasnije do 30. travnja tekuće godine za prethodnu godinu.
IX. PREISPITIVANJE PROVEDBE PRAVILNIKA
Članak 25.
Ministarstvo će redovito, a najmanje jednom u dvije godine, preispitivati provedbu ovog Pravilnika te će ministar financija, po potrebi, donijeti njegove izmjene i dopune.
X. PRIJELAZNE I ZVRŠNE ODREDBE
Članak 26.
Radi učinkovitije provedbe odredbi ovog Pravilnika, kao i osiguranja jasnog i dosljednog postupanja unutar Pravnih osoba, Ministarstvo će uskladiti Smjernice za funkciju praćenja usklađenosti poslovanja u pravnim osobama u većinskom vlasništvu Republike Hrvatske s odredbama ovog Pravilnika u roku od 30 dana od dana stupanja na snagu ovog Pravilnika
Članak 27.
Ovaj Pravilnik stupa na snagu osmoga dana od dana objave u »Narodnim novinama«.
Prilog 1 – Izvješće nadzornog odbora o radu funkcije praćenja usklađenosti
NAČIN USPOSTAVE
ODGOVOR
Je u Pravnoj osobi uspostavljena funkcija praćenja usklađenosti?
a) Da
b) Ne
Ako je odgovor na prethodno pitanje ne, navesti razloge zbog čega u Pravnoj osobi nije uspostavljena funkcija praćenja usklađenosti.
Na koji je način uspostavljena funkcija praćenja usklađenosti?
a) Kao samostalna ustrojstvena jedinica
b) Službenik za usklađenost kao pojedinac
c) Kao dio druge ustrojstvene jedinice
d) Djelomično je eksternalizirana
Ako je funkcija praćenja usklađenosti ustrojena kao dio druge ustrojstvene jedinice, koje poslove osim poslova funkcije praćenja usklađenosti ta ustrojstvena jedinica obavlja?
Koji je naziv ustrojstvene jedinice koja obavlja poslove funkcije praćenja usklađenosti?
Je li način na koji je uspostavljena funkcija praćenja usklađenosti primjeren mogućnostima i potrebama Pravne osobe te osigurava li trajno i učinkovito izvršavanja poslova te funkcije?
a) Da
b) Da, ali postoje nedostatci koje je potrebno otkloniti
c) Ne
Ako je odgovor na prethodno pitanje ne, navesti razloge za takav odgovor i što se poduzima radi poboljšanja funkcije praćenja usklađenosti.
AKTI
ODGOVOR
Kojim internim aktima Pravne osobe je uspostavljena funkcija praćenja usklađenosti (navesti naziv akta i tko ga je donio)?
Ako i druge osobe sudjeluju u donošenju i odobravanju godišnjeg plana rada funkcije praćenja usklađenosti, navesti koje.
Je li uprava uz prethodnu suglasnost odgovarajućeg odbora nadzornog odbora i/ili nadzornog odbora prihvatila godišnji plan rada funkcije praćenja usklađenosti za tekuću godinu?
a) Da
b) Ne
Ako je odgovor na prethodno pitanje ne, navesti razloge zašto nije prihvaćen godišnji plan rada funkcije praćenja usklađenosti za tekuću godinu.
NEOVISNOST
ODGOVOR
Je li internim aktima funkciji praćenja usklađenosti osigurana samostalnost i neovisnost?
a) Da
b) Ne
Ako je odgovor na prethodno pitanje ne, navesti razloge za takav odgovor i što se poduzima kako bi se funkciji praćenja usklađenosti osigurala samostalnost i neovisnost.
Na koji način je osigurana neovisnost funkcije praćenja usklađenosti?
Kome sve funkcija praćenja usklađenosti odgovara za svoj rad.
a) Nadzornom odboru
b) Odborima nadzornog odbora
c) Upravi
d) Drugim stručnim službama
Mogu li se donositi ključne odluke u vezi s uspostavom, organizacijom i radom funkcije praćenja usklađenosti bez suglasnosti nadzornog odbora?
a) Da
b) Ne
Ako je odgovor na prethodno pitanje da, navesti koje od navedenih odluka se mogu donijeti bez suglasnosti nadzornog odbora.
Imaju li službenici za usklađenost mogućnost izravne komunikacije s nadzornim odborom (odnosno njegovim odborima)?
a) Da
b) Ne
Ako je odgovor na prethodno pitanje ne, navesti razloge zašto službenicima za usklađenost nije omogućena izravna komunikacija s nadzornim odborom odnosno njegovim odborima.
Ako je odgovor na prethodno pitanje da, koji je oblik takve komunikacije?
a) Izravno podnošenje izvješća nadzornom odboru
b) Sudjelovanje na sjednicama nadzornog odbora ili njegovih odbora
c) Mogućnost izravne i neformalne komunikacije s predsjednikom i/ili članovima nadzornog odbora prema potrebi
d) Drugi
Koliko je bilo slučajeva izravne komunikacije u prethodnoj godini?
Je li utvrđeno postojanje sukoba interesa službenika za usklađenost (npr. između poslova koje obavlja u okviru funkcije praćenja usklađenosti i drugih poslova koji su mu povjereni)?
a) Da
b) Da, ali tim sukobom interesa se na primjeren način upravlja
c) Ne
UČINKOVITOST
ODGOVOR
Je li opseg poslova funkcije praćenja usklađenosti primjeren kako bi se osiguralo trajno, učinkovito i neovisno izvršavanja poslova te funkcije?
a) Da
b) Ne
Ako je odgovor na prethodno pitanje ne, navesti razloge takvog odgovora.
Je li broj osoblja funkcije praćenja usklađenosti primjeren opsegu poslova te funkcije i potrebama Pravne osobe?
a) Da
b) Ne
Ako je odgovor na prethodno pitanje ne, navesti razloge takvog odgovora.
Imaju li službenici za usklađenost potrebne kvalifikacije, radno iskustvo, stručna znanja i vještine za učinkovito obavljanje poslova funkcije praćenja usklađenosti?
a) Da
b) Ne
Ako je odgovor na prethodno pitanje ne, navesti razloge takvog odgovora.
Provodi li se redovito stručno usavršavanje službenika za usklađenost primjereno potrebama Pravne osobe?
a) Da
b) Ne
Ako je odgovor na prethodno pitanje ne, navesti razloge takvog odgovora.
Provodi li se redovito stručno usavršavanje višeg rukovodstva i zaposlenika o temama značajnima za usklađenost poslovanje Pravne osobe?
a) Da
b) Ne
Ako je odgovor na prethodno pitanje ne, navesti razloge takvog odgovora.
Navesti broj i vrstu edukacija višeg rukovodstva i zaposlenih provedenih u protekloj godini.
Navesti broj viših rukovoditelja i zaposlenika koji su prošli edukacije.
Imaju li službenici za usklađenost potrebne ovlasti te pristup svim bitnim podacima, osoblju i stručnim službama za obavljanje poslova funkcije praćenja usklađenosti?
a) Da
b) Ne
Ako je odgovor na prethodno pitanje ne, navesti razloge takvog odgovora.
Propisuju li interni akti Pravne osobe obvezu savjetovanja sa službenikom za usklađenosti prije sklapanja značajnih pravnih poslova i poduzimanje drugih značajnih radnji?
a) Da
b) Ne
Ako je odgovor na prethodno pitanje ne, navesti razloge takvog odgovora.
Ako je odgovor da, jesu li utvrđeni pragovi značajnosti primjereni?
a) Da
b) Ne
Je li uspostavljen učinkovit mehanizam za prijave nepravilnosti?
a) Da
b) Ne
Ako je odgovor na prethodno pitanje ne, navesti razloge takvog odgovora.
Jesu li uspostavljene antikorupcijske mjere?
a) Da
b) Ne
Ako je odgovor na prethodno pitanje ne, navesti razloge takvog odgovora.
Jesu li uspostavljene mjere za osiguranje načela tržišne neutralnosti u transakcijama s povezanim javnim osobama?
a) Da
b) Ne
Ako je odgovor na prethodno pitanje ne, navesti razloge takvog odgovora.
Koliko je evidentirano transakcija s povezanim osobama u prethodnoj godini? (navesti broj)
Jesu li transakcije s povezanim osobama tijekom godine provedene po tržišnim uvjetima, bez povlaštenog tretmana i u skladu s važećim zakonodavstvom te internim aktima društva?
a) Da
b) Ne
Ako je odgovor na prethodno pitanje ne, navesti razloge takvog odgovora te je li o tome obaviješten nadzorni odbor.
IZVJEŠĆIVANJE
ODGOVOR
Je li nadzorni odbor proveo nadzor nad radom funkcije praćenja usklađenosti u prethodnoj godini?
a) Da
b) Ne
Ako je odgovor na prethodno pitanje ne, navesti razloge takvog odgovora.
Je li nadzornom odboru podneseno godišnje izvješće o radu funkcije praćenja usklađenosti za prethodnu godinu?
a) Da
b) Ne
Ako je odgovor na prethodno pitanje ne, navesti razloge takvog odgovora.
Je li funkcija praćenja usklađenosti ispunila godišnji plan rada za prethodnu godinu?
a) Da
b) Ne
c) Djelomično
Ako je odgovor na prethodno pitanje ne ili djelomično, navesti razloge takvog odgovora.
Koja je opća ocjena usklađenosti Pravne osobe s primjenjivim propisima i drugim izvorima prava
a) Usklađeno
b) Djelomično usklađeno
c) Neusklađeno
Koja je opća ocjena adekvatnosti i učinkovitosti upravljanja rizikom usklađenost
a) Učinkovito
b) Djelomično učinkovito
c) Neučinkovito
Koliko je bilo slučajeva neusklađenosti u protekloj godini?
Jesu li slučajevi neusklađenosti otklonjeni (navesti broj slučajeva)?
a) u cijelosti: __________
b) u postupku rješavanja: __________
c) nisu otklonjene: __________
POVEZANE PRAVNE OSOBE
ODGOVOR
Je li funkcija praćenja usklađenosti uvedena u svim povezanim pravnim osobama?
a) Da
b) Ne
Ako je odgovor na prethodno pitanje ne, navesti u kojima nije i zašto.
Na temelju članka 52. stavka 4., Zakona o pravnim osobama u vlasništvu Republike Hrvatske (»Narodne novine«, broj 102/25.), ministar financija je ____________. godine donio
PRAVILNIK O FUNKCIJI PRAĆENJA USKLAĐENOSTI U PRAVNIM OSOBAMA U VLASNIŠTVU REPUBLIKE HRVATSKE
Komentirate u ime: MINISTARSTVO FINANCIJA
I. UVODNE ODREDBE
Predmet Pravilnika
Komentirate u ime: MINISTARSTVO FINANCIJA
Članak 1.
Ovim Pravilnikom uređuje se ustroj, djelokrug rada, poslovi, odgovornosti, način izvještavanja te mjere za osiguranje neovisnosti i učinkovitosti funkcije praćenja usklađenosti u pravnim osobama u vlasništvu Republike Hrvatske u kojima Republika Hrvatska ima prevladavajući utjecaj.
Primjena Pravilnika
Komentirate u ime: MINISTARSTVO FINANCIJA
Članak 2.
(1) Ovaj Pravilnik primjenjuje se na pravne osobe u vlasništvu Republike Hrvatske u kojima Republika Hrvatska ima prevladavajući utjecaj u skladu sa zakonom koji regulira pravne osobe u vlasništvu Republike Hrvatske (dalje u tekstu: Pravne osobe).
(2) Odredbe ovog Pravilnika primjenjuju se i na ovisna društva Pravnih osoba koja društva se smatraju velikim ili srednjim poduzetnicima u smislu zakona koji uređuje računovodstvo poduzetnika.
(3) Odredbe ovog Pravilnika primjenjuju se na više rukovodstvo, zaposlenike i sve organizacijske jedinice Pravne osobe.
(4) Temeljni cilj funkcije praćenja usklađenosti je osigurati da se Pravne osobe pridržavaju svojih zakonskih i drugih obveza, kako bi smanjile rizike od kazni, sudskih i drugih postupaka, gubitaka uzrokovanim lošim upravljanjem i neopravdanim trošenjem sredstava te reputacijskih šteta kroz uspostavu djelotvornog sustava utvrđivanja, upravljanja, upozorenja, prevencije i kontrola nad rizikom usklađenosti.
Komentirate u ime: MINISTARSTVO FINANCIJA
Članak 3.
(1) Pojedini pojmovi u smislu ovog Pravilniku imaju sljedeće značenje:
1) „kultura usklađenosti“ – je skup vrijednosti koje promiču poštivanje zakona, propisa, internih akata i etičkih standarda te potiču odgovornost, integritet i transparentnost u poslovanju na svim razinama Pravne osobe
2) „Ministarstvo“ – je ministarstvo nadležno za poslove financija
3) „nadzorni odbor“ - je nadzorni ili upravni odbor trgovačkog društva ili odgovarajući organ u Pravnoj osobi koja nema pravni oblik trgovačkog društva, a koji je nadležan za nadzor nad vođenjem poslova te Pravne osobe
4) „ovisna društva“ – su trgovačka društva i druge pravne osobe u kojima Pravna osoba u vlasništvu Republike Hrvatske ima prevladavajući utjecaj
5) „pravne osobe u vlasništvu Republike Hrvatske“ - su pravne osobe od posebnog interesa i ostala trgovačka društva, kako je to definirano zakonom koji regulira pravne osobe u vlasništvu Republike Hrvatske
6) „prevladavajući utjecaj“ - definiran je zakonom koji regulira pravne osobe u vlasništvu Republike Hrvatske
7) „službenik za usklađenost“ - je osoba koja u Pravnoj osobi obavlja poslove funkcije praćenja usklađenosti, bilo samostalno bilo u okviru zasebne organizacijske jedinice koja je zadužena za obavljanje poslova funkcije praćenja usklađenosti. Ako se radi o više osoba, tada se koristi termin službenici za usklađenost
8) „strani javni službenik“ - je svaka osoba koja obavlja zakonodavnu, upravnu ili pravosudnu službu strane zemlje, bilo da je imenovana ili izabrana, svaka osoba koja obavlja javnu službu za stranu zemlju, uključujući i za javno tijelo ili javno poduzeće i svaki dužnosnik ili službenik međunarodne javne organizacije
9) „skupština“ - glavna skupština dioničkog društva ili skupština društva s ograničenom odgovornošću odnosno drugi odgovarajući organ u Pravnoj osobi koje nemaju pravni oblik trgovačkog društva
10) „uprava“ - je uprava ili izvršni direktor u trgovačkom društvu ili odgovarajući organ u Pravnoj osobi koja nema pravni oblik trgovačkog društva, a koji je nadležan za vođenje poslova te Pravne osobe
11) „više rukovodstvo“ – su predsjednik i članovi uprave ili izvršni direktor(i) u trgovačkom društvu odnosno odgovarajući organ u Pravnoj osobi koja nema pravni oblik trgovačkog društva te druge osobe koje u Pravnoj osobi obavljaju rukovodeće funkcije
12) „značajne nepravilnosti ili nedostatci“ – nepravilnosti ili nedostatci koji predstavljaju značajno nepridržavanje ili pogrešnu primjenu zakona ili drugih izvora prava, odnosno bitna odstupanja u sustavu upravljanja, kontrola i usklađenosti koja mogu prouzročiti pravne, financijske ili reputacijske posljedice za Pravnu osobu te se ne mogu otkloniti jednostavnim korektivnim mjerama.
(2) Ostali pojmovi koji se koriste u ovom Pravilniku imaju značenje utvrđeno zakonom koji uređuje pravne osobe u vlasništvu Republike Hrvatske.
Komentirate u ime: MINISTARSTVO FINANCIJA
II. FUNKCIJA PRAĆENJA USKLAĐENOSTI
Pojam
Komentirate u ime: MINISTARSTVO FINANCIJA
Članak 4.
(1) Funkcija praćenja usklađenosti podrazumijeva sve poslove koji se odnose na usklađivanje funkcioniranja i poslovanja Pravne osobe s pravnom regulativom i internim aktima, procjenu rizika u funkcioniranju i poslovanju Pravne osobe, brigu o provođenju dobre poslovne prakse te sprječavanje nezakonitog poslovanja, neopravdanog trošenja sredstava, zaštitu od drugih oblika nepravilnosti, sukoba interesa i koruptivnih radnji.
(2) Osnovna zadaća funkcije praćenja usklađenosti je upravljanje rizikom usklađenosti kroz uspostavu djelotvornog sustava utvrđivanja, procjene, praćenja i upravljanja rizikom usklađenosti kojemu je Pravna osoba izložena ili bi mogla biti izložena.
(3) Rizik usklađenosti jest rizik od izricanja mogućih mjera i kazni te rizik od nastanka značajnoga financijskoga gubitka ili gubitka ugleda, što ga Pravna osoba može pretrpjeti zbog neusklađenosti s važećim zakonima, uredbama, pravilnicima, smjernicama, standardima, kodeksima te drugim propisima i internim aktima Pravne osobe.
Načelo proporcionalnosti
Komentirate u ime: MINISTARSTVO FINANCIJA
Članak 5.
(1) Pravne osobe određuju koje su organizacijske mjere i razina resursa najprikladniji za osiguravanje trajnog i učinkovitog izvršavanja poslova funkcije praćenja usklađenosti uzimajući u obzir:
1. rizike koji se mogu pojaviti u okviru organizacijske strukture
2. veličinu, unutarnju organizaciju i broj zaposlenika
3. prirodu, opseg i složenost poslovanja posebice ukoliko je djelatnost regulirana posebnim propisima ili standardima
4. pripadnost grupi
5. druge relevantne kriterije i okolnosti.
(2) Pravne osobe moraju imati barem jednog zaposlenika ili zasebnu organizacijsku jedinicu koja će isključivo obavljati poslove funkcije praćenja usklađenosti.
(3) Pravne osobe koje se smatraju velikim pravnim osobama sukladno zakonu koji regulira pravne osobe u vlasništvu Republike Hrvatske uspostavit će funkciju praćenja usklađenosti kao zasebnu organizacijsku jedinicu.
(4) Pravne osobe koje se ne smatraju velikim pravnim osoba u smislu zakona koji uređuje pravne osobe u vlasništvu Republike Hrvatske mogu, primjenjujući načelo proporcionalnosti, poslove praćenja usklađenosti povjeriti osobi ili organizacijskoj jedinici unutar Pravne osobe koja obavlja neke druge poslove, uz uvjet da nisu u sukobu interesa između odgovornosti koja se odnosi na obavljanje funkcije praćenja usklađenosti poslovanja i drugih odgovornosti koje obavlja.
Nadležnost za uspostavu funkcije praćenja usklađenosti
Komentirate u ime: MINISTARSTVO FINANCIJA
Članak 6.
(1) U Pravnoj osobi koja ima pravni oblik trgovačkog društva u skladu s odredbama zakona koji uređuje osnivanje, ustroj, prestanak i statusne promjene trgovačkih društava , za uspostavljanje funkcije praćenja usklađenosti nadležna je uprava Pravne osobe.
(2) U Pravnoj osobi koja je osnovana u skladu s posebnim zakonima i nema pravni oblik trgovačkog društva, za uspostavljanje funkcije praćenja usklađenosti nadležan je organ koji je nadležan za vođenje poslova te Pravne osobe.
(3) Za donošenje odluka u vezi s uspostavom i ustrojem funkcije praćenja usklađenosti potrebna je suglasnost nadzornog odbora, odnosno organa Pravne osobe koji je nadležan za nadzor nad vođenjem njezinih poslova.
Izdvajanje (eksternalizacija) funkcije praćenja usklađenosti
Komentirate u ime: MINISTARSTVO FINANCIJA
Članak 7.
(1) Pravne osobe, ovisno o vlastitoj procjeni relevantnih okolnosti i uzimajući u obzir načelo proporcionalnosti, mogu internim aktom predvidjeti mogućnost djelomičnog izdvajanja (eksternalizaciju) funkcije praćenja usklađenosti, odnosno angažiranje vanjskog pružatelja usluga za obavljanje pojedinih zadaća funkcije praćenja usklađenosti.
(2) Pravne osobe koje odluče djelomično izdvojiti funkciju praćenja usklađenosti osigurat će, bez obzira na izdvajanje, da i dalje budu ispunjeni svi zahtjevi koji se primjenjuju na funkciju praćenja usklađenosti u skladu s primjenjivim propisima i drugim izvorima prava, zakonom koji regulira pravne osobe u vlasništvu Republike Hrvatske i ovim Pravilnikom te da je barem jedan zaposlenik Pravne osobe imenovan službenikom za usklađenost.
(3) Pravne osobe koje djelomično izdvoje funkciju praćenja usklađenosti, kao i članovi njihovih organa i dalje su u cijelosti odgovorne za izdvojene zadaće te će zadržati mogućnost kontrole nad izdvojenim zadaćama i upravljati rizicima povezanima s izdvajanjem.
(4) Pravne osobe provest će dubinsku analizu prije odabira vanjskog pružatelja usluga kako bi se osiguralo da su ispunjeni zahtjevi utvrđeni u skladu s primjenjivim propisima i drugim izvorima prava, zakonom koji regulira pravne osobe u vlasništvu Republike Hrvatske i ovim Pravilnikom.
(5) Djelomično izdvajanje poslovnih procesa funkcije praćenja usklađenosti ne smije:
1. umanjiti njezinu kvalitetu i neovisnost
2. stvoriti nepotrebne dodatne operativne rizike i troškove
3. narušiti aktivnosti unutarnjih kontrola
4. narušiti sposobnost Pravne osobe da adekvatno upravlja rizikom usklađenosti.
Interni akt
Komentirate u ime: MINISTARSTVO FINANCIJA
Članak 8.
(1) Pravne osobe internim će aktom urediti pitanja koja se odnose na ustroj i obavljanje poslova funkcije praćenja usklađenosti.
(2) Interni akt mora obuhvatiti najmanje sljedeća pitanja:
1. organizacijski ustroj i poslove funkcije praćenja usklađenosti
2. mjere za osiguranje neovisnosti, učinkovitosti i trajnosti funkcije praćenja usklađenosti
3. ovlasti i odnose funkcije praćenja usklađenosti s ostalim organizacijskim dijelovima Pravne osobe i višim rukovodstvom
4. mjere postupanja funkcije praćenja usklađenosti u slučaju utvrđenih nepravilnosti i nedostataka
5. uvjete koje mora ispunjavati kandidat za službenika za usklađenost, koji najmanje moraju udovoljavati uvjetima iz članka 10. stavka 2. ovog Pravilnika te dokaze koji dokazuju ispunjenje traženih uvjeta
6. pravo pristupa relevantnim podacima, informacijskim sustavima i ostalim resursima koji su nužni za obavljanje poslova funkcije praćenja usklađenosti
7. mjere za osiguranje i praćenje stručne osposobljenosti, odgovarajućeg stručnog znanja i iskustva osoba koje obavljaju poslove funkcije praćenja usklađenosti
8. obvezu provedbe osposobljavanja (edukacije) višeg rukovodstva i zaposlenika
9. sustav planiranja i izvješćivanja
10. rokove za izradu godišnjeg plana rada i dostavljanja godišnjeg izvješća o radu
11. druga pitanja važna za učinkovito funkcioniranje funkcije praćenja usklađenosti.
(3) Internim aktom Pravne osobe može se urediti da određeni pravni poslovi ili vrste pravnih poslova koje Pravna osoba namjerava sklopiti podliježu prethodnoj provjeri od strane funkcije praćenja usklađenosti, kako bi se osiguralo da su takvi pravni poslovi usklađeni s primjenjivim propisima i drugim izvorima prava.
Osposobljavanje i savjetovanje
Komentirate u ime: MINISTARSTVO FINANCIJA
Članak 9.
(1) Službenici za usklađenost moraju imati mogućnost redovitog stručnog obrazovanja i usavršavanja.
(2) Službenici za usklađenost sudjeluju u osposobljavanju zaposlenika Pravne osobe koji su izravno ili neizravno uključeni u poslovne procese te pružaju savjetodavnu podršku zaposlenicima Pravne osobe u svakodnevnom poslovanju.
(3) Pravna osoba kontinuirano, ali i izvanredno prema potrebi, provodi odgovarajuće osposobljavanje odnosno edukaciju višeg rukovodstva i drugih zaposlenika Pravne osobe, kako bi se omogućilo što učinkovitije upravljanje rizikom usklađenosti.
Kvalifikacije, radno iskustvo i stručna znanja službenika za usklađenost
Komentirate u ime: MINISTARSTVO FINANCIJA
Članak 10.
(1) Službenik za usklađenost mora imati odgovarajuće obrazovanje, stručna znanja i iskustvo kako bi mogao preuzeti odgovornost za funkciju praćenja usklađenosti u cjelini i osigurati njezinu učinkovitost.
(2) Službenik za usklađenost treba zadovoljiti najmanje sljedeće uvjete:
1. odgovarajuće obrazovanje – minimalno završena razina obrazovanja prema Hrvatskom kvalifikacijskom okviru (HKO): razina 7.1.st - kvalifikacije stečene završetkom specijalističkih diplomskih stručnih studija ili razina 7.1.sv – kvalifikacije stečene završetkom sveučilišnih diplomskih studija te integriranih preddiplomskih i diplomskih sveučilišnih studija (VSS) ili razina 7 prema Europskom kvalifikacijskom okviru (EQF)
2. radno iskustvo – najmanje pet godina radnog iskustva na poslovima koji uključuju kontrolne, regulatorne, nadzorne, savjetodavne ili pravne poslove, odnosno druge poslove koji su po svojoj naravi povezani s upravljanjem rizicima, unutarnjim kontrolama, revizijom, pravnim poslovima ili usklađenošću
3. stručna znanja – poznavanje regulatornog okruženja u kojem Pravna osoba posluje te razumijevanje poslovne aktivnosti koje obavlja
4. odgovarajuće vještine – analitičke, komunikacijske, prezentacijske, socijalne i druge vještine
5. da se protiv kandidata ne vodi kazneni postupak
6. dobar ugled - da uživa osobni i profesionalni integritet te da ne postoje okolnosti koje bi dovodile u sumnju njegovu vjerodostojnost, nepristranost ili sposobnost obavljanja poslova službenika za usklađenost.
(3) Kandidat za radno mjesto službenika za usklađenost uz prijavu za radno mjesto dostavit će i dokaze o ispunjavanju uvjeta iz stavka 2., točka 1. do 5. ovog članka.
(4) Odluku o zapošljavanju, premještaju na drugo radno mjesto ili otkazu ugovora o radu službeniku za usklađenost ili voditelju zasebne organizacijske jedinice ukoliko je ustrojena, donosi uprava Pravne osobe, uz suglasnost nadzornog odbora.
Komentirate u ime: MINISTARSTVO FINANCIJA
III. POSLOVI FUNKCIJE PRAĆENJA USKLAĐENOSTI
Utvrđivanje, procjena i praćenje rizika usklađenosti
Komentirate u ime: MINISTARSTVO FINANCIJA
Članak 11.
(1) Radi učinkovitog utvrđivanja, procjene i praćenja rizika usklađenosti službenici za usklađenost dužni su:
1. poznavati organizaciju i poslovanje Pravne osobe uključujući poznavanje internih akata te djelatnosti koje Pravna osoba obavlja i poslova koje uobičajeno sklapa u okviru svog predmeta poslovanja
2. poznavati primjenjivi zakonodavni okvir i pratiti njegove izmjene i dopune što uključuje nacionalne propise Republike Hrvatske, propise Europske unije te međunarodne ugovore koji čine dio unutarnjeg pravnog poretka Republike Hrvatske koji se primjenjuju na Pravnu osobu i njezino poslovanje
3. poznavati druge izvore prava i pratiti njihove izmjene i dopune koji se primjenjuju ili mogu utjecati na Pravnu osobu i njezino poslovanje
4. analizirati usklađenost internih procesa i poslovnih aktivnosti Pravne osobe s primjenjivim propisima i drugim izvorima prava te utvrditi eventualne neusklađenosti ili povrede primjenjivih propisa
5. izvršiti procjenu rizika usklađenosti na način da se za pojedine utvrđene rizike procijeni vjerojatnost njihovog nastanka i očekivani negativni utjecaj na Pravnu osobu i odgovorne osobe u Pravnoj osobi
6. pratiti rizik usklađenosti što uključuje periodičku analize i dodatne provjere u slučaju promjena propisa te na temelju analiza ažurirati procjenu rizika usklađenosti.
(2) Utvrđivanje, procjena i praćenje rizika usklađenosti obavlja se u suradnji s drugim organizacijskim jedinicama Pravne osobe.
Upravljanje rizikom usklađenosti
Komentirate u ime: MINISTARSTVO FINANCIJA
Članak 12.
(1) Nalazi procjene rizika usklađenosti koriste se za utvrđivanje plana rada funkcije praćenja usklađenosti iz članka 22. ovog Pravilnika te za učinkovitu raspodjelu njezinih resursa.
(2) Radi upravljanja utvrđenim rizikom usklađenosti, funkcija praćenja usklađenosti poduzima najmanje slijedeće aktivnosti:
1. obavještava upravu, nadzorni odbor i/ili odgovarajući odbor nadzornog odbora o procijenjenom riziku usklađenosti, utvrđenim neusklađenostima ili povredama propisa i drugih izvora prava, kao i o utvrđenim nedostacima i slabostima u upravljanju rizikom usklađenosti
2. razmjenjuje informacije s drugim kontrolnim funkcijama i revizorima vezano uz rizik usklađenosti i upravljanje tim rizikom
3. daje prijedloge, preporuke i mjere za otklanjanje utvrđenih nepravilnosti i nedostataka te smanjenje izloženosti Pravne osobe riziku usklađenosti
4. sudjeluje u izradi i usvajanju internih akata, procedura i organizacije kojima se osigurava da Pravna osoba postupa u skladu s primjenjivim propisima i drugim izvorima prava odnosno kojima se osigurava otklanjanje utvrđenih nepravilnosti i nedostataka
5. savjetuje više rukovodstvo o načinu primjene primjenjivih propisa i drugih izvora prava te o aktualnostima iz tih područja
6. izrađuje procjenu učinaka koje na poslovanje Pravne osobe ima uvođenje novih ili izmjena postojećih primjenjivih propisa i drugih izvora prava
7. obavlja poslove pripreme i provedbe edukacijskih programa povezanih s usklađenosti za više rukovodstvo i zaposlenike Pravne osobe
8. daje savjete i podršku zaposlenicima uključenima u poslovne aktivnosti Pravne osobe
9. provodi dubinsku analizu osoba s kojima Pravna osoba ima značajne poslovne odnose kao i osobe s kojim Pravna osoba sklapa ugovore o sponzorstvu ili donacijama
10. sudjeluje u izradi i ažuriranju mjera i procedura koje pokrivaju ključne aspekte usklađenosti, uključujući: (i) sukob interesa, (ii) zaštitu osobnih podataka i privatnosti, (iii) sigurnost i zaštitu informacija, (iv) ESG rizike, (v) financijsko izvještavanje i borbu protiv pranja novca i financiranja terorizma
11. sudjeluje u uspostavi i promicanju etičkih standarda i mehanizama za prijavu nepravilnosti
12. sudjeluje u izradi i praćenju provedbe antikorupcijskih mjera
13. sudjeluje u razvoju i provedbi mjera usmjerenih na prevenciju podmićivanja stranih javnih službenika
14. sudjeluje u nadzoru i praćenju osiguranja načela tržišne neutralnosti u transakcijama s povezanim javnim subjektima.
(3) Pravna osoba dužna je osigurati da aktivnosti funkcije praćenja usklađenosti uključuju izradu internih akta, mjera i procedura, provjeru njihove provedbe, izravan nadzor u pojedinim organizacijskim jedinicama od strane službenika za usklađenost te sudjelovanje u svim značajnijim izmjenama ustroja Pravne osobe.
Uspostavljanje i promicanje etičkih standarda i mehanizama za prijavu nepravilnosti
Komentirate u ime: MINISTARSTVO FINANCIJA
Članak 13.
(1) Funkcija praćenja usklađenosti sudjeluje u uspostavi i usvajanju etičkih standarda i uspostavi mehanizama za prijavu nepravilnosti te prati da se Pravna osoba pridržava usvojenih etičkih standarda.
(2) Uspostavljanje i promicanje etičkih standarda uključuje postupke za upravljanje mogućim sukobima interesa, sprječavanje i otkrivanje stranog podmićivanja, upravljanje ljudskim resursima, sprječavanje favoriziranja, nepotizma ili kronizma, procjenu rizika pri zapošljavanju i dubinsku analizu ključnih poslovnih partnera, promicanje transparentnosti poslovanja i pravedno postupanje prema dobavljačima, kupcima, radnicima te ostalim dionicima, informiranje poslovnih partnera o obvezama prema zakonima i etičkim standardima Pravne osobe, reguliranje pitanja iznuda i prisila, davanja i primanja darova, donacija i sponzorstava.
(3) Pri uspostavi mehanizama za prijavu nepravilnosti Pravne osobe dužne su pridržavati se zakona koji regulira zaštitu prijavitelja nepravilnosti i drugih izvora prava.
Uspostavljanje antikorupcijskih mjera
Komentirate u ime: MINISTARSTVO FINANCIJA
Članak 14.
(1) Funkcija praćenja usklađenosti sudjeluje u pripremi, uspostavljanju i praćenju provedbe antikorupcijskih mjera u Pravnoj osobi.
(2) Prilikom pripreme i definiranja antikorupcijskih mjera funkcija praćenja usklađenosti vodit će se najboljim međunarodnim praksama te smjernicama i preporukama OECD-a o borbi protiv korupcije, unutarnjim kontrolama, etičnosti i usklađenosti, a u Pravnim osobama koje posluju u inozemstvu funkcija praćenja usklađenosti razvit će posebne mjere usmjerene na prevenciju podmićivanja stranih javnih službenika, sukladno preporukama OECD-a o borbi protiv podmićivanja u međunarodnim poslovnim transakcijama.
Osiguranje načela tržišne neutralnosti u transakcijama s povezanim javnim subjektima
Komentirate u ime: MINISTARSTVO FINANCIJA
Članak 15.
(1) Funkcija praćenja usklađenosti prati transakcije između pravne osobe i države kao vlasnika, regulatora ili naručitelja, kao i transakcije s drugim Pravnim osobama, a osobito prati da:
1. cijene, uvjeti i druge odredbe poslovnog odnosa budu usporedive s uvjetima koji bi vrijedili između nepovezanih strana na tržištu
2. ne dolazi do povlaštenog tretmana, unakrsnog subvencioniranja niti do postupanja koje bi moglo predstavljati prikrivenu državnu potporu.
(2) Funkcija praćenja usklađenosti pravodobno izvješćuje nadzorni odbor o transakcijama s povezanim osobama kada:
1. postoje pokazatelji da se cijene, uvjeti ili druge odredbe poslovnog odnosa značajno razlikuju od onih koji bi se primijenili u transakcijama između nepovezanih strana na tržištu ili
2. transakcija može rezultira povlaštenim tretmanom, unakrsnim subvencioniranjem ili postoji sumnja na postupanje koje bi moglo predstavljati prikrivenu državnu potporu .
(3) Informacije i ocjene vezane uz transakcije s povezanim osobama iz stavka 2. ovog članka sastavni su dio Godišnjeg izvješća o radu funkcije praćenja usklađenosti iz članka 23. ovog Pravilnika.
Komentirate u ime: MINISTARSTVO FINANCIJA
IV. OBVEZE VIŠEG RUKOVODSTVA I ZAPOSLENIKA U ODNOSU NA FUNKCIJU PRAĆENJA USKLAĐENOSTI
Odgovornosti i obveze višeg rukovodstva
Komentirate u ime: MINISTARSTVO FINANCIJA
Članak 16.
(1) Uprava je nadležna i odgovorna za uspostavu funkcije praćenja usklađenosti te je dužna osigurati da funkcija praćenja usklađenosti svoje poslove obavlja učinkovito, trajno i neovisno.
(2) Ključne obveze uprave u vezi s funkcijom praćenja usklađenosti uključuju sljedeće:
1. dužnost uspostavljanja funkcije praćenja usklađenosti u skladu sa zakonom koji regulira pravne osobe u vlasništvu Republike Hrvatske i ovim Pravilnikom
2. donošenje potrebnih internih akata i odluka te uspostavljanje potrebnih mjera i postupaka radi izvršavanja osnovnih zadaća te funkcije
3. osiguravanje potrebnih ljudskih, računalnih, financijskih i drugih resursa potrebnih za neovisno, trajno i učinkovito obavljanje poslova funkcije praćenja usklađenosti
4. omogućavanje funkciji praćenja usklađenosti izravne i neovisne komunikacije s nadzornim odborom i/ili odborom nadzornog odbora
5. praćenje i procjena učinkovitosti rada funkcije za praćenje usklađenosti.
(3) Više rukovodstvo Pravne osobe dužno je funkciji praćenja usklađenosti pružati potporu u izvršavanju njezinih poslova te promicati i poboljšavati kulturu usklađenosti u cijeloj Pravnoj osobi u skladu s najboljim praksama korporativnog upravljanja te izvršavati obveze i preporuke koje proizlaze iz primjenjivih propisa i drugih izvora prava, uključujući kodekse, standarde i smjernice, uključujući smjernice OECD-a kojima se reguliraju dobre prakse u unutarnjim kontrolama, etičnosti i usklađenosti te borba protiv korupcije i jačanje integriteta u poduzećima u državnom vlasništvu.
Odgovornosti i obveze zaposlenika
Komentirate u ime: MINISTARSTVO FINANCIJA
Članak 17.
Zaposlenici Pravne osobe dužni su:
1. poznavati mjerodavne pravne propise i interne akte te ih pravilno i zakonito primjenjivati u svom radu
2. sudjelovati u edukacijama i programima osposobljavanja povezanim s usklađenosti
3. surađivati sa službenicima za usklađenost
4. surađivati u otklanjanju neusklađenosti i nepravilnosti.
Procjena učinkovitosti upravljanja rizikom usklađenosti
Komentirate u ime: MINISTARSTVO FINANCIJA
Članak 18.
(1) Uprava i nadzorni odbor najmanje jednom godišnje procjenjuju adekvatnost i učinkovitost upravljanja rizikom usklađenosti kojem je Pravna osoba izložena, uzimajući u obzir sljedeće:
1. ustroj funkcije praćenja usklađenosti i broj službenika za usklađenost
2. godišnji plan rada funkcije praćenja usklađenosti
3. godišnje izvješće o radu funkcije praćenja usklađenosti
4. prijedloge, savjete i druge informacije primljene od funkcije praćenja usklađenosti
5. znanje i stručnost službenika za usklađenost i kvalitetu njihovog rada
6. druge dostupne podatke.
(2) Na temelju procjene učinkovitosti, uprava po potrebi predlaže, a nadzorni odbor odobrava, izmjene u ustroju ili načinu rada funkcije praćenja usklađenosti, zapošljavanje novih službenika za usklađenost, otkazivanje ugovora o radu onim službenicima za usklađenost koji neuredno ispunjavaju svoje obveze, izmjene u organizaciji Pravne osobe ili druge mjere koje bi omogućile učinkovitije upravljanje rizikom usklađenosti.
Komentirate u ime: MINISTARSTVO FINANCIJA
V. IZVRŠAVANJE POSLOVA FUNKCIJE PRAĆENJA USKLAĐENOSTI
Učinkovitost
Komentirate u ime: MINISTARSTVO FINANCIJA
Članak 19.
(1) Poslovi funkcije praćenja usklađenosti trebaju se obavljati na etičan, ekonomičan, i učinkovit način.
(2) Funkcija praćenja usklađenosti mora na raspolaganju imati odgovarajuće ljudske, informatičke i druge resurse, uzimajući u obzir načelo proporcionalnosti.
(3) Više rukovodstvo treba redovito, a najmanje jednom godišnje, pratiti jesu li broj službenika za usklađenost i njihova stručnost i dalje primjereni za ispunjavanje dužnosti funkcije praćenja usklađenosti.
(4) Prilikom utvrđivanja financijskog plana Pravne osobe, osoba odnosno organizacijska jedinica koja obavlja poslove funkcije praćenja usklađenosti utvrđuje i predlaže iznos sredstava koje je potrebno osigurati za obavljanje poslova funkcije praćenja usklađenosti koji je u skladu s razinom rizika usklađenosti kojem je Pravna osoba izložena.
(5) Sve odluke o znatnim smanjenjima sredstava utvrđenih za obavljanje poslova funkcije praćenja usklađenost trebaju se dokumentirati u pisanom obliku i trebaju sadržavati detaljna objašnjenja o razlozima takvih smanjenja.
(6) Pravna osoba dužna je službenicima za usklađenost osigurati pristup svim relevantnim bazama podataka, evidencijama, dokumentaciji i informacijama, kao i svim izvješćima o unutarnjoj ili vanjskoj reviziji ili drugom izvješćivanju višem rukovodstvu i nadzornom odboru te uspostaviti potrebne mehanizme kako bi se osigurala učinkovita razmjena informacija između funkcije praćenja usklađenosti i drugih kontrolnih funkcija, kao i komunikacija i razmjena informacija s unutarnjim i vanjskim revizorom.
(7) Prema potrebi, službenici za usklađenost moraju imati mogućnost sudjelovanja na sastancima višeg rukovodstva, nadzornog odbora ili njegovih odbora.
(8) Službenici za usklađenost dužni su temeljito poznavati organizaciju Pravne osobe i postupke donošenja odluka kako bi mogli utvrditi na kojim je sastancima važno sudjelovati.
Trajnost
Komentirate u ime: MINISTARSTVO FINANCIJA
Članak 20.
Pravne osobe trebaju osigurati da se poslovi funkcije praćenja usklađenosti obavljaju trajno i bez prekida.
Neovisnost
Komentirate u ime: MINISTARSTVO FINANCIJA
Članak 21.
(1) Pravne osobe dužne su osigurati neovisno djelovanje funkcije praćenja usklađenosti u svojoj organizacijskoj strukturi.
(2) Zadaće koje se provode u okviru funkcije praćenja usklađenosti trebaju se provoditi neovisno, samostalno i bez utjecaja od strane višeg rukovodstva.
(3) Unutarnja organizacija Pravne osobe treba osigurati da osobe zaposlene u drugim organizacijskim jedinicama Pravne osobe ne mogu izdavati upute ili na drugi način utjecati na službenike za usklađenost i njihove aktivnosti.
(4) Ako više rukovodstvo odstupi od preporuka ili procjena koje je izdao službenik za usklađenost, službenik za usklađenost dužan je to dokumentirati i predstaviti u izvješću o usklađenosti.
(5) Pravna osoba dužna je službenicima za usklađenost osigurati:
1. pravo pristupa svim organizacijskim jedinicama i, ako je primjenjivo, ovisnim društvima i društvima obuhvaćenima računovodstvenom konsolidacijom Pravne osobe
2. pravo izravnog obavještavanja nadzornog odbora i/ili odbora nadzornog odbora
3. učinkovitu razmjenu informacija s drugim kontrolnim funkcijama i vanjskim revizorom.
Komentirate u ime: MINISTARSTVO FINANCIJA
VI. PLANIRANJE I IZVJEŠĆIVANJE
Godišnji plan rada funkcije praćenja usklađenosti
Komentirate u ime: MINISTARSTVO FINANCIJA
Članak 22.
(1) Funkcija praćenja usklađenosti izrađuje godišnji plan rada.
(2) Godišnji plan rada treba odražavati procjenu rizika usklađenosti.
(3) Uprava Pravne osobe, uz prethodnu suglasnost nadzornog odbora i/ili odbora nadzornog odbora, prihvaća plan rada funkcije praćenja usklađenosti.
(4) Godišnji plan rada funkcije praćenja usklađenosti treba najmanje obuhvaćati:
1. popis planiranih poslova funkcije praćenja usklađenosti
2. popis područja poslovanja koja će biti obuhvaćena godišnjim planom rada funkcije praćenja usklađenosti
3. rokove provedbe planiranih poslova.
(5) Uprava Pravne osobe treba osigurati dostavu informacija osobi odgovornoj za poslove funkcije praćenja usklađenosti o planiranim organizacijskim promjenama, projektima, novim proizvodima i ostalim inicijativama kako bi osigurala da ta osoba može unaprijed utvrditi i procijeniti utječe li to na obuhvat posla funkcije praćenja usklađenosti.
Godišnje izvješće o radu funkcije praćenja usklađenosti
Komentirate u ime: MINISTARSTVO FINANCIJA
Članak 23.
(1) Funkcija praćenja usklađenosti izrađuje godišnje izvješće o svom radu.
(2) Godišnje izvješće o radu funkcije praćenja usklađenosti treba najmanje sadržavati:
1. informacije o ostvarivanju godišnjeg plana rada
2. popis svih obavljenih planiranih i izvanrednih poslova
3. popis planiranih, a neizvršenih poslova i razloge neizvršenja plana
4. sažetak najvažnijih činjenica utvrđenih u obavljanju poslova
5. broj utvrđenih slučajeva neusklađenosti i podatak jesu li utvrđeni slučajevi neusklađenosti u cijelosti otklonjeni, u postupku rješavanja ili nisu otklonjeni
6. informacije o značajnijim pritužbama koje mogu ukazivati na značajan rizik neusklađenosti
7. informacije o izvršenju prijedloga, preporuka i mjera za otklanjanje utvrđenih nezakonitosti, nepravilnosti, nedostataka i slabosti s naznakom statusa provedbe
8. informacije o transakcijama s povezanim osobama iz članka 15. stavka 2.
9. opću ocjenu usklađenosti Pravne osobe s primjenjivim propisima i drugim izvorima prava, s detaljnim razlozima na kojima se temelji opća ocjena
10. opću ocjenu adekvatnosti i učinkovitosti upravljanja rizikom usklađenost, s detaljnim razlozima na kojima se temelji opća ocjena.
(3) Opća ocjena usklađenosti Pravne osobe s primjenjivim propisima i drugim izvorima prava može biti jedna od sljedećih ocjena:
1. usklađeno – označava potpunu usklađenost Pravne osobe s primjenjivim propisima i drugim izvorima prava
2. djelomično usklađeno – označava nepotpunu usklađenost Pravne osobe s primjenjivim propisima i drugim izvorima prava uz utvrđene nepravilnosti i nedostatke
3. neusklađeno – označava nepotpunu usklađenost Pravne osobe s primjenjivim propisima i drugim izvorima prava uz utvrđene značajne nepravilnosti i nedostatke ili potpunu neusklađenost Pravne osobe s primjenjivim propisima i drugim izvorima prava.
(4) Opća ocjena adekvatnosti i učinkovitosti upravljanja rizikom usklađenosti Pravne osobe može biti jedna od sljedećih ocjena:
1. učinkovito – označava potpunu adekvatnost i učinkovitost upravljanja rizikom usklađenosti
2. djelomično učinkovito – označava nepotpunu adekvatnost i učinkovitost upravljanja rizikom usklađenosti uz utvrđene nepravilnosti i nedostatke
3. neučinkovito – označava nepotpunu adekvatnost i učinkovitost upravljanja rizikom usklađenosti uz utvrđene značajne nepravilnosti i nedostatke.
(5) Godišnje izvješće o radu funkcije praćenja usklađenosti dostavlja se istovremeno upravi i nadzornom odboru ili drugom odgovarajućem odboru nadzornog odbora.
(6) Osim godišnjih izvješća, funkcija praćenja usklađenosti može po potrebi izrađivati i ad hoc izvješća kada to zahtijevaju okolnosti konkretnog slučaja.
Izvješće Nadzornog odbora
Komentirate u ime: MINISTARSTVO FINANCIJA
Članak 24.
(1) U godišnjem izvješću o obavljenom nadzoru i/ili u drugom izvješću koje dostavlja skupštini Pravne osobe, nadzorni odbor dostavit će i izvješće o radu funkcije usklađenosti sa sadržajem i prema obrascu iz priloga ovom Pravilniku ili obrazložiti zašto nije u mogućnosti podnijeti takvo izvješće.
(2) Izvješće o radu funkcije praćenja usklađenosti iz stavka 1. ovog članak za pravne osobe od posebnog interesa za Republiku Hrvatsku nadzorni odbor dostavlja i Ministarstvu najkasnije do 30. travnja tekuće godine za prethodnu godinu.
Komentirate u ime: MINISTARSTVO FINANCIJA
IX. PREISPITIVANJE PROVEDBE PRAVILNIKA
Komentirate u ime: MINISTARSTVO FINANCIJA
Članak 25.
Ministarstvo će redovito, a najmanje jednom u dvije godine, preispitivati provedbu ovog Pravilnika te će ministar financija, po potrebi, donijeti njegove izmjene i dopune.
Komentirate u ime: MINISTARSTVO FINANCIJA
X. PRIJELAZNE I ZVRŠNE ODREDBE
Komentirate u ime: MINISTARSTVO FINANCIJA
Članak 26.
Radi učinkovitije provedbe odredbi ovog Pravilnika, kao i osiguranja jasnog i dosljednog postupanja unutar Pravnih osoba, Ministarstvo će uskladiti Smjernice za funkciju praćenja usklađenosti poslovanja u pravnim osobama u većinskom vlasništvu Republike Hrvatske s odredbama ovog Pravilnika u roku od 30 dana od dana stupanja na snagu ovog Pravilnika
Komentirate u ime: MINISTARSTVO FINANCIJA
Članak 27.
Ovaj Pravilnik stupa na snagu osmoga dana od dana objave u »Narodnim novinama«.
Komentirate u ime: MINISTARSTVO FINANCIJA
Prilog 1 – Izvješće nadzornog odbora o radu funkcije praćenja usklađenosti
NAČIN USPOSTAVE
ODGOVOR
Je u Pravnoj osobi uspostavljena funkcija praćenja usklađenosti?
a) Da
b) Ne
Ako je odgovor na prethodno pitanje ne, navesti razloge zbog čega u Pravnoj osobi nije uspostavljena funkcija praćenja usklađenosti.
Na koji je način uspostavljena funkcija praćenja usklađenosti?
a) Kao samostalna ustrojstvena jedinica
b) Službenik za usklađenost kao pojedinac
c) Kao dio druge ustrojstvene jedinice
d) Djelomično je eksternalizirana
Ako je funkcija praćenja usklađenosti ustrojena kao dio druge ustrojstvene jedinice, koje poslove osim poslova funkcije praćenja usklađenosti ta ustrojstvena jedinica obavlja?
Koji je naziv ustrojstvene jedinice koja obavlja poslove funkcije praćenja usklađenosti?
Je li način na koji je uspostavljena funkcija praćenja usklađenosti primjeren mogućnostima i potrebama Pravne osobe te osigurava li trajno i učinkovito izvršavanja poslova te funkcije?
a) Da
b) Da, ali postoje nedostatci koje je potrebno otkloniti
c) Ne
Ako je odgovor na prethodno pitanje ne, navesti razloge za takav odgovor i što se poduzima radi poboljšanja funkcije praćenja usklađenosti.
AKTI
ODGOVOR
Kojim internim aktima Pravne osobe je uspostavljena funkcija praćenja usklađenosti (navesti naziv akta i tko ga je donio)?
Ako i druge osobe sudjeluju u donošenju i odobravanju godišnjeg plana rada funkcije praćenja usklađenosti, navesti koje.
Je li uprava uz prethodnu suglasnost odgovarajućeg odbora nadzornog odbora i/ili nadzornog odbora prihvatila godišnji plan rada funkcije praćenja usklađenosti za tekuću godinu?
a) Da
b) Ne
Ako je odgovor na prethodno pitanje ne, navesti razloge zašto nije prihvaćen godišnji plan rada funkcije praćenja usklađenosti za tekuću godinu.
NEOVISNOST
ODGOVOR
Je li internim aktima funkciji praćenja usklađenosti osigurana samostalnost i neovisnost?
a) Da
b) Ne
Ako je odgovor na prethodno pitanje ne, navesti razloge za takav odgovor i što se poduzima kako bi se funkciji praćenja usklađenosti osigurala samostalnost i neovisnost.
Na koji način je osigurana neovisnost funkcije praćenja usklađenosti?
Kome sve funkcija praćenja usklađenosti odgovara za svoj rad.
a) Nadzornom odboru
b) Odborima nadzornog odbora
c) Upravi
d) Drugim stručnim službama
Mogu li se donositi ključne odluke u vezi s uspostavom, organizacijom i radom funkcije praćenja usklađenosti bez suglasnosti nadzornog odbora?
a) Da
b) Ne
Ako je odgovor na prethodno pitanje da, navesti koje od navedenih odluka se mogu donijeti bez suglasnosti nadzornog odbora.
Imaju li službenici za usklađenost mogućnost izravne komunikacije s nadzornim odborom (odnosno njegovim odborima)?
a) Da
b) Ne
Ako je odgovor na prethodno pitanje ne, navesti razloge zašto službenicima za usklađenost nije omogućena izravna komunikacija s nadzornim odborom odnosno njegovim odborima.
Ako je odgovor na prethodno pitanje da, koji je oblik takve komunikacije?
a) Izravno podnošenje izvješća nadzornom odboru
b) Sudjelovanje na sjednicama nadzornog odbora ili njegovih odbora
c) Mogućnost izravne i neformalne komunikacije s predsjednikom i/ili članovima nadzornog odbora prema potrebi
d) Drugi
Koliko je bilo slučajeva izravne komunikacije u prethodnoj godini?
Je li utvrđeno postojanje sukoba interesa službenika za usklađenost (npr. između poslova koje obavlja u okviru funkcije praćenja usklađenosti i drugih poslova koji su mu povjereni)?
a) Da
b) Da, ali tim sukobom interesa se na primjeren način upravlja
c) Ne
UČINKOVITOST
ODGOVOR
Je li opseg poslova funkcije praćenja usklađenosti primjeren kako bi se osiguralo trajno, učinkovito i neovisno izvršavanja poslova te funkcije?
a) Da
b) Ne
Ako je odgovor na prethodno pitanje ne, navesti razloge takvog odgovora.
Je li broj osoblja funkcije praćenja usklađenosti primjeren opsegu poslova te funkcije i potrebama Pravne osobe?
a) Da
b) Ne
Ako je odgovor na prethodno pitanje ne, navesti razloge takvog odgovora.
Imaju li službenici za usklađenost potrebne kvalifikacije, radno iskustvo, stručna znanja i vještine za učinkovito obavljanje poslova funkcije praćenja usklađenosti?
a) Da
b) Ne
Ako je odgovor na prethodno pitanje ne, navesti razloge takvog odgovora.
Provodi li se redovito stručno usavršavanje službenika za usklađenost primjereno potrebama Pravne osobe?
a) Da
b) Ne
Ako je odgovor na prethodno pitanje ne, navesti razloge takvog odgovora.
Provodi li se redovito stručno usavršavanje višeg rukovodstva i zaposlenika o temama značajnima za usklađenost poslovanje Pravne osobe?
a) Da
b) Ne
Ako je odgovor na prethodno pitanje ne, navesti razloge takvog odgovora.
Navesti broj i vrstu edukacija višeg rukovodstva i zaposlenih provedenih u protekloj godini.
Navesti broj viših rukovoditelja i zaposlenika koji su prošli edukacije.
Imaju li službenici za usklađenost potrebne ovlasti te pristup svim bitnim podacima, osoblju i stručnim službama za obavljanje poslova funkcije praćenja usklađenosti?
a) Da
b) Ne
Ako je odgovor na prethodno pitanje ne, navesti razloge takvog odgovora.
Propisuju li interni akti Pravne osobe obvezu savjetovanja sa službenikom za usklađenosti prije sklapanja značajnih pravnih poslova i poduzimanje drugih značajnih radnji?
a) Da
b) Ne
Ako je odgovor na prethodno pitanje ne, navesti razloge takvog odgovora.
Ako je odgovor da, jesu li utvrđeni pragovi značajnosti primjereni?
a) Da
b) Ne
Je li uspostavljen učinkovit mehanizam za prijave nepravilnosti?
a) Da
b) Ne
Ako je odgovor na prethodno pitanje ne, navesti razloge takvog odgovora.
Jesu li uspostavljene antikorupcijske mjere?
a) Da
b) Ne
Ako je odgovor na prethodno pitanje ne, navesti razloge takvog odgovora.
Jesu li uspostavljene mjere za osiguranje načela tržišne neutralnosti u transakcijama s povezanim javnim osobama?
a) Da
b) Ne
Ako je odgovor na prethodno pitanje ne, navesti razloge takvog odgovora.
Koliko je evidentirano transakcija s povezanim osobama u prethodnoj godini? (navesti broj)
Jesu li transakcije s povezanim osobama tijekom godine provedene po tržišnim uvjetima, bez povlaštenog tretmana i u skladu s važećim zakonodavstvom te internim aktima društva?
a) Da
b) Ne
Ako je odgovor na prethodno pitanje ne, navesti razloge takvog odgovora te je li o tome obaviješten nadzorni odbor.
IZVJEŠĆIVANJE
ODGOVOR
Je li nadzorni odbor proveo nadzor nad radom funkcije praćenja usklađenosti u prethodnoj godini?
a) Da
b) Ne
Ako je odgovor na prethodno pitanje ne, navesti razloge takvog odgovora.
Je li nadzornom odboru podneseno godišnje izvješće o radu funkcije praćenja usklađenosti za prethodnu godinu?
a) Da
b) Ne
Ako je odgovor na prethodno pitanje ne, navesti razloge takvog odgovora.
Je li funkcija praćenja usklađenosti ispunila godišnji plan rada za prethodnu godinu?
a) Da
b) Ne
c) Djelomično
Ako je odgovor na prethodno pitanje ne ili djelomično, navesti razloge takvog odgovora.
Koja je opća ocjena usklađenosti Pravne osobe s primjenjivim propisima i drugim izvorima prava
a) Usklađeno
b) Djelomično usklađeno
c) Neusklađeno
Koja je opća ocjena adekvatnosti i učinkovitosti upravljanja rizikom usklađenost
a) Učinkovito
b) Djelomično učinkovito
c) Neučinkovito
Koliko je bilo slučajeva neusklađenosti u protekloj godini?
Jesu li slučajevi neusklađenosti otklonjeni (navesti broj slučajeva)?
a) u cijelosti: __________
b) u postupku rješavanja: __________
c) nisu otklonjene: __________
POVEZANE PRAVNE OSOBE
ODGOVOR
Je li funkcija praćenja usklađenosti uvedena u svim povezanim pravnim osobama?
a) Da
b) Ne
Ako je odgovor na prethodno pitanje ne, navesti u kojima nije i zašto.
Komentirate u ime: MINISTARSTVO FINANCIJA