Uvod

Suvremeni arhivi aktivno prate globalne društvene trendove i utječu na društvo u nekoliko područja javnih politika među kojima se uz kulturu ističu uprava, informiranje, obrazovanje, gospodarstvo i socijalne politike. Značajnijim dijelom njihove djelatnosti postaje umrežavanje s različitim ustanovama, suradnja sa stvarateljima gradiva i jačanje utjecaja na upravljanje dokumentacijom u javnim službama, razvoj novih korisničkih usluga i sadržaja te omogućavanje otvorenog pristupa arhivskim izvorima svim društvenim skupinama. Ujedno, to od arhiva traži iskorak od tradicionalnog poimanja ovih ustanova, kao mjesta rezerviranih za znanstvenu i akademsku zajednicu, prema otvaranju svim skupinama korisnika što zahtjeva prilagodbu načina rada te razvoj novih kompetencija i vještina zaposlenika arhiva.

Ubrzani razvoj informacijskih i komunikacijskih tehnologija mijenja način na koji arhivsko gradivo nastaje i način na koji se njime može upravljati i koristiti ga. Razvoj e-uprave i drugih javnih informacijskih servisa pred arhive postavlja veće zahtjeve nego „papirnato“ poslovanje, ne samo u pogledu kompetencija nego i organizacije i načina rada, suradnje sa stvarateljima gradiva i suradnje unutar same službe. No, iako je okruženje u kojem arhivi djeluju izmijenjeno, temeljna zadaća ostala je u osnovi ista – sačuvati vrijednu dokumentacijsku baštinu bez obzira na oblik u kojem nastaje, učiniti je dostupnom svim zainteresiranim građanima i poticati njeno korištenje.

Rasprava vođena tijekom izrade i donošenja novog cjelovitog Zakona o arhivskom gradivu i arhivima ukazala je na nužnost izrade plana razvoja kojim bi se definirale bitne potrebe arhivske djelatnosti kao što su: infrastrukturne pretpostavke i dovoljni kapaciteti, dostupnost gradiva i uspostava digitalnog arhiva, razvijenost i kvaliteta usluga koje se pružaju korisnicima te slijedom njih postavili strateški ciljevi koje je u srednjoročnom razdoblju potrebno ostvariti. Zastarjeli zakonodavni okvir s jedne strane i okruženje u kojem služba djeluje, tehnologijski znatno izmijenjeno u protekla dva desetljeća, zahtijevali su prilagodbu novim uvjetima i očekivanjima zajednice.

Polazeći od suštinske važnosti arhiva u podupiranju uspješnog, odgovornog i transparentnog poslovanja, zaštiti prava građana, oblikovanju individualnog i kolektivnog pamćenja , razumijevanju prošlosti i dokumentiranju sadašnjosti radi uspješnijih provođenja budućih aktivnosti(1), Nacionalni plan razvoja arhivske djelatnosti usuglašen je strateškim ciljevima Ministarstva kulture, poštuje zadane razvojne okvire i slijedi načela stručnog rada.

Nacionalni plan razvoja arhivske djelatnosti podijeljen je u dva temeljna dijela. U prvom dijelu donosi se analiza postojećeg stanja u arhivskoj djelatnosti (vanjskog i unutrašnjeg okruženja) izrađena na temelju upitnika(2) koji su ispunili svi državni arhivi, a u kojoj su izdvojeni osnovni elementi dostignutog stupnja razvoja. Drugi dio sadrži postavljene ključne strateške ciljeve i način njihova ostvarenja te plan aktivnosti koji konkretizira mjere i aktivnosti za njihovo ostvarenje u sljedećem razdoblju.

I. Analiza postojećeg stanja

Potaknuti značajnim promjenama u okruženju u kojem nastaje arhivsko gradivo, Hrvatski sabor je na prijedlog Vlade krajem lipnja 2018. donio novi, cjeloviti Zakon o arhivskom gradivu i arhivima.

Do njegovog stupanja na snagu primjenjivan je Zakon o arhivskom gradivu i arhivima iz 1997., prvi takav zakon donesen u suvremenoj Hrvatskoj, kojim su zaštita, čuvanje i korištenje arhivskog gradiva bili su uređeni sukladno odredbama Ustava Republike Hrvatske, političkim, pravnim i gospodarskim sustavom usvojenim demokratskim promjenama. Njegove odredbe su zahvaćale sve stvaratelje i posjednike arhivskog gradiva u Republici Hrvatskoj bez izuzetaka, što nije bio slučaj s ranijim propisima(3) koji su važne stvaratelje gradiva iz područja unutarnjih poslova i obrane te Saveza komunista Hrvatske i njegovih sastavnica, ostavili izvan dosega javne arhivske službe. Zakon donesen 1997. nije poznavao takve iznimke pa je javna arhivska služba odmah započela s utvrđivanjem stanja navedenog gradiva, njegovim evidentiranjem i djelomično preuzimanjem u nadležne državne arhive.  Iz ovog Zakona je proizašlo nekoliko provedbenih propisa kojima su na suvremenim temeljima pobliže definirana pitanja korištenja arhivskog gradiva, evidencija u arhivima, postupcima vrednovanja, odabiranja i izlučivanja gradiva, zaštite gradiva izvan arhiva, predaje arhivskog gradiva arhivima te stručnog osposobljavanja i stjecanja stručnih zvanja u arhivskoj struci  e uvjetima smještaja, opreme, zaštite i obrade arhivskog gradiva, broju i strukturi stručnog osoblja arhiva.

Osim u arhivskom zakonodavstvu, promjene nakon 1990-ih očituju se i u organizaciji odnosno širenju mreže arhivskih ustanova. Ova pitanja prvi put su regulirana 1950. donošenjem Općeg zakon o državnim arhivima. Na temelju njega su u Hrvatskoj, uz arhive u Dubrovniku (1920.), Zadru (1928.), Zagrebu (1923. današnji HDA, a 1947. današnji DAZG) i Rijeci (1949.), osnovani kao samostalne ustanove arhivi u Varaždinu (1951.), Splitu (1952.), Osijeku (1957.), Karlovcu (1958.), Pazinu (1958.), Slavonskom Brodu (1959.), Bjelovaru (1961.) i Sisku (1962.). Donošenjem Zakona o arhivskoj građi i arhivima 1962. koji je sadržajem i normiranjem obuhvatio sva značajna stručna pitanja arhivske djelatnosti u Hrvatskoj, te reguliranjem teritorijalne nadležnosti arhiva 1963. (4) , širenje mreže arhivskih ustanova zaustavljeno je do stupanja na snagu Zakona iz 1997. nakon kojega je osnovano šest novih arhiva i to: državni arhivi u Gospiću (1999.), Šibeniku (2007.), Štrigovi (2007.), Križevcima (2008.) (5) i Virovitici (2008.), te kao jedini  specijalizirani arhiv Hrvatski memorijalno-dokumentacijski centar Domovinskog rata (2004.). Time je utvrđena mreža arhiva koja danas čini osnovu arhivske službe u Republici Hrvatskoj i teritorijalno pokriva svih 20 županija i Grad Zagreb.

Karta: mreža arhiva u RH

Razvoj arhivske službe izvan mreže državnih arhiva koji je bio predviđen Zakonom iz 1997. potpuno je izostao iako je uključivanje jedinica lokalne uprave i područne (regionalne) samouprave u javnu arhivsku službu važno ne samo zbog unapređenja zaštite gradiva koje se kod njih nalazi već i zbog omogućavanja dostupnosti gradiva u sredini u kojoj je i nastalo. Ovo se u jednakoj mjeri odnosi i na osnivanje specijaliziranih i privatnih arhiva koji bi bitno doprinijeli zaštiti pojedinih kategorija gradiva kojima državni arhivi zbog obima gradiva koje nastaje na terenu nisu u mogućnosti pružiti potpunu pažnju.

Novi cjeloviti Zakon donesen je 2018. kako bi se unaprijedio i osuvremenio sustav zaštite arhivskog gradiva kroz tri važna područja: transformaciju službe, dostupnost i korištenje gradiva te zaštitu gradiva u elektroničkom obliku. Omogućeno je osnivanje arhiva u sastavu i izmijenjen je način upravljanja većim arhivima, koji su dobili upravna vijeća. Pojedine odredbe o predaji gradiva arhivima i o upravljanju gradivom u arhivima usklađene su sa zahtjevima koji se odnose na gradivo u elektroničkom obliku. Ukinut je opći rok nedostupnosti gradiva u trajanju od trideset godina te je javno arhivsko i dokumentarno gradivo postalo dostupno od svog nastanka. Ograničenja dostupnosti moguća su isključivo u slučajevima koji su jasno propisani ovim ili drugim zakonima budući da se na pitanja dostupnosti odnose i odredbe Zakonom o tajnosti podataka(6) , Općom uredbom o zaštiti podataka(7), Zakonom o provedbi Opće uredbe o zaštiti podataka(8) i Zakonom o pravu na pristup informacijama(9) . Nadalje, Zakonom je utvrđen pravni okvir za zaštitu gradiva u elektroničkom obliku, uz trajno očuvanje pouzdanosti i svih njegovih bitnih svojstava, te uporabivosti tog gradiva. Pravno je uređen i postupak pretvorbe gradiva u digitalni oblik kojim se osigurava jednakovrijednost digitalnih kopija izvornome gradivu u analognom obliku. Navedeno će osim povećanju dostupnosti gradiva kao dijela kulturne baštine Republike Hrvatske doprinijeti i unaprjeđenju poslovnih procesa i usluga u tijelima javne vlasti. Transformacija arhivske službe u tehnologijski izmijenjenom okruženju, nužna je za ispunjavanje zadataka suvremenih arhiva i otvaranje prema novim zahtjevima i očekivanjima korisnika te oblikovanju individualnog i kolektivnog pamćenja. Kako bi se doprinijelo ostvarenju navedenoga, Zakon kao obvezu nalaže izradu Nacionalnog plana razvoja arhivske djelatnosti, cjelovitog plana kakav do sada nije postojao, čiji je cilj osigurati uvjete za daljnji razvoj arhivske djelatnosti kao i za pripremu i provedbu projekata Europske unije.

Nadležnosti arhiva u RH

Osnovni zadatci svih sastavnica današnje mreže arhiva su osigurati dugoročno čuvanje, preuzimanje i dostupnost gradiva koje nastaje radom državne, područne i lokalne uprave i samouprave te ostalih tijela javne vlasti na čitavom području RH, prikupljati privatno gradivo koje je od javnog interesa ili ima osobitu vrijednost kao trag o našoj prošlosti, vrednovati, odabirati, sređivati, opisivati gradivo trajne vrijednosti te osigurati njegovu dostupnost. Arhivi omogućuju i potiču korištenje arhivskog gradiva radi istraživanja, obrazovanja, kulturnih aktivnosti, zaštite prava pojedinaca ili zajednica, te društvenog razvoja općenito čime doprinose boljem razumijevanju našeg društva, njegove kulture, nasljeđa i vrijednosti. Podržavaju javne službe u upravljanju njihovom dokumentacijom i informacijskim resursima te svojim stručnim savjetima doprinose kvaliteti i iskoristivosti dokumentacije koja nastaje u obavljanju djelatnosti javnih službi. Osim javnim službama, njihova stručna pomoć na raspolaganju je svim ostalim stvarateljima – gospodarskim subjektima, vjerskim zajednicama, privatnim organizacijama i dr. – u pitanjima koja se odnose na gradivo koje nastaje njihovim radom ili se po bilo kojoj osnovi nalazi u njihovom posjedu.

Hrvatski državni arhiv nadležan je za gradivo stvaratelja koji su djelovali ili djeluju na čitavom području Republike Hrvatske odnosno koje za nju ima značenje u cjelini. U njegovom sastavu od 1979. djeluje Hrvatska kinoteka kao nacionalni filmski arhiv. Kao središnji i matični arhiv, uz ostale zadaće državnog arhiva, Hrvatski državni arhiv vodi i koordinira sustav arhiva u Republici Hrvatskoj; donosi smjernice, preporuke i upute u vezi stručnog rada u arhivima te čuvanja, zaštite i upravljanja javnim arhivskim i dokumentarnim gradivom izvan arhiva; skrbi o unaprjeđenju stručnog rada; priprema i usklađuje provedbu zajedničkih programa razvoja djelatnosti; skrbi za osposobljavanje i stručno usavršavanje na području upravljanja arhivskim i dokumentarnim gradivom; prikuplja podatke o gradivu u inozemstvu koje je od važnosti za Republiku Hrvatsku; donosi ogledne popise s rokovima čuvanja dokumentarnog gradiva; uspostavlja i upravlja informacijskim sustavom za trajno osiguranje pristupa i mogućnosti korištenja gradiva preuzetog u digitalnom obliku te obavlja druge poslove. Također, zadužen je za središnje evidencije arhivske službe te vodi Registar arhivskih fondova i zbirki u Republici Hrvatskoj, Upisnik arhivâ, Upisnik vlasnika ili posjednika privatnog arhivskog gradiva i Popis stvaratelja dokumentarnog i arhivskog gradiva u nadležnosti arhivâ.

Uz njega Hrvatski memorijalno-dokumentacijski centar Domovinskog rata, znanstvena ustanova-specijalizirani arhiv za prikupljanje, sređivanje, čuvanje, zaštitu, te stručno i znanstveno istraživanje dokumentacije i svih podataka vezanih uz Domovinski rat svoju djelatnost također obavlja na području cijele Republike Hrvatske. Započeo je s radom 2005.(10) i od tada kontinuirano prikuplja, objedinjuje, sređuje i zaštićuje svu dokumentaciju i sve podatke nastale u Domovinskom ratu i vezane uz rat; prikuplja, sređuje, klasificira i obrađuje dokumentarno i arhivsko gradivo nastalo u Domovinskom ratu i vezano uz rat; stručno i znanstveno obrađuje, analizira i vrednuje podatke, dokumentaciju i gradivo vezano uz Domovinski rat; daje podatke, izvatke iz dokumenata i ovjerovljene prijepise na zahtjev korisnika; organizira stručna i znanstvena predavanja i izložbe te znanstvene skupove i druge oblike istraživanja istine o Domovinskom ratu i upoznavanja javnosti u zemlji i svijetu s utvrđenim činjenicama vezanim uz Domovinski rat; surađuje s arhivima, muzejima i drugim pravnim osobama radi unaprjeđenja svoje djelatnosti; prikuplja i evidentira podatke o humanitarnim, kulturnim, umjetničkim i drugim aktivnostima vezanim uz Domovinski rat, kao i autentičnu dokumentaciju nastalu inicijativom i radom pojedinaca i grupa, te o ulozi Hrvata izvan Republike Hrvatske u Domovinskom ratu: Važan dio djelatnosti Centra odnosi se na objavljivanje gradiva nastalog u Domovinskom ratu kao i publikacija i drugih djela nastalih na temelju njegove djelatnosti i istraživanja koja provodi.

Tablica 1. HDA i HMDCDR: broj zaposlenih i teritorijalna nadležnost

Područni državni arhivi nadležni su za gradivo stvaratelja koji su djelovali ili djeluju na području jedne ili više jedinica lokalne i područne (regionalne) samouprave i čija je djelatnost važna ponajprije za to područje. Oni vode evidencije i dokumentaciju o javnom dokumentarnom i javnom arhivskom gradivu tijela javne vlasti u svojoj nadležnosti; pružaju podršku tijelima javne vlasti u čuvanju, zaštiti i obradi, vrednovanju, odabiranju i izlučivanju javnog arhivskog i dokumentarnog gradiva; obavljaju stručni nadzor nad gradivom u posjedu tijela javne vlasti u svojoj nadležnosti te nad privatnim gradivom; skrbe za gradivo u arhivu, njegov integritet, dostupnost i iskoristivost, obavljaju restauraciju, konzervaciju i snimanje gradiva te provode i druge mjere zaštite gradiva, preuzimaju, obrađuju i digitaliziraju javno arhivsko gradivo u okviru svoje nadležnosti, prikupljaju i obrađuju privatno arhivsko gradivo; omogućuju i potiču korištenje arhivskog gradiva; priređuju izložbe, predavanja i druge oblike predstavljanja arhivskog gradiva i arhivske djelatnosti javnosti; bave se znanstvenim i stručnim radom na području informacijskih znanosti, povijesti i drugih bliskih disciplina; istražuju arhivsko gradivo u inozemstvu koje se odnosi na hrvatsku povijest i iseljeništvo; organiziraju programe osposobljavanja i stručnog usavršavanja; objavljuju arhivsko gradivo i druge publikacije.

Ove zadatke danas obavlja 17 područnih državnih arhiva. Državni arhiv u Križevcima još uvijek nije započeo s radom pa na predviđenom području njegove teritorijalne nadležnost arhivsku službu obavljaju Državni arhiv u Bjelovaru i Državni arhiv u Varaždinu.

Tablica 2. područni državni arhivi u RH: broj zaposlenih i teritorijalna nadležnost

Zaštita i obrada gradiva

Mreža državnih arhiva danas skrbi o 117.508 d/m arhivskog gradiva nastalog od 9. do kraja 20. stoljeća, pohranjenog u njihovim spremištima i organiziranog u 16.025 arhivskih fondova i zbirki. Za ovu količinu gradiva osiguran je spremišni prostor ukupnog kapaciteta 155.947 d/m. Uz to, arhivi danas posjeduju ukupno oko 120 TB digitaliziranog gradiva.

Tablica 3. količina arhivskog gradiva pohranjenog u pojedinim državnim arhivima i kapaciteti njihovih spremišnih prostora

U odnosu na ukupnu  količinu gradiva slobodno je 38.394 d/m odnosno cca 25% ukupnog kapaciteta spremišnih prostora. Spremišni kapaciteti jednog dijela arhiva zaostaju za količinom gradiva koje je dospjelo ili će dospjeti za preuzimanje u petogodišnjem razdoblju, što svjedoči o višedesetljetnom zaostajanju u razvoju spremišnih kapaciteta.

Grafikon 1. spremišni kapaciteti državnih arhiva u RH: ukupni kapacitet spremišnih prostora i slobodni kapacitet u d/m

Osim raspoloživosti spremišnih kapaciteta razlike postoje i u stanju arhivskih zgrada i spremišta, sa znatnim udjelom onih koji ne udovoljavaju suvremenim standardima zaštite gradiva.

Danas količina arhivskog gradiva izvan arhiva iznosi više od 150.000 d/m konvencionalnog od čega je za preuzimanje pripremljeno 19.831 d/m, pripremiti za preuzimanje treba 57.425 d/m, a u narednom petogodišnjem razdoblju zakonski rok za preuzimanje dospjeti će za još 38.789 d/m gradiva.

Tablica 4. spremišni prostor u državnim arhivima: postojeće stanje i potrebe

Slijedom navedenog spremišne kapacitete potrebno je poboljšati u državnim arhivima u Bjelovaru, Pazinu, Rijeci i Slavonskom Brodu,  a prema iskazanim količinama gradiva koje je na terenu spremno za preuzimanje, također i državnim arhivima u Osijeku, Virovitici, Gospiću, Štrigovi, Hrvatskom državnom arhivu i Hrvatskom memorijalno-dokumentacijskom centru Domovinskog rata. Osim upitnika koji su za potrebe ove analize svi arhivi popunili i dostavili Ministarstvu kulture u travnju ove godine, na ovakvo stanje ukazalo je i Izvješće o prikupljenim popisima arhivskog gradiva iz članka 21.a stavka 1. Zakona o izmjenama i dopunama arhivskog gradiva i arhivima koje je Vlada Republike Hrvatske u svibnju 2018. uputila Hrvatskom saboru.

Na preuzimanje arhivskog gradiva osim spremišnih kapaciteta, negativno utječe stanje gradiva izvan arhiva koje zahtjeva kontinuirani stručni nadzor i uključivanje arhivske službe u definiranje i razvoj koncepata i prakse upravljanja dokumentacijom. Isporuka strukturiranih popisa gradiva arhivima u elektroničkom obliku, utvrđena važećim provedbenim propisima kao obveza stvaratelja gradiva(11), imala je za cilj povezati uredsko poslovanje i arhivističku obradu kako bi se ublažili zaostatci u obradi gradiva ondje gdje su i nastali – kod stvaratelja gradiva. Nakon više od desetljeća primjene ovih odredbi određeni pomaci su uočljivi no nadzor nad gradivom izvan arhiva osim stalnog angažmana na ovim poslovima zahtjeva i koordinaciju unutar državnih arhiva. Postojeći zajednički informacijski sustav za arhivistički opis i normativnu kontrolu trebao je osim ujednačavanja postupaka sređivanja i opisa gradiva u arhivima te povećanja dostupnosti doprinijeti i zaštiti gradiva izvan arhiva. Nažalost njegov puni kapacitet nije ostvaren, a dio arhiva je u međuvremenu napustio njegovo korištenje. Podatci o gradivu u elektroničkom obliku koje se nalazi izvan arhiva su nepotpuni i neprecizni, no prema anketi središnjih tijela državne uprave koju je proveo Hrvatski državni arhiv, radi se o oko 50% javnog arhivskog gradiva koje se nalazi kod tih tijela.

Dostupnost gradiva

Dostupnost je raspoloživost arhivskog gradiva za korištenje. Njene pretpostavke su definiran zakonski okvir i sređenost gradiva odnosno postojanje obavijesnih pomagala. Novim Zakonom o arhivskom gradivu i arhivima iz 2018. utvrđeno je da je javno arhivsko gradivo dostupno od njegova nastanka ako zakonom nisu utvrđena određena ograničenja odnosno ukoliko ono ne sadrži klasificirane ili druge tajne podatke.  Sve pravne i fizičke osobe imaju pravo korištenja javnog arhivskog gradiva i obavijesnih pomagala u arhivima bez naknade i pod jednakim uvjetima.

Drugi element koji utječe na korištenje arhivskog gradiva odnosi se na stupanj njegove sređenosti odnosno postojanje obavijesnih pomagala, koja omogućuju fizičku i intelektualnu kontrolu pronalaženja dokumenata ili podataka o gradivu, a na koja se primjenjuju norme arhivističkog opisa(12) Međunarodnog arhivskog vijeća prihvaćene kao obvezne i u hrvatskoj arhivskoj zajednici.

Podatke o fondovima i zbirkama koji se čuvaju u državnim arhivima, ali i u nekim drugim ustanovama koje čuvaju arhivsko gradivo, korisnici mogu pronaći online u nacionalnom arhivskom informacijskom sustavu(13) koji je ujedno i nacionalni registar arhivskih fondova i zbirki, no istraživanje u čitaonicama arhiva još uvijek je dominantan oblik korištenja gradiva. Osim podataka sadržanih u nacionalnom arhivskom informacijskom sustavu, podatke o fondovima i zbirkama u svom posjedu arhivi objavljuju na svojim mrežnim stranicama zajedno s podacima o radnom vremenu čitaonica te uvjetima i načinima korištenja gradiva.

Digitalizacija arhivskog gradiva uz daljnji razvoj nacionalnog arhivskog informacijskog sustava, omogućit će mrežni pristup i pretraživanje samog gradiva odnosno povećati dostupnost, osigurati dugoročno očuvanje, omogućiti ponovno korištenje te stvaranje novih usluga i proizvoda. Uključivanje državnih arhiva u projekte Digitalizacija kulturne baštine i Centar dijeljenih usluga veliki su korak u intenziviranju i ujednačavanju procesa digitalizacije arhivskog gradiva te njihovoj funkcionalnoj integraciji.

Dio arhivskog gradiva koje je od interesa za  Republiku Hrvatsku još uvijek se nalazi izvan nje i njegovo korištenje danas podrazumijeva različita ograničenja nametnuta zakonodavstvom i uvjetima korištenja gradiva u državama u čijem se posjedu još uvijek nalazi. Dovršetkom postupka sukcesije arhivskog gradiva državnih arhiva SFRJ omogućit će se pristup i istraživanje ne samo gradiva koje je nastalo radom različitih tijela SFRJ i čini zajedničku arhivsku baštinu država slijednica, već i gradiva koje je nakon završetka Drugog svjetskog rata odneseno iz Hrvatske. Povrat tog gradiva traži se na temelju članka 2. Aneksa D Ugovora o pitanjima sukcesije(14) prema kojemu se arhivsko gradivo koje je bilo premješteno s mjesta svog nastanka mora vratit državi s čijeg je područja premješteno. Popis zahtjeva Republike Hrvatske odnosi se na više od 700 fondova i zbirki iz pedesetak ustanova, prije svega Arhiva Jugoslavije, Saveznog sekretarijata za inostrane poslove, Vojnog arhiva i ustanova JNA te Jugoslavenske kinoteke.

Osim osiguravanja dostupnosti i omogućavanja korištenja arhivskog gradiva, javna djelatnost arhiva očituje se i u drugim aktivnostima kao što su priprema izložbi odabranih cjelina gradiva, predstavljanje arhivskih izvora i publikacija, okrugle stolove, predavanja, radionice namijenjene različitim dobnim i interesnim skupinama te druge aktivnosti usmjerenje predstavljanju svoga rada i povećanju vidljivosti u sredinama u kojima djeluju. Svi državni arhivi raspolažu prostorom za korištenje gradiva i zaposlenicima koji rade s korisnicima, no dostatni prostor za održavanje javnih programa nije osiguran u svim arhivima.

Tablica 5. prostor za javnu djelatnost državnih arhiva: stanje i potrebe

Javne usluge povezuju arhive s javnošću te utječu na povjerenje koje javnost ima u njih kao čuvare pisane baštine. Dostupnost arhivskog gradiva i obavijesti o njemu  pravo je svake pravne i fizičke osobe, no ono ne podrazumijeva samo jednako postupanje već uključuje i jednako pravo na korist od gradiva. U tom smislu potrebno je djelovati na operativna ograničenja uklanjanjem fizičkih prepreka u arhivskim zgradama, poboljšanjem dostupnosti arhivskog gradiva svim zainteresiranim korisnicima, uključujući sve ranjive skupine, bez obzira na njihove mogućnosti, pomoću različitih prilagođenih tehnika i na način koji je za njih prikladan.

Ljudski resursi

Javna arhivska služba danas broji 541 zaposlenika, od kojih je 349 arhivske struke. Završen sveučilišni diplomski studij ima 54% svih zaposlenih, od kojih 8% ima završen i poslijediplomski znanstveni studij. Ovakva obrazovna struktura odražava se i na strukturu zaposlenih prema stručnim arhivskim zvanjima. Zaposlenici arhivske struke u javnim arhivima poslove obavljaju u temeljnim stručnim zvanjima arhivski tehničar, viši arhivski tehničara i arhivist, te višim stručnim zvanjima viši arhivist i arhivski savjetnik. Od 349 zaposlenika arhivske struke njih ukupno 65% ima stečeno zvanje arhivist, od kojih 29% ima stečena i viša stručna zvanja viši arhivist i arhivski savjetnik.

Iz analize dobne strukture vidljivo je da je tek 28% svih zaposlenih mlađe od 40 godina.

Grafikon 2. dobna struktura zaposlenih u državnim arhivima Grafikon 3. struktura zaposlenih u državnim arhivima prema stručnim arhivskim zvanjima

Broj stručnih zaposlenika u državnim arhivima prema važećim propisima i stručnim standardima trebao bi u arhivu koji skrbi o 2.000 d/m arhivskog gradiva biti min. 9. Na svakih idućih 2.000 d/m ovaj broj se povećava za tri stručna zaposlenika. Prema dostavljenim podatcima broj stručnih zaposlenika odgovarajući je u državnim arhivima u Dubrovniku, Gospiću, Karlovcu, Osijeku, Pazinu, Sisku, Slavonskom Brodu, Splitu, Vukovaru, Zadru, Zagrebu, te Hrvatskom državnom arhivu i  Hrvatskom memorijalno dokumentacijskom centru Domovinskog rata. U državnim arhivima u Bjelovaru, Rijeci, Šibeniku, Varaždinu, Virovitici i Štrigovi broj stručnih zaposlenika je manji od minimalno potrebnog broja te bi broj zaposlenika arhivske struke u ovim arhivima trebalo povećati za ukupno najmanje 18 (prema potrebama koje su državni arhivi iskazali u anketi taj broj je 79).

Potreba za povećanjem broja stručnih djelatnika, uz povećanje količine gradiva koja je spremna za preuzimanje u arhiv i nužnosti nadziranja i pružanja pomoći stvarateljima gradiva u upravljanju dokumentacijom, iskazana je i zbog prirodnog odljeva ljudi te usložnjavanja zadataka koji se stavljaju pred arhivsku službu.

Sposobnost njenog razvoja usko je vezana s odgovarajućom razinom njenih stručnih kompetencija, znanja i organizacijskih sposobnosti. U Hrvatskoj je trenutno obrazovanje arhivista moguće na Filozofskom fakultetu u Zagrebu na diplomskom studiju informacijskih znanosti gdje smjer Arhivistika godišnje upisuje 20 polaznika. Ipak, danas se ono najvećim dijelom odvija unutar same arhivske službe u okviru priprema za stručni ispit, kojima se novozaposlenima omogućuje da steknu osnovna teorijska i praktična znanja kako bi mogli funkcionirati u postojećem sustavu i načinu rada.

Utvrđivanje kompetencijskog okvir znanja i vještina zaposlenih u arhivima i njegovo unapređenje nužno je za prilagodbu arhivske službe novom okruženju u kojem djeluje, novim načinima nastanka, upravljanja i korištenja gradiva.

Sažetak analize postojećeg stanja

Usvajanjem novog Zakona o arhivskom gradivu i arhivima u lipnju 2018. te izradom pripadajućih provedbenih propisa stvorene su zakonske pretpostavke za prilagodbu arhivske službe novim zahtjevima u zaštiti i korištenju gradiva. Analiza postojećeg stanja ukazala je sljedeće:

 Postojećom mrežom državnih arhiva obuhvaćen je cjelokupni teritorij Republike Hrvatske. Početak rada Državnog arhiva u Križevcima koji će obavljati arhivsku službu na području Križevačko-koprivničke županije očekuje se u najskorijem periodu čime će se rasteretiti državni arhivi u Varaždinu i Bjelovaru koji danas obavljaju arhivsku službu na tom području.

 Ministarstvo kulture, u ime Republike Hrvatske koja je osnivač državnih arhiva, brine za osiguranje proračunskih sredstava potrebnih za njihovo opremanje i redovnu djelatnost te financijski podupire njihove posebne programe. Prostor za rad i spremišni prostor područnih državnih arhiva osiguravaju gradovi u kojima arhiv ima svoje sjedište.

 Državni arhivi danas čuvaju, obrađuju i daju na korištenje ukupno 117.508 d/m arhivskog gradiva, te skrbe o još 150.000 d/m arhivskog gradiva koje se nalazi izvan arhiva i za čije su čuvanje i obradu, uz stručni nadzor nadležnih državnih arhiva,  odgovorni njihovi stvaratelji ili posjednici

 Za čuvanje arhivskog gradiva osiguran je spremišni prostor ukupnog kapaciteta od 155.947 d/m, no spremišni kapaciteti dijela arhiva zaostaju za količinom gradiva koje je dospjelo ili će dospjeti za preuzimanje u petogodišnjem razdoblju. Dovršetak projekta izgradnje spremišta u Kerestincu kojeg Ministarstvo kulture financijski podupire od 2006., riješit će spremišne potrebe Hrvatskog državnog arhiva, središnjeg i matičnog arhiva Republike Hrvatske

 Svi državni arhivi raspolažu prostorom za korištenje gradiva, no u dijelu arhiva potrebno je osigurati prostor za održavanje javnih programa kao što su izložbe, predstavljanje arhivskih izvora i publikacija, okrugli stolovi, predavanja, radionice namijenjene različitim dobnim i interesnim skupinama te druge aktivnosti usmjerenje predstavljanju svoga rada i povećanju vidljivosti u sredinama u kojima djeluju

 Osiguran je primjeren pravni okvir za dugoročnu zaštitu gradiva u elektroničkom obliku, uz trajno očuvanje pouzdanosti i svih njegovih bitnih svojstava.

 Odgovarajuća razina stručnih kompetencija, znanja i vještina zaposlenih u arhivima te njihova ravnomjerna zastupljenost nužna je za jačanje organizacijskih sposobnosti državnih arhiva

 Dostupnost javnog arhivskog gradiva od njegovog nastanka i mogućnosti njegovog korištenja u različite svrhe i u raznim kontekstima, utječu na jačanje povjerenja zajednice u arhive kao čuvare jedinstvene i nezamjenjive baštine. Ovakav zakonski okvir utvrđen je novim arhivskim zakonodavstvom te će uz povećanje stupnja sređenosti arhivskog gradiva koje se čuva u arhivima i osiguranje redovitog preuzimanja gradiva utjecati na različite oblike njegovog korištenja

 Uz osiguranje dostupnosti gradiva koje se čuva u arhivima, drugo značajno područje djelovanja arhiva je potpora stvarateljima i vlasnicima (posjednicima) gradiva u upravljanju njihovom dokumentacijom. Učinkovito upravljanje dokumentacijom važno je za djelovanje i pružanje usluga tijela javne vlasti, ali u konačnici nužno za osiguravanje dostupnosti tog gradiva

 Pretvorba arhivskog gradiva u digitalni oblik jedan je od načina njegove zaštite, ali i snažan doprinos povećanju njegove vidljivosti, omogućavanju ponovnog korištenja te stvaranju novih usluga. Daljnjim razvojem nacionalnog arhivskog informacijskog sustava, uključivanjem državnih arhiva u projekt Digitalizacija kulturne baštine te osiguranjem zajedničkog prostora za pohranu digitalnih i digitaliziranih sadržaja kroz projekt Centar dijeljenih usluga pridonijet će funkcionalnoj integraciji i intenziviranju procesa digitalizacije koji do sada nije sustavno provođen. Ovo neće imati povoljan odraz samo na rad arhiva već i na rad tijela javne vlasti čijim radom arhivsko gradivo nastaje, a čije je dobro upravljanje nužno za uspješno, odgovorno i transparentno poslovanje

 Sukcesijom arhivskog gradiva državnih arhiva SFRJ omogućit će pristup i istraživanje i onog gradiva koje je predmet sukcesije, a čije korištenje danas podrazumijeva ograničenja nametnuta zakonodavstvom i uvjetima korištenja gradiva u državi u čijem se posjedu još uvijek nalazi. U tom smislu intenzivirat će se aktivnosti na dovršetku ovog postupka, te će se kontinuirano raditi na evidentiranju gradiva koje je od interesa za Republiku Hrvatsku i njene građane, a podatci o njemu bit će mrežno dostupni svim zainteresiranim korisnicima

 Dostupnost arhivskog gradiva i obavijesti o njemu  ne podrazumijeva samo jednako postupanje već uključuje i jednako pravo na korist od gradiva. Stoga je potrebno djelovati na operativna ograničenja uklanjanjem fizičkih prepreka u arhivskim zgradama, poboljšanjem dostupnosti arhivskog gradiva svim zainteresiranim korisnicima, uključujući sve ranjive skupine, bez obzira na njihove mogućnosti, pomoću različitih prilagođenih tehnika i na način koji je za njih prikladan

1. Opća deklaracija o arhivima, prihvatila Opća skupština Međunarodnog arhivskog vijeća 17. 9. 2010. URL: https://www.ica.org/sites/default/files/ICA_2010_UDA_HR.pdf

2. Upitnik je obuhvatio tri područja: zaposlene, arhivsko gradivo u arhivu i izvan njega te prostor. Dostavljeni podatci vrijedili su na dan 18. travnja 2019.

3. Zakon o zaštiti arhivske građe i arhivima, NN br. 25/1978

4. Odluka o utvrđivanju područja na kojima arhivi vrše arhivsku službu koju je donijelo Izvršno vijeće Sabora SRH 7. lipnja 1963. (NN br. 28/1963)

5. Unatoč donesenoj Uredbi o osnivanju Državnog arhiva u Križevcima (NN br. 77/2008) on još nije započeo s radom.

6. NN br. 79/2007, 86/2012

7. Službeni list EU, L 119/1, 4. svibnja 2016.

8. NN br. 42/2018

9. NN br. 25/2013, 85/2015

10. Zakon o Hrvatskom memorijalno-dokumentacijskom centru Domovinskog rata donio je Hrvatski sabor 3. prosinca 2004. (NN br. 178/2004)

11. Pravilnik o zaštiti i čuvanju arhivskog i registraturnog gradiva izvan arhiva (NN br. 63/2004) i Pravilnik o izmjenama i dopunama Pravilnika o zaštiti i čuvanju arhivskog i registraturnog gradiva izvan arhiva (NN br. 106/2007)

12. ISAD(G) 1994., ISAAR(CPF) 1996, ISDIAH i ISDF 2008.

13. dostupan na adresi: http://arhinet.arhiv.hr/

14. NN br. 2/2004

II. Ciljevi

Na temelju analize postojećeg stanja u arhivskoj djelatnosti i budućeg stanja koje se želi postići u narednom razdoblju definirani su ciljevi Nacionalnog plana razvoja arhivske djelatnosti, te način i pokazatelji uspješnosti u njihovom ostvarenju.

Cilj 1.Osigurati pretpostavke za uspješno obavljanje arhivske djelatnosti

Prioritet 1.1.Osigurati infrastrukturne pretpostavke kao temelj ravnomjernog razvoja i uspješnog rada državnih arhiva

Prioritet 1.2. Utvrditi kompetencijski okvir znanja i vještina stručnih zaposlenika u državnim arhivima te osigurati njihovu ravnomjernu zastupljenost

Prioritet 1.3.Uspostaviti jedinstveni sustav praćenja rada i kvalitete usluga u državnim arhivima

Cilj 2.Osigurati dostupnost i brz pristup arhivskoj baštini

Prioritet 2.1.Povećati mrežnu dostupnost gradiva koje se čuva u arhivima i obavijesti o njemu

Prioritet 2.2.Osigurati podršku u upravljanju dokumentarnim gradivom izvan arhiva kako bi se osiguralo očuvanje arhivskog gradiva i njegova dostupnost

Prioritet 2.3.Poboljšati dostupnosti arhivskog gradiva svim zainteresiranim korisnicima, uključujući sve ranjive skupine, bez obzira na njihove mogućnosti

Cilj 1. Osigurati pretpostavke za uspješno obavljanje arhivske djelatnosti

Cilj 1. usmjeren je na osiguravanje potrebnih infrastrukturnih pretpostavki za obavljanje arhivske djelatnosti koje obuhvaćaju osiguranje prostora za dugoročno očuvanje gradiva, bez obzira na njegov oblik i nosač zapisa, prostora za javne usluge arhiva, osiguranje opreme za čuvanje gradiva u konvencionalnom obliku te potrebnu IK tehnologiju koja će osigurati nesmetanu pretvorbu gradiva u digitalni oblik i njegovo online korištenje te stvoriti pretpostavke za preuzimanje digitalnih i digitaliziranih sadržaja i njihovu pohranu kroz Centar dijeljenih usluga. Jačanje informacijske infrastrukture arhiva nužno je za predstavljanje informacijskih resursa, njihovo razumijevanje i tumačenje. Stoga je daljnji razvoji arhivskog informacijskog sustava neophodan za trajno osiguranje pristupa i mogućnosti korištenja digitalnog/digitaliziranog gradiva u i izvan arhiva.

Pretpostavke za obavljanje arhivske djelatnosti uključuju i osiguranje odgovarajuće razine stručnih kompetencija, znanja i vještina zaposlenih u arhivima te njihovu ravnomjerna zastupljenost kako bi se ojačale organizacijske sposobnosti arhiva.

Kvalitetno upravljanje razvojem arhivske djelatnosti zahtjeva mogućnost sustavne analize i vrednovanja stanja kao i postojećih i planiranih usluga. Stoga je nužno uvesti jedinstveni, jasno definiran sustav izvješćivanja i prikupljanja podataka o obavljenom radu i pruženim uslugama, kao i  sustav upravljanja kvalitetom.  Osim upravljanja razvojem djelatnosti ovime će se doprinijeti i vrednovanju doprinosa arhiva zajednici u kojoj djeluju.

Prioritet 1.1. Osigurati infrastrukturne pretpostavke kao temelj ravnomjernog razvoja i uspješnog rada arhiva

Način ostvarenja / pokazatelji ishoda

Prioritet 1.2. Utvrditi kompetencijski okvir znanja i vještina stručnih zaposlenika u državnima arhivima te osigurati njihovu ravnomjernu zastupljenost

Način ostvarenja / pokazatelji ishoda

Prioritet 1.3.Uspostaviti jedinstveni sustav praćenja rada i kvalitete usluga u državnim arhivima

Način ostvarenja / pokazatelji ishoda

Cilj 2.Osigurati dostupnost i brz pristup arhivskoj baštini

Cilj 2. usmjeren je na osiguranje dostupnosti arhivskog gradiva od njegovog nastanka i mogućnosti njegovog korištenja u različite svrhe i u raznim kontekstima. Novo arhivsko zakonodavstvo utvrdilo je ovakav zakonski okvir što će uz osiguranje redovitog preuzimanja arhivskog gradiva u arhiv i povećanje stupnja sređenosti gradiva u arhivima i utjecati na njegovu dostupnost. Također, mogućnost pretvorbe arhivskog gradiva u digitalni oblik snažan je doprinos povećanju njegove vidljivosti, omogućavanju ponovnog korištenja te stvaranju novih usluga, a daljnji razvoj arhivskog informacijskog sustava i uključivanje državnih arhiva u Središnji sustav Digitalne kulturne baštine osigurat će mrežni pristup gradivu i podatcima o njemu.

Osiguravanje dostupnosti odnosi se i na gradivo koje je predmet Aneksa D Ugovora o pitanjima sukcesije. U tom smislu jedna od mjera odnosi se na  intenziviranje aktivnosti na dovršetku postupka sukcesije arhivskog gradiva koje se nalazi u državnim arhivima SFRJ, kontinuiranom evidentiranju navedenog gradiva te omogućavanju mrežne dostupnosti podataka o njemu svim zainteresiranim korisnicima.

Pristup upravljanju dokumentacijom od njenog nastanka i obrade dok se još nalazi izvan arhiva, zahtjeva osiguravanje djelotvorne stručne podrške tijelima javne vlasti i drugim stvarateljima kako bi se osigurala razina intelektualne kontrole i sređenosti gradiva te njegova puna iskoristivost i dostupnost. Uključivanje stvaratelja gradiva u nacionalni arhivski informacijski sustav osigurat će mrežni pristup informacijama o njima kao i o gradivu koje posjeduju.

Dostupnost arhivskog gradiva i obavijesti o njemu  uključuje i jednako pravo na korist od gradiva. Stoga je potrebno djelovati na operativna ograničenja dostupnosti gradiva bez obzira na njegov oblik uklanjanjem fizičkih prepreka u arhivskim zgradama, poboljšanjem dostupnosti arhivskog gradiva svim zainteresiranim korisnicima, uključujući sve ranjive skupine, pomoću različitih alata i prilagođenih tehnika na način koji je za njih prikladan.

Prioritet 2.1. Povećati mrežnu dostupnost gradiva koje se čuva u arhivima i obavijesti o njemu

Način ostvarenja / pokazatelji ishoda

Prioritet 2.2.Osigurati podršku u upravljanju dokumentarnim gradivom izvan arhiva kako bi se osiguralo očuvanje arhivskog gradiva i njegova dostupnost

Način ostvarenja / pokazatelji ishoda

Prioritet 2.3. Poboljšati dostupnosti arhivskog gradiva svim zainteresiranim korisnicima, uključujući sve ranjive skupine, bez obzira na njihove mogućnosti

Način ostvarenja / pokazatelji ishoda

PLAN AKTIVNOSTI ZA RAZDOBLJE 2020. - 2025.

Cilj 1. Osigurati pretpostavke za uspješno obavljanje arhivske djelatnosti

Cilj 2. Osigurati dostupnost i brz pristup arhivskoj baštini